人材派遣・SESの会社で派遣先に出すスタッフのスキルシートを、個人が特定できる記載・表記の不統一・経験年数の計算違いで提出前に校正する

処理の起点を決める

営業が「提出前」フォルダにシートを保存したことを起点にします。 Python の処理を数分おきに動かし、新しく置かれたファイルを順に処理します。提出の直前に営業が待つ時間を短くするため、1日1回のまとめ処理にはしません。 引き合いには、その日のうちに返すのが普通だからです。

処理が終わったシートは「確認待ち」フォルダへ移し、同じ名前で直す箇所の一覧を置きます。移すのは処理が成功したときだけにし、「提出前」フォルダに残っている数がそのまま未処理の数になるようにします。

同じスタッフのシートが同じ日に何度も置かれることがあります。 提案先ごとに並べ替えたものなので、別のファイルとして扱います。ただし台帳との照合の結果は、スタッフごとに使い回してかまいません。

入力データを集める

質を決めるのは、下の3つです。 表記の一覧が無ければ、AIは「どちらの書き方が正しいか」を自分で決めてしまいます。出してはいけない語の一覧が無ければ、顧客名かどうかを見分けられない語が残ります。 たとえば社内の愛称で呼ばれていたシステム名は、外の人には顧客を指すと分かってしまうことがあります。

データの取得方法を決める

スキルシートは表計算のファイルなので、Python で欄ごとに値を読み出します。 基本情報、スキルの一覧、職務経歴の各行を、どの欄から来たかが分かる形で持ちます。直す箇所の一覧で「職務経歴の3件目の自由記述」と場所を示すために、欄の位置を最後まで持ち回ります。

台帳は管理番号で引きます。 ファイル名や氏名から引くと、同姓同名のスタッフで取り違えます。スキルシートの様式に管理番号の欄があることが前提で、無い様式は最初に欄を足します。

AIへ渡す前に整形する

1. 台帳の値での置き換え … 氏名（漢字・かな・ローマ字・姓だけ・名だけ）を、本文のどこにあってもイニシャルに置き換えます
2. 消す欄の確認 … 生年月日・年齢・性別・住所・最寄り駅・顔写真の欄に値があれば消し、一覧に「消した」と記録します
3. ファイルの情報の消去 … 作成者・最終更新者・コメント・非表示のシートを消します
4. 表記の一覧での置き換え … 一覧にある揺れは、プログラムがそのまま正しい書き方に直します
5. 年月の書き方の統一 … 「R3.4」「2021/4」「2021年4月」を 2021年04月 の形にそろえます。和暦の変換もプログラムで行います
6. 出してはいけない語の照合 … 一覧の語が本文にあれば印を付けます。直し方はAIの案と合わせて営業が決めます
7. AIに渡す本文の作成 … 置き換えの後の職務経歴を、欄の位置の印つきで1つの文章にまとめます

1番目で、姓だけ・名だけも置き換えるのを忘れないでください。 自由記述では「山田が担当」「太郎さんと呼ばれ」のように、氏名の一部だけが出てきます。 ただし、ありふれた姓が技術名や地名の一部と重なることがあるので、置き換えた箇所はすべて一覧に出し、営業が見られるようにします。

4番目と5番目をAIの前に済ませるのは、AIに渡す揺れを減らすためです。 一覧で直せるものを直してから渡すと、AIが拾うのは一覧に無い新しい揺れだけになり、それを一覧に足していけば、次からはプログラムで直せます。

AIに処理させる

させるのは、置き換えの後の職務経歴から、次の2種類のものを拾うことです。 1つは直す箇所の候補、もう1つは経験年数を計算するための案件ごとの期間と技術です。

右端の列で、「決めない」を許しているのが大事です。 「NEC」は顧客名にも製品の作り手の名前にもなり、「Spring」は技術名にも季節にもなります。決められないものを決めさせると、消してはいけない技術名を消すか、消すべき顧客名を残すかのどちらかになります。

2行目が、いちばん起きやすい失敗です。 職務経歴の書き方が短いと、AIは「Javaによる開発」を「Java（Spring Boot）による設計・開発・テスト」と親切に膨らませます。 面談で聞かれて本人が答えられなければ、会社の信用が落ちます。

指示内容を固定する

あなたは人材派遣・SESの会社の営業部で、派遣先・発注元に出す前の
スキルシートを校正する担当です。渡された職務経歴の文章だけを見て作業してください。
文章を書き足したり、言い換えたりしないでください。

【拾うもの】
1. personal ...... 本人にたどり着ける記載（出身校、研究室、在住の地域、家族、所属団体など）
2. client ........ 会社名・団体名・その略称、顧客のシステムの愛称
3. notation ...... 技術名や用語の書き方の揺れ（表記の一覧に無いもの）
4. projects ...... 案件ごとの開始年月・終了年月・使った技術

【厳守事項】
- 氏名はすでにイニシャルに置き換えてあります。イニシャルは拾わないでください。
- 会社名か製品名・技術名か決められない語は、category を uncertain にしてください。
  どちらかに決めないでください。
- 顧客名の書き換え案は、「業種＋規模」の形（例：大手銀行、中堅の製造業）で
  1つだけ挙げてください。確定ではなく案です。
- notation では、どちらの書き方が正しいかを決めないでください。
  見つかった書き方をすべて variants に並べてください。
- projects の技術は、書かれたとおりに写してください。書かれていない技術を足さないでください。
- 終了年月が「現在」「継続中」の場合は end を null にしてください。
  期間が書かれていない案件は start と end を null にしてください。
- 経験年数の計算はしないでください。
- スタッフの能力や向き不向きについて、何も書かないでください。
- それぞれに、本文の位置の印（[経歴3-自由記述] など）と、原文の抜き出しを付けてください。

