船会社・フォワーダーから届く日英混在のブッキング確認書を読み取り、本船名・航海番号・カット日・コンテナ本数を輸出案件の台帳に転記して、搬入の段取りに響く変更を拾う

処理の起点を決める

輸出課の共有アドレスにメールが届いたことを起点にします。 担当者の個人のアドレスに届く確認書は、船会社とフォワーダーに送り先を共有アドレスへ変えてもらいます。 変えてもらえない相手の分は、個人のアドレスから共有アドレスへの自動転送を設定します。確認書が担当者の不在で止まらないようにすることが、この構成の最初の効果です。

Power Automate がメールを受け取ったら、添付のPDFを受信フォルダに保存し、読み取りを始めます。1日1回の定時処理にはしません。 差し替え版の変更は、届いたその時から段取りに響くからです。

処理が終わったPDFは処理済みのフォルダへ移し、失敗したものは受信フォルダに残します。 受信フォルダに残っている数が、そのまま未処理の数になります。

添付の無いメールにも気をつけます。 「本船遅延のため搬入締切を変更します」といった連絡が、確認書の差し替えより先にメール本文だけで届くことがあります。この構成は添付のPDFを読むものなので、本文だけのメールは読み取りの対象外です。ブッキング番号を含み添付の無いメールは、「本文のみの連絡」として担当者に転送するルールだけを Power Automate に置きます。

入力データを集める

質を決めるのは、送り主の一覧の「日付の書き方の型」です。 「10/14/2026」は米国式なら10月14日ですが、「04/10/2026」は日・月の順なら10月4日、月・日の順なら4月10日です。 確認書の上では区別がつきません。送り主ごとに型を決めておき、書式をそろえるときに使います。

変更の振り分け表は、輸出課で決めます。 どの変更で誰に連絡するかは会社ごとに違い、AIに判断させると、日によって通知したりしなかったりします。

データの取得方法を決める

レイアウトモデルを、問い合わせの項目を付けて呼びます。 言語は指定しません。ドキュメントの言語を確信していない限り、言語コードを指定しないことが勧められています。日英が混在する行も含めて、言語の指定なしで抽出されるとされています。

問い合わせの項目は、次の17項目にします。 上限の20項目に収め、台帳の列と1対1にします。

台帳の現在の値は、ブッキング番号で引きます。 ブッキング番号が読めなかったときに、本船名と出港予定日で探すことはしません。同じ本船に複数のブッキングがあるので、取り違えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 送り主の特定 … メールアドレスから送り主の一覧を引き、日付の書き方の型を決めます。一覧に無い送り主は「送り主未登録」で人に回します
2. 添付の選別 … 確認書以外の添付（会社案内、約款の抜粋、署名の画像）を外します。ファイル名とページ数で選び、迷うものは読み取って項目がほとんど取れなければ外します
3. パスワードの確認 … パスワードでロックされたPDFは、提出前に解除が必要です。解除できないものは送り主に依頼します
4. ページの絞り込み … 確認書の後ろに約款が何ページも付いている様式は、pages で確認書のページだけを読みます
5. 同じ版の重複の確認 … 同じブッキング番号・同じ発行日のPDFが二度届いたら、2通目は読み取らずに記録だけ残します

読み取った後の書式の統一は、次の決まりで行います。

4番目は費用に効きます。 読み取りはページ単位で数えられ、問い合わせの項目は別の料金体系です。裏面の約款まで毎回読むと、確認書1通の費用が何倍にもなります。

AIに処理させる

読み取りは Azure AI Document Intelligence、値が取れなかった項目の補いは Azure OpenAI、比較と振り分けは Python と分けます。

Azure OpenAI に渡すのは、取れなかった項目の名前と全文だけです。 取れた項目まで渡して「確かめて」と頼むと、信頼度の高い値を書き換えてきます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「04/10」を見た生成AIは、文脈からそれらしい順序を選びます。選んだ根拠は残りません。 日付の解釈は、送り主ごとの型という決まった規則に置きます。

指示内容を固定する

値が取れなかった項目を、Azure OpenAI に全文から探させるときの指示です。

あなたは輸出業務の担当者です。
下の【確認書の全文】は、船会社またはフォワーダーから届いた
ブッキング確認書をOCRで読み取ったものです。日本語と英語が混在しています。
【探す項目】に挙げた項目だけについて、全文の中から値を探してください。

