内定承諾から入社までの提出書類と連絡を追って、フォロー漏れと辞退の兆しを拾う

処理の起点を決める

トリガーは2種類を使い分けます。

「内定承諾から3か月後にリマインドする」という作り方はしません。 Delay by Zapier で待たせる方法はありますが、Delay で保留できるのは最長で1か月（30日）です。 新卒の内定から入社までは6か月あるため、この方法では届きません。また、Delay 中にZapをオフにすると、再開しても実行されません。

代わりに、毎朝すべての内定者を見る形にします。40名分の状況を毎朝集計しても処理は軽く、途中で設定を変えても影響がありません。「待たせる」より「毎日見る」ほうが、この業務には合っています。

なお、Delay で設定できる最短は1分です。短い間隔の制御には使えますが、月をまたぐ待機には向きません。

入力データを集める

やり取りの履歴を、担当者個人のメールから取らないでください。 採用専用のアドレス（recruit@ など）を用意し、内定者とのやり取りはそこで行います。理由は3つあります。担当者が休んでも止まらないこと、私信を読み取らないこと、そして退職時に履歴が消えないことです。

データの取得方法を決める

提出状況： Google フォームで書類をアップロードしてもらい、回答が入った時点で台帳を更新します。フォームには「どの書類か」を選ぶ欄を必ず置きます。ファイル名から判別しようとすると失敗します。

やり取りの履歴： 採用専用アドレスのメールを、内定者ごとにまとめます。件名に管理番号を入れておくと、スレッドの取りまとめが確実になります。内定者から新規のメールが来たときは件名が変わるので、差出人アドレスでも紐づけられるようにします。

面談の予定： カレンダーの予定から、内定者の氏名を含むものを拾います。出欠の状況は、招待への応答で分かります。

AIへ渡す前に整形する

1. 必要書類の展開 … 区分・職種・国籍から、その人に必要な書類の一覧を作ります。「新卒なら卒業見込証明書」「資格職なら資格証明」「外国籍なら在留カード」のような単純な分岐で足ります
2. 期限の計算 … 入社予定日から逆算します。「入社の2か月前まで」「入社の2週間前まで」のように、書類ごとに日数を持たせます
3. やり取りの整理 … 内定者ごとに、送信と受信を時系列に並べます。自動送信したリマインドは「こちらからの連絡」に含めません（含めると、返信がない状態が隠れます）
4. 営業日の計算 … 「返信がないまま何日」を営業日で数えます。土日祝を含めると、金曜に送ったものが月曜に「3日経過」と出ます
5. 入社済み・辞退の除外 … 対象から外します

AIに処理させる

集計とAIで役割を分けます。

集計にさせること： 未提出の書類の特定、期限までの残日数、最後の連絡からの経過日数。ここは引き算であって判断ではありません。 AIにさせると数字が合わなくなります。

AIにさせること：

辞退するかどうかをAIに予測させません。 出させるのは「早めに連絡したほうがよい順番」と、その根拠です。「辞退しそう」というラベルを人に見せると、その人への接し方が変わってしまいます。 出すのは事実（返信が12日ない、前回の面談を2回延期している）であって、判定ではありません。

指示内容を固定する

あなたは採用担当を支援する立場です。
内定者とのやり取りの履歴を読み、早めに連絡したほうがよい理由があるかを
事実だけで挙げてください。

【厳守事項】
- 「辞退しそう」「入社意欲が低い」といった推測の断定を書かないでください。
  書くのは観察できる事実だけです（返信がない日数、延期の回数、
  返信の中で未回答のまま残っている質問など）。
- やり取りに書かれていないことを補わないでください。
- 内定者の年齢・性別・家族構成・健康状態・思想信条に関する記述は、
  たとえ本人が書いていても、出力に含めないでください。
- 未解決の質問がある場合は、原文をそのまま open_questions に入れてください。
- 連絡文の下書きは、これまでのやり取りで使った呼称と敬体に合わせてください。
  新しい約束（入社日の変更、待遇の変更など）を書き加えないでください。
- 判断材料が足りない場合は priority を "unknown" にしてください。

【内定者の基本情報】
{candidate_basic}

【やり取りの履歴（時系列）】
{thread}

【未提出の書類と期限】
{pending_documents}

【面談の予定と出欠】
{meetings}

3つ目の指示が重要です。 内定者とのやり取りには、家庭の事情や健康状態が書かれることがあります。これを一覧に出すと、採用の判断に使えない情報が担当者以外の目に触れます。 出力から落とす指示を明示的に入れてください。

「新しい約束を書き加えない」も必須です。 下書きに「入社日は調整可能です」と書かれ、担当者が気づかずに送ると、それは会社の回答になります。

出力形式を固定する

{
  "candidate_id": "",
  "priority": "high | medium | low | unknown",
  "facts": [
    { "type": "no_reply_days", "value": 0 },
    { "type": "meeting_postponed", "value": 0 },
    { "type": "documents_overdue", "value": 0 }
  ],
  "open_questions": [
    { "asked_on": "", "text": "" }
  ],
  "question_topics": [],
  "draft_message": {
    "subject": "",
    "body": ""
  },
  "excluded_sensitive": true
}

facts を数値で返させ、priority はその並べ替えの結果として扱います。一覧に出すのは facts のほうです。 「返信なし12営業日」と書いてあれば、担当者は自分で判断できます。

システムへ連携する

メールの自動送信は、リマインドに限定します。 「書類の提出期限が3日後です」のような定型の案内は自動で送ってよいものです。一方、やり取りに応じた連絡は、必ず人が送ります。 下書きまでを自動で用意し、送信ボタンは人が押す形にします。

Schedule by Zapier のトリガーは、Zapierアカウントに設定されたタイムゾーンで動きます（Zap 側に設定したタイムゾーンではありません）。海外拠点と共有するアカウントを使う場合は、ここがずれていないかを最初に確認してください。

人が確認する

連絡文の送信は、全件、人が行います。

理由は、内定者との関係が数か月にわたる一対一のやり取りだからです。自動送信のメールが混ざると、内定者側から見れば「機械に管理されている」ことが分かります。内定辞退を防ぐための仕組みが、辞退の理由になっては本末転倒です。

確認を速くするための設計が重要です。

• 一覧を「今日声をかける人」だけに絞る（全員を毎日見せない）
• facts を数字で並べる（「返信なし12営業日」「書類2点が期限超過」）
• 下書きをその場で編集して送れるようにする（別の画面に移らせない）
• 送った後、次の確認日を自動で設定する

一覧に出す人数は、1日5人までに絞ってください。 40名を毎朝見せられても、結局見なくなります。

例外に対処する

記録を残す

• 内定者ごとの提出状況と、更新した日時・きっかけ（フォーム/手入力）
• 送信したメールと、送信者（自動か人か）
• AIが出した facts と priority、下書きの内容
• 担当者が下書きをどう直して送ったか
• 辞退があった場合、その時点の facts

4つ目を残すと、下書きの質が測れます。毎回ほぼ書き直されているなら、その下書きは役に立っていません。

5つ目は、後から振り返るために残します。辞退した人の当時の状況を並べると、どの兆候が実際に辞退につながったかが分かります。ただし、これを個人の評価に使わないでください。内定者の個人情報は、採用の目的の範囲でのみ扱います。

保存期間は、自社の個人情報の取扱規程に合わせます。不採用者・辞退者の情報は、定めた期間を過ぎたら消す運用を必ず入れてください。