カジュアル面談の記録から、一次面接の面接官に渡す引き継ぎメモを作る

処理の起点を決める

面談が終わった後、採用担当が自分でプロジェクトを開くのが起点です。自動では動かしません。

面談の当日中に作ることを決まりにしてください。 翌日に回すと、採用担当が記録にない補足を思い出せなくなります。AIの案を見て「そういえばこうも言っていた」と気づけるのは、当日だけです。 記録にない補足は、後で説明する「採用担当の補足」欄に人が書き足します。

1日に面談が続く日は、まとめて夕方に作っても構いません。ただし1件ずつ別のチャットで作ります。 理由は前処理の項で書きます。

入力データを集める

候補者の氏名は入れません。 候補者IDだけで足ります。メモを採用管理システムに貼れば、氏名とは向こうで結びつきます。

募集ポジションの概要を置く理由は、「面談で答えたこと」を正しく整理させるためです。 採用担当が「リモートは週3日まで」と答えた場面で、それが会社の正式な回答かどうかをAIが照らせます。正式な回答と違うことを答えていたら、それも面接官に渡すべき情報です。

データの取得方法を決める

文字起こし： Web会議ツールの文字起こしを、テキストとして書き出します。話者の名前が付いていることを確かめてください。 採用担当の発言と候補者の発言が区別できないと、「候補者が言ったこと」と「採用担当が答えたこと」が分けられません。この構成は、その区別が土台です。

手書きメモ： スマートフォンで撮り、画像としてプロジェクトに追加します。追加したファイルはプロジェクトのメンバー全員が閲覧できるので、メモを登録したら削除します。 字が読みにくいメモは、要点を打ち直して貼るほうが確実です。メモを書くときに、候補者の発言には「候」、自分が答えたことには「答」と頭に付けるだけで、要約の質が大きく変わります。

候補者の基本情報： 採用管理システムの画面から、候補者IDとポジションを写します。この構成では、採用管理システムとAIをつなぎません。 手で貼る運用です。月60件なら、それで足ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 1件ずつ新しいチャットにする … プロジェクト内のチャットは、同じプロジェクト内のほかの会話を参照できます。 前の候補者の話が、次の候補者のメモに混ざる入口になります。1チャット1候補者にし、指示でも「このチャットに貼られた記録だけを根拠にする」と決めます
2. プロジェクト専用メモリにする … Business では、既定のメモリのままだと、プロジェクトの中と外の会話を互いに参照できます。プロジェクト設定のメモリで「プロジェクト専用メモリ」を選んでください
3. 氏名を消す … 文字起こしの冒頭に候補者の氏名が出る場合は、候補者IDに置き換えてから貼ります
4. 面談の前後の雑談を消さない … 冒頭と最後の雑談に懸念が出ることがあります。要約の前に人が削らないでください。載せるかどうかはAIの案を見て決めます
5. 登録が終わったチャットを削除する … メンバーは自分のチャットを削除できます。採用管理システムに貼り付けたら、そのチャットは消して、次の候補者の参照先に残さない運用にします

1つ目と5つ目は対になっています。 別チャットにしても、同じプロジェクトに60件の面談が溜まれば、どこかで混ざる余地が残ります。正本は採用管理システムに置き、プロジェクトには溜めません。

AIに処理させる

2つ目の「懸念の抽出」が、この構成の価値の中心です。 関心事は採用担当もよく覚えていますが、懸念は遠回しに出るので落ちます。「前の会社では、頑張っても何が評価されたのか分からなかった」は、評価制度への懸念です。 候補者はそう言い換えてはいません。だから言い換えた要約と、元の発言の引用を両方載せます。

4つ目の「次に確かめること」が、面接官にとってもっとも使いやすい欄です。 一次面接の冒頭で何を話せばよいかが、そのまま書いてあるからです。

載せない事項の除外を、この構成では最初から入れます。 厚生労働省は、公正な採用選考の基本として、応募者が求人職種の職務遂行上必要な適性・能力をもっているかどうか、という基準で行うことを挙げています。そのうえで、採用選考時に配慮すべき事項として14の事項を示しています。本籍・出生地、住宅状況、家族、生活環境・家庭環境といった本人に責任のない事項と、宗教、人生観・生活信条、思想、購読新聞・雑誌・愛読書、支持政党、尊敬する人物、労働組合や社会運動といった本来自由であるべき事項です。これらを面接時においてたずねることは就職差別につながるおそれがある、とされています。

