知財部が毎月出す社内向けの知財ニュースを、案件台帳と他社の公報・判決のメモから事業部ごとに下書きする

処理の起点を決める

毎月の締め日（たとえば第3金曜日）に、定時で処理を動かします。 締め日までにメモの表で「候補」の印が付いたものを、その月の材料にします。メモが書かれるたびに下書きを作り直すことはしません。 版ごとの記事の並びと前置きは、その月の材料がそろってから決まるからです。

締め日の翌週を、本人の手直しと部長の確認の週にします。下書きが締め日の当日に出ていれば、発行は翌月にずれ込みません。 これまで発行を遅らせていたのは、書き始めるまでの時間だったからです。

締め日の前に、候補の印が付いていない事業部があれば知らせます。 その事業部の版は、社内の出願実績だけの薄い版になります。知財部員に、候補を選ぶよう締め日の3日前に通知を出します。

入力データを集める

質を決めるのは、メモの「注目した理由」の欄です。 「競合のA社が、当社が昨年出した分野で3件続けて出している」のような理由があれば、記事は技術者にとって意味のあるものになります。理由が空欄のメモからは、公報の要約しか書けません。 要約だけの記事は読まれません。

メモの1行は、たとえば次のような形です。この形で書かれていれば、記事の材料として足ります。

社内の開発の呼び名を禁止語に入れるのは、公開前の発明の手がかりになるからです。 知財部員のメモには、比較のために社内の開発の呼び名が書かれていることがあります。記事に1語でも残ると、配布の範囲によっては外へ出る経路ができます。

データの取得方法を決める

メモの共有の表は、Python で行ごとに読みます。 「候補」の列に印があり、締め日の月に書かれた行だけを取り、関係する事業部の列で振り分けます。1つのメモに事業部が2つ付いていれば、両方の版に入れます。

案件台帳からは、件数だけを取ります。 発明の名称、発明者、技術の分類は取りません。出願公開の前の案件の名称は、件数の集計にしか使わないので、プログラムの外に出す必要がありません。 集計の条件は、出願日がその月に入り、取り下げの案件を除く、のように知財部で固定します。

事業部の列は、決まった名前から選ぶ形にします。 自由に書けるようにすると「電源」「パワー」「電源事業部」が混ざり、振り分けの段階で記事がどの版にも入らないことが起きます。 メモの表の入力を、一覧から選ぶ形に変えておきます。

前月までの掲載の記録を引くのは、二度載せを防ぐためです。 同じ公報に別の知財部員がメモを付けることがあり、先月載せた公報が今月も候補に上がっていれば、プログラムが候補から外して知らせます。

AIへ渡す前に整形する

1. 候補の絞り込み … 「候補」の印があり、締め日の月に書かれたメモだけを取ります
2. 番号の書式の確認 … 公報番号と事件番号が、知財部で決めた書き方になっているかを見ます。なっていなければ、AIに渡す前にメモを書いた本人へ返します
3. 二度載せの除外 … 過去の版に同じ番号があれば外します
4. 禁止語の事前の点検 … メモの所見の欄に書いてはいけない語があれば、その欄をAIに渡しません。 要点の欄と注目した理由の欄だけを渡します
5. 件数の集計 … 事業部ごと・月ごとの出願の件数と、前年の同じ月の件数を数えます
6. 版ごとの束ね … 事業部ごとに、公報のメモ・判決のメモ・件数を1つの材料にまとめます

2番目で番号を直さないのが大事です。 書式が崩れた番号をプログラムやAIが整えると、整えた結果が正しいかを確かめる元が無くなります。 メモを書いた本人に直してもらい、その番号を正とします。

4番目で所見の欄ごと外すのは、AIに見せた語は下書きに出てくるからです。 「回避できる」という所見を渡して「書かないでください」と指示するより、渡さないほうが確実です。 所見は知財部の中の記録として、メモの表に残ります。

AIに処理させる

させるのは、メモに書かれた事実と要点を、技術者が読む言葉の記事に直すことです。 新しい事実を足させません。

右端の列は、記事の品質の問題ではなく、知財部の方針の問題です。 他社の特許に対する見解は、知財部が正式な手順で検討して、必要な相手にだけ伝えるものです。全社に配る記事に、検討を経ない見解の文が載ることを避けます。

判決の記事で「技術者にとっての示唆」を書かせるのは、メモの「社内への示唆」の欄がある場合だけです。 欄が空なら、争点と判断の紹介にとどめます。AIが自分で示唆を考えると、判決が言っていないことを言わせることになります。

4行目の「根拠の欄」を返させるのは、足された事実を見つけるためです。 根拠の欄が空の文は、メモに無いことを書いた可能性がある文として、手直しの画面で色を付けます。

指示内容を固定する

あなたは製造業の知財部で、技術者向けの社内の知財ニュースの記事を下書きする担当です。
渡されたメモと件数だけを使って書いてください。メモに無い事実を足さないでください。

【記事の種類】
- competitor_filing ... 他社の注目出願
- case_law ............ 知財の判決
- internal_stats ...... 社内の出願実績

【書き方】
- 読み手は研究開発の技術者です。知財の専門用語は、用語の言い換えの一覧に従って開いてください。
- 見出しは30字以内、本文は200〜300字、です・ます調で書いてください。
- 公報番号、事件番号、出願人、裁判所、日付は、メモの値を一字も変えずに写してください。
  書式を整えたり、略したりしないでください。
- 件数は、渡された集計の値だけを使ってください。計算や言い換え（「約」「倍増」など）をしないでください。

