取引先との契約交渉の Teams 会議の記録から、条項ごとの合意・持ち帰り・相手方の主張を交渉記録にまとめ、修正案に反映する点を法務担当に示す

処理の起点を決める

会議が終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。相手方の了解が得られず文字起こしをしなかった会議は、この構成に乗りません。

文字起こしを前提にするため、法務の担当者の会議ポリシーで Copilot を「会議中と会議後」に固定します。 管理者の会議ポリシーで Copilot を「On with saved transcript required」にすると、主催者の会議オプションが「会議中と会議後」になり、主催者は変えられないとされ、これが既定の値です。

ただし、文字起こしを始めるのは相手方の了解を得てからです。 公式のページでは、Copilot を「会議中のみ」にした場合、会議の後に保存されない音声の処理で動くとされています。相手方が記録を嫌う場合は、この設定に切り替えて会議中だけ使い、記録は従来どおり担当者のメモで作ります。 その会議は、この構成の対象から外します。

エージェントを動かすのは、会議の後1時間以内の手作業です。 法務の担当者は、会議の記憶が新しいうちに出力を確かめます。翌日に回すと、出力の正しさを自分の記憶で確かめられなくなります。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の条項の一覧です。 会議の中で条項の番号が言葉になれば、AIは発言を正しい条項に振り分けられます。一覧には番号・見出し・自社の案の要点の3つだけを書き、冒頭に件数を書きます。

【10/8 A社 利用契約 交渉 第2回 扱う条項（4件）】
第12条 損害賠償の上限   自社案：直近12か月の利用料の総額
第15条 再委託           自社案：事前の通知で足りる
第18条 監査             自社案：第三者の認証の報告書の提出で代える
第22条 データの返却     自社案：契約終了後30日以内

交渉方針の手引は、法務部長と作ります。 条項ごとに自社の基本の案を書き、「それで結構です」「御社の案で進めましょう」「その線で社内を通します」のような譲歩に当たる言い回しの例を並べます。例が無いと、AIは営業の相づちと譲歩を区別できません。

データの取得方法を決める

会議は、Agent Builder の知識で「その契約の交渉の会議」を個別に指定します。 「自分の Teams のチャットと会議」をまとめて選ぶと、すべての会議の文字起こしと予定表を探すとされています。別の顧客との交渉が混ざると、A社の会議でB社の条件を引くことが起きます。必ず個別に指定します。

契約書の案は、契約ごとのフォルダの中で最新の版だけを置きます。 古い版が同じフォルダにあると、どの版の条文を前提にした記録かがぶれます。古い版は「履歴」のフォルダに移します。

「指定した知識だけを使う」設定を有効にします。 Agent Builder の「Only use specified sources」は、指定した知識を優先させる設定で、一般的な知識を完全には止めないとされています。指示の側でも「一般的な契約の慣行で補わない」と書いておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議を自社の法務が主催する … 営業や相手方から届いた招待は使わず、法務で設定し直します
2. 扱う条項の一覧を前日にチャットへ貼る … 番号・見出し・自社の案の要点の3つだけにします
3. 会議の冒頭で、記録に使うことを相手方に伝える … 了解が得られてから文字起こしを始めます
4. 条項を番号で呼ぶ … 「では第12条、損害賠償の上限について」と、条項に入るたびに番号を言います
5. 最後に確認事項を読み上げる … 条項の番号ごとに「第12条は直近12か月の利用料の総額で合意、第15条は御社の持ち帰りで、来週金曜までにご回答」と一文で言います

どれも、会議の進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、人が会議の中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示を工夫するより効きます。

5番目の読み上げは、交渉の作法としても効きます。 相手方にとっても、何が決まったかを会議の中で確かめられる場面です。「いえ、第12条はまだ社内の確認が要ります」と言われれば、その場で持ち帰りに直せます。 読み上げなかった会議では、合意の判断が後に残ります。

