毎週の採用会議の Teams 会議の記録から、候補者ごとの判断・次の選考・宿題を議事録にまとめ、選考管理表の更新案を作る

処理の起点を決める

会議が終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。文字起こしを開始し忘れた会議は、この構成に乗りません。

文字起こしの開始を忘れないように、会議の設定で Copilot を「会議中と会議後」にしておきます。 管理者の会議ポリシーで Copilot の設定を「On with saved transcript required」にすると、主催者の会議オプションの Copilot が「会議中と会議後」に固定されるとされ、これが既定の値です。採用担当が主催者になる採用会議には、このポリシーを当てます。

採用会議は、部門ごとに毎週の定例の予定として作り、主催者を採用担当にします。 主催者が採用責任者だと、その人に当たっている会議ポリシーで Copilot の設定が決まり、部門によって文字起こしが残ったり残らなかったりします。 4つの定例の主催者をそろえておけば、設定も1か所で済みます。

エージェントを動かすのは、採用担当が会議の直後に行う手作業です。 会議の終了を検知して自動で動かす仕組みは作りません。会議の後30分以内に採用担当が作らせる、という運用の決まりにします。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の議題の一覧です。 Teams 会議の Copilot は、文字起こしがある場合、会議の24時間前までのチャットを文字起こしとあわせて材料にするとされています。前日のうちにチャットへ貼るのは、この範囲に入れるためです。 2日前に貼ると範囲から外れます。

議題の一覧は、たとえば次のように貼ります。

【10/8 エンジニア採用会議 議題（12名）】
1043 バックエンド 一次面接済み
1047 バックエンド 書類選考
1051 バックエンド 一次面接済み
1060 SRE 二次面接済み
…（以下、受付番号・応募職種・現在の段階）

冒頭に人数を書いておくのは、第7章「前処理」の2番目と同じ理由です。 会議の冒頭で口にする人数と、チャットの人数と、記録の行数の3つがそろえば、拾い漏れが無いと分かります。

議題の一覧には、候補者の氏名を書きません。 受付番号と応募職種と現在の段階だけを書きます。会議の中でも、できるだけ受付番号で呼びます。文字起こしに残る個人名が減り、聞き違いも減ります。

データの取得方法を決める

会議は、Agent Builder の知識で「その週の会議」を個別に指定します。 「自分の Teams のチャットと会議すべて」を選ぶと、エージェントはすべての会議の文字起こしと予定表を探すとされています。採用会議以外の会議が混ざるので、個別の指定に絞ります。 指定できるのは5つまでなので、4部門の採用会議を週ごとに入れ替えます。

選考管理表のリストは、リスト自体のURLで指定します。 サイトを指定しても、そのサイトのリストは含まれないとされています。

リストの列の値は、選択肢で固定しておきます。 「現在の段階」は書類選考・一次面接・二次面接・最終面接・内定、「状態」は選考中・通過・見送り・辞退・内定、のように決めておけば、更新案の「更新後の値」もその言葉で出ます。 自由入力の列だと、「2次」「二次面接」「2次面接予定」が混ざり、比べる意味がなくなります。

リストには、見送りや辞退で選考を終えた候補者も残っています。 行数が増え続けるので、選考を終えて半年たった行は別のリストに移すなどして、知識に入れるリストを現役の候補者に絞っておくと、比べる対象がぶれません。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題の一覧を前日にチャットへ貼る … 受付番号・応募職種・現在の段階の3列だけにします
2. 会議の冒頭で、扱う候補者の数を言う … 「今日は12名です」。AIが拾った候補者の数と突き合わせます
3. 決まったことを声に出して確かめる … 受付番号・判断・次の段階・担当を一文で言います
4. 宿題は持ち主と期限を一緒に言う … 「田中さんが金曜までに確認」
5. 選考管理表の受付番号を最新にしておく … 会議の前に新しい応募が入っていれば、先にリストへ足します

どれも、会議の進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、人が会議の中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示文を工夫するより効きます。

3番目の一文は、慣れるまで採用担当が言い直します。 採用責任者が「じゃあ次に進めましょう」で終えたら、採用担当が「1043は二次面接、面接官は田中さんでよろしいですね」と受けます。数週間で、採用責任者の側から同じ形で言うようになります。

