市役所が公民館の部屋の予約をフォームで受け、Apps Script と AI で利用目的を使用許可の基準に照らして、営利・政治・宗教の確認が要る申込を拾う

処理の起点を決める

フォームの送信で、スプレッドシートの側のトリガーを動かします。 申込が届いたその時に、規則の点検とAIの照合が済みます。職員が朝に確認の一覧を開けば、前日の申込がそろっています。

フォームの側ではなく、スプレッドシートの側のトリガーを使うのは、行の位置が要るからです。 range で回答が書き込まれた行が分かるので、結果をその行の右の列と確認の一覧の両方に書けます。 職員は回答のシートからも結果を追えます。

同じ申込者の送り直しを見分けます。 送信を二度押した、内容を直して送り直した、という形です。同じメールアドレス・同じ館・同じ日時の申込が24時間以内にあれば、後の申込を「送り直し」として確認の一覧に入れ、 職員がどちらを残すかを決めます。

入力データを集める

フォームに「誰が額を決めて集めるか」の欄を足します。 取扱方針では、サークルの話し合いで講師の謝礼や材料の実費を集めるのと、講師が会費や月謝を決めて集めるのとで、区分が分かれます。 この欄が無いと、申込の文からは読み取れず、ほぼすべての有料の申込に問い合わせが要ります。

区分と例の表は、取扱方針の文をそのまま1行1例に分けます。 例えば「自主サークル、地域団体等が会員の話し合いで決定した講師への謝礼や、会の運営実費、お茶代、材料実費等を扱うもの」で1行、「直接的な宗教活動（伝道所、普及所としての恒常的な使用、宗教儀式等での使用、特定の宗教の布教、勧誘活動等）」で1行です。行ごとに例の番号を振り、AIにはその番号で返させます。

データの取得方法を決める

AIに渡すのは、利用目的・催しの内容・費用・物品の販売・参加者の範囲の欄だけです。 団体名、代表者、連絡先は渡しません。団体名を渡さないのは、名前で判断させないためでもあります。 政党や宗教団体の名前が入っていると、AIは活動の中身より名前に引っ張られます。

前回の決定は、団体名とメールアドレスの両方で引きます。 団体名だけだと、表記ゆれ（「〇〇体操の会」「〇〇体操会」）で引けません。メールアドレスで引けた前回の決定を優先します。

AIへ渡す前に整形する

1. 送り直しの確認 … 同じメール・館・日時の申込が24時間以内にあれば印を付けます
2. 規則の点検 … 予約の重なり、定員、受付期間、連続使用の上限を確かめます
3. 前回との比べ … 前回の決定があれば、利用目的と催しの内容の文が前回と同じかを見ます
4. AIへの入力を組む … 照合に使う欄と、区分と例の表の全行を並べます
5. 空の欄の印 … 費用・物品の販売・参加者の範囲が空なら「未記入」と書いて渡します

2番目の規則は、AIに渡さずに決めます。

3番目で文が前回と同じなら、AIを呼びません。 毎月同じ内容のサークルの申込は、前回の決定をそのまま候補にして確認の一覧に入れます。 文が1文字でも違えば、AIを呼びます。月600件のうち、AIを呼ぶのは半分ほどという想定です。

5番目を省くと、費用の欄が空の申込が「費用なし」として読まれます。 空の欄は、聞くことの一覧に入るべき欄です。

AIに処理させる

させるのは、申込の文を区分と例の表に照らして、区分の候補と、当てはまりうる例と、確認の要る点を挙げることだけです。

区分の候補に undetermined を必ず置きます。 「ヨガ教室」とだけあって費用の欄が「未記入」なら、A とも C とも決められません。決められないことを決められないと返す値が無いと、AIはどれかに寄せます。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「書道教室」とあると、AIは「講師が月謝を徴収する教室と考えられるため、区分C」と書きます。サークルが先生を招いている場合は区分Aです。費用の欄が空なら undetermined にし、誰が額を決めて集めるかを聞かせます。

5行目も早く効いてきます。 問い合わせの文に「営利目的の場合はご利用いただけません」と書くと、ふつうのサークルの人が疑われたと感じます。 聞くのは事実だけにします。

指示内容を固定する

あなたは市の公民館の受付を手伝う立場で、部屋の使用の申込の利用目的を、
市の公民館の使用許可の取扱方針の区分と例に照らします。
許可するかどうかは職員が決めます。あなたは候補と根拠を挙げるだけです。

【区分と例の表】（各行の先頭は例の番号。区分は A／B／C／D）
{category_rows}

【申込】
利用目的：{purpose}
催しの内容：{content}
参加費・材料費：{fee}
誰が額を決めて集めるか：{fee_owner}
物品の販売：{sales}
参加者の範囲：{audience}
（空の欄は「未記入」と書かれています）

【やること】
1. 申込の文が当てはまりうる例を、表の中から選び、例の番号と、
   根拠にした申込の文をそのまま写す。
2. 当てはまりうる例から、区分の候補を A／B／C／D の1つにする。
   決められなければ undetermined にする。
3. 区分を決めるのに要るが書かれていないことを、questions に入れる。
4. questions を、申込者に聞くていねいな文にして inquiry_draft に入れる。

【厳守事項】
- 許可・不許可・条件を書かないでください。
- 団体の種類（政党、宗教団体、企業など）だけを理由に区分を選ばないでください。
  活動の中身として書かれていることだけで選んでください。
- 「教室」「講座」などの言葉から、月謝や販売があると推し量らないでください。
  費用や販売が「未記入」なら、questions に入れてください。
- 表に無い例を新しく作らないでください。
- inquiry_draft では、区分や、利用できない可能性に触れないでください。
  分からない事実を聞くだけにしてください。
- quote には申込の文をそのまま写し、言い換えないでください。

