外国特許庁から届いた拒絶理由通知を翻訳・要約して対応方針の検討表を作る

処理の起点を決める

現地代理人からの報告メールが届いたことを起点にします。Office 365 Outlook コネクタの「When a new email arrives (V3)」トリガーで、送信元（From）と件名（Subject Filter）を指定します。

絞り込みはトリガーの設定で行ってください。 フロー内の条件分岐で判定すると、対象外のメールも実行回数に数えられます。報告メールには請求書も混ざるため、書類の種類は1回目のAI呼び出しで判定し、通知でなければ止めます。

入力データを集める

データの取得方法を決める

添付PDF： 「Include Attachments」を Yes にすると、添付付きメールが同時に多く届いたときにタイムアウトすることがあります。 公式の回避策どおり No にし、Get Attachment (V2) で取得した Content Bytes を base64 のPDFとして渡します。変換の要否は利用環境に応じた個別確認が必要です。

PDFの上限： Claude API はPDFを URL、base64、Files API の file_id で受け取り、1リクエスト最大600ページ（コンテキストウィンドウ100万トークン未満なら100ページ）、32MBまでです。他の内容も含めた上限なので、引用文献が多い案件は文献ごとに呼び出しを分けます。

案件の特定： 報告レターの代理人整理番号や出願番号を案件一覧と照合します。一致しなければ推測で当てずに止めます。

用語集： 発明ごとに1つ作り、同じ発明の米国・欧州・中国の案件で共有します。 国ごとに持つと訳語が国によって変わります。

AIへ渡す前に整形する

1. 書類の仕分け … 添付の通知、引用文献、報告レター、請求書を分けます
2. 文字を取り出せるPDFかの確認 … スキャン画像だけのPDFは Citations で引用できません。自動の引用抽出から外します
3. 用語集の重複の検出 … 1つの英語の用語に訳語が2つあれば止め、人が決めてから進めます
4. 対訳の版の確認 … 審査中のクレームの番号と文言が対訳の英文と一致するかを照らします。前回の補正が反映されていなければ止めます

AIに処理させる

AIの呼び出しを2回に分けます。 Claude API の Citations（文書の該当箇所を引用として返す機能）と、出力の形式を固定する structured outputs は同時に使えず、両方を指定するとエラーになるためです。

Citations を使う理由は、「原文にある文だけを引用として扱う」を指示だけでなくAPIの仕組みで担保できるからです。引用文（cited_text）は文書から直接取り出され、PDFではページ番号が付きます。

米国では、引用文献が複雑な場合などに、審査官は依拠した部分をできる限り特定し、拒絶したクレームを明示すると規則（37 CFR 1.104(c)(2)）で定められています。該当箇所は通知の指定から取り、AIに探させません。

指示内容を固定する

1回目（引用の抜き出し）の厳守事項です。

添付の拒絶理由通知、引用文献、代理人の報告レターから、
拒絶理由ごとに根拠条文・対象クレーム・審査官の指摘・引用文献の該当箇所・
期限に触れた文・代理人の所見を、必ず添付文書の文を引用して抜き出してください。

【厳守事項】
- 審査官が箇所を指定していない場合は「指定なし」と書き、
  引用文献の中から自分で対応箇所を探さないでください。
- 期限の日付を計算しないでください。記載された文の引用だけを示してください。
- 拒絶理由を解消できるか、登録できるかの見込みを書かないでください。
- 反論や補正の案を書かないでください。
  代理人が書いた見解は、代理人の所見として引用してください。

2回目（検討表への整形）の指示です。

下の【抜き出し結果】を、日本語の検討表の形式に整えてください。

【厳守事項】
- クレームの用語は【用語集】の訳語を必ず使い、言い換えないでください。
- 用語集にない用語は、仮の訳を付けて unknown_terms に列挙してください。
- 引用文は書き換えず quote に入れ、訳は translation に分けてください。
- 要旨は抜き出し結果に書かれた範囲だけで書き、推測を足さないでください。
- 対応方針、反論の案、登録の見込みを書く欄は作らないでください。
- 期限は日付を書かず、ページ番号と引用文だけを入れてください。

【用語集（英語 → 日本語明細書での呼び方）】{glossary}
【審査中クレームの対訳】{claims_parallel}
【抜き出し結果（引用文とページ番号付き）】{extraction}

「代理人の見解は代理人の所見として引用する」の1行が重要です。 反論をすべて禁止すると、反論の方向性を含む代理人の所見まで消えます。出どころを分けることで、その反論を誰が書いたのかが分かる状態にします。

出力形式を固定する

{
  "case_ref": "",
  "office": "US | EP | CN | KR | other",
  "deadline_mentions": [
    { "source": "agent_letter | office_action", "page": 0, "quote": "" }
  ],
  "rejections": [
    {
      "legal_basis": "",
      "claims": [],
      "references": [
        { "ref_id": "D1", "designated_parts": "", "quote": "", "page": 0 }
      ],
      "element_mapping": [
        { "claim_element_ja": "", "examiner_says_ja": "", "quote": "", "page": 0 }
      ],
      "summary_ja": "",
      "agent_comment_ja": "",
      "agent_comment_quote": ""
    }
  ],
  "unknown_terms": [ { "term_en": "", "provisional_ja": "" } ],
  "needs_review": []
}

legal_basis には「35 U.S.C. 103」のように通知の表記をそのまま、page には1回目の Citations が返したページ番号を入れます。「対応方針」「見込み」の欄を作らないことが安全装置です。 欄があれば、AIは何かを書きます。JSONにするのは、検討表の列へ流し込み、項目ごとに検査するためです。

システムへ連携する

検討表： JSONを検討表のテンプレートに流し込み、案件フォルダに保存します。この部分は利用環境に応じた個別実装が必要です。

機械チェック： 保存の前に、AIではなく文字列の照合で確かめます。

通知： Send an email (V2) で担当者にリンクを送ります。発明者や代理人へは自動で送らず、期限にも書き込みません。

人が確認する

全件、担当者が原文で確認します。運用が安定しても省略しません。 訳語1語の違いで構成要素と引用文献の対応の読み方が変わり、それが補正の範囲に響くためです。確認を速くするため、次を用意します。

• 検討表の各行から、PDFの該当ページを開けるようにする
• unknown_terms と機械チェックで引っかかった欄を先頭にまとめる
• 期限は、報告レターの引用文と特許管理システムの登録値を並べ、一致を人が確かめる

期限をAIに計算させないのは、通知の日付だけで決まらないためです。 米国では本案の通知への応答期間は3か月ですが、手数料を払えば延長でき、法定の上限は6か月です。延長するかは社内の判断で、PDFには書かれていません。正本は代理人の報告と特許管理システムです。

例外に対処する

記録を残す

• 受信メールと添付PDFの原本
• 1回目の引用文とページ番号、2回目のJSON、使った用語集の版
• 機械チェックの結果
• 担当者が直した訳語と要旨の、直す前と後

直された訳語の記録が資産です。 毎回直される語は、担当者の承認後に用語集へ足します。決まった方針は仕組みの外に残します。