新しい購入依頼を受けたときに、過去の購買仕様書・見積書・発注記録から類似品を探し、単価・仕入先・納期を根拠の書類付きで並べる

処理の起点を決める

取り込みと検索で、起点が2つあります。

取り込みは、毎晩の定時実行にします。 前日に納入が済んだ発注だけを取り込むのは、納期の日数は納入日が決まって初めて計算できるからです。 発注の時点で取り込むと、納期の欄が空のカードが増え、集計の結果が揺れます。発注取消になったものは取り込みません。

過去10年分の約18万行は、別に一括で取り込みます。 このときは仕様書や見積書が見つからない発注が出ます。見つからなかった発注も、発注記録だけのカードとして登録し、「書類なし」の印を付けます。 単価と納期は使えますが、仕様の比べ方が粗くなることを画面で示します。

検索は、購買担当者が購入依頼を検索画面に入れたときに動きます。 依頼のメールに付いてきた依頼書と仕様書をそのまま入れる形にし、依頼者に新しい書式を求めません。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の設定表です。 板金品なら1〜9個・10〜99個・100個以上、切削品なら1〜4個・5〜49個・50個以上のように、段取りの費用が単価に効く境目は品目の分類で違います。 区切りは購買部が決め、AIには決めさせません。

見積書の別建ての費用は、単価と分けて持ちます。 型代や段取り費を単価に含めて見積る仕入先と、別に立てる仕入先があります。分けずに単価だけを比べると、型代を別に立てた仕入先が安く見えます。

データの取得方法を決める

発注記録は生産管理システムから CSV で取り出します。仕様書と見積書は、発注番号のフォルダにある PDF と Excel から本文を抜きます。 スキャンした画像だけの古い見積書は、この構成の対象外にします。

単価は、発注記録の値を正とします。 見積書の単価と発注の単価が違うことはよくあります。値引きの交渉が入った、数量が変わった、という理由です。相場として並べるのは実際に発注した単価で、見積書の単価は参考として横に出します。

検索は2回に分けて問い合わせます。 1回目はハイブリッドクエリで類似品のカードを集めます。サブクエリは、品名・材質・加工の語の一致と、仕様の文の埋め込みによる近さの2つにし、filter で品目の分類と、取消の発注を外す条件を掛けます。2回目に、1回目で集めたカードの発注番号で絞った問い合わせに集計を付けます。 ハイブリッドクエリのドキュメントには集計についての記載がないため、2回に分けておくのが確実です。

集計は、次の形で組みます。

2回目の問い合わせは、たとえば次の形になります。

{
  "size": 0,
  "query": { "bool": { "filter": [ { "terms": { "po_no": ["1回目で集めた発注番号"] } } ] } },
  "aggs": {
    "by_qty_band": {
      "terms": { "field": "qty_band" },
      "aggs": {
        "by_supplier": {
          "terms": { "field": "supplier", "size": 30 },
          "aggs": {
            "price": { "percentiles": { "field": "unit_price_jpy", "percents": [25, 50, 75] } },
            "lead_days": { "percentiles": { "field": "lead_time_days", "percents": [50] } },
            "last_po": { "max": { "field": "po_date" } }
          }
        }
      }
    }
  }
}

percents を指定しないと、既定で7つの百分位が返ります。 画面に出すのは中央値と四分位の3つで足りるので、絞って指定します。

terms の既定のバケットの数は10です。 仕入先が10社を超える分類では、size を広げておかないと11社目以降が集計から黙って落ちます。 また、シャードが複数あるときの件数は近似で、doc_count_error_upper_bound と sum_other_doc_count で落ちた分を確かめられます。

AIへ渡す前に整形する

1. 通貨と単位の統一 … 単価は円に、数量は個・枚・m・kg のどれかにそろえます。外貨の単価は発注日の社内換算レートで円にし、元の通貨と値も残します
2. 納期の日数の計算 … 納入日から発注日を引きます。分納のものは最後の納入日で計算し、分納の印を付けます
3. 数量帯の付与 … 設定表に従って、発注の数量に数量帯を付けます
4. 品名の正規化 … 全角と半角、「ブラケット」と「ﾌﾞﾗｹｯﾄ」などをそろえます。言い換えの表（「取付金具」と「ブラケット」など）は購買部が作ります
5. 埋め込みの対象を絞る … 仕様の文だけを埋め込みます。単価・数量・寸法の数値は埋め込まず、数値の項目として持ちます
6. キーワードの項目を持たせる … 仕入先、数量帯、品目の分類は keyword の項目にします

6番目を忘れると、集計が動きません。 ドキュメントでは、既定では text の項目では集計できないとされ、keyword の項目を持たせることが勧められています。仕入先名を本文と同じ text の項目にしてしまうと、仕入先ごとの単価が出せません。

AIに処理させる

AIの仕事は3か所です。取り込み時と検索時の仕様の項目の取り出し、検索結果の違いの1文です。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 違いの1文を書かせると、「以上から、単価は1,200円前後が妥当です」と最後に添えてきます。その一文は根拠の発注番号を持たないまま、仕入先との交渉に持ち込まれます。