引き継ぎメモに書かれていれば、面接官がそれに触れる入口になります。候補者が自分から話したことでも、メモには載せません。

判定させないことも決めます。 「志望度が高い」「カルチャーに合う」のような評価はさせません。カジュアル面談は選考ではないと伝えて始めているためです。面接官は評価の先入観なしに一次面接に入るべきです。

指示内容を固定する

プロジェクト設定の「プロジェクトの指示」に、次を書きます。

あなたは、中途採用のカジュアル面談を行った採用担当が、
一次面接の面接官に渡す引き継ぎメモの案を作るのを支援します。

【根拠にしてよいもの】
- このチャットに貼られた面談の記録（文字起こし、またはメモの画像）だけを根拠にしてください。
- このプロジェクトのほかのチャットの内容は使わないでください。
- プロジェクトのファイル「募集ポジション概要」は、
  採用担当の回答が会社の正式な回答と合っているかを照らすときだけ使ってください。

【作るもの】
ファイル「引き継ぎメモ様式」の表の形で出してください。欄を足したり減らしたりしないでください。
1. 関心事 … 候補者が知りたがったこと、質問したこと
2. 懸念 … 候補者が気にしていたこと、迷っていたこと、前職で困っていたこと
3. 志向 … 仕事の進め方、キャリアの方向、働き方として候補者が述べた希望
4. 次に確かめること … 面談で答えきれなかったこと、候補者が保留したこと
5. 面談で答えたこと … 採用担当が候補者に説明した内容

【書き方の決まり】
- 各項目に、候補者の発言をそのまま引用してください。引用は記録の原文を写し、言い換えないでください。
- 要約は1〜2文にしてください。候補者の言葉より強い言い方にしないでください。
  「少し気になる」を「強い懸念」にしないでください。
- 記録に無いことを補わないでください。推測を書かないでください。
  該当する発言が無い欄は「記録なし」と書いてください。空欄にしないでください。
- 志望度、人柄、カルチャーとの相性、合否の見込みなど、評価にあたることを書かないでください。
- 「面談で答えたこと」のうち、募集ポジション概要と食い違うものには【要確認】を付けてください。
- 発言者が分からない箇所は、候補者の発言として扱わず、末尾の「確認が必要な箇所」に入れてください。

【載せない事項】
ファイル「載せない事項の一覧」に当たる記述は、候補者が自分から話したものでも、
どの欄にも、要約にも、引用にも入れないでください。
- 本籍・出生地、住宅の状況、家族（職業・続柄・健康・病歴・学歴・収入など）、生活環境・家庭環境
- 宗教、人生観・生活信条、思想、購読新聞・雑誌・愛読書、支持政党、尊敬する人物、
  労働組合や社会運動
除いた記述は、メモの末尾に「載せない事項に当たる記述：○件」とだけ書き、中身は書かないでください。
採用担当がその話題をたずねていた場合は、「採用担当からの質問あり」と添えてください。

【勤務条件の希望の扱い】
候補者が勤務地、転勤、勤務時間の希望を述べた場合、希望そのものは「志向」に載せてください。
その理由として家族や家庭の事情が語られていても、理由は載せないでください。
例：「転勤のない勤務を希望」は載せる。「親の介護のため」は載せない。

【最後に】
末尾に「確認が必要な箇所」として、聞き取れない箇所、発言者が不明な箇所、
記録の中で矛盾している箇所を挙げてください。

「勤務条件の希望の扱い」の段が、この業務に特有の決まりです。 候補者が「転勤のない勤務がいい」と言うとき、多くの場合その理由も一緒に話します。希望は面接官が知るべき情報ですが、理由が家族の事情なら載せてはいけません。 希望と理由を分けて扱うよう、例を付けて書きます。例がないと、AIは理由ごと要約に入れるか、希望ごと落とすかのどちらかになります。

「採用担当からの質問あり」は、採用担当自身の点検のための印です。 候補者が自分から話したのか、採用担当が聞いたのかで意味が違います。採用担当が聞いていたなら、面談のやり方を見直す材料になります。 この印は面接官に渡すメモからは消して、採用担当の手元にだけ残します。

「記録なし」と書かせる理由は、空欄の意味を消すためです。 懸念の欄が空欄だと、「懸念が無かった」のか「書き忘れた」のかが面接官に分かりません。「記録なし」とあれば、面談で懸念は出なかったと読めます。