【表記の一覧】{notation_list}
【出してはいけない語の一覧】{ng_terms}
【会社の基準】{company_rules}
【職務経歴】{career_text}

「書き足したり、言い換えたりしない」を冒頭に置いているのは、校正の指示が書き直しの指示に読まれやすいからです。 「スキルシートを校正して」と言うと、文章を整えて返します。この構成で欲しいのは直したシートではなく、直す箇所の一覧です。

「会社名か技術名か決められない語は uncertain」を明記しないと、どちらかに倒します。 倒し方はその時々で変わるので、同じシートを2回流すと違う結果が出ます。 決めないことを指示に書けば、迷った語は毎回営業に回ります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "staff_id": "",
  "findings": [
    {
      "category": "personal | client | notation | uncertain",
      "location": "",
      "original": "",
      "suggestion": null,
      "variants": [],
      "reason": ""
    }
  ],
  "projects": [
    { "location": "", "start": "2021-04", "end": null, "skills_as_written": [""] }
  ]
}

1つ目の理由は、経験年数の計算をプログラムに渡せることです。 projects の start と end と skills_as_written を受け取り、Python が技術ごとに月数を数えます。期間が重なる案件は、重なった月を1回だけ数えます。 end が null の案件は、提出する月までを数えます。技術名は表記の一覧で正しい書き方に寄せてから数えるので、Java8 と Java は同じ技術として足されます。

重なりの扱いを例で示します。 2019年04月〜2021年03月の案件Aと、2020年10月〜2022年03月の案件Bで、どちらにもJavaが書かれている場合、単純に足すと24か月＋18か月＝42か月ですが、2020年10月〜2021年03月の6か月は重なっているので、Javaの経験は36か月（3年）と数えます。スタッフ本人が手で足すと、ここで42か月になりがちです。

計算した月数とスキルの一覧の年数を比べ、差が6か月以上あるものを一覧に出します。

2つ目の理由は、suggestion を null にできることです。 個人の手がかりは消すのが答えで、案は要りません。案を必須にすると、AIは消すべき記載にまで言い換えの案を作ります。

3つ目は、返事が必ずこの形で来ることです。 構造化出力ではスキーマに合わない応答が返らず、拒否のときは refusal が別に返るとされているので、その場合は一覧を作らずに営業へ戻します。

システムへ連携する

スキルシートそのものは、AIの結果で書き換えません。 プログラムが直すのは、台帳の値の置き換え・ファイルの情報の消去・一覧にある表記の3つだけで、AIが拾ったものは一覧に出すだけです。 営業が一覧を見ながら、自分の手でシートを直します。

表記の一覧への追加は、営業部の担当者が行います。 AIが notation で拾った揺れのうち、どちらを正しい書き方とするかを決めて一覧に足します。足した揺れは、次からはプログラムが直します。

人が確認する

営業が見るのは、直す箇所の一覧です。 シートを最初から読み直す必要はありません。一覧の各行の「場所」から該当の欄を開き、採るか採らないかを決めます。

1. プログラムが置き換えた箇所を流し見る … 姓の置き換えが技術名や地名を巻き込んでいないかを見ます
2. personal と client を直す … 消すか、案の書き方に直すか、提案先に合わせた別の書き方にするかを決めます
3. uncertain を決める … 会社名なら直し、技術名ならそのまま残します
4. 経験年数の食い違いを本人に聞く … 一覧の数字を直すか、案件の期間を直すかを本人に確かめます
5. PDFにする前に、ファイルの情報が消えているかをもう一度見る

4番目は、営業が勝手に直さないでください。 計算の結果が短いからといって一覧の年数を下げると、期間を書き忘れた案件があった場合に本人の経験を削ることになります。 どちらが正しいかを知っているのは本人だけです。

目標は、1通6分です。 一覧の行数はシート1通につき数行から10行程度という想定で、それより多いシートは、本人が書いた職務経歴そのものを一度書き直してもらったほうが早く終わります。

例外に対処する

1行目が、最初の1か月の大半を占めます。 共有フォルダには古い様式のシートが残っていて、複製して使ううちに古い様式が生き続けます。 管理番号の欄が無いシートを止めることで、様式の入れ替えが進みます。

記録を残す

• 処理したシートのファイル名、管理番号、処理の日時、提案先（営業が入力した場合）
• プログラムが置き換えた箇所の一覧（どの語を、何に置き換えたか）
• AIに渡した本文（置き換えの後のもの）と、返ってきたJSONの全文
• 経験月数の計算の結果と、スキルの一覧の年数との差
• 営業が採った指摘と、採らなかった指摘
• 送った PDF のファイルと、送った日時・提案先

5つ目を残すのは、指示文と一覧を育てるためです。 採られなかった指摘が多い種類は指示文が拾いすぎていて、提出後に提案先から指摘された記載は、指示文か出してはいけない語の一覧が足りていません。

AIに渡した本文は、置き換えの後のものだけを残します。 置き換えの前のシートは元のファイルとして共有フォルダにあり、ログの側に氏名の入った本文をもう1つ作る必要はありません。