社長が話したメモと月次の業績から社員向けの月次メッセージを下書きし、数字と固有名詞を元資料と照らして社長の確認に回す

処理の起点を決める

受付フォルダに音声メモが保存されたことを起点にします。 ただし、業績表がまだ届いていない月初の数日は、文字起こしだけを先に済ませて待ちます。下書きの生成は、音声メモと業績表の両方がそろった時点で動かします。

そろったかどうかは、会社ごとの「当月の材料」の表で見ます。音声メモ、業績表、トピック一覧の3つの列に、届いた日時を入れていくだけの表です。3つが埋まった行から順に下書きを作ります。 12社のうち、どの会社が何待ちかが一目で分かり、担当者が社長や経理に催促する材料にもなります。

社長が口頭で話した場合は、担当者が会議の後に自分の声で要点を吹き込み直します。 経路を音声メモに一本化しておくと、口頭で受けた会社だけ照合の仕組みから外れる、という穴ができません。

入力データを集める

質を決めるのは、下の3つです。 固有名詞の表記の一覧が無ければ、文字起こしの「サトウ」を照合する先がありません。社長ごとの文体の決まりが無ければ、どの社長の下書きも同じ調子になり、社長の手直しが増えます。

文体の決まりの一覧は、いまの担当者の頭の中にあるものを書き出す作業です。 「数字は3つまで」「安全の話で締める」「『頑張ってください』ではなく『一緒にやりましょう』」。これを書き出すこと自体が、第3章の（d）の属人化を解く一歩になります。

データの取得方法を決める

文字起こしは、Python から音声認識の API を呼びます。このとき keywords に、その会社の固有名詞の一覧から当月の話題に出てくる語だけを入れます。 グループ全体の数百語を全部入れると、言われていない語が混ざる危険が増えます。

業績表は、セルの位置を決めて読みます。 各社の経理が同じ様式で作っている前提で、「売上高は B5、前年同月は C5」のように対応表を持ちます。様式が会社ごとに違う場合は、まず対応表を会社ごとに作ります。 ここをAIに読ませると、どの数字を取ったのかが曖昧になります。

比率はプログラムで計算し、計算式も一覧に残します。 前年比を「％」で出すのか、利益率の差を「ポイント」で出すのかを、一覧の段階で決めておきます。（b）の取り違えは、AIが単位を選んでいるかぎり防げません。

AIへ渡す前に整形する

1. 音声の形式と大きさの確認 … 25MBを超えるもの、対応していない形式のものは変換か分割をします
2. 文字起こしの整形 … 「えー」「あの」などのつなぎの言葉を取り、話題の切れ目で段落を分けます
3. 指示語の印付け … 「あの件」「例の取引先」のように何を指すか決まらない語に印を付け、担当者が埋めるか、下書きで触れないかを選べるようにします
4. 数字の一覧の作成 … 業績表から値を取り、比率を計算し、単位（百万円、％、ポイント、件）を必ず付けます
5. 話題の一覧の作成 … トピック一覧からその会社の当月の行だけを取り、公表前の話題に印を付けます
6. 固有名詞の辞書の作成 … 当月の話題に出てくる名前の正しい表記と読みを並べます
7. 過去の確定版の選定 … その社長の直近3本を見本として添えます

5番目を省かないでください。 トピック一覧には、まだ社外に公表していない新製品や提携の話題が入っていることがあります。社内向けのメッセージでも、どこまで書いてよいかは広報の決まりで決まります。 印の付いた話題は下書きに使わせない設定にしておき、社長が使うと決めたときだけ外します。

4番目の単位は、数字と同じ重さで扱います。 「売上高 1,284」だけを渡すと、AIは前後の文脈から「億円」を補うことがあります。「1,284百万円」と単位付きで渡し、下書きでの言い換え（「12億8,400万円」）もプログラムで用意しておきます。

AIに処理させる

させるのは、材料の中から話題を選んで並べ、社長の文体で段落にし、段落ごとに材料の出どころを書くことです。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「皆さんの頑張りに必ず報いたい」のような一文は、文章として自然なので、AIはつなぎとして足しがちです。社員はそれを約束として読みます。 メモに無い評価や約束を書かないよう指示し、それでも出たものは「AIのつなぎ」の印で担当者の目に留まるようにします。

音声メモと業績表が食い違うときは、どちらかに寄せず、食い違いとして返させます。 社長が「受注は前年を超えた」と話していても、業績表では前年を下回っていることがあります。社長の記憶違いか、業績表の締めの違いか、その判断はAIにはできません。

指示内容を固定する

あなたは持株会社の経営企画部の担当者として、事業会社の社長が社員に向けて出す
月次メッセージの下書きを作ります。下書きは社長が直してから公開します。

【材料】
- 社長の音声メモの文字起こし：{transcript}
- 数字の一覧（出典番号・項目・値・単位・計算式）：{figures}
- 話題の一覧（出典番号・会社・話題・公表前かどうか）：{topics}
- 固有名詞の正しい表記：{names}
- この社長の文体の決まり：{style_rules}
- この社長の過去の確定版3本：{past_messages}

【構成】
1. 前月のふり返り（数字は文体の決まりにある数まで）
2. 良かった職場・取り組みの話
3. 今月お願いしたいこと
全体で800〜1,200字。語尾・呼びかけ・締めは文体の決まりに従ってください。