チャットでは、次のように貼り付けるだけにします。

候補者ID：C-2026-0412
ポジション：バックエンドエンジニア
面談日：2026-09-24

（以下、文字起こし全文）

依頼の文を毎回書かせないことが、3人のメモを揃えるこつです。 指示はプロジェクト側に固定し、チャットには記録だけを貼ります。

出力形式を固定する

プロジェクトのファイル「引き継ぎメモ様式」に、次の表を置きます。

表の後ろに、次の3行を付けます。

表の形にするのは、採用管理システムの自由記述欄に貼っても崩れにくく、面接官が1分で読めるからです。 各欄は1行に収まる分量にします。

「候補者の発言の引用」を別の列にしているのが設計の中心です。 面接官は要約だけを読みがちですが、一次面接で懸念に触れるとき、候補者の言葉で話を始められます。「前回、評価の基準が見えなかったとおっしゃっていましたが」と切り出せば、候補者は面談の話が伝わっていると分かります。

「採用担当の補足」をAIに書かせないのは、記録にないことを入れる欄だからです。 面談の雰囲気、話しぶりの印象など、記録に残らないことは採用担当が書きます。ただし評価は書きません。

システムへ連携する

この構成では、システムをつなぎません。 記録を貼り付け、出てきた表を採用管理システムに貼り付けます。★1で組む理由は、月60件なら手で回るうえ、候補者の情報の流れを採用担当が目で追えるためです。

プロジェクトの共有の範囲を決めてください。 共有プロジェクトでは、メンバーはプロジェクト内のチャット、ファイル、メンバーリストを閲覧できます。 面接官をメンバーにすると、ほかの候補者の面談の記録まで見えてしまいます。

採用担当を編集アクセスにしないのは、指示を固定するためです。 編集アクセスでは指示の更新やファイルの削除ができます。1人が指示を書き換えると、3人のメモの形がそこから揃わなくなります。

Business と Enterprise では、プロジェクトに招待できる相手がワークスペースのメンバーに限られる場合があります。リンクで共有する場合は「招待された人のみ」を選んでください。 ワークスペースリンクで共有すると、共有設定を変えない限り新しいユーザーがそのリンクから参加できることがあります。

人が確認する

全件、採用担当が確認します。 確認するのは面談をした本人です。記録を読み返すのではなく、案と記録の引用を突き合わせます。

見る順番を決めておくと、1件5分で終わります。

• 懸念の欄 … 候補者の言葉より強い言い方になっていないか
• 引用 … 記録にある文か。言い換えられていないか
• 面談で答えたこと … 【要確認】の付いた項目。会社の正式な回答と違うことを答えていたなら、面接官に「一次面接で訂正してください」と書き添える
• 載せない事項の件数 … 1件以上なら、表の中に残っていないかを目で確かめる。「採用担当からの質問あり」なら、面談のやり方を振り返る
• 確認が必要な箇所 … 発言者が不明な箇所を記録で確かめる

3つ目を丁寧に見てください。 採用担当が面談で答えた内容と会社の回答が食い違っていると、一次面接で面接官が違う説明をし、候補者は会社を信用しなくなります。 訂正を面接官に任せるなら、そのことをメモに書きます。

手書きメモから作った案は、引用を1つずつ確かめてください。 読み取りの誤りが引用に入ると、候補者が言っていない言葉を面接官が使うことになります。

例外に対処する

記録を残す

• 引き継ぎメモの確定版（採用管理システムが正本）
• 面談の記録の原本（文字起こし、手書きメモの写真）。保管場所と期間は、社内の候補者情報の取り扱いに従う
• 人が直した箇所の傾向（採用チームで月1回、口頭で共有する程度でよい）
• 「載せない事項に当たる記述」の件数と「採用担当からの質問あり」の件数（中身は残さない）

ChatGPT のプロジェクトは保存先にしません。 プロジェクト内のメッセージには、ワークスペースに設定された保持期間が引き継がれます。プロジェクトを削除すると、チャット、指示、プロジェクト内にのみ保存されているファイルは完全に削除され、元に戻せません。 正本を置く場所としては向きません。

直した箇所の傾向は、指示を育てる材料になります。 懸念を毎回強めに書き直しているなら、指示の例を増やします。面接官から「この欄は要らない」「この欄が欲しい」という声が出たら、様式のファイルを直します。