社内規程を改定したときに、他の規程や様式との食い違いを洗い出す

処理の起点を決める

SharePointの改定フォルダにファイルが作成されたことを起点にします。Power Automate の SharePoint コネクタには「ファイルが作成されたとき」トリガーが標準で用意されています。

改定案をWordの変更履歴付きで提出してもらうことを、運用の前提にしてください。 変更履歴がないと、差分の抽出を機械的に行えません。「改定前」「改定後」の2ファイルを出してもらう形でも構いませんが、どちらかに統一します。

入力データを集める

「規程の参照地図」が、この構成の中核です。

1行に1つの参照を持ちます。

この地図は、最初に1度作れば、改定のたびに更新するだけで維持できます。 62本から参照を拾う作業は、生成AIに手伝わせられます（後述）。

「用語の定義集」も同様です。 「従業員」「就業日」「所定労働時間」「機密情報」といった語が、どの規程の第何条で、どう定義されているかを並べます。同じ語が複数の規程で違う定義になっていることが、作った時点で見つかります。

データの取得方法を決める

改定案の差分： Wordの変更履歴から、追加・削除・修正を抽出します。変更履歴がない場合は、改定前後のテキストを比較します。条番号の移動を検出することが重要です。 「第12条を追加した」ことと「旧第12条以降が1つずつ繰り下がった」ことは、別の情報として扱います。

規程本文の構造化： 各規程を「条 → 項 → 号」の構造に分解します。規程の書式が統一されていれば、見出しの正規表現で分解できます。 統一されていない場合は、この整備が先です。

参照地図の初期作成： 全規程の本文から、他の規程・条文への参照を抽出します。

生成AIに1規程ずつ読ませ、「この規程が他の規程や条文を参照している箇所」を挙げさせます。62本で62回の呼び出しです。 抽出結果を法務担当が確認して、地図を作ります。この作業に1〜2週間かかりますが、1度だけです。

AIへ渡す前に整形する

1. 改定箇所の分類 … 変更を「文言の修正」「条文の追加」「条文の削除」「条番号の移動」「別表・様式の変更」に分けます
2. 条番号の移動の追跡 … 追加・削除によって何条から何条に移ったかの対応表を作ります。これが引用の破損を見つける材料です
3. 参照地図の引き当て … 改定した条文を参照している他の規程を洗い出します
4. 定義が変わった語の抽出 … 改定で定義や数値が変わった語を特定します
5. 関係規程の絞り込み … 参照地図と用語の定義集から、今回読む必要のある規程を3〜8本に絞ります
6. 様式の引き当て … 改定した条文を根拠とする様式を、様式台帳から洗い出します

2番目を必ず実装してください。 条番号の移動による引用の破損は、この業務でもっとも多く、かつ機械的に確実に検出できる種類の問題です。

AIに処理させる

条番号の移動の追跡と、参照地図の引き当ては、プログラムで行います。 機械的に決まることにLLMを使う必要はありません。

LLMにさせること：

「どちらが正しいか」を決めさせないでください。

「就業規則では60日、育児介護休業規程では2か月」と並べるところまでです。どちらに合わせるかは、法令の要請、実務の運用、所管部門の意向を踏まえて決めることであり、文書を読むだけでは決まりません。

同じ理由で、改定案の修正文を作らせないでください。 「第8条を『就業規則第33条』に修正してください」という指摘までは出しますが、修正後の条文そのものをAIに書かせると、確認が形骸化します。

指示内容を固定する

あなたは、社内規程の改定における整合の確認を支援する担当者です。
改定案と関係する規程を読み、食い違いを指摘してください。

【厳守事項】
- どちらが正しいかを判断しないでください。
  「就業規則に合わせるべきです」「こちらが誤りです」と書かないでください。
  食い違っている事実と、双方の記述を並べるだけにしてください。
- 修正後の条文を書かないでください。
  「どの条文の、どの記述が、何と食い違っているか」を示すところまでです。
- 指摘には必ず、双方の原文を quote として引用してください。
  要約した文言で指摘しないでください。
- 規程に書かれていないことを補わないでください。
  「おそらく意図としては〜」と推測しないでください。
- 法令の解釈をしないでください。
  「労働基準法に違反する可能性があります」と書かないでください。
  法令との関係が疑われる場合は、needs_legal_review に該当箇所を挙げるだけにしてください。
- 包括的な参照（「別に定める」「関係規程による」）については、
  今回の改定に関係するかどうかを断定せず、
  「確認が必要」として関係しうる規程を挙げてください。
- 数値・期間・金額については、表記が違っても同じ値なら食い違いとしないでください
  （60日と2か月が同じ意味かどうかは文脈によるため、
   判断できない場合は uncertain に入れてください）。

