介護事業所の採用で応募者から受け取る介護福祉士の登録証と研修の修了証明書の写しを読み取り、資格・登録番号・取得日を応募者台帳にそろえて、求人の要件との不足と読み取りに自信のない欄を拾う

処理の起点を決める

応募者ごとのフォルダにファイルが保存されたことを起点にします。 フォルダは応募の受付番号で分け、どの応募者の写しかをフォルダで決めます。 写しの氏名から応募者を推し量ると、旧姓や通称の併記で取り違えます。

写しは届いたその日に処理します。 応募から面接の案内までの時間が、介護の採用では結果を左右します。不足の資格や読めない写しが分かるのが面接の前日だと、追加の提出を頼む時間がありません。

面接の日に持参された紙のコピーも、採用担当がスキャンして同じフォルダへ入れます。 経路ごとに確認の手順を変えると、紙で受け取った応募者だけ照合が抜ける期間ができます。後から届いた有効期限の通知書や撮り直しの写しも、同じ応募者のフォルダに入れれば、もう一度同じ流れで読み直します。

処理が終わったファイルは、照合の結果と一緒に処理済みフォルダへ移します。 移すのは成功したときだけにし、フォルダに残っている数を、そのまま未処理の数にします。

入力データを集める

質を決めるのは、資格の対応表です。 旧課程の研修の修了証明書を、どの要件に当てるかは法人ごとの取り決めです。表に無い資格は、AIに当てさせず「対応表に無い」として返します。

応募の情報からは、氏名と応募した求人だけを使います。 住所や連絡先、職歴は照合に要りません。写しの項目と突き合わせるのは氏名だけで、求人は要件を引くためのキーです。

データの取得方法を決める

読み取りは、中継の処理からレイアウトモデルを呼ぶだけです。

読み取りの確かさは、項目に当たる単語の confidence の最小値で見ます。 登録番号は1文字の読み違いが別人の番号になるので、番号の単語の信頼度だけは、しきい値を厳しくします。

手書きかどうかの印も使います。 応答には、行ごとに手書きの書き方かどうかと、その信頼度が付きます。修了日が手書きで書き入れられた証明書は、印刷の欄より読み違いが起きやすいので、確認の一覧で目立たせます。

「E」の判定は、中継の処理が番号の文字列で行います。 判定の前に全角の「Ｅ」を半角にそろえ、先頭の「第」と空白を除いてから1文字目を見ます。このそろえ方は規則として1か所に書き、AIの出力の側では直しません。 番号の単語の信頼度がしきい値未満なら、「E」かどうかにかかわらず unreadable に回し、画像で確かめます。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDFまたは画像であることを確かめます。それ以外の形式は応募者に頼み直します
2. 画像の寸法の確認 … 50×50ピクセルから10,000×10,000ピクセルの間である必要があります
3. 文字の高さの確認 … 抽出する文字の最小の高さは、1024×768の画像で12ピクセルです。遠くから撮った写真はこれを下回ります
4. パスワードの確認 … パスワードでロックされたPDFは、提出前にロックを解除する必要があります
5. 本籍の行を取り除く … 読み取り結果から「本籍」で始まる行を見つけ、その行の文字を生成AIに渡す文字から消します
6. 保存用の画像を作る … 5番目の行の polygon の範囲を塗りつぶした画像を作り、元の写しは承認の後に消します
7. 重複の確認 … 同じ応募者のフォルダに同じ写しが二度入っていれば、二重に照合しません

5番目と6番目が、第1章の2つ目の要点です。 文字を消すだけでは、保存した写しの画像に本籍が残ります。応募フォームの案内にも「本籍の欄を隠して撮影してください」と書き、隠されていなかったときの備えとしてこの処理を置きます。

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果から写しの項目を取り出すことだけです。

研修の修了証明書は、発行元ごとに欄の並びが違う前提で扱います。 表題に研修の名前があり、本文に「修了したことを証明する」といった文と日付が続く形が多いものの、決まった位置はありません。 そのため位置ではなく、言葉の並びから項目を取り出す役を生成AIに任せます。

有効期限の通知書も、同じ流れで読みます。 応募者から届いた「資格登録有効期限（変更）通知書」なら有効期限の日付を、「資格登録有効期限解除通知書」なら通知書であることを取り出し、needs_validity_doc を解く材料にします。

登録番号は、欄の名前を根拠に取らせます。 登録証には、上部にも番号を書く欄があります。「登録番号」の欄の文字を取り、位置で取らないことを指示に書きます。

4行目がいちばん効きます。 読み取りで「E」が「F」や「Ｅ」になることがあり、AIに直させると、直した結果が経過措置の判定を左右します。 文字はそのまま返させ、判定の前に中継の処理が全角と半角だけをそろえます。

指示内容を固定する

あなたは介護事業所の採用担当として、応募者から届いた資格の写しの
読み取り結果から、項目を取り出す立場です。
読み取り結果に書かれている文字だけを使ってください。推測で補わないでください。

