退職・異動のときに引き継ぎ資料の下書きをAIに作らせる

処理の起点を決める

人事システムに異動・退職が登録されたことを起点にします。定期異動では内示日、退職では退職願の受理日です。

重要なのはタイミングです。 引き継ぎ資料の作成を最終週に始めると間に合いません。内示から異動日までの期間が3週間なら、1週目に下書きを出す必要があります。人事システムとの連携が難しければ、人事担当が対象者リストをスプレッドシートに入力することをトリガーにしても構いません。ここは自動化の本質ではありません。

入力データを集める

送信メールの本文を入力に含めないことを、設計の前提にしてください。 件名と宛先だけで「どの相手と、どういう用件で、どのくらいの頻度でやり取りしていたか」は十分に分かります。本文を読ませると、人事評価・給与・個人の相談といった、引き継ぎと関係のない情報まで巻き込みます。

データの取得方法を決める

最小構成の場合： 本人が自分で書き出します。

• Outlook のカレンダーを月表示で12か月分、印刷またはスクリーンショットで取る
• 送信済みアイテムを「宛先」で並べ替え、上位30件の宛先と代表的な件名を書き出す
• OneDrive の「最近使ったファイル」を12か月分書き出す

この作業自体が15分ほどで終わり、ここまでやると本人の思い出しがかなり進みます。 生成AIに渡す前の段階で効果が出ます。

半自動化の場合： Power Automate で Microsoft Graph の該当APIを呼び、対象者の活動サマリを収集します。ただし、他人のメールやカレンダーを読むには相応の権限が必要で、情報システム部門と人事部門の合意が前提になります。 本人のアカウントで動く形（本人が自分のフローを実行する）にすると、権限の問題は小さくなります。

Microsoft 365 Copilot を使う場合： Word の下書き機能では、プロンプトの中で / を入力してファイル名を指定すると、そのファイルを参照して文章を作れます。参照できるファイルは最大20個、1ファイルあたり150万語（3,000ページ相当）まで拡張されています。 フォルダを指定した場合は、その中の直近10ファイルが参照されます。引き継ぎ書の様式、過去の良い見本、本人が書き出した活動サマリを指定する使い方になります。

AIへ渡す前に整形する

1. 業務単位へのまとめ直し … カレンダーの予定名と送信メールの件名は、そのままでは業務になりません。「◯◯社定例」「◯◯社 仕様確認」「◯◯社 請求」を1つの「◯◯社の運用担当」にまとめる必要があります。ここはAIにさせる部分です
2. 頻度の算出 … 各業務が過去12か月で何回発生したかを数えます。月次か、四半期か、年1回かで、引き継ぎの書き方が変わります
3. 個人的な予定の除外 … カレンダーには通院・研修・私用が入っています。件名に個人情報が含まれるものは、AIに渡す前に除きます。判定が難しければ、本人に一覧を見せて削らせます
4. 社外との接点の抽出 … 宛先ドメインから、社外の取引先とのやり取りを抜き出します。引き継ぎ漏れがもっとも問題になるのはここです
5. 機密度の判定 … 人事・法務・M&Aに関わる予定や件名は、引き継ぎ書の対象から外し、別途上長が個別に引き継ぐ扱いにします

AIに処理させる

この構成の中心は、5番目の「確認事項の作成」です。 下書きを作ることではありません。

良い確認事項は、次のような形をしています。

• 「3月と9月の第2週に『◯◯社 棚卸立会』という予定がありますが、この作業の手順書はどこにありますか」
• 「◯◯社にだけ、毎月25日に確認メールを送っています。これは先方の締め日に合わせたものですか。他社と違う扱いをしている理由を教えてください」
• 「◯◯という名前のExcelファイルを毎週更新していますが、これは誰のために作っているものですか。使っていないなら引き継ぎ不要と判断してよいですか」

「業務内容を教えてください」という質問は役に立ちません。 本人が答えられるのは、具体的な証拠を示されて「そういえば」と思い出したときだけです。

指示内容を固定する

あなたは、退職・異動する社員の引き継ぎ資料の作成を支援する担当者です。
本人の過去12か月の活動記録から、担当業務を洗い出し、
社内の引き継ぎ書の様式に沿った下書きと、本人への確認事項を作ってください。