5番目を怠ると、更新案に「管理表に無い受付番号」が出ます。 例外処理で拾えますが、毎回出ると採用担当の確認の手間が増えます。

AIに処理させる

させるのは、会議で言葉にされた結論を拾い、管理表と比べることだけです。

理由の要点は、1行で書かせます。 長い理由は、面接の評価を言い直したものになりがちです。議事録に必要なのは「何を根拠に決めたか」で、評価の中身は評価シートにあります。 1行に収まらない理由は、評価シートを見るよう書き添えさせます。

1行目がいちばん大事です。 「経験は十分だけど、カルチャーがどうかな」で話が次に移った候補者を、AIは「見送り寄り」とまとめがちです。言葉にされていない結論は、結論ではありません。 未決定として次回の議題に回します。

指示内容を固定する

あなたは採用グループの採用担当を手伝い、採用会議の議事録と
選考管理表の更新案を作る立場です。
指定した会議の文字起こしと会議のチャット、選考管理表だけを見てください。

【拾うもの】
- 候補者ごとに、受付番号、判断（通過／見送り／保留／未決定）、
  判断した人、理由として述べられた要点、次の選考の段階と担当。
- 宿題：持ち主、内容、期限。
- 未決定の候補者について、決めるために何を確かめるか。

【厳守事項】
- 候補者は、会議のチャットの議題の一覧にある受付番号で特定してください。
  名前だけで特定できない場合は「要確認」としてください。
- 判断は、出席者が言葉にしたものだけを書いてください。
  議論の流れから結論を推し量らないでください。
  はっきり決まっていない候補者は「未決定」としてください。
- 理由は、判断した人の発言の要点だけを書いてください。
  候補者の人柄や評価を要約しないでください。
- 年齢、家族、出身地、住居、宗教、思想、支持政党など、
  採否に関係のない事項は、議事録にも更新案にも書かないでください。
  そのような発言があった場合は、時刻だけを「採用担当への注意」に書いてください。
- 判断と宿題には、根拠にした発言の時刻を付けてください。
- 選考管理表とは、現在の段階・状態が会議の判断と違う行だけを並べてください。
  管理表を書き換えないでください。

【出力】
1. 候補者ごとの記録（表）
2. 宿題の一覧（持ち主・内容・期限）
3. 未決定の候補者と、次回までに確かめること
4. 選考管理表の更新案（受付番号／項目／現在の値／更新後の値／根拠の時刻）
5. 採用担当への注意（要確認の箇所、記録しなかった発言の時刻）

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 採用担当は会議ごとに「今週のエンジニア採用会議の議事録と更新案を作って」と頼むだけにします。毎回指示を貼り直すと、人によって指示が変わります。

「採用担当への注意」の欄を作っているのは、記録しなかった事実を残すためです。 不適切な発言を議事録から外すだけでは、会議でそういう発言があったこと自体が採用担当に伝わりません。 時刻だけを渡し、どう扱うかは採用担当が決めます。

出力形式を固定する

エージェントには、表の形で返させます。 この構成ではシステムへの自動登録をしないため、JSON ではなく、採用担当が読んで直しやすい表を出力の形にします。

【候補者ごとの記録】
| 受付番号 | 応募職種 | 判断 | 判断した人 | 理由の要点 | 次の段階 | 担当 | 根拠の時刻 |
| 1043 | バックエンド | 通過 | 開発部長 | 設計の経験が要件に合う | 二次面接 | 田中 | 00:12:40 |
| 1051 | バックエンド | 未決定 | － | 理由の発言なし | － | － | 00:18:05 |

【宿題】
| 持ち主 | 内容 | 期限 | 根拠の時刻 |
| 田中 | 1051 の一次面接の評価シートを補記 | 金曜 | 00:18:30 |

【選考管理表の更新案】
| 受付番号 | 項目 | 現在の値 | 更新後の値 | 根拠の時刻 |
| 1043 | 現在の段階 | 一次面接 | 二次面接 | 00:12:40 |
| 1043 | 担当の面接官 | （空欄） | 田中 | 00:12:40 |

