外国籍エンジニアの応募者から届く英文の語学スコアレポートを読み取り、試験日・スコア・有効期限を応募者台帳に転記して、募集要件の基準と有効期限切れを拾う

処理の起点を決める

採用管理の仕組みに応募が登録されたことを起点にします。 登録の通知を受けた Lambda が添付を取り出し、受付フォルダ（Amazon S3）に応募の番号を付けて保存します。1件ずつ届いた順に読み、台帳に結果を書きます。

応募の後から、メールでスコアレポートを送ってくる応募者もいます。採用担当が応募の画面に添付し直すと、同じ流れで読むようにし、メールから直接は読みません。メールの送り元だけでは、どの応募者のレポートかを確かめられないからです。

入力データを集める

質を決めるのは、下の2つの一覧です。 基準の一覧が「英語力が十分なこと」のような書き方だと、照らせません。試験の種類と物差しごとに、総合と技能の最低値を数字で書きます。 TOEFL iBTは、2026年1月21日より前の試験の0〜120の基準と、以降の1〜6の基準を両方持たせます。

データの取得方法を決める

読み取りは、Lambda から AnalyzeDocument を呼びます。 同期の処理で、PDFは1ページ・10MBまでです。2ページ以上のPDFは1ページずつに分けて呼び、 1ページ目だけで総合のスコアと試験日が取れれば、2ページ目以降は読みません。

質問は QueriesConfig に並べます。 1ページに当てられる質問は、同期の処理で15までです。

答えは QUERY_RESULT の塊として返り、信頼度が付きます。答えが見つからないときは空のまま返ります。 総合のスコアと試験日が空なら、表とキーと値から生成AIに探させ、それでも無ければ needs_human にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 扱えるのはJPEG、PNG、PDF、TIFFです。XFA形式のPDFには対応していません。 スマートフォンのHEIC形式の写真はJPEGに変換します
2. パスワードの確認 … パスワードで保護されたPDFは読めません。 保護のないものを出し直してもらいます
3. 画像の大きさの確認 … 一辺10,000ピクセル以下で、文字の高さが15ピクセル以上（150dpiで8ポイント）必要です。遠くから撮った写真は下回ります
4. ページの分割 … 2ページ以上のPDFは1ページずつに分けます
5. 応募者の特定 … 応募の番号で採用管理の仕組みから氏名と職種を引きます
6. 重複の検知 … 同じ応募者から同じ番号のレポートが2度届いたら、2件目は読みません

6番目の「同じ番号」は、照会用の番号で見ます。 応募者は応募のたびに同じレポートを添付し直すことがあり、別の職種に応募し直した人の2件目を読まずに、1件目の結果を引き継ぎます。 職種が違えば、基準の照合だけをやり直します。

3番目で落ちる写真が、最初の月はいちばん多くなります。 応募フォームの添付の説明に、「主催者のサイトから取り出したPDFを優先して添付してください」と書くだけで、写真の割合が下がります。

AIに処理させる

させるのは、試験の種類を見分け、読み取り結果を台帳の項目にそろえることだけです。

試験の種類を見分けさせるのは、書式の違いを人の目で探す手間がいちばん大きいからです。 IELTSのAcademicとGeneral Trainingは、どちらも同じ主催者の成績証明書で、見分ける手がかりは試験の種類の記載です。 職種によってはAcademicしか受け付けないため、ここを取り違えると基準の照合が無意味になります。 スコアの数字はどちらも同じ形で並ぶので、数字だけを見ていると気づきません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 1〜6の物差しの「4.5」を見ると、AIは気を利かせて「0〜120ではおよそ○点」と書いてきます。その値が台帳に入ると、基準の一覧と別の根拠で照らされることになります。

指示内容を固定する

あなたは採用課で、応募者から届いた英文の語学スコアレポートを
応募者台帳の項目にそろえる立場です。
渡すのは、OCRが返した読み取り結果だけです。
そこに書かれたことだけを使ってください。

【書き出すこと】
1. test_type: ielts_academic / ielts_general / toefl_ibt / other
2. name: 姓と名。書かれている順と綴りのまま
3. test_date: 書かれている文字列のまま
4. scores: overall, listening, reading, writing, speaking
5. toefl_comparable_0_120: 比較用の0〜120の総合点が書かれていれば、その値
6. reference_no: IELTS の Test Report Form の番号、
   または TOEFL の appointment number
7. date_of_birth: 書かれている文字列のまま

