総務に届く設備・備品・レイアウト変更の依頼に、過去の対応記録と業者の見積から似た依頼を探し、手配先・費用の目安・かかった日数を根拠付きで返す

処理の起点を決める

取り込みと検索で、起点が2つあります。

取り込みは、依頼フォームで依頼が完了になったときです。 完了の通知を受けて、その依頼を1件の文書にして登録します。完了前の依頼は取り込みません。 見積の途中の金額や、まだ決まっていない手配先が前例として返るのを防ぎます。

検索は、依頼フォームに新しい依頼が届いたときに自動で動きます。 担当が開く前にコメントが付いている状態にしておくと、担当は依頼を開いた瞬間に前例を読めます。 依頼の文が短すぎるとき（20字未満など）は検索せず、「依頼の内容を詳しく聞いてから検索してください」とだけコメントします。

コメントには「再検索」のリンクを付け、 担当が依頼の文を書き足したあとにもう一度探せるようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、完了時のメモです。 「管理会社への工事申請が必要で、承認まで10営業日」「夜間の作業で割増」「搬入にエレベーターの養生が要った」。この一行があるかどうかで、次の担当の手間がまるで違います。 取り込みの側では、メモが空の依頼に印を付けて、毎月の件数を係長に見せます。

見積書のPDFは索引に入れず、 原本へのリンクとして添えるだけにします。金額は依頼フォームの費用の欄から取ります。

データの取得方法を決める

依頼フォームの仕組みから、完了した依頼のデータを受け取ります。最初の取り込みは、過去3年分を一覧として書き出してもらい、まとめて登録します。 そのあとは完了のたびに1件ずつ足します。

索引は1件の依頼を1件の文書にします。

日数は、取り込みのときに営業日で数えて持たせます。 暦の日数にすると、年末年始や連休をまたいだ依頼だけが長く見えます。

分析器は、索引を作るときに次のように決めます。 索引に入れるときは Sudachi だけで分け、検索するときだけ同義語を足します。

PUT /facility-requests
{
  "settings": {
    "index": {
      "number_of_shards": 1,
      "analysis": {
        "tokenizer": { "ja_tokenizer": { "type": "sudachi_tokenizer" } },
        "filter": {
          "facility_synonyms": {
            "type": "synonym",
            "synonyms_path": "analyzers/F000000001",
            "updateable": true
          }
        },
        "analyzer": {
          "ja_index": { "type": "custom", "tokenizer": "ja_tokenizer" },
          "ja_search": { "type": "custom", "tokenizer": "ja_tokenizer",
                         "filter": ["facility_synonyms"] }
        }
      }
    }
  },
  "mappings": { "properties": {
    "body": { "type": "text", "analyzer": "ja_index", "search_analyzer": "ja_search" }
  } }
}

同義語を検索の側だけに置くのは、updateable が検索の側の分析器にしか効かないためです。 公式のドキュメントでは、この設定のときに限って、辞書のパッケージを更新すると索引が自動で更新されます。索引の側に同義語を入れると、辞書を足すたびに索引を作り直すことになります。F000000001 は辞書のパッケージの ID に置き換えます。Sudachi のシステム辞書や利用者辞書を指定するときは、公式の例のとおり additional_settings にパッケージの ID を書きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 費用の欄を確かめる … 税込と税抜が混ざっていないかを確かめます。依頼フォームの欄が税抜と決まっていなければ、取り込みで印を付けます
2. 費用が0円の依頼を分ける … 社内の在庫で済んだ、管理会社の負担で済んだ、といった依頼は費用0円になります。集計から外し、前例としては残します
3. 呼び方の揺れを辞書にする … 「パーテーション／間仕切り／パネル」「コンセント増設／電源工事／電源の追加」「什器／オフィス家具」「入退室／セキュリティカード／IDカード」を同義語の辞書にします
4. 手配先の名前をそろえる … 「○○電設」「(株)○○電設」「○○電設工業」のような表記の揺れを、取引先の一覧のコードに寄せます
5. 個人名を外す … 依頼の本文に出てくる社員の名前を、「依頼者」「部長」のような役割に置き換えます

3番目の辞書は、最初から完全に作ろうとしないでください。 最初は施設係が思いつく20組ほどで始め、「前例が見つかりませんでした」になった依頼の言葉を毎月見て足していきます。 辞書を更新しても、検索の側の分析器で updateable を有効にしてあれば、索引を作り直さずに反映されます。

2番目を飛ばすと、0円の依頼で中央値が実際の相場より下がります。

AIに処理させる

AIの仕事は、上位5件の依頼について、何をしたか・手配先・つまずいた点を、対応記録の引用付きでまとめることだけです。 似た依頼を探すのも、費用と日数を数えるのも検索基盤で行います。

1行目が、いちばん外せない線です。 前例の文に「約15万円」と書かれていれば、AIはそれを目安として書きたくなります。1件の金額を目安にしてしまうのは、第3章の（b）で人がしていた失敗そのものです。 数字は集計の欄だけに出します。

3行目の申請の要否も、記録の引用にとどめます。 ビルが違えば決まりが違い、本社のビルの前例から「申請が必要です」と書けば、支店で要らない手間を作ります。

指示内容を固定する

あなたは総務部の施設係で、新しい依頼の対応のために過去の似た依頼を整理する係です。
渡された検索結果（過去の依頼の本文と完了時のメモ）だけを根拠にしてください。
一般的なオフィスや工事の知識で補わないでください。

