会社説明会の質疑応答を記録して、採用FAQの追加候補と回答案を作る

処理の起点を決める

起点は2つあります。 Zoomの文字起こしの完成と、事後アンケートの回答の到着です。

説明会の終了ではなく、文字起こしの完成を起点にするのが要点です。 Zoomの説明では、クラウド録画が使えるようになった後、音声の文字起こしにはさらに処理の時間がかかることがあるとされています。終了を起点にすると、まだ文字起こしが無い状態でワークフローが動きます。

対象の説明会だけに絞ります。 社内の打ち合わせも同じアカウントで録画されるため、ミーティング名が「会社説明会」で始まるものだけを通す条件をトリガーの直後に置きます。

アンケートは、回答が届くたびに動かします。 まとめて処理すると、遅れて届いた回答が台帳に入らないまま次の見直しが来ます。

入力データを集める

質を決めるのは、FAQ・説明資料・募集要項の3つです。 回答案はこの3つだけを根拠にするので、募集要項の要点が古いと、古い条件のまま回答案が作られます。

アンケートの項目は、質問の自由記述と区分だけにします。 氏名や連絡先をこの流れに乗せる必要はありません。

データの取得方法を決める

文字起こしの完成を受けたら、同じミーティングの録画ファイルの一覧から、文字起こしのファイルとチャットのファイルを取り出します。 Zapierの「Find Recording and Download」を想定しますが、どのファイルが取り出せるかは設定で変わるため、テスト用のミーティングで一度確かめます。

FAQは行をまとめて取ります。 「Get Many Spreadsheet Rows (Advanced)」は最大1,500行まで取れ、120問なら1回で足ります。1問ずつ検索すると、言い換えられた質問を拾えません。

クラウド録画のダウンロード用のリンクが返らないことがあります。 録画の閲覧を認証済みユーザーに限る設定や、共有録画にパスワードを求める設定がオンだと、トリガーがダウンロード用のURLを返さないとされています。管理者と先に決めておきます。

取り出せない環境では、手動の経路を1本用意します。 担当者がZoomのWeb画面の「Recordings & Transcripts」からVTTとTXTをダウンロードして置く形です。

AIへ渡す前に整形する

1. 説明会以外を落とす … ミーティング名が「会社説明会」で始まらないものは処理しません
2. VTTの時刻情報を整える … 時刻の行と番号の行を除き、話者と発言だけの形にします。時刻は発言ごとに1つだけ残し、台帳から録画の該当箇所へ戻れるようにします
3. 登壇者と参加者を分ける … 登壇者の一覧に載っている話者を「登壇者」、それ以外を「参加者」に置き換えます。参加者の表示名はここで外します
4. チャットの送信者も同じく置き換える … 表示名を「参加者」とし、時刻だけを残します
5. 説明会の区分を付ける … ミーティング名から、開催日と新卒／中途を取り出します
6. 長さを確かめる … 60分の説明会の文字起こしは長くなります。質疑の時間帯だけを渡すか、前半と後半に分けて渡します
7. 重複を落とす … 同じミーティングの文字起こしが二度処理されないよう、ミーティングの識別子を台帳で照合します

3番目を軽く見ないでください。 表示名には本名が入っていることが多く、質問を集めるのに誰が聞いたかは要りません。

6番目は精度に効きます。 本編まで渡すと、登壇者の「よく聞かれるのですが」を質問として拾います。質疑の開始を知らせる決まった一言を、登壇者に言ってもらうと、その位置から後ろだけを渡せます。

AIに処理させる

照合は existing ／ partial ／ new の3つに分け、partial を分けておくのが大事です。 「リモートワークはできますか」はFAQにあっても、「入社1年目からリモートワークはできますか」には答えていないことがあります。これを existing にすると、FAQの足りない部分が見えなくなります。

その場の答えの要約は、人が回答案を直すときの材料です。 口頭の答えは言い間違いやその回だけの補足を含むので、回答案の根拠にはしません。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「残業はどのくらいですか」という質問に、資料に数字が無いと、それらしい数字を書いてきます。根拠が無ければ空欄にさせ、空欄であること自体を確認の合図にします。

指示内容を固定する

あなたは採用担当として、会社説明会で出た質問を整理する立場です。
渡された資料だけを根拠にしてください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. 参加者の発言とチャットから、質問にあたるものを1件ずつ抜き出す
   - 登壇者の発言は質問として抜き出さない
   - 感想やあいさつは抜き出さない。質問か分からないものは unclear にする
2. 各質問を、FAQに載せられる短い質問文に整える。原文も残す
3. 採用FAQの一覧と照らし、match を選ぶ
   - existing ... FAQの回答だけで、この質問に答えきれている
   - partial .... FAQに近い項目はあるが、この質問の条件には答えていない
   - new ........ 同じことを聞いているFAQが無い
   迷ったときに existing を選ばないでください。
4. partial と new の質問には、回答案を書く
5. 登壇者がその場で答えていれば、その内容を短く要約する

