研究者が書いた研究ノートを、社内の記載ルール（日付・署名・訂正の仕方・データの貼付・立会人の確認）に照らして毎月点検し、不備を本人と上長に返す

処理の起点を決める

スキャンの保存先（Blob Storage のコンテナー）にファイルが保存されたことを起点にします。 点検の担当が研究者からノートを受け取ったその場で、前回点検したページの次から最新のページまでをスキャンします。スキャンが終わればノートはすぐ返せるので、研究者を待たせません。

保存するときに、受付票（研究者、ノート番号、対象のページの範囲、前回点検した日）を同じ場所に置きます。 ページの範囲が分からないと、ページ番号の連続を確かめられません。

点検の日程は、毎月の初めに貸出台帳から決めます。 研究者120名を2か月で一巡するように、前回点検した日の古い順に60名を選びます。電子の研究ノートの研究者には、対象期間のPDFの出力を依頼します。

入力データを集める

質を決めるのは、記載ルールの表です。 「訂正は二重線」と書いてあっても、一重線を認めるのか、訂正日と署名の両方が要るのか、ページ番号の印字されたノートで空白のページをどう扱うのかが決まっていなければ、判定がぶれます。ルールの表は、点検する人が迷わない粒度まで書き下してから使います。

立会人を名簿で持つのは、署名が本人のものかを見るためではありません。 立会人の欄に記載者と同じ名前が書かれていないかを見るためです。自分で自分を確認したページは、立会人の確認がないのと同じです。

データの取得方法を決める

日付は、読み取った文字列を規則で日付に直します。 「2026.9.3」「2026/09/03」「9/3」のように書き方が揺れるので、年の無い日付は前後のページから年を補う規則を持ちます。補った日付には印を付け、判定の根拠に残します。

立会人の確認までの日数は、本文の日付と立会人の欄の日付の差で計算します。 社内のルールが「記載から30日以内」なら、30日を超えたページを ng、立会人の欄が空のまま30日を超えていないページを「確認待ち」とします。確認待ちは不備ではありません。 次の点検で同じページを見直す対象として、貸出台帳の側に残します。

画像は、ページ全体を高い詳細度で渡します。 画像の詳細度には low、high、auto があり、low は512×512の低解像度で処理するため、画像内のテキストの認識の精度に影響する可能性があるとされています。二重線か一重線かは細部の問題なので、high を使います。

AIへ渡す前に整形する

1. ページの切り分け … スキャンしたPDFを1ページ1画像に分けます。見開きでスキャンしたものは左右に分けます
2. 向きの補正 … 横向きにスキャンされたページを回転させます
3. 解像度の確認 … Document Intelligence では、抽出するテキストの最小の高さは1024×768の画像で12ピクセルで、150dpiで約8ポイントのテキストに相当するとされています。手書きの細い字は下回りやすいので、300dpiでスキャンします
4. サイズの確認 … Azure OpenAI に渡す画像は20MBまでです。300dpiのカラーでも通常は収まりますが、超えるものは圧縮します
5. 対象のページの確認 … 受付票のページの範囲と、読み取ったページ番号を突き合わせます
6. 電子の研究ノートの区別 … 電子の研究ノートのPDFは、日付と記載者がシステムで記録されるため、署名欄と訂正の仕方の判定を省き、立会人の確認と外部データの参照先だけを見ます

3番目を軽く見ないでください。 複合機の既定の設定は、文字の書類向けに解像度を下げていることがあります。署名が薄く読み取れないだけのページは、「署名がない」と区別がつきません。

AIに処理させる

させるのは、ページの画像を見て、画像でしか分からないルールの項目を判定し、根拠を書くことだけです。 日付の順序やページの抜けは、規則で先に決まっています。

空白の扱いを画像で見るのは、文字の読み取りでは「何も無い」ことが分からないからです。 読み取り結果は書かれた文字の一覧で、書かれていない場所は返ってきません。第3章の（b）の見落としは、画像を見せて初めて拾えます。

ng と unclear を分けるのが、この表でいちばん大事なところです。 ng はルールが守られていないとAIが判断したもの、unclear は画像からは判断がつかないものです。unclear は研究者に返さず、点検の担当がノートの実物を見て決めます。 実物を見れば一目で分かることを、研究者に問い合わせないためです。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 前後のページの日付から「この日のはず」と埋めると、日付が無いという不備そのものが消えます。 年の無い日付を規則で補うのとは違い、日付が1つも無いページは ng のままにします。

指示内容を固定する

あなたは研究所の研究管理室で、研究ノートの記載ルールの点検をする立場です。
渡すのは、研究ノートの1ページの画像と、そのページの読み取り結果です。
研究の内容は評価せず、記載ルールが守られているかだけを判定してください。

【判定する項目】
R3 記載者の署名欄に手書きの署名がある
R4 訂正箇所は二重線で消され、元の記載が読める。訂正日と署名がある
R5 修正液・塗りつぶし・上から貼った紙で、元の記載が隠れていない
R6 貼り付けたチャート・写真に、貼付の日付と署名がある
R7 ページ内の大きな空白に、斜線などの処理がある
R8 立会人の欄に手書きの署名と日付がある