【厳守事項】
- 書かれていない項目は「不明」としてください。推測で埋めないでください。
- スコアと日付は、読み取り結果の文字列のまま写してください。
  四捨五入・換算・書き方の修正をしないでください。
- 0〜120 と 1〜6 の物差しを読み替えないでください。
  比較用の点は、レポートに書かれている場合だけ写してください。
- 氏名の綴りを直したり、姓と名の順を入れ替えたりしないでください。
- 基準を満たすか、レポートが本物か、期限内かを書かないでください。
- IELTS の Academic と General Training は、種類の欄の記載で決めてください。
  欄が読めなければ other としてください。
- evidence には、根拠にした文字列をそのまま写してください。
- スコアレポートでない書類（履歴書、在学証明書など）と判断した場合は、
  そろえる作業をせず document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{textract_result}

「読み替えないでください」を書かないと、換算した値を返します。 換算の考え方は主催者が公表していますが、どの値を基準にするかは自社が決めたことで、AIが持ち出す値ではありません。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力で test_type を列挙型にすると、決めた4つ以外の種類が返りません。

{
  "document_type": "score_report",
  "test_type": "ielts_academic | ielts_general | toefl_ibt | other",
  "name": { "family": "", "given": "", "as_printed": "" },
  "test_date": "",
  "scores": { "overall": "", "listening": "", "reading": "",
              "writing": "", "speaking": "" },
  "toefl_comparable_0_120": "",
  "reference_no": "",
  "date_of_birth": "",
  "evidence": [ { "field": "", "text": "", "confidence": 0 } ]
}

この後に、Python が照合を足します。

理由の1つ目は、物差しの切り替えを試験日で機械的に決められることです。 TOEFL iBTは2026年1月21日から1〜6の物差しになり、0.5きざみで、総合は4技能の平均を0.5単位に丸めた値です。「5.5」が120を超えない値だと分かっていれば、物差しの取り違えは範囲の検査で見つかります。

2つ目は、AIの出力と照合の結果を分けて残せることです。 基準を変えたときは、台帳の写した値はそのままで、照合だけをやり直せます。

システムへ連携する

採用管理の仕組みの選考の段階は書き換えません。 台帳に判定を書くまでで、書類選考に進めるか、不採用にするかは人が採用管理の仕組みで操作します。

応募者台帳には、写した値の列と判定の列を分けて持たせます。 写した値は「試験の種類」「試験日」「総合」「4技能」「照会用の番号」、判定は「判定」「期限（試験日から2年）」「照会日」「照会の結果」です。人が値を直したときは写した値の列を直し、判定の列は照合をやり直して埋めます。 判定の列を人が手で書き換えると、どの値から出た判定かが分からなくなります。

人が確認する

1. needs_human と name_mismatch を先に見る … 原本の画像と並べます。氏名の違いは、旧姓や綴りの揺れのことが多くあります
2. expired と expires_before_start は出し直しを頼むかを決める … 入社の予定時期を動かせる応募者もいます
3. below_requirement は職種の担当と相談する … 基準を満たさなくても選考する職種があります。台帳の判定だけで不採用にしません
4. 書類選考に進む人だけ、主催者の照会の仕組みで確かめる … IELTSは、IELTSを受け入れる組織が使える照会の仕組みで、成績証明書の番号から本人とスコアを確かめられます。TOEFLは、照会の仕組みに16桁の予約番号と生年月日を入れて、現在有効なスコアを確かめます
5. 照会の結果を台帳に記録する … 照会した日と、一致したかどうかです

4番目を書類選考に進む人に絞るのは、照会が手作業だからです。 全員を照会すると、この構成で減らした時間が戻ってきます。TOEFLの照会はその時点の確認で、後からの取り消しは知らせてくれません。 内定の前にもう一度照会するかを決めておきます。

目標は、300件をならして1件2分です。 meets のものは台帳の行を流し見るだけで、時間は確認と照会にかかります。

例外に対処する

5行目を早めに片付けてください。 TOEFL iBTの比較用の0〜120の点は、新しい物差しの導入から2年間だけ載ります。比較用の点に頼った基準のままだと、2028年に照合が止まります。

4行目で「どれで照らすか」を人に残すのは、応募者の意図が分からないからです。 古いIELTSと新しいTOEFL iBTを両方出す人は、新しいほうで見てほしいのか、技能別の点が高いほうで見てほしいのかが書類からは読めません。台帳にはすべて並べ、照合は最も新しい試験日のものから行い、どれを採ったかを記録します。

記録を残す

• 元のスコアレポートと、受け取った日時・応募の番号
• OCRが返したJSONの全文と、AIが返したJSON
• 照合に使った基準の一覧の版と、照合の結果
• 人が判定を覆した記録と、その理由
• 主催者の照会の仕組みで確かめた日と、その結果

基準の一覧の版を残すのは、基準が職種ごとに見直されるからです。 照合をやり直すときに、どの版の基準で見た結果かが分からないと、過去の判定を説明できません。 不採用になった応募者の書類は、自社の個人情報の取り扱いの定めに沿って保存期間を決め、過ぎたら消します。