【新しい依頼】
拠点：{site}　フロア：{floor}　種類：{category}　希望の時期：{wanted_by}
依頼の本文：{body}

【検索結果】
依頼番号ごとに、依頼の本文、何年前の依頼か、拠点とフロア、手配先、完了時のメモが渡されます。

【依頼ごとに書くこと】
1. 依頼番号、何年前か、拠点とフロア
2. 依頼の中身と、実際に何をしたか（本文とメモから引用）
3. 手配先（記録のまま）
4. つまずいた点（メモから引用。無ければ「メモに記載なし」）
5. 今回の依頼との違い（拠点、フロア、規模、時期）

【厳守事項】
- 費用、金額、日数、期間を一切書かないでください。引用する文に含まれていても、
  その部分は「（金額は集計欄を参照）」に置き換えてください。
- 手配先を勧めないでください。「〜に頼むとよい」と書かないでください。
- 申請や届出が必要かどうかを判断しないでください。
  メモに書かれていれば「当時のメモには〜と記載」と引用の形で書いてください。
- 拠点が違う依頼には、必ず「拠点が違う」と今回との違いに書いてください。
- メモに無いつまずきを想像で書かないでください。

金額を「置き換える」まで指示しているのは、 禁止しても引用ごと写してくるためです。数字は集計の欄の1か所に絞ります。

検索結果は、Claude の検索結果ブロックで渡します。 依頼1件を1つの search_result にし、source に依頼番号、title に何年前か・拠点・種類、content に依頼の本文と完了時のメモを入れます。公式の説明では、検索結果ブロックは Claude API、Amazon Bedrock、Google Cloud で使え、引用は content の中のテキストブロック単位です。本文とメモを別のブロックに分けて渡すと、つまずいた点の引用がメモから来たことが分かります。

出力形式を固定する

検索と集計は、1回の要求で行います。

POST /facility-requests/_search
{
  "size": 5,
  "query": { "bool": {
    "must": [
      { "multi_match": { "query": "会議室 モニター 壁掛け 設置",
          "fields": ["title^2", "body", "notes"] } }
    ],
    "should": [ { "term": { "site": "本社" } } ],
    "filter": [ { "range": { "completed_on": { "gte": "now-3y/d" } } } ]
  } },
  "aggs": {
    "top_similar": {
      "sampler": { "shard_size": 20 },
      "aggs": {
        "cost_with_amount": {
          "filter": { "range": { "cost": { "gt": 0 } } },
          "aggs": { "cost_pct": { "percentiles": { "field": "cost", "percents": [25, 50, 75] } } }
        },
        "days_pct": { "percentiles": { "field": "lead_days", "percents": [50, 90] } },
        "vendors": { "terms": { "field": "vendor", "size": 5 } }
      }
    }
  }
}

sampler で、集計を点数の高い文書に絞ります。 公式のドキュメントでは、sampler は各シャードで点数の高い文書だけに下位の集計をかけるもので、shard_size は1シャードあたりの件数（既定は100）です。この索引は数千件なので1シャードで作り、shard_size の20がそのまま「似た依頼の上位20件」になるようにします。

中央値と幅は percentiles で出します。 公式のドキュメントでは、percentiles は近似の値とされています。20件ほどの集計なので大きくはずれませんが、画面では「約」を付けて出します。

依頼フォームに付けるコメントの元になる形は、次のJSONです。

{
  "request_id": "REQ-2026-1184",
  "estimate": {
    "basis_count": 20, "cost_count": 16,
    "cost_p25": 82000, "cost_p50": 118000, "cost_p75": 164000,
    "days_p50": 9, "days_p90": 21
  },
  "vendors": [ { "vendor": "V-0231", "count": 7 }, { "vendor": "V-0088", "count": 4 } ],
  "similar": [
    { "request_id": "REQ-2024-0912", "years_ago": 2, "site": "本社", "floor": "8F",
      "vendor": "V-0231", "summary": "", "stumbles": "", "differences": "",
      "quote_link": "", "citations": ["REQ-2024-0912"] }
  ],
  "not_found": false
}

1つ目の理由は、estimate をAIの答えと別の場所に持てることです。 集計の値は Lambda が検索の結果から写し、Claude の答えは similar の文の項目にだけ入ります。basis_count と cost_count で、何件から出した数字かも一緒に見せます。 16件中の中央値と、3件中の中央値は、同じ重さではありません。

2つ目は、vendors で手配先の顔ぶれを件数付きで出し、相見積の先を決めやすくできることです。

システムへ連携する

依頼した部署には、コメントを見せない設定にします。 担当向けのコメントには、手配先の名前と過去の金額が入ります。依頼フォームの製品がコメントの公開範囲を分けられない場合は、コメントではなく施設係の共有の画面に出します。

人が確認する

この構成の確認は、必須です。 前例を読んで手配先を決め、目安を返すのは担当です。

1. 何件から出した目安かを見る … cost_count が5件に満たないときは、目安として返さず、見積を取ってから返します
2. 前例の年を見る … 3年前の前例は、物価と手配先の事情が変わっています
3. 拠点の違いを見る … 別の拠点の前例は、手配先が対応できる地域かを確かめます
4. 依頼した部署へ返す … 「過去の似た依頼では約○円〜○円、完了まで約○営業日」と、幅で伝えます。1つの金額で伝えません

1件あたり6分を目安にします。

例外に対処する

5行目は、手配先の集計だけを見て頼むと起きます。 取引先の一覧の状態を、集計に添えます。

記録を残す

• 取り込んだ依頼の番号と完了日、取り込んだ日時
• 検索の入力（依頼の文）、返した依頼番号、集計の値とその元になった件数
• Claude に渡した検索結果と、返ってきたまとめと引用
• 「前例は見つかりませんでした」になった依頼の言葉
• 同義語の辞書の更新の履歴（いつ、どの組を足したか）
• 担当が実際に頼んだ手配先と、かかった費用と日数

最後の行は、そのまま次の前例として取り込まれます。 完了時のメモを書く習慣が、次の担当の検索の質になります。