【厳守事項】
- 活動記録に根拠のない業務を書かないでください。
  すべての業務について、根拠となった予定名・メール件名・ファイル名を
  evidence に必ず記載してください。
- 手順や判断基準を推測で書かないでください。
  分からない項目は空欄のままにし、questions に質問として立ててください。
- 質問は、具体的な証拠を示してから聞いてください。
  「担当業務を教えてください」のような一般的な質問は作らないでください。
- 人事、評価、報酬、健康、個人の相談に関わると思われる予定・件名は、
  業務として扱わず、excluded に件数だけを記載してください（内容は書かないでください）。
- 発生頻度は、活動記録に現れた回数から算出してください。
  「随時」「適宜」と書かないでください。
- 社外とのやり取りがある業務は、priority を high にしてください。

【引き継ぎ書の様式】
{template}

【過去の良い引き継ぎ書の例】
{good_example}

【本人の活動記録】
カレンダー（過去12か月）:
{calendar}

送信メールの宛先と件名（過去12か月、本文は含まない）:
{mail_headers}

更新したファイルの一覧（過去12か月）:
{files}

【部門で管理している業務台帳（あれば）】
{task_ledger}

「evidence に必ず記載」の1行がないと、それらしい業務が創作されます。 「月次報告書の作成」「チーム会議の運営」のような、どの社員にも当てはまる一般的な業務が並び、引き継ぎ書として役に立ちません。根拠を義務づけると、この種の水増しが消えます。

「『随時』『適宜』と書かない」も外せません。 引き継ぎ書で一番よく見る言葉であり、一番意味のない言葉です。回数を出させます。

出力形式を固定する

{
  "tasks": [
    {
      "name": "",
      "category": "定型 | 非定型 | 年次イベント",
      "frequency": "",
      "peak_months": [],
      "evidence": [],
      "counterparts_internal": [],
      "counterparts_external": [],
      "related_files": [],
      "procedure": "",
      "judgement_criteria": "",
      "known_exceptions": "",
      "priority": "high | medium | low",
      "questions": []
    }
  ],
  "gaps": [],
  "excluded": { "count": 0, "reason": "" }
}

procedure（手順）と judgement_criteria（判断基準）は、多くの場合ほぼ空で返ります。それが正しい状態です。 活動記録から分かるのは「何をしていたか」だけで、「どうやって」「なぜ」は本人の頭の中にしかありません。空欄と questions の組み合わせが、本人に書いてもらう場所を指し示します。

gaps には、AIが見つけた不整合を入れます。「4月に3日続けて予定が入っているが、対応する業務が抽出できていない」といった指摘です。

システムへ連携する

最小構成では連携はありません。本人が下書きをWordで開いて直し、SharePointに保存します。

半自動化では、次の3か所をつなぎます。

後任への権限付与を自動化する価値があります。 引き継ぎ書があっても、参照先のファイルに後任がアクセスできず止まる、というのが実務でよく起きます。引き継ぎ書に載ったファイルの一覧をもとに、後任への権限付与の申請を自動で起票する形にできます。

人が確認する

全件、3者が見ます。自動化しません。

後任のレビューを手順に組み込んでください。 引き継ぎ書の質は、書いた人ではなく読む人にしか判定できません。「読んで分からなかった箇所に印を付ける」という作業を後任に依頼し、その箇所だけ本人が書き足す、という往復を1回入れると、質が大きく変わります。

例外に対処する

記録を残す

• 引き継ぎ書の完成版（SharePointの部門フォルダ。退職者の個人フォルダに置かない）
• AIが作った下書きと、本人が加筆した最終版の差分
• 確認事項と、その回答
• 後任が「分からない」と印を付けた箇所
• 引き継ぎ書に載ったファイルの一覧と、後任への権限付与の記録

3つ目と4つ目を残すと、様式そのものが改善できます。 「毎回ここが空欄になる」「毎回ここで後任が詰まる」が見えれば、様式の欄を組み替える根拠になります。

入力に使った活動記録は、引き継ぎが完了したら消してください。 送信メールの件名一覧は、業務の記録であると同時に個人の行動記録でもあります。保管期限を決めておきます。