指示内容を固定する

仕様の項目の取り出し（取り込み時と検索時で共通）：

あなたは製造業の購買部で、仕様書から仕様の項目を整理する担当です。
渡された本文だけを根拠にしてください。推測で埋めないでください。

【取り出す項目】
- 品名（本文の表記をそのまま）
- 品目の分類：切削品 / 板金品 / 溶接品 / 樹脂成形品 / 治具 / その他
- 材質（JIS の記号などを本文のとおり）
- 寸法：外形の縦・横・高さ（mm）、板厚（mm）
- 加工：穴あけ / 曲げ / 溶接 / タップ / 研削 など、本文にあるもの
- 表面処理、公差の等級、検査の条件
- 見積書の場合：数量ごとの単価、型代・段取り費など別建ての費用

【厳守事項】
- 書かれていない項目は null にしてください。
  一般的な値や、似た品目の値で埋めないでください。
- 寸法の単位が書かれていない値は、値を入れたうえで unit_missing に項目名を書いてください。
- 図面番号だけが書かれていて寸法が無い場合は、寸法を null にし、
  drawing_only を true にしてください。
- 単価の妥当性や相場について書かないでください。

違いの1文（検索時）：

あなたは購買担当者の調査を助ける担当です。
【購入依頼の仕様】{request_spec}
【類似品の購買カード（上位10件）】{cards}

【書くこと】
各カードについて、購入依頼と違う仕様の項目を1文で書いてください。
違いが無ければ「仕様の項目に違いなし」と書いてください。

【厳守事項】
- 単価・相場・目標価格について書かないでください。
- 仕入先を推薦しないでください。
- カードに無い仕様に触れないでください。
- 「書類なし」の印のあるカードは、その旨を書いてください。

取り出しの指示は、取り込み時と検索時で同じものを使います。 片方だけを直すと、同じ仕様書から違う項目が取り出され、検索で引けなくなります。 指示を直したときは、過去のカードも取り出し直すかを決めます。

「単価について書かない」を違いの1文の指示に入れないと、ほぼ毎回、最後に相場の一言を添えてきます。 禁じるだけでなく、出力に円や「単価」の語が含まれていたら、その1文を捨てる照合を後段に置きます。

出力形式を固定する

取り出しは、構造化出力で次の形のJSONにします。

{
  "item_name": "",
  "category": "machined | sheet_metal | welded | molded | jig | other",
  "material": "",
  "dimensions_mm": { "length": null, "width": null, "height": null, "thickness": null },
  "processes": [""],
  "surface_treatment": null,
  "tolerance_grade": null,
  "inspection": null,
  "quote_lines": [ { "qty": null, "unit_price": null } ],
  "extra_costs": [ { "type": "tooling | setup | other", "amount": null } ],
  "unit_missing": [""],
  "drawing_only": false
}

1つ目の理由は、寸法を数値の項目として索引に入れられることです。 dimensions_mm は OpenSearch の数値の項目にし、filter の範囲指定（板厚が依頼の±1mm、など）に使います。 自由文で受け取ると単位と書き方がそろわず、範囲で絞れません。

2つ目は、category を決まった値に限れることです。 構造化出力の enum で6つに絞ると、集計の terms で分ける項目が揺れません。 依頼者によって「板金」「シートメタル」と書き方が違っても、区分は1つになります。

3つ目は、extra_costs を単価と分けて持てることです。 型代を別に立てた見積を、単価だけで安いと読み違えることを防ぎます。

画面に返す一覧は、次の形にします。

根拠の列から、発注番号ごとに仕様書と見積書を1クリックで開けるようにします。 集計の値は percentiles の結果で、ドキュメントでは百分位の計算は近似とされています。 件数の少ない仕入先は中央値ではなく、発注そのものを並べて見せます。

システムへ連携する

生産管理システムには書き込みません。 見積依頼や発注は、これまでどおり購買担当者が生産管理システムで行います。この構成が出すのは、見積を依頼する前の調べものの結果までです。

人が確認する

1. 依頼から取り出した仕様を確かめる … 検索の前に、材質・寸法・数量を画面で見ます。unit_missing と drawing_only の付いた項目を優先します
2. 上位の根拠を開く … 見積の依頼先を決める前に、上位数件の仕様書と見積書を開き、本当に似た物かを図面で確かめます
3. 数量帯と年を見る … 依頼の数量と同じ数量帯の行を見ます。最後に買った日が古い行は、相場ではなく「買えた先」の手がかりとして読みます
4. 見積依頼先は担当者が決める … 集計の結果に出ない品質や取引の状況を加えて決めます

1件9分を目安にします。 仕様の確認、根拠の数件の確認、一覧を見て依頼先を決める時間です。一覧の中央値だけを見て見積の目安にする運用にはしません。

例外に対処する

上から2行目までが、一括取り込みの初めの大半を占めます。 古い発注ほど書類が欠けています。書類のない発注も単価と納期は使えるので、捨てずに印を付けて残します。

記録を残す

• 取り込んだ発注番号と、ひも付けた書類、取り込んだ日時
• Claude が返した仕様の項目のJSON
• 検索のたびの購入依頼の仕様と、担当者が画面で直した項目
• ハイブリッド検索の候補、集計の結果、違いの1文と捨てた1文
• 担当者が開いた根拠の書類と、見積を依頼した仕入先

3つ目で「直した項目」を残すのは、取り出しの精度を測るためです。 材質の読み違いが多ければ指示を、寸法が drawing_only ばかりなら依頼書の書式を直します。

最後の行は、半年後に効いてきます。 一覧で上位に出た仕入先と、実際に見積を依頼した仕入先が毎回違うなら、仕様の比べ方が担当者の見方と合っていません。