人材紹介会社のキャリアアドバイザーが、求人企業から届いた選考の見送りの連絡をもとに ChatGPT で候補者への不採用の通知文を下書きし、伝えてよい理由の範囲と言い回しの決まりを守る

処理の起点を決める

見送りの通知がキャリアアドバイザーに届いた時点を起点にします。 候補者は結果を待っています。書類選考の見送りは当日中、面接の見送りは翌営業日までに伝えるのを目安にし、通知が届いたらその日のうちにチャットに貼ります。

同じ候補者に複数の見送りが同じ日に届くことがあります。 そのときは、1社ごとにチャットを分けます。 2社のコメントを1つのチャットに貼ると、A社の理由がB社の通知文に混ざるおそれがあります。

企業担当がコメントを入れ直したときは、通知文を作り直します。 企業から「先ほどの理由を訂正したい」と連絡が来ることがあるためです。送る前であれば、新しいコメントで作り直し、古い下書きは使いません。

入力データを集める

質を決めるのは、不採用の伝え方の手引きです。 手引きには、どんな理由なら候補者に伝えてよいかを書きます。その土台にするのが、厚生労働省の公正な採用選考の考え方です。

厚生労働省の公正な採用選考の基本は、2つの点に立っています。 応募者の基本的人権を尊重すること、そして応募者の適性・能力に基づいた基準により行うことです。採用選考は「応募者が、求人職種の職務遂行上必要な適性・能力をもっているかどうか」という基準で行う必要があり、本籍地や家族の職業など本人に責任の無い事項や、宗教や支持政党など本来自由であるべき事項は、採用基準にしないことが必要とされています。

年齢についても、法令の決まりがあります。 厚生労働省のページでは、労働施策総合推進法が事業主に募集・採用で年齢を理由とした制限を設けることを禁じており、書類選考や面接で年齢を基準に採否を判断することも法の規定に反するとされています（例外の事由は別に定められています）。

データの取得方法を決める

プロジェクトの Sources に、3つのファイルを置きます。 不採用の伝え方の手引き、段階ごとの通知文の型、言い回しの決まりです。

企業のコメントと段階は、Sources ではなくチャットに貼ります。 公式の案内では、チャットに添付するのはそのチャットだけに使うファイルで、Sources のファイルはプロジェクトのチャット全体で使えるとされています。候補者ごとの情報をチャットに、全員に共通の決まりを Sources に置くことで、ほかの候補者の選考の情報が混ざるのを防ぎます。

推薦管理のソフトからは、決まった欄だけを写します。 段階、コメント、求人の要件の要点の3つです。候補者の職務経歴書や面接の評価表の全文は貼りません。 通知文を書くのに要るのは、企業が書いた理由と、それが求人の要件にかかわるかどうかを判断する材料だけです。

企業担当には、コメントを推薦管理のソフトに入れるときの決まりを1つだけ頼みます。 企業から届いた文を要約せず、届いたままの文で入れることです。企業担当が電話で聞いた理由を書き留める場合も、聞いた言葉のまま書きます。企業担当の段階で丸められると、キャリアアドバイザーが前処理の決まりを守っても、元の言葉は戻りません。

AIへ渡す前に整形する

1. 名前を印に置き換える … 候補者の氏名は〔候補者〕、企業名は〔企業〕、面接官の名前は〔面接官〕にします
2. コメントは言い換えずにそのまま貼る … 企業が書いた言葉のまま貼ります。キャリアアドバイザーが丸めると、unrelated が見えなくなります
3. 求人の要件の要点を添える … 「法人営業の経験3年以上」「英語で会議ができること」など。ability かどうかを判断する材料です
4. 候補者の希望を1行で書く … 「同じ業界で次を探したい」「しばらく選考を止めたい」など。通知文の最後の一文を決める材料です
5. コメントが無い見送りは、その旨を書く … 「理由のコメントなし」と書けば、理由を書かない型を使わせます

2番目が、この構成でいちばん大事な前処理です。 「ご年齢的に厳しい」を、キャリアアドバイザーが気をきかせて「ご経験とのバランスで」と書き換えて貼ると、ChatGPT はそれを ability と区分し、社内で確かめる一覧に上がりません。 第3章の（d）が、前処理の段階で起きてしまいます。

AIに処理させる

させるのは、コメントの区分け、通知文の下書き、社内で確かめる一覧の3つです。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「若い方を希望されていた」を伝えないように指示すると、「長く活躍いただける方を」と言い換えて通知文に入れてきます。 言い換えても、年齢を理由にしたことを候補者に伝える文です。unrelated の文は、通知文に一切使わないと書きます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示（全チャットに適用）：

あなたは人材紹介会社のキャリアアドバイザーで、求人企業から届いた
選考の見送りの連絡を、候補者に伝える通知文の下書きを作る担当です。

【使うもの】
- Sources の「不採用の伝え方の手引き」の区分の決まりに従ってください。
- Sources の「段階ごとの通知文の型」から、チャットに書かれた段階の型を使ってください。
- Sources の「言い回しの決まり」の「使わない言い回し」を使わないでください。

【作るもの（この順で）】
1. コメントの区分表：文｜区分｜理由（求人の要件のどれにかかわるか）
   区分は ability / comparison / position / vague / unrelated / personal のいずれかです。
2. 通知文の下書き（段階の型に沿って）
3. 社内で確かめる一覧：文｜区分｜確かめる相手（企業担当／管理者）
4. 言い回しの照合：下書きの箇所｜当たった「使わない言い回し」（無ければ「該当なし」）