1つ目の理由は、根拠の時刻で文字起こしに戻れることです。 Teams 会議の Copilot は、応答に使った情報源を示すとされています。採用担当は時刻から該当の発言を開き、判断が本当に言葉にされたかを確かめます。

2つ目は、更新案が「変わる行だけ」であることです。 12名の候補者のうち、管理表を書き換えるのは判断が変わった数名分です。全員分の行を出すと、どこを直すのかを探す手間が戻ってきます。

3つ目は、未決定が独立した欄になることです。 第3章の（b）の「保留が宙に浮く」を防ぐために、未決定の候補者と、決めるために確かめることを一覧にします。 この欄は、翌週の議題の一覧の材料にそのまま使えます。

システムへ連携する

議事録は、様式の Word に貼って整えます。 様式には、会議名・日付・出席者・扱った人数・候補者ごとの記録・宿題・未決定の一覧の欄を用意し、エージェントの出力の見出しと同じ順に並べておきます。 貼る位置で迷わなくなります。

配る先は、その会議の出席者だけにします。 議事録には候補者ごとの判断が並ぶので、部門をまたいで配ったり、会議のチャット以外の広いチャネルに貼ったりしません。 宿題の連絡も、持ち主との個別のチャットで送ります。

この構成には、自動で書き込む連携がありません。 選考管理表の更新も、議事録の配布も、宿題の連絡も、採用担当が確かめてから行います。難易度を★1にとどめている理由がここにあります。 書き込みを自動にするのは、運用が落ち着いてから考えます（第9章）。

人が確認する

1. 候補者の数を突き合わせる … 会議の冒頭で言った人数と、記録の行数が合っているかを見ます
2. 判断の行を時刻で確かめる … 「通過」「見送り」の行は、全件、根拠の時刻の発言を開いて確かめます
3. 未決定の行を確かめる … 本当に決まらなかったのか、言葉にされたのにAIが拾えなかったのかを見ます
4. 更新案を管理表に反映する … 確かめた行だけを書き換えます
5. 採用担当への注意を読む … 記録しなかった発言の時刻があれば、扱いを人事の責任者と決めます

確認は、判断の重さで順番を決めます。 見送り、通過、未決定の順に見ます。見送りは候補者に連絡が出た後では取り消せず、通過は次の面接官の時間を押さえることになるからです。未決定は、次回の議題に回すだけなので最後で構いません。

2番目は省かないでください。 見送りの行の誤りは、候補者への見送りの連絡にそのままつながります。 1件でも誤れば、候補者にとっては取り返しがつきません。

目標は、1回の会議あたり確認と反映を合わせて30分です。 12名の会議で、判断の行を時刻で確かめるのに15分、更新案の反映に10分、宿題の連絡に5分という配分です。

例外に対処する

4行目の「判断が変わる」は、採用会議ではよく起きます。 一度「見送り」と言った後で、別の面接官の補足を聞いて「もう一度会おう」となる場合です。後の発言が結論ですが、AIが前の発言を拾うこともあります。 根拠の時刻が2つ並んでいたら、必ず後の発言を開いて確かめます。

記録を残す

• 会議の文字起こしと録画（会議の記録の保存先と期限の設定に従う）
• エージェントが出した議事録と更新案の原文
• 採用担当が直した箇所 … どの行を、なぜ直したか
• 確定した議事録と、管理表を更新した日時
• 採用担当への注意の記録と、その扱い

直しの記録は、簡単な表で足ります。 会議名、日付、受付番号、直した項目、直す前、直した後、理由（取り違え／拾い漏れ／言い回し）の列です。月に一度この表を見れば、どの種類の誤りが多いかが分かります。

3つ目の直しの記録は、指示を改善する材料です。 「未決定を通過と取り違えた」が続くなら、指示に例を足すか、会議の中での言い方を決め直します。AIの側を直すか、会議の側を直すかを、記録を見て決めます。

文字起こしは、候補者の個人情報を含む記録です。 保存先と期限の設定は、議事録の保存の期限とあわせて人事の責任者が決めてください。