【厳守事項】
- 他社の出願や特許が、当社の製品や開発に関係するか、触れるか、避けられるかを書かないでください。
- 他社の出願が権利になるか、無効にできるかを書かないでください。
- 判決が正しいか、当社の案件に当てはまるかを書かないでください。
- 技術者にとっての示唆は、メモの「社内への示唆」の欄に書かれている場合だけ書いてください。
- 本文の各文について、根拠にしたメモの欄の名前を sources に入れてください。
  根拠の欄が無い文は書かないでください。
- メモの内容が少なく記事にできない場合は、記事を作らず insufficient に入れてください。

【用語の言い換えの一覧】{glossary}
【事業部】{division}
【公報のメモ】{filing_memos}
【判決のメモ】{case_memos}
【出願の件数】{counts}

「計算や言い換えをしない」に「倍増」を例として挙げているのは、件数の表現で起きやすいからです。 前年が4件、今年が9件のとき、AIは「倍増」と書きます。9は4の倍より多く、「倍増」は正しくありません。 件数は値のまま書かせ、増減の表現は人が付けます。

「根拠の欄が無い文は書かない」は、下書きを短くする指示でもあります。 記事を読みやすくしようとして、AIは技術分野の一般的な説明を足します。その説明が正しくても、メモに無い以上、知財部が確かめていない文です。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "division": "",
  "articles": [
    {
      "kind": "competitor_filing | case_law | internal_stats",
      "memo_id": "",
      "headline": "",
      "body": "",
      "identifiers": [""],
      "numbers_used": [0],
      "sentences": [
        { "text": "", "sources": ["要点", "注目した理由"] }
      ]
    }
  ],
  "insufficient": [ { "memo_id": "", "reason": "" } ]
}

1つ目の理由は、番号と件数をプログラムで照合できることです。 identifiers に入った番号を、memo_id のメモの番号の列と文字の単位で比べ、numbers_used を集計の値と比べます。一致しなければ、その記事に「番号の確認」「件数の確認」の印を付けます。

2つ目は、sentences の sources で足された事実を見つけられることです。 渡したメモの欄の名前に無い値が入っていたり、空だったりする文に色を付けて、手直しの画面に出します。

下書きの文書には、JSONから組み立てた記事を次の形で並べます。点検の印は記事の頭に置きます。

【電源の事業部 版　2026年10月】
［印なし］他社の注目出願
見出し：配線の形で熱を逃がす、A社の電源装置の出願
本文：A社が、スイッチング素子の発熱を基板の配線の形で逃がす構成を出願しました（特開2026-xxxxxx）。……
根拠：要点／注目した理由

［件数の確認］社内の出願実績
見出し：電源の事業部の出願、今月は9件
本文：……

3つ目は、insufficient で記事にならなかったメモが分かることです。 理由の多くは「注目した理由が空」で、メモの書き方を知財部員に返す材料になります。 返事は必ずこの形で来るので、refusal が返った場合だけ、その版を手で書きます。

システムへ連携する

ポータルへの掲載は、自動にしません。 部長の確認を通った版を、編集の担当が載せます。記事の中に1つでも見解の文が残っていれば、全社に配られた時点で取り消せないからです。

下書きの文書には、点検の結果を記事ごとに付けます。 「番号の確認」「件数の確認」「根拠の無い文」「禁止語」の4つの印のどれが付いたかを、記事の頭に出します。 印の無い記事から読めば、手直しが速く終わります。

人が確認する

手直しは、メモを書いた知財部員が自分の記事について行います。

1. 点検の印が付いた記事を先に見る … 番号と件数の印は、メモと集計を見て直します
2. 要点の取り方を確かめる … 公報や判決の要点が、自分の読んだ内容と合っているかを見ます
3. 根拠の無い文を消す … 色の付いた文は、原則として消します
4. 見出しを直す … 技術者が読みたくなる見出しかを見ます。誇張した見出しは直します

そのうえで、知財部長が版ごとに確認します。 部長が見るのは、他社の出願と判決の記事に、見解に当たる文が残っていないかです。禁止語の点検は語の一致しか見ないので、「当社の主力製品と同じ構成です」のように禁止語を使わない見解の文は、人が読んで見つけます。

版ごとの前置きは、編集の担当が書きます。 その月の版で読んでほしい記事を1〜2本挙げる短い文で、どの記事を推すかは知財部の意図なので、AIには書かせません。

目標は、1本の記事あたり12分です。 本人の手直しに8分、編集と部長の確認に4分という想定で、それより長くかかる記事は、メモの側が足りていないことが多いので、メモの書き方を見直します。

例外に対処する

上から2行目が、最初の数か月の大半を占めます。 公報番号の書き方は、知財部員によって「特開2026-」「特開２０２６－」「JP2026-」と揺れています。一度だけ書き方を決め、メモの表の入力の時点でそろえれば、それ以降はほとんど出ません。

記録を残す

• 版ごとの材料（使ったメモの番号の一覧と件数の集計の値、集計の条件）
• AIに渡した材料と、返ってきたJSONの全文
• 点検の結果（番号・件数・根拠の無い文・禁止語）
• 本人の手直しの前と後の記事
• 部長の確認で消した文と、その理由
• 掲載した版と、掲載の日

4つ目を残すのは、指示文と言い換えの一覧を育てるためです。 毎月同じ種類の直しが入っていれば、それは指示か一覧に書くべきことです。 「請求項」を開いた言い方が毎回直されているなら、一覧の言い換えが技術者に合っていません。

5つ目は、見解に当たる文の例集になります。 禁止語の一覧に載らない形の見解の文を集めておくと、指示文の例として足せます。