【回答案の厳守事項】
- 根拠にしてよいのは【採用FAQ】【説明資料の要点】【募集要項の要点】だけです。
  その場での登壇者の答えは根拠にしないでください。
- 根拠が無い場合は draft_answer を空にし、basis に「根拠なし」、
  status を needs_check にしてください。
- 給与、手当、残業時間、勤務地、配属先、選考の日程について、
  資料に書かれていない数字や条件を書かないでください。
- 選考の合否、評価、通過の見通しを尋ねる質問には回答案を書かず、
  status を sensitive にしてください。
- 本籍地や家族の職業など本人に責任のない事項、宗教や支持政党など
  本来自由であるべき事項に触れる質問にも回答案を書かず、sensitive にしてください。
- 既存のFAQの回答文を書き換えないでください。
- 質問した人の名前や、特定につながる情報を出力に含めないでください。
- basis には、根拠にした資料の名前と、FAQ番号または章の名前を書いてください。
- 出力は指定したJSONだけにしてください。前置きや説明文を付けないでください。

【説明会の情報】{session_info}
【文字起こし（質疑の部分）】{transcript}
【チャット】{chat}
【採用FAQ】{faq_rows}
【説明資料の要点】{deck_outline}
【募集要項の要点】{job_outline}

「その場での登壇者の答えは根拠にしない」を明記しないと、口頭の答えから回答案を作ります。 文字起こしには答えが入っているので、何も言わなければそれを使います。

「迷ったときに existing を選ばない」も入れます。 近いFAQがあると existing を選びがちで、抜けを見つける仕組みなので、迷ったら人の目に回るほうへ倒します。

アンケートの回答には、【文字起こし】と【チャット】の代わりに【アンケートの自由記述】を渡し、同じ指示を使って判定の基準をそろえます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "session_id": "",
  "session_date": "",
  "audience": "new_grad | mid_career",
  "questions": [
    {
      "q_no": 1,
      "source": "transcript | chat | survey",
      "timestamp": "",
      "original_text": "",
      "question": "",
      "match": "existing | partial | new | unclear",
      "faq_no": "",
      "answered_in_session": "",
      "draft_answer": "",
      "basis": "",
      "status": "ok | needs_check | sensitive",
      "suggest_deck": true
    }
  ]
}

source は質問がどこから来たか、timestamp は録画のどこで出たか、answered_in_session はその場での答えの要約です。suggest_deck は、説明資料に入れれば質問そのものが出なくなりそうなものに付けます。

JSONにする1つ目の理由は、台帳の列にそのまま入れられることです。 questions の各要素を1行にし、Google Sheetsの複数行を作る動作で書き込みます。

2つ目は、match（FAQとの関係）と status（人が見る必要）を別の列に置けることです。 existing でも、その場の答えとFAQが食い違えば人が見るべき行になります。

3つ目は、件数を数えられることです。 faq_no が毎回出るFAQは説明資料に入れる候補で、第3章の（d）で足りなかった数字が手に入ります。

受け取ったJSONが形として壊れていたら、台帳へは書き込みません。 その説明会の行を「処理エラー」として1行だけ残し、担当者に知らせます。

システムへ連携する

生成AIはZapierのChatGPT（OpenAI）アプリで呼びます。 OpenAIのアカウントで前払いの支払いを有効にする必要があり、ChatGPTの有料プランは要りません。

書き込む先は質問台帳だけです。 Google Sheetsでは、検索には閲覧以上、行の作成には編集の権限が要るとされています。接続用のアカウントには、台帳に編集権限、FAQの原稿に閲覧権限と分けて付けます。 Google Workspaceでは外部アプリのアクセスの許可も前提です。

人が確認する

人が見るのは、status が needs_check と sensitive の行と、match が new と partial の行だけです。 existing で ok の行は、件数とFAQ番号を流し見ます。

1. sensitive を先に見る … 選考の合否や、本人に責任のない事項に触れる質問です。FAQには載せず、答え方をグループ長と決めます
2. needs_check を見る … 根拠が無くて回答案が空の行です。答えを持っている部署に聞くか、「FAQには載せない」と決めます
3. new と partial の回答案を直す … basis を開いて根拠の資料と突き合わせます。資料に無い言い回しが混ざっていないかを見ます
4. 反映先を決める … FAQに載せる、説明資料に入れる、どちらにもしない、のいずれかを台帳に書きます
5. グループ長が確認する … 労働条件に触れる文面は、必要に応じて労務の担当にも見てもらいます

3番目を省かないでください。 回答案は、資料どおりに書かれているように見えても、「原則」「一部の職種では」といった条件を落としていることがあります。 FAQに載った文面は、応募者にとって会社の約束です。

見直しは週1回にまとめます。 1週間分を並べると、別の回で出た同じ質問の束が見えます。

例外に対処する

上から3行目までは、AIではなくZoomの設定の問題です。 最初の1か月は、説明会のたびに台帳に行が入ったかを確かめてください。

記録を残す

• 元の文字起こし（VTT）とチャット（TXT）。保存期間は、社内の録画の保存方針に合わせる
• 生成AIへ渡した入力（表示名を外した後のもの）と、返ってきたJSONの全文
• そのとき読み込んだ採用FAQの版 … 最終更新日の一覧を、処理のたびに残す
• 質問台帳の各行と、人が埋めた判断・確認者・確認日
• FAQと説明資料を更新した日と、どの行を反映したか
• FAQ番号ごとの出現回数 … 月ごとに集計する

3つ目の「FAQの版」を残すのは、照合の結果がFAQに左右されるからです。 版が残っていないと、new が減ったのがFAQの追加の効果なのか照合のぶれなのか、区別がつきません。

最後の集計が、説明資料を直す材料になります。 毎回上位に出るFAQは、説明の本編で先に話してしまえば、質疑の時間が空きます。