社会人向けのスクールに届く欠席と振替の連絡を内容で分類し、振替先の候補と返信の下書きを作って、欠席が続く受講生を担当へ知らせる

処理の起点を決める

共用メールに連絡が届いたことを起点にします。 連絡は当日の昼から夕方に集中し、授業の開始までに返信できるかが受講生の満足を分けます。1日1回のまとめ処理にはしません。 Make のシナリオはスケジュールの設定で動く間隔を決められ、最短の間隔は契約しているプランによって決まります。

受講生への案内で、欠席と振替の連絡は専用のアドレスか、件名に「欠席」を入れて送ってもらうようにします。事務局のメールには講師や取引先からの連絡も混ざるため、Gmail のフィルタで受付用のラベルを付け、そのラベルだけを見張ります。

あわせて、毎朝8時に動く別のシナリオで、受講記録から連続した欠席を数えます。授業の多くは夜なので、前日の欠席がそろった翌朝に見ます。

入力データを集める

質を決めるのは、授業枠表の残席の列です。 残席が手書きのメモで管理されていると、候補を絞ることができません。残席を数で持ち、確定のたびに減らす運用に変えます。

振替の規則を表にするのは、規約が変わったときに直す場所を1つにするためです。 上限回数をワークフローの中に直接書くと、規約を変えた月にシナリオを直し忘れます。

データの取得方法を決める

受講生の特定は、差出人のアドレスで行います。 本文の名前で引くと、同姓の受講生を取り違えます。登録と違うアドレスから届いた連絡は、自動で処理せずに担当者へ回します。 家族の代理の連絡や、なりすましの可能性があるからです。

振替の候補は、日付が近い順に最大3件にします。多く並べると、受講生が選びきれずに返信が往復します。

AIへ渡す前に整形する

1. 自動返信と配信停止の除外 … 不在通知やメールマガジンへの返信は、件名と差出人で除きます
2. 引用部分の除去 … 返信の連鎖で届いた連絡は、過去のやり取りを含みます。最新の本文だけを渡します
3. 署名の除去 … 会社の署名に「出張」「休暇」の文字が入っていることがあり、分類を誤らせます
4. 受講生の特定 … 登録アドレスで台帳を引きます。見つからなければ分類せずに担当者へ
5. 受講中のコースの添付 … 受講生の曜日と時間を一緒に渡します。「来週の授業」がどの日かを決める材料です
6. 今日の日付の添付 … 「明日」「来週の火曜」を日付に直すため、受信日時を必ず渡します
7. 重複の検知 … 同じ受講生から同じ日の授業についての連絡が直近にあれば、二重に処理せず担当者へ回します

5番目と6番目が無いと、日付の取り違えが起きます。 「来週休みます」だけでは、どの授業かが決まりません。受講生の通う曜日と受信日がそろって、初めて1つの授業に決まります。

AIに処理させる

させるのは、連絡を種類に分け、欠席する授業と振替の希望を取り出し、別の相談が混ざっていないかを示すことです。

1通に複数の種類が混ざるときは、主な種類を1つ選び、additional_topics に残りを書かせます。 （a）の「休みます、レベルを下げたい」は、absence_transfer と additional_topics に「レベル変更の相談」です。混ざっていることが分かれば、担当者が見落としません。

4行目は、受講生の情報を必要以上に持たないためです。 欠席の連絡に体調のことが書かれていても、記録に要るのは欠席したという事実だけです。

指示内容を固定する

あなたは社会人向けスクールの事務局で、受講生からの連絡を仕分ける担当です。
渡されたメールの本文と、受講生の受講情報だけを見て判定してください。
推測で埋めないでください。

【種類（category）の選び方】
- absence_transfer .. 欠席し、振替を希望している
- absence_only ...... 欠席するが、振替の希望が書かれていない
- transfer_change ... すでに決まった振替の変更・取り消し
- late_early ........ 遅刻・早退
- pause_quit ........ 休会・退会・返金・コース変更・レベル変更の相談
- other ............. 上のどれにも当たらない
1通に複数の内容があるときは、主な内容を category に、残りを additional_topics に書く。
pause_quit に当たる内容が少しでもあれば、主でなくても additional_topics に必ず書く。

【欠席する授業の決め方】
- 受信日時（{received_at}）と受講生の通う曜日・時間（{schedule}）から日付を決める。
- 「来週」「次回」など、どの授業か1つに決まらないときは absence_date を null にし、
  date_ambiguous を true にする。日付を推測で埋めない。

【振替の希望】
- 希望の日時・曜日・時間帯が書かれていれば、書かれたとおりに preferences に入れる。
- 書かれていなければ空の配列にする。

【厳守事項】
- 振替先の授業を選んだり、空いているかを判断したりしないでください。
- 振替の回数や期限について、受けられる・受けられないを書かないでください。
- 欠席の理由は reason_type（work／health／family／other／none）だけを選び、
  病名や家庭の事情の詳細を書き写さないでください。
- 休会・退会・返金について、返答の文を書かないでください。
- 自信がないときは confidence を low にしてください。

【受信日時】{received_at}
【受講情報】{schedule}
【メール本文（引用と署名を除いたもの）】{body}

「pause_quit に当たる内容は主でなくても書く」が、この指示の要です。 欠席の連絡の最後に一言だけ「そろそろ休会も考えています」と書く受講生は多く、何も言わなければ欠席として処理され、その一言は消えます。 退会の兆しは、この一言のことが多いのです。