AIに処理させる

させるのは、会議で言葉にされたことを条項ごとに拾い、決まった区分を付けることだけです。

区分の行がいちばん大事です。 合意とするのは、会議の最後の読み上げで相手方が確認した条項だけと手引に書いておきます。相手方の「その方向で検討します」は持ち帰り（相手方）、自社の「社内で確認します」は持ち帰り（自社）です。

譲歩の行は、営業の発言のために置いています。 法務の担当は、自分が言ったことは覚えています。覚えていないのは、隣の営業が言ったことです。

指示内容を固定する

あなたは法務部の契約グループの担当者を手伝い、取引先との契約交渉の会議の
交渉記録と、次の修正案に反映する点の一覧を作る立場です。
指定した会議の文字起こしと会議のチャット、交渉中の契約書の案、
埋め込んだ交渉方針の手引と様式だけを見てください。
一般的な契約の慣行や、他の取引先の交渉の内容で補わないでください。

【拾うもの】
- 条項ごとに、条項の番号、相手方の主張（引用）、主張の理由（引用）、
  自社の回答の要点、区分、根拠の時刻。
- 自社の出席者の発言のうち、手引の譲歩の言い回しに当たるもの（発言者・引用・時刻）。
- 持ち帰りの持ち主と期限。
- 次の修正案に反映する点。

【区分の付け方】
- 合意：会議の最後の確認事項の読み上げで、相手方が確認した条項だけ。
- 持ち帰り（相手方）：相手方が検討する、社内で確認すると述べた条項。
- 持ち帰り（自社）：自社の出席者が検討する、確認すると述べた条項。
- 主張のみ：主張が述べられたが、どちらも持ち帰りと述べていない条項。
- 判断できない：上のどれにも当てはまらない場合。迷ったときに「合意」を選ばないでください。

【厳守事項】
- 相手方の主張と理由は、言葉どおりに引用してください。要約したり、強めたり弱めたりしないでください。
- 理由が述べられていなければ「理由の発言なし」としてください。推し量って書かないでください。
- 条項は、会議のチャットの一覧にある番号で特定してください。特定できない発言は「要確認」としてください。
- 条文を書き直したり、修正案の文言を作ったりしないでください。
- 相手方の主張が妥当かどうかを書かないでください。
- 持ち帰りの期限が発言に無い場合は「要確認」としてください。
- 修正案に反映する点には、合意の条項と、自社の譲歩があった条項だけを並べてください。

【出力】
1. 条項ごとの記録（表。一覧の件数と同じ数）
2. 自社の発言の中の譲歩（表）
3. 持ち帰りの一覧（相手方の分と自社の分を分けて）
4. 修正案に反映する点（条項の番号／現在の案の要点／反映する内容／根拠の時刻）
5. 担当者への注意（要確認・判断できない・譲歩の可能性の箇所）

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 担当者は会議ごとに「今日のA社の交渉の記録を作って」と頼むだけにします。毎回指示を貼り直すと、人によって指示が変わります。

「迷ったときに合意を選ばない」を明記しているのは、誤りの重さが左右で違うからです。 持ち帰りを合意と取り違えれば、修正案で相手方の検討中の条項を書き換え、相手方の信頼を損ねます。 合意を持ち帰りと取り違えても、次の会議で確かめれば済みます。

出力形式を固定する

エージェントには、表の形で返させます。 この構成ではシステムへの自動登録をしないため、JSON ではなく、法務の担当と営業が読んで直しやすい表を出力の形にします。

【条項ごとの記録（4件）】
| 条項 | 相手方の主張（引用） | 理由（引用） | 自社の回答 | 区分 | 時刻 |
| 第12条 | 「上限は年間の利用料の2倍にしていただきたい」 | 「社内の基準で、2倍を下回ると決裁が通りません」 | 12か月分を維持 | 持ち帰り（相手方） | 00:12:30 |
| 第22条 | 「30日では短いです」 | 「移行先の選定に通常60日かかります」 | 60日で検討 | 持ち帰り（自社） | 00:38:05 |

