飲食店のアルバイトが紙に書いたシフト希望表を読み取り、日ごと・時間帯ごとの希望の一覧にそろえて、未提出と書き漏れと18歳未満の深夜の希望を拾ってからシフト作成に渡す

処理の起点を決める

共有フォルダに希望表の写真が保存されたことを起点にします。 撮るのは締め切りの日の閉店時で、店長かシフトリーダーが箱の希望表を店のタブレットで1枚ずつ撮ります。Python のプログラムが5分おきにフォルダを見て、新しい写真を処理します。

写真の名前は、撮影アプリで「店番号_対象の半月」を選んでから撮る形にします。 例えば「03_2026-11前半」です。対象の半月を希望表の見出しから読ませないのは、見出しの日付を書かない人がいるからです。 半月を読み違えると、その人の希望が丸ごと別の半月に入ります。

締め切りの後に遅れて出された希望表も、同じ手順で撮ります。 同じ人の同じ半月の写真が後から来たら、後の写真で前の希望を置き換える候補として確認の一覧に出します。 黙って上書きしません。処理が終わった写真は処理済みのフォルダへ移し、移すのは成功したときだけにします。

入力データを集める

質を決めるのは、名簿の「18歳未満かどうか」の欄です。 生年月日をそのまま渡さず、半月の初日の時点で18歳未満かどうかを名簿の側で計算した印だけを使います。誕生日を迎えて18歳になった人は、その半月から印が外れます。印の計算はプログラムの側で行い、生成AIには渡しません。

書き方の対応表は、店長が最初に作ります。 「L」は閉店時刻（ラスト）、「F」は終日入れる、のような店ごとの決まりを一覧にします。一覧に無い書き方は、意味を推し量らずに確認に回します。 第3章の（c）は、ここで解きます。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Form Parser のプロセッサを呼ぶだけです。オンラインの処理は1回の要求で最大15ページで、希望表は1枚ずつ送るので上限に届きません。

表の見出しの行で、列の意味を決めます。 headerRows のセルに「日付」「○×」「入り」「上がり」「備考」と書かれていれば、その列番号を覚えておき、bodyRows の各セルを列の意味で読みます。見出しは印刷なので、手書きの欄より読み取りが安定します。

日付の列は、印刷しておきます。 様式の日付の列に、対象の半月の日付と曜日をあらかじめ印刷すれば、手書きの日付を読む必要がなくなります。 月の前半と後半で2種類の様式を、毎月刷ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 様式を作り直す … 日付（印刷）・○×・入り・上がり・備考の5列の罫線の表にします。セルを結合した欄を作りません
2. 書き方を決める … 可否は「○」か「×」、時刻は「17:00」の形、ラストは「L」と決め、用紙の上に書き方の見本を印刷します
3. 名前の欄を表の外に置く … 用紙の上に「氏名」の欄を、表とは別に置きます
4. 形式の確認 … 公式の対応形式は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。タブレットの写真は JPEG で保存し、撮影後に圧縮し直さない設定にします
5. 解像度の確認 … 公式の説明では、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよいとされています。写真では、用紙の4隅が画面いっぱいに入る距離で撮ります
6. 向きの確認 … 横向きの写真は回転させ、4隅が写っていない写真は撮り直しに回します

1番目と2番目を省くと、この構成は動きません。 自由に書ける白紙のカレンダーの用紙では、表として読めず、書き方もそろいません。様式を作り直すのは、AIのためというより、店長が読みやすい紙にするためでもあります。

2番目で「×」を決めるのが、第1章の「入れない」と「書いていない」を分ける土台です。 「入れない日は空けておく」決まりのままだと、空欄が「入れない」と「書き忘れ」の両方を意味します。入れない日は「×」を書く、と決めれば、空欄は書き忘れだけになります。

AIに処理させる

させるのは、表の1行を1日の希望の形にそろえることだけです。 行ごとのセルの文字を受け取り、可否・入りの時刻・上がりの時刻・備考に直して返させます。未提出の判定と、18歳未満の深夜の判定はさせません。

いちばん大事な区別は、unavailable と blank と unreadable の3つです。 unavailable は本人が入れないと書いたということ、blank は本人が何も書かなかったということ、unreadable は字はあるが確定できないということです。分ける材料は、セルに「×」の文字が検出されたか、文字が検出されなかったか、検出されたが信頼度が低いかの3つです。

時刻と可否が食い違う行も、そのまま返させます。 「×」なのに入りの時刻が書かれている、「○」なのに時刻が空、という行です。どちらかに寄せて直させず、両方を写して確認に回します。

いちばん起きやすい失敗は、1行目です。 半月分のうち数日だけ空欄の希望表を渡すと、生成AIは「記入のない日は出勤不可と解釈しました」と書き添えて unavailable にすることがあります。空欄が「×」に変わった瞬間、店長は本人に聞く機会を失います。

指示内容を固定する

あなたは飲食店の店長の補助として、アルバイトが紙に書いたシフト希望表を
希望の一覧に写す立場です。OCRが返した表のセルだけを見て、
1行を1日の希望の形にそろえてください。推測で埋めないでください。

