社労士事務所が顧問先から預かる紙のタイムカードを読み取り、出退勤の時刻と打刻漏れを給与計算の取込表に起こす

処理の起点を決める

Apps Script の時間主導型トリガーで、数分おきに顧問先ごとの共有フォルダを確かめます。 公式のページでは、時間主導型のトリガーは最短で1分ごとから月1回まで設定でき、実行の時刻はわずかにずれることがあるとされています。インストール型トリガーの一覧にドライブのファイルの追加を起点とするものは無いので、一定の間隔で新しいファイルを探す形にします。

フォルダは顧問先ごとに分け、その中に「受付」「処理済み」「要確認」の3つのフォルダを置きます。Apps Script は各顧問先の「受付」フォルダの getFiles() を順に見て、まだ処理の記録が無いファイルを拾います。

処理が終わったカードは「処理済み」へ移します。移すのは、取込待ちのシートへの書き込みまで終わったときだけにします。途中で止まったカードは次の実行で拾い直され、「受付」に残っている枚数が、そのまま未処理の枚数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、カードの書式の表です。 表と裏のどちらが月の前半かを取り違えると、すべての打刻が半月ずれた日付に入ります。 機種が変わったときに書き直す決まりにし、表の更新日を取込待ちのシートに出します。

勤務カレンダーとシフトは、打刻漏れを拾うために使います。 出勤予定の日に打刻が1つも無ければ欠勤か打刻漏れ、出勤の打刻だけがあって退勤が無ければ打刻漏れの疑いです。シフトを預かれない顧問先では、出勤の打刻があって退勤が無い日だけを拾います。

データの取得方法を決める

Apps Script は、カードの画像を Form Parser のプロセッサに送ります。オンラインの処理は1回の要求で最大15ページなので、表と裏の2ページのカードは1回で足ります。顧問先が全員分をまとめて1つのPDFにしてきた場合は、従業員ごとのページに分けてから送ります。

打刻の無い欄の見分けは、表のセルだけに頼りません。 公式のページでは、text が文書の文字の唯一の置き場所で、ほかの要素は textAnchor でそこを指すとされています。セルが空で返ったときは、そのセルの位置の近くに時刻らしい文字が検出されているかを全文と位置から見ます。何も検出されていなければ打刻なし、検出されていて信頼度が低ければ読めない打刻として扱います。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 公式の対応形式は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。顧問先がスマートフォンで撮った写真はJPEGのまま受けます
2. 解像度の確認 … 公式のページでは、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよいとされています。顧問先のスキャンの設定がこれを下回るときは、設定を変えてもらいます
3. 表と裏の組み合わせ … 表と裏が別のファイルで届いたら、ファイル名と氏名の欄で1人分に組み合わせます。組み合わせられないものは、日付を入れずに要確認へ回します
4. 向きの確認 … 横向き・逆さまに撮られたものは、向きを直してから送ります
5. カードの枚数の確認 … 従業員の一覧の人数と、届いたカードの人数を比べます。足りない人を、その時点で顧問先に知らせる一覧に入れます
6. 重複の確認 … 同じ従業員の同じ月度のカードが2枚あれば、撮り直しか、カードを2枚使ったかを担当に確かめる印を付けます

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果を日付ごとの行に、印字されたとおりに写すことと、表が崩れたときに行と列をそろえ直すことです。 打刻漏れの判断も、労働時間の計算も、Apps Script と給与計算ソフトが行います。

3行目が、この構成でいちばん大事な区別です。 公式のガイドラインでは、使用者が始業・終業の時刻を確かめる方法として、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎とすることが挙げられています。レコーダーの印字と、後から手で書かれた時刻は、同じ欄にあっても性質が違います。 取込表で区別が消えると、顧問先が後から確かめる手がかりが残りません。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 退勤の打刻が無い日を渡すと、前後の日がいつも18時台なら「18:02」のような時刻で埋めようとします。その瞬間、顧問先に確かめるべき欄が取込表から消えます。

指示内容を固定する

あなたは社会保険労務士事務所の給与計算の担当で、顧問先から預かった
タイムカードの読み取り結果を、日付ごとの行に写す立場です。
OCRが返した結果だけを見て、印字されたとおりに写してください。
推測で埋めないでください。

【写す項目】
見出し：employee_name（氏名）、employee_no（社員番号）、month（月度）
日付ごと：day（日付）、clock_in（出勤）、out（外出）、back（戻り）、
clock_out（退勤）。各時刻に value、status、source を付ける