【厳守事項】
- 数字は数字の一覧にあるものだけを、値と単位を変えずに使ってください。
  計算、四捨五入、単位の言い換えをしないでください。
  一覧に無い数字が必要だと思ったら、本文に書かず needs_check に書いてください。
- 固有名詞は「固有名詞の正しい表記」の表記どおりに書いてください。
  文字起こしの表記と食い違うときは、正しい表記の側を使い、needs_check に書いてください。
- 音声メモに無い評価、約束、方針を書かないでください。
  特に、賞与・人事・組織の変更・将来の業績についての見通しを、
  メモに無いのに書かないでください。
- 個人の名前は、話題の一覧で表彰者として載っている人だけを書いてください。
- 話題の一覧で「公表前」とされたものは使わないでください。
- 音声メモと数字の一覧が食い違うときは、どちらかに合わせず、
  本文ではその点に触れずに conflicts に書いてください。
- 「あの件」「例の取引先」など、何を指すか決まらない語は推測で埋めないでください。
  本文では触れず、needs_check に書いてください。
- 各段落に、使った数字と話題の出典番号をすべて書いてください。
- 各段落が音声メモにある話なら origin を memo、
  段落をつなぐためにあなたが書いた文なら bridge にしてください。
  迷ったら bridge にしてください。

「迷ったら bridge」を最後に置いているのは、印の誤りの向きをそろえるためです。 メモにある話を bridge と付けても、担当者が読む量が少し増えるだけです。逆に、AIが足した文を memo と付けると、担当者の目から外れます。 外れてはいけない側に倒しておきます。

「計算、四捨五入、単位の言い換えをしない」を数字の項目の最初に書くのも同じ理由です。 文章として読みやすくしようとすると、AIは「約13億円」のように丸めたくなります。丸めた値は数字の一覧と一致しなくなり、照合で「不一致」になります。 丸めたいなら、一覧の側に丸めた値を用意しておきます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "company_code": "",
  "month": "",
  "paragraphs": [
    {
      "section": "review | highlight | request",
      "origin": "memo | bridge",
      "text": "",
      "figure_refs": ["F-03"],
      "topic_refs": ["T-12"],
      "names_used": [""]
    }
  ],
  "needs_check": [
    { "type": "unknown_reference | missing_figure | name_mismatch", "detail": "" }
  ],
  "conflicts": [
    { "memo_says": "", "figure_ref": "", "detail": "" }
  ]
}

1つ目の理由は、照合をプログラムで行えることです。 段落の text から数字を拾い、同じ段落の figure_refs が指す行の値と比べます。値が一致しない、または figure_refs が空なのに数字がある段落は、その場で「不一致」「出典なし」になります。 固有名詞も、names_used を表記の辞書と突き合わせます。

2つ目は、origin で読む順番を決められることです。 bridge の段落を先に読み、言っていない約束が入っていないかを確かめます。memo の段落は、話の中身が合っているかだけを見ます。

3つ目は、conflicts を社長への質問にそのまま使えることです。 「受注は前年を超えたとお話しでしたが、業績表では前年比96.8％です。どちらで書きますか」。担当者が社長に聞きにくい指摘を、材料の食い違いとして淡々と渡せます。

最後の行の「辞書にない」は、文字起こしの keywords の副作用を拾うためのものでもあります。 辞書に無い名前が出たら、音声の該当箇所を聞き直します。

システムへ連携する

業績表にもトピック一覧にも書き込みません。 この構成が作るのは下書きと照合表までで、元資料の誤りを見つけても、直すのはそれぞれの持ち主です。 照合で業績表の側の誤りが疑われたときは、経理に問い合わせます。

社内ポータルへの掲載を自動にしないでください。 社長の確認が終わったかどうかを機械が判断する方法がありません。

人が確認する

人の確認は2段です。担当者が照合表を見て直し、社長が中身を決めます。

1. 照合表の「不一致」「出典なし」「表記ちがい」「辞書にない」を直す … 機械が拾ったものなので、1件ずつ直すだけです
2. bridge の段落を読む … 言っていない評価、約束、方針が入っていないかを確かめます
3. needs_check と conflicts を社長への質問にまとめる … 下書きと一緒に送ります
4. 社長が直して確定する … 何を書き、何を書かないかは社長が決めます
5. 確定版を保存する … 次の月の見本と、文体の決まりの見直しに使います

2番目を省かないでください。 照合表は数字と名前しか見ていません。「来期は全員の努力に報いる」のような一文は、数字も名前も含まないので、照合を素通りします。 そこを見るのは人です。

社長の修正は、差分として残します。 毎月同じところを直されるなら、文体の決まりの一覧に書き足します。3か月ほどで、社長の手直しは語尾と強調の位置くらいに収まる想定です。

例外に対処する

4行目までが大半を占めます。 どれも材料の問題で、AIの問題ではありません。材料の表で「何待ちか」が見えていれば、遅れの原因は月初のうちに分かります。

8行目は、OpenAI の構造化出力のページにある注意に合わせたものです。 拒否は refusal として別に返り、スキーマに沿わないことがあるため、応答を読み込む前に種類を確かめます。

記録を残す

• 音声メモの原本と文字起こしの全文、そのとき渡した keywords
• 数字の一覧と話題の一覧（出典番号、値、単位、計算式）
• AIの応答のJSONの全文と、照合表
• 担当者の修正と、社長の修正の差分
• 確定版と、社内ポータルに載せた日時
• conflicts と needs_check に社長がどう答えたか

1つ目で keywords を残すのは、文字起こしの誤りを後から説明するためです。 ある名前が言われていないのに出てきたとき、ヒントに入っていたかどうかで原因が分かります。

4つ目の差分は、文体の決まりを育てる材料です。 社長ごとに、どの語尾を直されたか、どの言い回しを消されたかを月ごとに並べると、一覧に書き足すべき決まりが見えてきます。