受入検査の記録と仕入先の不適合の履歴から、品目ごとの検査の厳しさを見直す

処理の起点を決める

月に1回、前月分の受入検査記録が確定した後に動かします。 締めの前に動かすと、月末に入った受入が集計から漏れ、連続合格の数が1つずれます。この構成では、1ロットのずれが提案の中身を変えます。

毎日動かす必要はありません。検査の区分は決めたら数か月から数年そのままにする設定で、日次で候補を出しても待ち行列が伸びるだけです。

ただし例外が1つあります。不適合が出た品目は、月初を待たずにその場で tighten の候補を立てます。 緩めた品目に不適合が出たとき、次の月初まで抜取のままにする理由がありません。不適合報告の登録を、もう1つのトリガーにします。

入力データを集める

下の3つが無いと、この構成は動きません。 除外リストが無ければ緩めてはいけない品目が候補に載り、リセット事由が無ければ古い実績が足され、判定基準表が無ければ提案が作れません。どれも人が用意する表です。

不適合報告の本文は、原文のまま渡します。 要約された文面では、区分の根拠にできる語句が落ちます。「表面に0.3ミリのキズ」が「外観不良」に置き換わると、判別できません。

データの取得方法を決める

取り出し方はCSVの書き出しで足ります。 月に1回しか動かさないので、定時の書き出しを共有フォルダに置く方式で十分です。

リセット起点は、候補のうち最も新しい日付を採ります。 仕入先を変えた日、製造ロット系列が変わった日、図面を改訂した日のうち、いちばん後の日です。その日より前の合否は集計から外します。

電子で取れない事由もあります。 製造所の移転や金型の作り直しは、仕入先からの連絡文書にしか残っていないことがあります。取れないものは、品目マスタに手で入れる欄を作ります。 無視すると、第3章の（c）がそのまま残ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 期間の切り出し … 直近24か月分の受入検査記録と不適合報告を対象にします
2. リセット起点の決定 … 仕入先変更・ロット系列変更・仕様変更の最新日を求めます
3. 起点より前の除外 … 起点より前のロットを集計から落とします
4. 母数の確認 … 起点以降の受入ロット数を数えます。12未満なら、この時点で判断保留です
5. 連続合格ロット数の算出 … 直近の不適合から後ろのロット数を数えます
6. 不適合件数の算出 … 直近12か月と直近24か月で、それぞれ件数を数えます
7. 除外リストの照合 … 該当する品目に印を付け、緩める提案の対象から外します
8. 監視期間の確認 … 前回緩めた品目が監視期間の中にあるかを見ます

4番目を飛ばさないでください。 月に1回しか受入の無い品目では、24か月あっても20ロット程度しかありません。母数が足りない品目に「不適合0件だから緩める」と書くのは、偶然を根拠にすることです。

7番目の除外は、AIに渡す前に行います。 除外リストの品目も不適合の区分は付けますが、提案の欄は最初から空にします。 緩める候補として画面に出た時点で、承認する側が迷います。

AIに処理させる

させるのは2つだけです。不適合報告の本文を5つの区分に分けることと、候補に添える説明文の下書きを作ることです。

判断できないものには区分を付けません。 本文が「不良のため返品」だけの報告は、読み取れる情報がありません。unclassifiable にして人へ回します。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 集計値をそのまま引用させないと、「直近20ロット程度は合格が続いています」といった、数え直した数字が入ります。 一覧と本文で数字が違う資料は、承認の場で信用されません。

指示内容を固定する

あなたは品質保証部門で、受入検査の不適合報告を読み、内容を区分する立場です。
本文だけを見て区分してください。原因や責任を推定しないでください。

【区分】次の6つから1つだけ選びます。
- dimension ..... 寸法、公差、形状、反りが図面や仕様と合わない
- appearance .... キズ、打痕、さび、汚れ、塗装、印字など外観の不良
- material ...... 材質、成分、硬さ、強度、試験値が仕様と合わない
- quantity ...... 数量の過不足、員数違い、入り数の相違
- document ...... 成績書、ラベル、表示の不備や不足
- unclassifiable  上のどれにも当てはまらない、または本文から読み取れない
迷ったときに、それらしい区分を選ばないでください。unclassifiable にしてください。

【厳守事項】
- 件数、率、連続合格の回数といった数値を、自分で数えないでください。
  集計は別に済んでいます。あなたが数えた数値は使いません。
- 検査を緩める、強化する、据え置くという提案を書かないでください。
  区分の変更は、別に定めた基準表に従って機械が決めます。
- 基準そのもの（何ロットで緩めてよいか等）を書かないでください。
- 本文に無いことは「記載なし」とし、原因や責任を推定しないでください。
- evidence には区分の根拠にした本文の語句をそのまま写し、要約しないでください。
- 1件に複数の不適合があれば、要素ごとに分けて並べてください。
- draft_comment は2文から3文で。集計値は数値と単位をそのまま写し、
  計算し直さないでください。
- draft_comment に「緩めてよい」「問題ない」と書かないでください。事実だけを書き、
  責任者に確かめてほしい点は points_for_reviewer に短く並べてください。