【取り出す項目】
1. document_type … registration（介護福祉士などの登録証）／
   training（研修の修了証明書）／
   validity_notice（資格登録有効期限の通知書・解除通知書）／ other
2. qualification_name … 資格や研修の名前。書かれているとおり
3. name / former_name / alias … 氏名、旧姓の併記、通称の併記
4. number … 「登録番号」または「証明書番号」の欄の文字
5. date … 登録年月日または修了年月日。元号のまま
6. annotated_acts … 登録証に記載された喀痰吸引等の行為
7. issuer … 修了証明書を発行した事業者や自治体の名前
8. validity … 有効期限の通知書なら、表題と「資格登録有効期限」の日付

【厳守事項】
- 登録番号は「登録番号」と書かれた欄の文字を取ってください。
  書類の上部にある別の番号を、登録番号として扱わないでください。
- 番号の文字を直さないでください。アルファベットと数字を入れ替えたり、
  全角と半角を変えたりしないでください。
- 年月日は元号のまま書いてください。西暦に直さないでください。
- 資格が有効か、求人の要件を満たすかは書かないでください。
- 読めない項目は null にしてください。
- 各項目に、根拠にした行の文字をそのまま evidence に写してください。
- 手書きの印が付いた行から取った項目は、handwritten を true にしてください。

【読み取り結果】{layout_markdown}

「上部にある別の番号を、登録番号として扱わない」を明記しないと、位置の上の番号を取ることがあります。 登録証の上部の番号と登録番号の欄の両方に番号があり、どちらを取ったかで経過措置の判定が変わります。

求人の要件を渡していないことにも注意してください。 要件を見せると、読みにくい資格名を要件に合う名前に寄せて読みます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Azure OpenAI の構造化出力で、このスキーマに従わせます。

{
  "document_type": "registration | training | validity_notice | other",
  "qualification_name": null,
  "name": null,
  "former_name": null,
  "alias": null,
  "number": null,
  "date_era": null,
  "annotated_acts": [],
  "issuer": null,
  "validity": { "notice_title": null, "expiry_era": null },
  "fields": [
    { "item": "number", "evidence": "", "handwritten": false }
  ]
}

構造化出力では、すべての項目を必須にし、省略したいものは null との共用体型で表します。 オブジェクトには additionalProperties: false が必要です。「書いていない」と「読めない」を空文字で表さず null にすると、照合の側で機械的に拾えます。

中継の処理は、この出力に規則を当てて照合の結果を作ります。

needs_validity_doc は、要件を満たしていても付けます。 センターの案内では、確認には「資格登録有効期限（変更）通知書」か「資格登録有効期限解除通知書」を使うとされています。この2つのどちらかが届くまで、台帳の資格の欄は「確認中」にしておきます。

通知書が届いたら、中継の処理が validity を見て印を解きます。 解除通知書なら印を外し、有効期限（変更）通知書なら読み取った有効期限を台帳に入れて、入職予定日より前に切れる場合は needs_validity_doc を残します。 元号の日付は中継の処理の表で変換し、期限との比較も規則で行います。ここにもAIは関わりません。

システムへ連携する

応募者台帳への登録は、採用担当が承認した後です。 meets でも自動では書き込みません。台帳は面接担当と事業所が見る情報で、誤った資格が入ると配置や手当の判断にまで進みます。

人が確認する

人が開くのは meets 以外の応募者だけです。 順番を決めておきます。

1. needs_validity_doc を最初に見る … 応募者へ、有効期限の通知書の提出を頼みます
2. unreadable を画像で確かめる … 番号と日付を写しの画像で見ます。読めなければ撮り直しを頼みます
3. name_check を確かめる … 旧姓や通称の扱いを本人に確かめます
4. lacks を面接担当と相談する … 要件の違う求人を案内するか、資格取得の予定を聞くかを決めます

1番目を後回しにしないでください。 有効期限の通知書は応募者の手元にあっても、すぐに見つからないことがあります。 頼むのが遅いほど、面接や内定の日までにそろいません。

国家試験に合格して登録申請の途中の応募者もいます。 センターは登録申請中であることの証明書は無いとし、合格証書・登録手数料の払込の受領証・簡易書留の受領証の3点を見せるよう案内しています。この3点が届いた応募者は「登録申請中」として台帳に入れ、登録証が届いた時点で読み直します。

例外に対処する

上から6行目は、本部の判断を集める仕組みです。 旧課程の研修や他県の研修の名前は、対応表に無いことがあります。AIに「近い資格」を当てさせず、表を育てる材料にします。

記録を残す

• 本籍を塗りつぶした写しの画像と、受け取った日時・経路
• 読み取り結果のJSON（本籍の行を取り除いたもの）
• 生成AIの出力と、照合の結果、そのとき使った求人の要件と対応表の版
• 採用担当が承認・修正した記録 … 誰が、いつ、どの項目を、何から何に変えたか
• 有効期限の通知書を頼んだ日と、届いた日、通知書から読み取った有効期限
• 対応表に無かった資格名と、本部が決めた扱い
• 不採用となった応募者の写しを消した日

最後の行を残すのは、応募者の書類を必要以上に持ち続けないためです。 不採用の応募者の写しをいつ消すかは、法人の個人情報の取り扱いの規程で決め、消した記録を残します。