【厳守事項】
- 全文に書かれている文字列を、そのまま value に写してください。
  日付の書き方を直す、月と日を入れ替える、年を補うことをしないでください。
- 見つからない項目は status を not_found にしてください。推測で埋めないでください。
- 候補が2つ以上あって1つに決められない場合は、status を ambiguous にし、
  candidates にすべての候補を写してください。
  例：搬入締切が2か所に違う日付で書かれている場合。
- 値の根拠にした行を evidence にそのまま写してください。
- 【探す項目】以外の項目について書かないでください。
- 変更があったかどうか、重要かどうかを判断しないでください。

【探す項目】{missing_fields}
【項目の説明と、確認書での呼び方の例】{field_glossary}
【確認書の全文】{content}

「年を補わない」を書いているのは、年をまたぐ時期の確認書のためです。 12月に届いた確認書の「JAN 08」に、生成AIは届いた年を補います。年の補い方は、出港予定日との前後関係で Python が決めます。

「候補が2つ以上なら ambiguous」も大事です。 差し替え版には、旧い締切が取り消し線で残り、新しい締切が横に書かれている様式があります。OCRには取り消し線が見えないことがあり、片方だけを選ばせると旧い日付を拾います。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "booking_number": "",
  "fields": [
    { "name": "CyCutOffDateTime", "value": "", "status": "found | not_found | ambiguous",
      "candidates": [], "evidence": "" }
  ]
}

Azure OpenAI の Structured Outputs で形を固定します。すべての項目を必須にし、additionalProperties を false にすることが求められていて、status に決めていない値が返ってこなくなります。

Python は、レイアウトモデルの結果と合わせて、台帳と比べる形にそろえます。

元の文字列を残すのは、書式をそろえる処理の誤りを人が見つけるためです。 そろえた後の値だけだと、月日の入れ違いが起きても、整った日付に見えます。

「取り方」の列で、生成AIが補った値を分けます。 補った値は、信頼度にかかわらず人が確かめる対象にします。

変更の振り分け表は、たとえば次のようにします。

システムへ連携する

台帳そのものには書き込みません。 書くのは下書きのシートまでで、担当者が確かめて反映します。台帳は物流部の全員が見て手配を決める場所で、未確認の値が入ると後ろの工程がそれを信じて動きます。

人が確認する

担当者が見るのは、次のどれかに当たる項目だけです。

1. 段取りに響く変更があった項目 … 確認書の該当箇所と、台帳の値を並べて見ます
2. 信頼度が低い項目 … 読み取りの信頼度が決めた値を下回る項目
3. 生成AIが補った項目と、ambiguous の項目 … 元の文字列と根拠の行を見ます
4. 新規のブッキング … 初回だけは全項目を流し見ます

信頼度の基準値は、最初は高めに置きます。 信頼度は予測が正しい確率の推定で、精度が重要な場面では自動で受け入れるか人の確認に回すかの判断に使えるとされています。運用の初めの1か月は、人が見た結果と信頼度を並べて記録し、基準値を決め直します。

1番目は、通知を受けた担当者がその日のうちに見ます。 変更の確認が遅れると、通知した意味がありません。通知には確認書のPDFと、変わった項目の新旧の値を並べて載せます。

4番目の新規を全項目見るのは、以後の比較の基準になるからです。 新規の確認書で台帳に入った値が、差し替え版と比べる相手になります。最初の値が誤っていると、以後の比較はずっと誤った値との比較になります。

目標は、300通をならして1通2分です。 変更も信頼度の低い項目も無い確認書は、一覧で確かめるだけになります。

例外に対処する

2行目を軽く見ないでください。 船会社によっては、本船の変更でブッキング番号を振り直します。新規として台帳に行を作ると、同じ貨物の行が2つでき、古い行の締切で手配が進みます。

記録を残す

• 元のPDFと、受け取った日時・送り主
• 読み取り結果のJSONの全文
• 生成AIが補った項目と、その根拠の行
• 比較の結果（項目ごとの新旧の値と振り分け）
• 通知した日時と相手
• 担当者が確かめた日時と、台帳に反映した値

4つ目の新旧の値は、後から「いつ締切が変わったのか」を答えるためです。 搬入が間に合わなかったとき、変更の確認書がいつ届き、いつ誰に知らせたかが残っていないと、原因を追えません。

送り主ごとの変更の回数も集計します。 差し替え版が特に多い送り主は、ブッキングの段階での条件の詰め方を見直す材料になります。