【厳守事項】
- 通知文に使ってよい理由は ability / comparison / position の文だけです。
- unrelated / personal / vague の文は、言い換えても通知文に入れないでください。
  「長く活躍いただける方」「ご経験とのバランス」のような言い換えも禁止です。
- 企業のコメントを引用しないでください。手引きの言い回しに置き換えてください。
- コメントに無い理由を足さないでください。
- 年齢・性別・家族・出身地・宗教・支持政党・健康・容姿に触れた文は、
  必ず unrelated か personal にし、管理者を確かめる相手に入れてください。
- 企業の判断が適法かどうかを書かないでください。
- 〔候補者〕〔企業〕などの印はそのまま残してください。
- 次の求人の紹介を約束しないでください。候補者の希望の欄に沿った一文までにしてください。

チャットごとに貼る文：

段階：一次面接
求人の要件の要点：法人営業の経験3年以上／既存顧客の深耕の実績／普通自動車免許
企業のコメント：
「法人営業の経験は十分だが、既存顧客の深耕の具体例が少なかった。
 また、小さいお子様がいらっしゃるとのことで、出張の多い当ポジションは難しいと判断。」
候補者の希望：同じ業界で次の求人を見たい

「言い換えも禁止」を例の言葉付きで書いているのは、禁止だけでは言い換えてくるからです。 「伝えない」と書くと、ChatGPT は伝えないための丸めた表現を探します。丸めた表現の例を挙げて禁じることで、その文を通知文から外させます。

確かめる相手を「管理者」に固定しているのも意図してのことです。 unrelated の文は、企業の選考の判断にかかわります。キャリアアドバイザーと企業担当だけで片づけると、同じ企業で同じことが続いても会社として気づけません。

出力形式を固定する

区分表・下書き・一覧を、決まった順と列で受け取ります。

【1. コメントの区分表】
文｜区分｜理由
法人営業の経験は十分だが、既存顧客の深耕の具体例が少なかった｜ability｜要件「既存顧客の深耕の実績」
小さいお子様がいらっしゃるとのことで、出張の多い当ポジションは難しいと判断｜unrelated｜家族の状況に触れている

【2. 通知文の下書き（一次面接）】
〔候補者〕様
先日は〔企業〕の一次面接にお越しいただき、ありがとうございました。
選考の結果、誠に残念ながら、今回はご縁がなかったとのご連絡をいただきました。
〔企業〕からは、法人営業のご経験を評価いただいた一方で、
既存のお客様との取引を広げてこられたご経験について、
より具体的なお話を伺いたかったとのことでした。
同じ業界の求人について、改めてご案内させていただきます。

【3. 社内で確かめる一覧】
文｜区分｜確かめる相手
小さいお子様がいらっしゃるとのことで…｜unrelated｜企業担当／管理者

【4. 言い回しの照合】
該当なし

表に分ける理由は3つあります。

1つ目は、区分を人が確かめられることです。 下書きだけを見ると、どのコメントを使い、どれを外したかが分かりません。区分表があれば、キャリアアドバイザーは「この文を ability としてよいか」だけを確かめればよくなります。

2つ目は、社内で確かめる一覧がそのまま回せることです。 一覧の行を企業担当と管理者に渡せば、どの企業のどの選考で、どんなコメントがあったかが記録として残ります。

3つ目は、件数で企業ごとの傾向が見えることです。 企業ごとに unrelated と vague の件数を数えると、コメントの書き方を企業と話し合うべき相手が分かります。

システムへ連携する

どこにも自動では書き込みません。 候補者に送るのは、人が確かめた文だけです。社内で確かめる一覧も、人が送ります。

人が確認する

1. 区分表を確かめる … 特に ability と出た文が、本当に求人の要件にかかわるかを見ます
2. 下書きを確かめる … 区分表で外した文の中身が、言い換えて入っていないかを読みます
3. 名前と敬称を戻す … 〔候補者〕〔企業〕を戻し、候補者との関係に合わせて言い回しを整えます
4. 一覧が出たものを回す … 企業担当と管理者に送り、候補者への通知は先に送ってよいかを決めます
5. 送る

4番目の「先に送ってよいか」は、候補者を待たせすぎないための判断です。 一覧が出ても、候補者に伝える通知文からはその文を外してあるので、多くの場合、通知文は先に送れます。 ただし、企業担当が「企業から理由を訂正してもらう」と判断した件は、訂正を待ってから送ります。待つ場合は、候補者に「結果は届いたので、近く改めてご連絡します」と一言入れておきます。

2番目を省かないでください。 指示で禁じても、言い換えは入りえます。区分表で unrelated になった文を思い浮かべながら、下書きを読みます。

目標は、1件6分です。 区分表の確認に2分、下書きの確認と整えに3分、送信に1分を見込みます。一覧が出た件は、回す分だけ長くなります。

例外に対処する

最終面接の見送りを下書きに頼らないこともある、と決めておくのは、伝え方の判断が文面より大きいからです。 何度も面接に通った候補者には、まず声で伝えるほうが良い場合があります。 その判断はキャリアアドバイザーが行います。

記録を残す

• 推薦ごとに、送った通知文（推薦管理のソフトの記録の欄に貼る）
• 区分表と、キャリアアドバイザーが区分を直した記録
• 社内で確かめる一覧と、その後の対応（企業に確かめた日、企業の返事、会社としての判断）
• 手引き・型・言い回しの決まりの変更の記録

3つ目は、管理者の責任で残します。 同じ企業で unrelated が繰り返されたかどうかは、この記録が無いと誰にも分かりません。

チャットそのものは残しません。 送った通知文は推薦管理のソフトにあるので、チャットは会社で決めた日数が過ぎたら消します。公式の案内では、削除したチャットは一般に30日以内に完全削除の予定に入るとされています。