【列の意味】
date（日付・印刷）／mark（○×）／start（入り）／end（上がり）／note（備考）

【そろえ方】
- mark が「○」「OK」「F」なら status を available、「×」なら unavailable にしてください。
- start と end は 24時間表記の HH:MM にしてください。店の営業時間の内側で
  午前か午後かを決め、それでも決まらなければ time_status を ambiguous に
  してください。
- 「L」「ラスト」は対応表のラストの時刻に、「F」は start を開店、
  end を閉店にしてください。対応表に無い書き方は、原文を raw に写し、
  time_status を ambiguous にしてください。
- note は原文のまま写してください。

【厳守事項】
- 何も書かれていない行は status を blank にしてください。
  空欄を unavailable にしないでください。
- 文字はあるが読めないセルは「（判読不能）」とし、status を unreadable に
  してください。空欄と読めないセルを混ぜないでください。
- mark と時刻が食い違う行は、どちらかに直さず、両方を写して
  conflict を true にしてください。
- 取り消し線や塗りつぶしで消された文字は読まず、消されていることを
  struck に true で記録してください。
- シフトに入れるべきか、年齢による制限について書かないでください。

【店の営業時間とラストの時刻】{store_hours}
【書き方の対応表】{notation_map}
【表のセル（行ごと・列ごと、信頼度つき）】{table_cells}
【氏名の欄】{name_field}

「年齢による制限について書かない」と入れているのは、判定を規則の側に集めるためです。 生成AIに年齢の情報を渡さないので、書かせても根拠がありません。18歳未満の深夜の判定は、名簿の印と時刻からプログラムが決めます。

「消された文字は読まない」は、書き直しの多い希望表のためです。 「○」を消して「×」に書き直した欄で、消された「○」を読むと可否が逆になります。消されたことだけを記録させ、残った文字で可否を決めます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力（output_config.format に JSON スキーマを渡す方式）を使い、形を固定します。

{
  "store_id": "",
  "period": "",
  "name_raw": "", "name_status": "ok | unreadable",
  "days": [
    {
      "date": "",
      "status": "available | unavailable | blank | unreadable",
      "start": "", "end": "",
      "time_status": "ok | ambiguous | blank",
      "raw": "", "note": "",
      "conflict": false, "struck": false,
      "min_confidence": 0
    }
  ]
}

1つ目の理由は、名簿との突き合わせをプログラムで行えることです。 name_raw を名簿の名前と呼び名で引き、1人に決まればスタッフ番号を付けます。名簿の在籍者のうち、その半月の希望表が1枚も無い人が、未提出の人です。

2つ目は、確認の一覧に出す条件を、AIでなくプログラムが決められることです。

3つ目は、days からそのままシフト表の希望の欄を埋められることです。 確認の一覧に出なかった日は、可否と時刻をシフト表の該当の日の欄に書き込みます。確認に出た日は、シフト表の欄を空けたまま「確認中」の印を付けます。

システムへ連携する

シフト表には、希望の欄だけを書きます。 店長が組むシフトの欄には触れません。希望の欄を書き直すのも、新しい希望表が来たときだけで、店長が手で直した欄は上書きしません。 手で直した欄には印を付け、プログラムはその欄を飛ばします。

人が確認する

1. 18歳未満の深夜の希望を最初に見る … 本人と時間を決め直します。希望表の書き直しを頼むのではなく、店長が話して決めます
2. 未提出の人に声をかける … 翌朝の時点の一覧を見て、その日に出勤する人から聞きます
3. 書き漏れと食い違いを本人に聞く … 写真の該当の行を見せて聞くと早く済みます
4. 読めない欄と時刻のあいまいな欄を写真で確かめる … 写真で決まらなければ本人に聞きます
5. 直したら記録する … どの日の何を何から何に変えたかを残します

1番目を急ぐのは、シフトを組み始める前に片づけたいからです。 深夜に入れる人の数がシフトの組み方を決めるので、後から外すと、組んだシフトを崩すことになります。

目標は、240件をならして1件2分です。 確認の一覧に1日でも出る希望表は2割前後という想定で、それより多い半月は、書き方の見本が守られていないか、撮り方が崩れています。

例外に対処する

上から3行目までが、運用の最初の1か月にいちばん多く出ます。 どれもAIの問題ではなく、様式の使い方の問題です。 人ごとに件数を数え、多い人にだけ書き方を伝え直します。

記録を残す

• 希望表の写真と、店番号・対象の半月・撮影日時
• OCRが返したJSONの全文（表のセル、全文、信頼度）
• AIが返した日ごとの希望と、そのとき照合した名簿の行（18歳未満の印を含む）
• 確認の一覧に出した理由と、店長が直した記録（日、項目、変更前、変更後）
• 未提出の人に声をかけた日時と、提出された日時
• 人ごとの、blank と unreadable と様式外の件数

3つ目で「照合した名簿の行」を残すのは、深夜の判定を後から説明するためです。 誕生日の前後で印が変わった人について、その半月にどちらの扱いで判定したかを示せます。