【status の選び方】
- ok ........ 画像から、ルールが守られていると判断できる
- ng ........ 画像から、ルールが守られていないと判断できる
- unclear ... 画像からは判断がつかない（かすれ、影、切れ、薄い記載）
- na ........ そのページに該当する箇所がない（訂正が無い、貼付物が無い）
迷ったときに ok も ng も選ばず、unclear を選んでください。

【厳守事項】
- 書かれていない日付・署名を、前後のページや文脈から推測して補わないでください。
- 署名が誰のものか、本人の筆跡かは判定しないでください。欄に記載があるかだけを見てください。
- 訂正前の記載を読み取って書き出さないでください。読めるかどうかだけを判定してください。
- 研究の内容の要約、評価、感想を書かないでください。
- evidence には、判定の根拠にした箇所を「ページ上部の日付欄」「左下の貼付物」のように
  位置で書いてください。研究の内容は書き写さないでください。
- 研究ノートのページではない（表紙、目次、白紙）と判断した場合は、page_type に書いて
  判定をしないでください。

【記載ルールの表】{rules}
【このページの読み取り結果】{layout_result}
【規則で確認済みの項目】{rule_checks}

「訂正前の記載を書き出さない」を明記しないと、親切に読み取ります。 二重線の下の文字を「元は○○と書かれていました」と書き出すと、点検の記録に研究の内容が残り、配る範囲が広がります。 点検に要るのは、読めるかどうかだけです。

「位置で書く」も同じ理由です。 根拠に本文を写させると、上長への連絡に実験の条件がそのまま載ります。位置で書けば、本人と上長はノートの該当箇所を開いて確かめられます。

出力形式を固定する

ページごとに、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "notebook_no": "",
  "page_no": "",
  "page_type": "entry | cover | index | blank",
  "checks": [
    { "rule": "R4", "status": "ok | ng | unclear | na",
      "evidence": "", "note": "" }
  ]
}

checks には、R3〜R8の6項目の要素を並べます。規則で確かめたR1（日付）とR2（ページ番号の連続）、立会人の確認までの日数は、プログラムが同じ形で足します。

1つ目の理由は、ページ×ルールの表にできることです。 研究者ごとに、どのルールのどのページが ng かを一覧にでき、「訂正の仕方の不備が多い研究者」「立会人の確認が遅れがちな部門」が数で見えます。

2つ目は、unclear を人の確認に回す流れを機械で作れることです。 unclear が1つでもあるページは点検の担当の確認画面に出し、ng だけのページは連絡の下書きに載せます。

3つ目は、evidence を位置で持つことで、連絡にそのまま使えることです。 「12ページ 左下の貼付物：貼付の日付と署名がありません」と書けば、本人は迷わずにそこを開けます。

システムへ連携する

連絡は、確定してから人が送ります。 自動で研究者に送ると、unclear を誤って ng とした1件がそのまま届きます。

本人向けと上長向けで、載せる中身を変えます。 本人向けは「12ページ 左下の貼付物：貼付の日付と署名がありません」のようにページと位置まで書き、直し方を添えます。上長向けは、ルールごとの件数と、立会人の確認が遅れているページの数だけにします。上長に個々のページの不備を並べて送ると、点検が人事評価の材料のように受け取られます。

人が確認する

1. unclear のページを実物で見る … ノートが手元にあるうちに確かめます。多くはかすれや影で、ノートを見れば決まります
2. ng のページを画像で見る … 根拠の位置を見て、本当にルールに外れているかを確かめます
3. 規則の判定の確認 … 年を補った日付、ページ番号の抜けを確かめます。ページ番号の抜けは、スキャンの取り漏れのことがあります
4. 連絡の下書きを直す … 本人向けは不備のページと直し方、上長向けは件数と傾向にします
5. 判定を覆したら記録する … どのルールのどのページを、どちらに変えたかを残します

3番目を省かないでください。 ページ番号の抜けはノートの破り取りを疑わせる不備で、研究者に返すと強い指摘になります。 スキャンの取り漏れでないことを確かめてから返します。

目標は、60件をならして1件10分です。 印の付くページが全体の1〜2割という想定で、それより多い月は、スキャンの設定かルールの表の書き方を見直します。

例外に対処する

上から2行目までが大半を占めます。 どちらもAIの問題ではなく、スキャンの手順の問題です。 スキャンの手順書を直すほうが、判定の精度を上げるより効きます。

記録を残す

• スキャンした画像と受付票、スキャンした日時
• 読み取り結果と、規則で確かめた項目（日付、ページ番号、立会人の日数）
• AIが返した判定のJSON（ページ×ルール）
• 人が判定を覆した記録と理由
• 本人と上長に送った連絡の確定版と、送った日時
• 研究者ごと・ルールごとの ng と unclear の件数の推移

スキャンした画像は、点検の記録として残すもので、研究ノートの原本の代わりではありません。 原本は製本されたノートです。保存期間とアクセスできる人は、研究ノートと同じ扱いにします。

判定のJSONには、そのとき使った記載ルールの表の版も残します。 ルールは改訂されるもので、改訂前に書かれたページを改訂後のルールで ng にしてはいけません。どの版で判定したかが残っていれば、改訂の前後で数字が変わった理由を説明できます。

最後の行は、研修の材料になります。 特定のルールの ng が部門全体で多いなら、研究者個人ではなく、ルールの伝え方に問題があります。