海外取引先との英文メールを要点整理して返信案まで作る

処理の起点を決める

最小構成では、担当者がメールを開いたときが起点です。 自動化はしません。Outlook でスレッドを選び、要点を出させ、返信案を作らせます。仕組みを作る必要がないので、その日から始められます。

半自動化する場合は、Power Automate の Office 365 Outlook コネクタの「新しいメールが届いたとき（V3）」トリガーを使い、指定した送信元ドメインからのメールに絞り込みます。処理の結果は「Draft an email message」アクションで下書きとして置きます。下書きに置くだけにしてください。 自動送信は入れません。

入力データを集める

データの取得方法を決める

メール本文： Copilot in Outlook を使う場合、スレッドはその場で参照されるため、こちらで取り出す必要がありません。生成AIの画面を使う場合は、スレッド全体をコピーして貼ります。引用部分を削らずに貼ってください。 経緯が消えると、すでに回答した事項を聞き返す返信案ができます。

用語集： これがこの構成の中心です。1行1語で、英語表記・日本語表記・注意点を持ちます。

注意点の列が効きます。 訳せるかどうかではなく、社内で誤解される語を先に潰すための列です。取引先ごとに同じ語を違う意味で使う場合は、取引先名の列も足してください。

定型表現集： 催促のメールを、社内の基準でどの程度の強さにするかを決めて文例を持ちます。ここを決めておかないと、AIが作る英文の丁寧さが毎回変わります。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用の整理 … 長いスレッドでは署名と免責文が何度も繰り返されます。要点を出す前に落とすと、読み取りが安定します
2. 添付の扱いを決める … 注文請書や船積書類のPDFが付いていることがあります。Outlook の新しいバージョンでは、PDF・Word・PowerPoint の添付があるときに「Summarize a file」を選べます。ただし添付の数値を返信案の根拠にする場合は、必ず原本を開いて確認してください
3. 機密の判定 … 価格表や未公開の仕様が本文に含まれることがあります。外部サービスへ貼る運用の場合、この判定を担当者が行う手順にしてください
4. 取引先の特定 … 送信元ドメインから取引先を特定し、その取引先の用語集を選びます
5. 発注番号の抽出 … 本文にある発注番号で発注情報を引き、数量と納期の現況を手元に用意します

AIに処理させる

させないこと： 数量・納期・価格の決定、条件の約束、こちらの都合の代弁。返信案には「社内確認が必要な箇所」を空欄として残させ、担当者が埋める形にします。空欄のまま送れない形にするのが安全です。

指示内容を固定する

Outlook の Draft with Copilot に入れる指示、または生成AIの画面に貼る指示です。

海外の仕入先とのメールスレッドです。次の2つを作ってください。

【1】日本語での要点整理
- 経緯を古い順に3〜5行
- 相手が最新のメールで求めていること
- 期限（書かれていなければ「記載なし」）
- こちらが返すべき事項の箇条書き
- 過去にこちらが答えていない事項

【2】英文の返信案
- 下の用語集の英語表記を使ってください。
- 下の定型表現集の言い回しを使ってください。
- 数量・納期・価格・型番は、私が確認するまで [要確認: 内容] の形で
  空欄にしてください。勝手に数字を入れないでください。
- 相手が書いていないことを、こちらの約束として書かないでください。
- 訳が揺れやすい語があれば、返信案の後に「原文で確認してほしい箇所」
  として列挙してください。

【用語集】
{glossary}

【定型表現集】
{phrases}

【スレッド】
{thread}

「[要確認: 内容] の形で空欄にする」が要です。 数字を入れさせると、もっともらしい数字が入ります。空欄なら、埋めないまま送ることができません。

出力形式を固定する

最小構成では、画面に表示される文章がそのまま出力です。JSONにする必要はありません。ただし、表示の順番は固定してください。

■ 経緯
　（古い順に3〜5行）

■ 相手が求めていること
■ 期限
■ こちらが返すべき事項
■ 未回答の事項

―――――――――――――――
■ 英文返信案
　（[要確認: ...] を含む）

■ 原文で確認してほしい箇所

半自動化して下書きに置く場合は、日本語の要点をメール本文の冒頭にコメント行として置き、その下に英文の返信案を置きます。担当者は要点を読み、数値を埋め、コメント行を削って送信します。コメント行を消さないと送れないようにしておくと、確認の抜けが減ります。

システムへ連携する

最小構成では連携しません。Outlook の中だけで完結します。

半自動化する場合の連携先は2つです。

発注システムとの連携は、無くても成立します。数量と納期を担当者が手元で確認する前提なので、自動で引けなくても工数はほとんど変わりません。 ここに実装工数をかける必要はありません。

人が確認する

全件、担当者が確認して送信します。自動送信は作りません。

理由は、メールの内容が取引条件になるためです。「納期は4週間で承知しました」と返信すれば、それが約束になります。誤訳による約束は、後から取り消すのに取引先との交渉が必要です。

確認を速くするための設計は次のとおりです。

• 日本語の要点と英文返信案を同じ画面に上下で並べる
• [要確認: ...] を目立つ形にする（残っていれば送信しない合図になる）
• 「原文で確認してほしい箇所」を返信案の直後に置く
• 数量・納期・価格・型番は、原文の該当行を引用として添える

英語が読めない担当者でも、引用された原文の数字と返信案の数字を見比べることはできます。 ここが属人化を解く要点です。訳の良し悪しを判断できなくても、数字の一致は誰でも確かめられます。

例外に対処する

記録を残す

★1の構成なので、仕組みとしてのログは作りません。その代わり、次の2つを運用で残してください。

• 用語集に追加した語と、追加した理由 … これが資産になります。半年で100語たまれば、返信案の質が変わります
• 返信案をどの程度直したか … 担当者に月1回、直した箇所の傾向を聞きます。「定型表現はそのまま使えるが、納期の言い回しは毎回直している」と分かれば、定型表現集に足す対象が決まります

Outlook の送信済みアイテムが、実質のログになります。良い返信は、次のプロンプトの例として使えます。 送信済みから3〜5通を選んで、プロンプトの参考例として添えてください。