【自社の発言の中の譲歩】
| 発言者 | 引用 | 条項 | 時刻 |
| 営業 | 「監査は、報告書の提出で足りなければ、年1回の訪問でも結構です」 | 第18条 | 00:29:50 |

1つ目の理由は、根拠の時刻で文字起こしに戻れることです。 Copilot は、応答に使った情報源を示すとされています。法務の担当は時刻から発言を開き、引用が言葉どおりかを確かめます。

2つ目は、主張と理由を別の列に置けることです。 理由が書かれていれば、修正案で出す代わりの案が作れます。第12条なら「2倍を下回ると決裁が通らない」という理由に対して、上限の対象を限る案を考えられます。

3つ目は、譲歩を独立した表にできることです。 条項ごとの記録の中に埋もれさせると、営業は自分の発言を探しません。譲歩の表だけを営業に見せ、「この発言で合っているか、法務と相談済みか」を確かめてもらいます。

システムへ連携する

契約書の案には、エージェントから書き込みません。 条文を書き直すのは法務の担当者で、修正履歴を付けて Word で作ります。 反映する点の一覧は、その作業の手元に置く確認表です。

相手方には、交渉記録を送りません。 交渉記録は社内の記録です。相手方に確かめるのは、会議の最後の読み上げと、修正案の送付のときの説明で行います。

人が確認する

この構成では、全件を人が確かめます。 交渉の記録は、修正案と次の交渉の土台になるからです。

1. 合意の条項を先に見る … 読み上げで相手方が確認した発言を、文字起こしで確かめます
2. 譲歩の表を営業に確かめてもらう … 発言の意図と、法務と事前に相談した範囲かを聞きます
3. 相手方の主張と理由の引用を確かめる … 根拠の時刻から発言を開きます
4. 持ち帰りの期限の「要確認」を埋める … 期限が言われていなければ、相手方に確かめる連絡を営業に頼みます
5. 手引の範囲を超える譲歩があれば、法務部長に上げる … その譲歩を認めるか、次の会議で戻すかを決めます

2番目と5番目を省かないでください。 営業の譲歩は、修正案を出す前に法務が知らないと取り返しがつきません。譲歩を認めないと決めた場合、次の会議の冒頭で、営業から相手方に伝え直してもらいます。

目標は、1回あたり21分です。 録画の見返しが無くなり、確かめる箇所が時刻で示されることで、見る場所が決まります。

例外に対処する

上から1行目は、交渉の主導権の話でもあります。 大手の顧客ほど、自社の会議の招待を送ってきます。営業から「議事の記録のため、こちらで会議を設定させてください」と最初に伝える決まりにします。

読み上げの前に相手方が退出する行も、思ったより多く起きます。 交渉の会議は時間が押しがちで、相手方の役職者が先に抜けます。読み上げは会議の終わりではなく、終わる10分前に置くと決めておくと防げます。

記録を残す

• 会議の文字起こしと、会議のチャットに貼った条項の一覧
• エージェントの出力（条項ごとの記録・譲歩・持ち帰り・反映する点）の全文
• 法務の担当が直した箇所 … どの区分を、どちらに変えたか
• 営業の譲歩の確認の結果と、法務部長の判断
• 修正案の版と、反映した点の対応
• 契約ごとの「判断できない」と「要確認」の件数

エージェントの出力は、交渉記録とは別に保存します。 Copilot とのやり取りの履歴は、文字起こしが使えなくなると消えるとされています。出力を Word の別ファイルとして、審査の依頼のフォルダに置きます。

4つ目の記録は、後の紛争で効きます。 契約の後に解釈で争いになったとき、どの会議で、誰が、どの言葉で譲ったかが条項ごとに追えます。