自動車教習所に届く教習生の予約変更・技能教習・検定の問い合わせを Zapier で分類し、担当への振り分けと所内の決まりに沿った回答の下書きを作る

処理の起点を決める

受付アドレスに届いたメールを、Gmail の New Email Matching Search で拾います。 Zapier の Gmail のページでは、指定した検索の文字列に合う新しいメールが届いたときに動くトリガーです。検索の文字列は「受付アドレス宛て、かつ『処理済み』のラベルが無い」にし、Zap が付けたラベルのメールで二度動かないようにします。

Webの問い合わせフォームの送信も、同じ入口で拾います。 フォームの送信は受付アドレスにメールで届くので、送り元の書き方（フォームの通知の送信元）で見分けて、本文から教習生の番号と用件の選択肢を取り出します。入口を2つに分けると、どちらかが止まったときに気づきにくくなります。

営業時間外に届いたメールも、届いたときに分類します。 当日の取消は、前の晩や当日の早朝に届くことが多いからです。知らせは受付の全員の携帯で見られるメールに送り、朝の受付の開始前に割当を組み直せるようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、所内の決まりの文書です。 取消の締切は「前日の17時まで」のように時刻まで書き、料金は料金表の行のとおりに書きます。見出しは用件の分類と同じ名前にそろえます。 見出しがそろっていれば、AIは用件ごとに同じ箇所を写します。

文書には、AIが答えてはいけない事柄も書いておきます。 「教習の期限、仮免許の有効期間、残りの時限、検定の合否は、教習の管理システムで担当が確かめて答える」と文書の冒頭に書きます。 知識の元に書かれていれば、下書きの中でその欄を空けやすくなります。

データの取得方法を決める

教習の管理システムからは、データを取りません。 教習生の予約と教習の進み方は教習所の中の仕組みにあり、外のワークフローから読み出す経路を作らないことで、教習生の記録を外へ出しません。担当は画面で引いて、下書きに書き足します。

知識の元の文書は、決まりを変えた日に必ず直します。 公式のヘルプでは、知識の元は削除するまでアカウントに残るとされています。取消の料金を変えたのに文書が古いままだと、古い料金で下書きが作られ続けます。 文書の先頭に「最終更新日」を書き、受付の誰が直したかを残します。

AIへ渡す前に整形する

1. 自動の返信の除外 … 不在の通知や配信の失敗の通知は、分類せずに「処理済み」のラベルだけ付けます
2. 引用の除去 … 返信の本文に付いてくる前のメールの引用と署名を落とします
3. フォームの通知の整形 … フォームの通知なら、教習生の番号と用件の選択肢を項目に分けます
4. 教習生の番号の形の確認 … 番号の桁と形が教習所の決まりに合うかを、Formatter で見ます
5. 当日かどうかの判定の材料 … 受け取った日時を項目として AI ①に渡します

前処理の順番は、AIの前に置けるものを先にします。 1番から4番までは Zap の条件と Formatter で済み、AIのタスクを使いません。 自動の返信や配信の失敗の通知を AI ①まで通すと、月900件のうち1割近くがそれで占められることがあります。

5番目で受け取った日時を渡すのは、「明日」「今日の3時間目」を日付にするためです。 AIには受け取った日時と、書かれた言葉だけを渡し、「当日の取消か」を真偽で返させます。 曜日や祝日の数え方を AI に任せると誤るので、真偽が真になったものだけを知らせ、 日付は担当が確かめます。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 ①は分類と抜き出し、②は回答の下書きです。

deadline を別の分類にするのは、AIの下書きを最も制限する用件だからです。 期限の問い合わせには、決まりの説明だけを書かせ、日付の欄は空けます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「入所したのは4月10日です。期限はいつですか」と書かれていると、AIは9か月を足して「1月9日まで」と答えます。 実際の期限は、教習所の管理システムの値です。計算そのものを禁じ、日付の欄を空けさせます。

指示内容を固定する

分類と抜き出し（①）の指示です。

あなたは自動車教習所の受付として、教習生や保護者から届いたメールを用件で分けます。

【入力】
- 受け取った日時：{received_at}
- メールの本文：{body}

【すること】
- category を次から1つ選ぶ：booking_change, lesson_progress, classroom,
  exam, deadline, fee, shuttle, other
- 主な用件とは別の用件があれば sub_topics に並べる
- student_no、course、requested_slot は本文に書かれたまま写す。書かれていなければ空
- same_day_cancel は、受け取った日と同じ日の技能教習を取り消したいと
  書かれているときだけ true
- sender_role は、本文から保護者と分かるときだけ guardian、それ以外は student

【厳守事項】
- 教習生の番号を推し量って補わないでください。
- 迷ったときは other を選んでください。

回答の下書き（②）の指示です。

あなたは自動車教習所の受付として、教習生への返信の下書きを作ります。
送る前に担当が教習の管理システムで記録を確かめ、空欄を書き足します。

【入力】
- 用件：{category}（ほかの用件：{sub_topics}）
- 教習の種類：{course}
- 予約の日と時限：{requested_slot}
- 送り手：{sender_role}
- 知識の元：所内の決まりの文書

【本文の組み立て】
1. 問い合わせへのお礼を1文。
2. 用件の受け止めを1文。
3. 所内の決まりの文書の、その用件の見出しの記載を、締切や料金はそのまま写して箇条書きで。
4. 教習生ごとに違う事柄は【担当が記入：期限】【担当が記入：残りの時限】
   【担当が記入：予約の日時】のように空欄で置く。
5. ほかの用件があれば、それぞれ担当の係から連絡すると1文。