【厳守事項】
- 時刻は印字されたとおりの文字列で写してください。
  かすれた数字を、前後の日の時刻に近い数字に直さないでください。
- 欄が空なら status を blank、文字はあるが読めなければ unreadable に
  してください。空欄と読めない欄を混ぜないでください。
- 打刻の無い欄を、いつもの時刻やシフトの時刻で埋めないでください。
  欄が空であること自体が、確かめるべき情報です。
- 時刻がレコーダーの印字か、手で書かれたものかを source に書いてください
  （printed / handwritten）。区別がつかなければ unclear にしてください。
- 手書きの時刻の近くに印やサインがあれば、seal を true にしてください。
- 二重線で消された時刻と書き直された時刻があれば、両方を写してください。
- 表と裏のどちらが月の前半かは【カードの書式】に従ってください。
  日付を当てられない場合は date_unclear を true にしてください。
- 列がずれていると判断した場合は、位置をもとに行と列を戻してください。
  戻せない場合は table_broken を true にし、無理に行を作らないでください。
- 赤字の印字やレコーダーの記号は、意味を解釈せずに mark に写してください。
- 労働時間、時間外、深夜の時間を計算しないでください。
- タイムカードでない書類と判断した場合は、document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{ocr_result}
【カードの書式】{card_format}

AIにシフトを渡していないことが、このプロンプトのいちばんの工夫です。 シフトを見せると、打刻の無い欄をシフトの時刻で埋め、かすれた数字をシフトに近い数字に読みます。照らす相手を見せなければ、合わせることもできません。 シフトとの照合は Apps Script が、AIの写した値と並べて行います。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力（output_config.format に JSON スキーマを渡す方式）を使い、形を固定します。

{
  "document_type": "time_card",
  "employee_name": "", "employee_no": "", "month": "",
  "date_unclear": false,
  "table_broken": false,
  "days": [
    {
      "day": "",
      "clock_in":  { "value": "", "status": "read | blank | unreadable", "source": "printed | handwritten | unclear" },
      "out":       { "value": "", "status": "read | blank | unreadable", "source": "printed | handwritten | unclear" },
      "back":      { "value": "", "status": "read | blank | unreadable", "source": "printed | handwritten | unclear" },
      "clock_out": { "value": "", "status": "read | blank | unreadable", "source": "printed | handwritten | unclear" },
      "seal": false, "corrected": false, "previous_value": "", "mark": ""
    }
  ]
}

1つ目の理由は、時刻ごとに status と source を持てることです。 取込表の1つの欄に、読めたか、空か、印字か手書きかが一緒に残ります。顧問先に確かめるときに、どの欄が何だったかをそのまま示せます。

2つ目は、打刻漏れの判断を Apps Script の規則で持てることです。

check_image は、顧問先に送る前に事務所で片づけます。 読めない打刻は、多くがカードの原本を見れば読めます。原本を預かっていない顧問先には、その欄だけ撮り直しを頼みます。 顧問先に時刻を尋ねる一覧には入れません。

公式のページでは、列挙の値の大文字・小文字までは保証されないとされているので、status と source は Apps Script で小文字にそろえてから使います。stop_reason が max_tokens のときは出力が途中で切れているので、出勤日の多いカードでは max_tokens を大きめにし、切れたらシートに書かずに呼び直します。

システムへ連携する

給与計算ソフトには、この構成から直接書き込みません。 取込待ちのシートから取込用CSVを書き出すのは担当の操作で、missing_punch や no_record が残っている顧問先は書き出せないようにします。 読み取りの誤りが、そのまま賃金の計算に流れることはありません。

顧問先への確認の依頼も、この構成からは送りません。 確認の一覧は、従業員ごと・日付ごとに「どの欄が空か」「どの欄が手書きか」を並べたシートとして作り、担当が中身を見てから顧問先に送ります。

人が確認する

担当が見るのは、印の付いた行のあるカードだけです。 印の無いカードは、出勤日数と打刻の数を流し見て、確定の列に印を付けます。

1. check_layout を先に見る … 日付や列がずれたカードは、ほかの印がすべて当てになりません。書式の表の誤りなら、表を直してその顧問先の分を読み直します
2. check_image を見る … カードの写しの該当箇所を開き、読めない打刻を確かめます。読めないものは推測せず、原本を見るか撮り直しを頼みます
3. missing_punch・no_record・missing_return を確かめる … カードの写しで、本当に打刻が無いかを目で見ます
4. 顧問先への確認の一覧を送る … 打刻の無い欄、手書きの時刻、休日の打刻を、従業員ごとに並べて送ります
5. 回答を書き込む … 顧問先が示した時刻と、回答した人の名前と日付を取込待ちのシートに残します
6. 取込用CSVを書き出す … 印がすべて片づいた顧問先の分だけを書き出し、給与計算ソフトに取り込みます

目標は、900枚をならして1枚3分です。 印の無いカードは流し見で数十秒、印の付いたカードは写しとの見比べと確認の一覧づくりで数分かかります。

例外に対処する

記録を残す

• 元のカードの画像と、受け取った日時・経路（顧問先のスキャン／事務所のスキャン）
• OCRが返したJSONの全文と、Claude API の応答の全文
• そのとき使ったカードの書式の表の版と、勤務カレンダーの版
• 付いた印と、担当が確かめた結果、顧問先に送った確認の一覧、回答した人と日付
• 取込用CSVを書き出した日時と担当
• 顧問先ごとの missing_punch と check_image の件数

4つ目で「回答した人と日付」を残すのは、打刻の無い欄の時刻を誰が決めたかを残すためです。 取込表の時刻のうち、どれがレコーダーの印字で、どれが顧問先の回答で埋めたものかを、後から1行ずつたどれるようにします。