【改定する規程】
{target_policy_name}

【改定の内容（差分）】
{diff}

【条番号の移動の対応表】
{article_renumbering}

【この改定を参照している他の規程（参照地図より）】
{referencing_policies}

【関係する規程の本文】
{related_policy_texts}

【用語の定義集の該当行】
{term_definitions}

【改定した条文を根拠とする様式（様式台帳より）】
{related_forms}

「どちらが正しいかを判断しないでください」の1行が、この構成の安全装置です。 これを書かないと、LLMは「就業規則の記載が正しく、旅費規程を修正すべきです」と書きます。その判断が誤っていても、読んだ担当者が気づかないまま所管部門に伝えてしまいます。

「法令の解釈をしないでください」も必ず入れてください。 規程が法令に適合しているかの判断は、法務部門と顧問弁護士・社会保険労務士の業務です。

出力形式を固定する

{
  "revision_id": "",
  "target_policy": "",
  "diff_summary": {
    "articles_added": [],
    "articles_deleted": [],
    "articles_renumbered": [],
    "text_changes": 0
  },
  "findings": [
    {
      "type": "broken_reference | term_definition | numeric_mismatch | form_impact | effective_date | uncertain",
      "severity": "high | medium | low",
      "source": {
        "policy": "",
        "article": "",
        "quote": ""
      },
      "counterpart": {
        "policy": "",
        "article": "",
        "quote": ""
      },
      "description": "",
      "action_required_by": "法務 | 所管部門 | 総務（様式） | 未定"
    }
  ],
  "forms_to_review": [],
  "needs_legal_review": [],
  "uncertain": [],
  "reference_map_updates": []
}

双方の quote（原文）を必ず残します。 「食い違いがあります」だけでは、法務担当が該当箇所を探すことになり、削減効果が消えます。

severity の目安は次のとおりです。

reference_map_updates には、この改定によって参照地図をどう更新すべきかを入れます。施行後にこれを反映すれば、地図が維持されます。

なお、Claude API には出力をJSONスキーマに沿わせる構造化出力の機能があります（2026-09-16時点ではベータ機能として提供）。項目が多い出力なので、利用できると形の崩れを防げます。

システムへ連携する

改定案そのものを自動で修正しないでください。 規程の条文は、承認の経路（稟議・取締役会）を経て確定するものです。機械が書き換えた条文が混ざると、どの版が正か分からなくなります。

参照地図の更新は、施行後に行います。 改定案の段階で更新すると、稟議で差し戻されたときに地図が現実と合わなくなります。

人が確認する

すべての指摘を法務担当が確認します。

見る優先順位は次のとおりです。

uncertain を軽く見ないでください。 「60日」と「2か月」が同じ意味かどうかは、起算日の定め方によって変わります。AIが判断できないと言っているものは、実際に判断が難しいものです。

例外に対処する

記録を残す

• 改定案（改定前後、変更履歴つき）
• 差分の抽出結果と、条番号の移動の対応表
• 整合チェックの一覧と、双方の原文
• 法務担当が「食い違いではない」と判断した指摘と、その理由
• 所管部門との協議の記録
• 確定した改定案と施行日
• 参照地図・用語の定義集の更新履歴

「食い違いではないと判断した指摘と理由」が資産になります。 「この2つの規程で『従業員』の範囲が違うのは意図的（一方は出向者を含む）」といった判断が蓄積すれば、次回から同じ指摘を抑えられます。 誤検知が減ることで、一覧が読まれ続けます。

参照地図と用語の定義集の更新履歴を必ず残してください。 過去のある時点で規程がどう繋がっていたかを、後から確認する必要が生じることがあります。