【厳守事項】
- 教習の期限、仮免許の有効期間、残りの日数を計算しないでください。必ず空欄にしてください。
- 検定を受けられる、合格した、と書かないでください。
- 予約を取った、取り消した、と書かず、「承りました。手続きの結果は改めてお知らせします」と書いてください。
- 所内の決まりの文書に無い料金・締切・時刻を書かないでください。
- 送り手が guardian のときは、保護者の方への言葉づかいにしてください。
- 本文は400字程度。署名は入れないでください。

「必ず空欄にしてください」を、計算の禁止と並べて書きます。 計算を禁じるだけでは、AIは「入所から9か月以内です」と決まりの文を書いたうえで、親切に日付を添えます。 空欄の形まで決めておくと、担当が書き足す場所も一目で分かります。

「予約を取った」と書かせないのは、下書きの時点では予約の操作が済んでいないからです。 担当が管理システムで空きを見て、別の時限を提案することもあります。

出力形式を固定する

①の分類と抜き出しは、AI by Zapier の出力項目で次の形に決めます。

{
  "category": "booking_change",
  "sub_topics": ["exam"],
  "student_no": "24-0815",
  "course": "普通車AT",
  "requested_slot": "10月28日 3時限目",
  "same_day_cancel": false,
  "sender_role": "student"
}

1つ目の理由は、category を Paths の条件にそのまま使えることです。 公式のヘルプでは、Paths の1つのグループに分岐を10まで置け、どの分岐にも合わなかったときに動く Fallback の分岐を1つ持てます。8つの用件を5つの担当の分岐にまとめ、Fallback には下書きを作らず受付へ知らせる操作だけを置きます。

2つ目は、same_day_cancel を真偽で返させることです。 「取消のようです」のような文で分岐が揺れません。真のときだけ、当日の取消の分岐で受付の全員へ知らせます。

3つ目は、sub_topics で2つ目の用件を落とさないことです。 主な用件で下書きを作り、sub_topics にある係にも知らせます。第3章の（a）の「検定の問いが残る」が、ここで拾えます。

Paths は、条件に合う分岐がすべて動きます。 公式のヘルプでは、分岐は左から順に評価され、条件を満たす分岐はそれぞれ動くとされています。当日の取消の分岐と用件の分岐を同じグループに置くと、当日の取消のメールで両方が動きます。 それで構わない設計にし、当日の取消の分岐には知らせだけを置きます。

システムへ連携する

下書きは Create Draft Reply で、元のメールへの返信として置きます。 Zapier の Gmail のページでは、既存のメールへの返信の下書きを作る操作です。担当は受信のメールを開けば、その下に下書きがある状態になります。Reply to Email と Send Email は、教習生あてには使いません。

送った日時は、担当が受付の記録に書きます。 Gmail の下書きを送っても、Zap にはそれが伝わりません。記録の表に「送った」のボタンを置くか、担当が送った日時の欄を埋めます。Zapier Tables には、レコードのボタンが押されたときに動くトリガーがあり、送った日時をボタンで書き込めます。

人が確認する

担当が、すべての下書きを読んでから送ります。

1. 用件と担当を確かめる … ラベルと下書きの書き出しで、用件の取り違えが無いかを見ます
2. 記録を見て空欄を埋める … 教習の管理システムで、期限、残りの時限、予約の日時を引いて書き足します
3. 予約の操作をする … 予約の変更・取消は、管理システムで担当が行い、結果を下書きに書きます
4. 決まりの写し方を確かめる … 取消の締切と料金が、文書のとおりかを見ます
5. 送って記録する … 送ったら、受付の記録に送った日時を残します

用件を直したら、ラベルも付け直します。 ラベルと受付の記録の用件が食い違うと、毎朝の未返信の知らせが別の係に届きます。

2番目と3番目は、AIの前と変わらない作業です。 この構成で減るのは、読み分けて担当を決める時間と、決まりの文を打つ時間です。記録を見る時間はそのまま残ります。

目標は、900件をならして1件2分です。 決まりの説明で済む送迎や料金の問い合わせは1分ほど、予約の変更は管理システムで操作するので3分ほどかかります。

例外に対処する

6行目は、ほかの行より先に見ます。 「てんかんの治療を始めた」「通院で薬が変わった」のような書き方は、教習を続けられるかに関わり、教習所の責任者と本人が話して決める事柄です。AI ①の出力に「体調・病気・事故」の印の項目を足し、印があれば下書きの分岐に入れません。

記録を残す

• 受付の記録（メールの番号、受け取った日時、用件、担当、送った日時）
• 分類と抜き出しの結果（category、sub_topics、same_day_cancel、sender_role）
• 当日の取消を知らせた時刻と、受付が割当を組み直した時刻
• 担当が用件を変えた記録
• 使った知識の元の文書の最終更新日
• 毎朝の、送った記録の無いメールの件数

3つ目で、当日の取消の知らせが効いているかが見えます。 知らせから組み直しまでの時間が、朝の受付の開始より前に収まっているかを月ごとに見ます。

5つ目は、古い決まりで下書きが作られていないかを後から確かめるためです。 取消の料金を変えた月の下書きで、文書の最終更新日が変更日より前なら、その期間の返信を見直す範囲が決まります。