「団体の種類だけを理由に選ばない」を書くのは、取扱方針の考え方がそうだからです。 基準の例では、政党の市民向けの報告会は目的外使用として有料で使え、不可なのは選挙運動としての集会や特定の政党への勧誘です。宗教団体の勉強会も、勧誘など直接的な宗教活動を行わないものは判断が分かれる区分に入ります。名前で D に寄せると、基準と違う答えになります。

「未記入なら questions に」を、推し量りの禁止と並べて書くのも同じ理由です。 禁止だけだと、AIは費用なしの側に倒して A を返します。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 構造化出力のスキーマで、各オブジェクトの additionalProperties を false にします。

{
  "category_candidate": "A | B | C | D | undetermined",
  "matched_examples": [
    { "example_no": "A-1-ア",
      "quote": "会員で話し合って講師の先生にお礼を出しています" }
  ],
  "questions": ["参加者から集める額と、その額を決めている方"],
  "inquiry_draft": "",
  "has_concern": true
}

1つ目の理由は、example_no で表の原文を並べられることです。 確認の一覧には、例の番号から表の文を引いて、申込の原文と取扱方針の原文を左右に並べます。 職員は2つの文を読んで決めます。

2つ目は、quote を申込と照合できることです。 Apps Script で quote が申込の欄の中にそのまま含まれるかを確かめ、含まれなければ「根拠の照合に失敗」と書きます。

3つ目は、has_concern で確認の一覧の並びを決められることです。 has_concern が true、または候補が C・D・undetermined の申込を上に並べ、A や B で問いの無い申込は下にまとめます。 職員は上から読みます。

問い合わせの文案は、questions が空でないときだけ Gmail の下書きにします。 公式のページでは、createDraft は宛先・件名・本文と、差出人の名前や返信先などの追加の項目を指定して下書きを作ります。差出人の名前を「〇〇市中央公民館」にし、返信先を受付のアドレスにします。

システムへ連携する

予約の台帳には、Apps Script から書き込みません。 台帳に「許可」と書くのは、職員が決めたときだけです。AIの候補が A でも、台帳に仮の予約を入れません。 申込の時点で仮に押さえるかは、いまの運用どおり職員が決めます。

メールは送らず、下書きまでにします。 申込者への知らせは市の名前で出るので、職員が読んでから送ります。

人が確認する

職員が、確認の一覧を上から読みます。

1. 規則に当たった申込を先に見る … 重なりと定員は、申込者に日時か部屋を変えてもらう連絡をします
2. 区分の候補が C・D・undetermined の申込を見る … 申込の原文と表の例の原文を並べて読み、決めます
3. 問い合わせの下書きを直して送る … 聞くことが事実だけになっているかを見ます
4. 前回と同じ申込を流し見る … 前回の決定のとおりでよいかだけを見ます
5. 決定を記録に書く … 区分、許可・条件付き・不許可、条件の中身、決めた職員を書きます

D の候補は、必ず係長以上が見る決まりにします。 不許可は申込者の使用を断る決定で、理由を説明できる必要があります。 表の例の番号と申込の原文が並んでいれば、説明の文が書けます。

条件付きの許可は、条件を文で記録に残します。 「チラシの配布は可、商品の説明と申込の受付は不可」「参加費は材料の実費まで」のように、当日に館の職員が見て分かる書き方にします。条件の文は、同じ団体の次の申込で、確認の一覧の前回の決定の欄に並びます。条件を守れなかった団体は、次の申込で職員が気づけます。

目標は、600件をならして1件2分です。 前回と同じ申込は数秒、確認の要る申込は申込者とのやり取りを含めて10分以上かかります。

例外に対処する

4行目は、AIを呼ぶ前に Apps Script で止めます。 フォームの「申込者は18歳以上ですか」の欄が「いいえ」なら、AIに申込の文を渡しません。

別の書類が要る申込も、確認の一覧で分かるようにします。 基準の例では、物品の宣伝や販売を伴う集会やバザーには物品販売許可申請書を出させ、入場料や多額の受講料を集める講座や音楽会には予算書や企画書を求めて判断するとされています。フォームの「物品の販売：あり」「参加費：あり（額）」の欄から、Apps Script が要る書類の印を付けます。AIにさせるのは区分の照合だけで、書類の要否は欄の値で決めます。

印は職員への知らせで、申込者への依頼ではありません。 申込者に書類を頼むかは、職員が区分を決めてからにします。

最後の行を忘れると、方針を改めても前回の決定が引き継がれます。 許可の記録に表の版を書いておき、版が違う前回の決定は「前回と同じ」として扱いません。

記録を残す

• 申込の行と、規則の点検の結果
• AIに渡した欄と、区分と例の表の版
• 返ってきたJSONの全文（区分の候補、例の番号、根拠の原文、問い合わせの文案）
• 職員の決定（区分、許可・条件付き・不許可、条件、決めた職員、日時）
• 問い合わせの下書きを作った日時と、職員が送った日時
• AIの候補と職員の決定が違った申込

4つ目は、市として説明を求められたときの記録です。 不許可や条件付きの理由を聞かれたとき、どの例に当たると判断したかを示せます。

最後の行は、区分と例の表を直す材料です。 AIの候補と職員の決定が同じ方向にずれ続けるなら、表の例の書き方が足りないか、職員の判断が方針から離れています。 どちらかを直します。