【不適合報告（原文）】{nc_reports}
【この品目の集計値（計算済み。引用のみ可）】{metrics}
【この品目の現在の検査区分とリセット事由】{current_level}

「自分で数えないでください」を最初に書かないと数えます。 不適合報告を5件渡せば、指示が無い限り「5件」と書きます。それ自体は正しくても、集計側が同じ報告を1件として扱っていれば、数が食い違います。

「緩めてよいと書かない」も同じ理由です。 合格が続いている品目の情報を渡すと、何も言わなければ結論まで書きます。結論の代わりに、責任者が見るべき点を並べさせます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "item_code": "",
  "period": "2026-04 .. 2026-09",
  "nonconformities": [
    { "nc_id": "", "supplier_code": "",
      "category": "dimension | appearance | material | quantity | document | unclassifiable",
      "evidence": "" }
  ],
  "draft_comment": "",
  "points_for_reviewer": []
}

集計値と判定は、このJSONに入れません。 受入ロット数も連続合格ロット数も proposal も、Python が別に持ちます。AIの出力は区分と文章だけです。 層を分けておけば、基準を変えても作り直すのは判定の側だけです。

判定は、次の基準表に当てて機械的に決めます。 表の数字は例です。自社の品質保証が決め、決めた日付とあわせて残します。

（受入ロット数と連続合格は、リセット起点より後だけを数えます。）

proposal は relax ／ keep ／ tighten ／ hold の4つです。hold（判断保留）を必ず置いてください。 母数が足りない品目を keep にまとめると、「見たが変えなかった」と「まだ判断できない」が同じ欄に入ります。

監視期間は、緩めた品目に付ける期限です。 全数から抜取に落とした品目には、6か月のあいだ watch の印を付けます。この期間に不適合が1件でも出たら、基準表の条件にかかわらず元の区分へ戻します。

システムへ連携する

承認アクションでは、承認の種類、タイトル、割り当て先、詳細を設定します。 割り当て先に入れた電子メールアドレスへ承認要求が送られ、承認の種類はドロップダウンから選ぶほか、カスタム値の入力で独自の値を作れるとされています。詳細の欄は Markdown で書式を設定できるため、集計値と下書きを読める形で載せられます。

承認の後の分岐は、条件アクションで作ります。 「応答承認者の応答」が「承認」と等しいかを見て分かれます。承認された側では「応答承認者名」と「応答のコメント」を反映待ち一覧に書き込み、却下された側ではコメントだけを記録します。

マスタへの書き込みは行いません。 承認が下りても、出力は反映待ち一覧までです。区分を変えるのは担当者の操作にして、いつ誰が変えたかを残します。

人が確認する

人が開くのは relax と tighten のものだけです。 keep は件数を見るだけ、hold は母数が足りない理由の欄だけを見ます。全件を開く設計にすると、第10章の9.0時間には収まりません。

1. tighten を先に見る … 不適合が出ている品目です。緩めたまま放置している品目が無いかを確かめます
2. relax の根拠を確かめる … リセット起点が正しいか、除外リストの漏れが無いかを見ます。合格が続いている理由が「受入が少ないから」でないかを見ます
3. 区分の付き方を確かめる … evidence を読み、寸法と外観の取り違えが無いかを見ます
4. 承認へ回す … 説明文の下書きを直し、責任者へ承認を依頼します

2番目を省かないでください。 緩める提案は、不良が客先まで流れる経路を1本増やす判断です。承認する責任者は数字を見ますが、リセット起点までは見られません。

目標は、180品目をならして1品目3分です。 開くのは2割前後という想定で、それより多い月は、基準表が緩すぎるか、除外リストが足りていません。

例外に対処する

下から3行目は、この構成でいちばん詰まりやすいところです。 承認者が1名で月に数十件が回ると、返事が来ないまま月が変わります。フローの実行期間が30日を超える可能性がある場合は、承認データを Microsoft Dataverse に保存するとされており、元のフローの実行がタイムアウトした後でも応答で動くフローを作れます。要求を送るフローと、応答で処理を行うフローの2つに分ける形です。

取り消しができることも効きます。 送信したユーザーは要求を取り消すことができ、取り消した要求は履歴のタブで確認できます。

記録を残す

• 集計に使った受入検査記録と不適合報告の元データ（月ごと）
• 品目ごとの集計値と、そのとき適用した基準表の版
• AIが付けた区分と evidence、人が直した記録（どちらへ変えたか）
• proposal と、承認の結果・承認者名・コメント・承認日時
• マスタを書き換えた日時と操作した人
• 緩めた品目の監視期間と、その期間に起きた不適合

2行目の「基準表の版」が、後からいちばん効きます。 基準を12ロットから24ロットに変えると、過去の提案の意味が変わります。当時どの基準で緩めたのかが残っていないと、見直しの範囲が決まりません。 4行目の承認の記録も、品質の記録として残す前提で設計してください。