理由を種類だけにしているのは、記録に残さないためです。 詳細を書き写させると、受講記録に体調の情報がたまっていきます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "message_id": "",
  "student_id": "",
  "category": "absence_transfer | absence_only | transfer_change | late_early | pause_quit | other",
  "additional_topics": [],
  "absence_date": "2026-10-14",
  "date_ambiguous": false,
  "preferences": [ { "text": "", "weekday": "", "time_range": "" } ],
  "reason_type": "work | health | family | other | none",
  "confidence": "high | low"
}

1つ目の理由は、Router の条件に category をそのまま使えることです。 ルートの条件は値の一致だけで書け、判断の分かれ目がワークフローの画面で読めます。

2つ目は、additional_topics を条件に使えることです。 空でなければ、category が何であっても担当者への通知を足します。混ざった相談を落とさない仕掛けを、規則の側に置きます。

3つ目は、date_ambiguous で候補探しを止められることです。 日付が決まらないまま候補を探すと、見当違いの週の授業を案内します。true のときは、候補を探さずに「どの日の授業か」を確かめる下書きを作ります。

振替の候補は、absence_date を起点に Make が授業枠表を絞ります。

回数が上限に達しているときは、候補を出さずに「今月の振替は上限に達している」旨の下書きにします。 例外として受けるかは担当者が決めます。

下書きの本文は、候補を差し込む定型にします。 生成AIに毎回文面を書かせると、言い回しが日によって変わり、規約の説明が担当者ごとにぶれていた状態に戻ります。 文面は事務局で決めた定型を使い、差し込むのは名前・授業・候補だけです。

件名：【振替のご案内】10月14日（火）19:00 ビジネス英語 中級

○○様

ご連絡ありがとうございます。10月14日（火）19:00のクラスの欠席を承りました。
振替は、次の授業からお選びいただけます（いずれも同じレベルの授業です）。

　1. 10月16日（木）19:00　渋谷教室　残り2席
　2. 10月18日（土）10:00　新宿教室　残り1席
　3. 10月21日（火）20:30　渋谷教室　残り3席

ご希望の番号をこのメールにご返信ください。
残席は先着順のため、ご返信の時点で埋まっている場合はあらためてご案内します。
今月の振替は、今回で1回目のご利用です（月2回まで）。

最後の2行を必ず入れます。 残席が先着であることと、その月の利用回数です。受講生が自分で回数を把握できると、上限を超えた依頼そのものが減ります。

システムへ連携する

授業枠表の残席は、自動では減らしません。 候補を出しただけで残席を減らすと、選ばれなかった授業が埋まったままになります。残席を動かすのは、受講生が選んで担当者が確定したときだけです。

毎朝のシナリオは、受講記録を見て連続した欠席を数えます。 受講記録の表に、受講生ごとの直近の出欠を並べた集計の列を式で持たせ、Search Rows で「連続欠席が2以上」の行を取り出します。取り出した行を Array aggregator で担当者ごとに束ね、1人の担当者に1通の一覧として届けます。受講生ごとに通知を出すと、担当者のチャンネルが通知で埋まります。

受講記録には「未確定」で書きます。 担当者が下書きを送った時点で「欠席」に、振替が決まった時点で「振替」に変えます。

人が確認する

人が必ず読むのは、pause_quit、additional_topics があるもの、confidence が low のもの、登録外のアドレスからの連絡です。

1. 休会・退会の相談を先に読む … 返信は担当者が書きます。引き止めの話ではなく、何に困っているかを聞く返信にします
2. 下書きを確かめて送る … 候補の授業と日付が受講生の希望に合っているかを見ます
3. 候補から選ばれたら確定する … 授業枠表の残席を減らし、受講記録を「振替」にします
4. 毎朝の連続欠席の一覧を見る … 担当者が受講生に声をかけるかを決めます

最初の1か月は、すべての下書きを読んでから送ります。 分類の誤りがどの種類で起きるかを見て、誤りの少ない種類（遅刻、欠席のみ）から読み方を軽くします。 振替の下書きは、候補の授業を必ず目で見て送ります。

読み方を軽くしたあとも、週に1回は抜き取りで読みます。 新しいコースが始まった月や、規約を変えた月は、分類の誤りが増えることがあります。

4番目で、AIは声をかける文を作りません。 2回続けて休んだ理由が仕事の繁忙なのか、授業が合っていないのかは、担当者が受講生とのこれまでのやり取りから判断します。

例外に対処する

3行目と4行目は、受講生にとって残念な知らせです。 定型の下書きをそのまま送らず、担当者が一言添えて送ります。

記録を残す

• 受け取ったメールの識別子と受信日時（本文は共用メールに残る）
• 生成AIが返したJSONの全文と、Router が選んだルート
• 提示した振替の候補と、そのときの残席
• 担当者が分類や候補を直した記録 … どの種類を、どちらに変えたか
• 振替の確定日時と、確定した担当者
• 連続欠席の一覧と、担当者が声をかけたかどうか

3つ目で「そのときの残席」を残すのは、受講生から「空いていると言われたのに」と言われたときのためです。 候補を出した時点と確定の時点で残席が変わることは避けられず、どちらの時点の話かを説明できるようにしておきます。

最後の行は、声かけが退会を減らしたかを見る材料です。 声をかけた受講生とかけなかった受講生の、その後の出席を数か月並べて見ます。