対外発表の資料を公開前に点検して未出願の発明と秘密情報の記載を洗い出す

処理の起点を決める

最小構成では、知財担当が点検の依頼を受け取ったときが起点です。

半自動化では、提出フォームの送信を起点にします。Google Apps Script のインストール可能なトリガーには、ユーザーがフォームに回答すると実行されるフォーム送信トリガーがあり、Google フォーム用とシート用の2種類があります。このトリガーは常に作成者のアカウントで実行されるため、部署の管理用アカウントで設定します。

共有フォルダを見る形にするなら Power Automate の SharePoint コネクタが使えますが、「フォルダーにファイルが作成されたとき」は公開ドキュメント上で非推奨とされ、代替は「ファイルの作成時（プロパティのみ）」です。

提出の締切は運用で決めてください。 決めがないと、急かされた点検は減りません。

入力データを集める

公開前チェック基準が、この構成の本体です。 8区分から始められます。

H区分の背景として、不正競争防止法第2条第6項は営業秘密を「秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上又は営業上の情報であって、公然と知られていないもの」と定義しています。個別の情報がこれに当たるかは法務部門に確認してください。 基準表は、その判断に回すべき記載を拾う社内ルールです。

データの取得方法を決める

最小構成： ファイルを知識として置ける機能を使います。

• Claude のプロジェクト … 文書やテキストを知識として置き、指示を設定できる
• ChatGPT のプロジェクト … 文書・表計算・PDFを参照資料として追加し、指示を書ける
• Gemini の Gem … カスタム指示を入れ、［知識］に端末や Google ドライブのファイルを足せる
• Microsoft 365 Copilot の Notebooks … OneDrive・SharePoint のファイルを参照に追加できる

Claude のプロジェクトは、有料プランでは知識が大きくなると検索して使う方式になります。全項目が毎回読まれる前提にしないでください。 基準表は100項目程度に収めます。

AIへ渡す前に整形する

1. 図やグラフの中の文字をテキストでも提出してもらう … 条件値はスライドの図の中にあることが多く、貼り付けたテキストには入りません
2. 伏せ字の範囲を先に決める … 顧客名、共同開発先の名称、未公開の出願番号は記号に置き換えます
3. 注記と図表のキャプションを本文と同じテキストに含める … 条件値はキャプションに出ます
4. 機械的に拾える語はプログラムでも拾う … 数値と単位の組、型式らしい英数字、社名を正規表現で拾い、AIの表にない語を確認対象に足します

AIに処理させる

やらせないこと： 公開してよい・いけないの判定、出願済みかどうかの推測、新しい技術説明や数値を足す書き換え案、条文番号や法的な結論の記載。

生成AIに「この技術は出願されていますか」と聞けば、それらしい答えが返りますが、根拠はありません。AIがするのは「出願されていれば問題にならないが、されていなければ問題になる記載」を挙げることだけです。

指示内容を固定する

あなたは、社外へ出す技術資料の公開前点検を補助する担当者です。
知識の【公開前チェック基準】【過去の指摘記録】【用語の言い換え表】
だけを基準に、資料から「人が確認すべき箇所」を表にしてください。

【厳守事項】
- 公開してよい、問題ない、掲載可、といった判定は書かないでください。
- この技術が出願済みか、出願できるか、特許になるかを書かないでください。
  判断できるのは「出願前であれば確認が要る記載かどうか」だけです。
- 該当箇所は資料から一字一句そのまま引用してください。
- 基準番号は【公開前チェック基準】の番号だけを使い、当てはまらない
  気づきは番号を「なし」として表の最後に並べてください。
- 書き換え案は「数値を範囲にする」「装置名を一般名にする」
  「工程の順序を書かない」「相手方を業種に置き換える」の4方向に限り、
  資料にない技術説明・数値・効果を足さないでください。
- 図やグラフの中身は確認できません。図があれば「図の中は未確認」と
  表の下に書いてください。
- 法令の条文番号や、法的な結論は書かないでください。
- 最後に、使った基準表の版（ファイル名の日付）を書いてください。

【媒体】{media}　【公開予定日】{publish_date}
【伏せ字】{masked}
【資料】{document_text}

「公開してよい、と書かない」の1行が最も重要です。 これがないとAIは「一般的な技術説明の範囲で、問題ないと考えられます」と書き、それを読んだ知財担当の読む手が緩みます。「出願済みかを書かない」も同じ理由で必須です。

出力形式を固定する

最小構成では表で返させます。

半自動化では、検査のためJSONで返させます。

{
  "rule_version": "2026-09-01",
  "findings": [
    { "quote": "", "type": "", "rule_id": "H-01",
      "reason": "", "confirm_with": "", "suggestion": "" }
  ],
  "figures_unchecked": true
}

quote が資料にない指摘は捨て、rule_id が基準表にないものは「基準外」に回します。出力に「問題ありません」「公開可」「出願済み」が含まれていないかも機械的に検査します。

システムへ連携する

最小構成： AIの表を点検記録のスプレッドシートに貼り、判断の列を埋めます。技術者には判断後の指摘だけを返します。

半自動化： Apps Script が点検用スプレッドシートに1行1指摘で書き出し、機械的に拾った語のうちAIの表にないものを足します。台帳照合もここで行います。

指摘をそのまま技術者へ自動送信しないでください。 台帳を引いてから返さないと、技術者が「既に出しているはず」と自己判断して押し戻します。

人が確認する

全件、知財担当が判断します。 判断は「修正依頼」「このまま公開可（確認済み）」「出願の検討が先」の3つです。

• AIの表が空でも、資料は最後まで読む。 基準表にない型は拾われません
• 図・グラフ・写真の中身は資料で見る。 条件値は図の中にあることが多い箇所です
• 出願状況は必ず台帳で引く。 出願済みなら問題にならない指摘があります
• 発明者に確認する。 資料にない周辺の内容が未出願のこともあります

公開してしまった発明について、特許庁は新規性喪失の例外規定（特許法第30条）を案内しています。特許庁のページでは、適用を受けるには出願と同時に適用を受けようとする旨を記載した書面を提出し、出願から30日以内に要件を満たすことを証明する書面を提出する必要があるとされています。例外期間は平成30年の改正で6か月から1年に延長されました。この規定があるから公開してよい、とは読まないでください。 適用の可否と手続は個別の事情によります。

例外に対処する

記録を残す

• 資料の版、AIが返した表の全件（捨てた指摘を含む）、基準表の版
• 知財担当の判断、判断者、日時、照合した出願番号
• 公開した日・媒体・公開した内容そのもの（公開した版の資料）

最後の記録が重要です。 特許庁のQ&A集では、権利を有する者の行為で公開された発明が複数あるときは、原則としてそれぞれの公開について例外規定の適用を受ける手続が必要とされています。予稿集への掲載と学会発表で内容が異なる場合、学会発表で公開された発明は予稿集の発明と同一とみなせないことが多いとも示されています。「いつ、どの媒体で、何を出したか」を後から示せる状態が要ります。

月1回、「修正依頼が多い基準番号」と「AIが拾わなかった記載」を集計します。