広告主から受け取ったオリエンシートと打合せのメモから、提案に向けた課題・ターゲット・企画の方向性の骨子と、広告主へ聞き返す確認質問の一覧を作る

処理の起点を決める

案件リストの状態が「骨子依頼」に変わったことを起点にします。 SharePoint コネクタの「アイテムが作成または変更されたとき」は、アイテムが作られたときと、変更されるたびに動くとされています。変更のたびに動くので、フローの最初で状態が「骨子依頼」かどうかを確かめ、それ以外は何もせずに終わらせます。

ファイルを置いたことを起点にしない理由も書いておきます。 オリエン資料は1件で3〜5ファイルに分かれ、メモは打合せの翌日に置かれることもあります。ファイルごとに動かすと、メモが無いまま骨子が作られます。 「全部置いた」と担当者が示す合図として、状態の列を使います。

処理が終わったら状態を「骨子済み」に変え、失敗したら「要確認」にして理由を書きます。 状態が「骨子依頼」のまま残っている案件が、そのまま未処理の数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、下の2つです。 骨子の項目表が無ければ、AIは資料の章立てに沿って要約を作り、「予算」や「NG事項」のように資料に章の無い項目は、そもそも探しません。 項目を決めて渡すから、「書かれていない」が分かります。

質問の型は、ベテランの経験を書き起こしたものです。 「予算に制作費・媒体費・手数料のどれが含まれるか」「KPIの獲得は何を指すか」「競合提案なら何社か」。若手が気づかなかった質問を、型として毎回渡します。

他の広告主の資料は入れません。 同じ業種の広告主を複数担当していることは珍しくありませんが、別の広告主の情報が骨子に混ざることは、機密の漏えいそのものです。 入力は案件フォルダの中だけに限ります。

データの取得方法を決める

分析はすぐには返りません。 公式のサンプルでも、分析は begin_analyze_document で開始して完了を待つ形で書かれています。HTTPで呼ぶフローでは、依頼の後に「結果が出るまで待って取りに行く」ループを置き、待つ回数の上限を決めておきます。

PowerPoint はスライド1枚が1ページの単位として数えられます。 Word と HTML は3,000文字までが1ページの単位です。ファイルの種類によってページの数え方が違うので、費用を見積もるときは資料の形も見ます。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDF、画像、DOCX、XLSX、PPTX、HTML 以外はレイアウト モデルに渡せません。古い形式（.ppt、.doc）は担当者に変換を頼みます
2. ロックの解除 … パスワードでロックされたPDFは、提出前にロックを解除する必要があります
3. ページ数の確認 … PDFは最大2,000ページまでです。オリエン資料で超えることはまずありませんが、会社案内の冊子が丸ごと付いてくる場合は、関係する章だけにします
4. 画像だけのページの検出 … Office ファイルの埋め込み画像は読まれません。テキストがほとんど返らなかったスライドを一覧にします
5. メモの整形 … 文字起こしの「えー」「あの」を除き、話者の名前を「広告主」「当社」にそろえます
6. ファイルの順序 … オリエンシートを先頭に、補足の資料を後ろに並べ、ファイル名とページ番号を各段落に付けます

4番目を軽く見ないでください。 レイアウト モデルは Word・Excel・PowerPoint・HTML について、埋め込まれたテキストはそのまま取り出すが、埋め込み画像はサポートしないとされています。オリエン資料の PowerPoint では、調査のグラフや過去の施策の結果が画像で貼られていることが多く、その数字は読まれません。 読まれていないページを担当者に示さないと、骨子は「資料に書かれていない」と言い、実は画像の中に書いてあった、ということが起きます。

6番目は、根拠の箇所を示すためです。 「オリエンシート p.3」「商品資料 スライド12」と付いていれば、担当者は確認のときにその箇所だけを開けます。

AIに処理させる

させるのは、骨子の項目ごとに記載を拾って出どころを付け、足りないものと食い違うものを質問にし、方向性の骨子を書くことです。

hypothesis を分けることが、この構成でいちばん大事です。 資料の調査結果から「既存客は40代が中心」と読み取るのはAIの得意なことで、役に立ちます。ただし、それを「ターゲットは40代」と書いた瞬間、広告主が言っていないことが前提になります。 仮説は仮説として残し、確認質問の材料にします。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 予算が書かれていない資料を渡すと、AIは過去の施策の数字から「予算は3,000万円程度と想定」と書きます。その瞬間、広告主に聞くべき最大の質問が消えます。

指示内容を固定する

あなたは広告会社で、広告主のオリエンテーションの資料と打合せのメモを読み、
企画に入る前の「提案の骨子」と「広告主への確認質問」を作る立場です。
企画のアイデア、コンセプト、コピー、表現案は作らないでください。

【骨子の項目】{brief_fields}
目的、ターゲット、KPI、予算、スケジュール、提出物、必須事項、NG事項、競合、現状の課題

【やること】
1. 項目ごとに、資料とメモから記載を拾い、出どころを付けてください。
   - orientation ... オリエン資料に書かれている
   - memo .......... 打合せのメモにある
   - hypothesis .... 資料の数字や文脈から読み取った推定
   - missing ....... どこにも無い
   拾った記載には、ファイル名とページ（またはメモの段落番号）を付け、
   該当する文をそのまま quote に写してください。
2. 資料とメモで食い違う項目を conflicts に挙げてください。
   どちらが正しいかを決めないでください。
3. missing と conflicts、および hypothesis のうち提案の前提に関わるものを、
   広告主に聞く質問にしてください。質問の型 {question_patterns} を参考にしてください。
4. 企画の方向性の骨子を2〜3案書いてください。各案に、根拠にした項目を付けてください。
   hypothesis を根拠にした案には、そのことを明記してください。

【厳守事項】
- 予算、KPI、スケジュール、提出物は、書かれていなければ missing です。
  過去の施策の数字や業界の相場から推定して埋めないでください。
- hypothesis を、ターゲットや目的の記載として書かないでください。
- 資料とメモが食い違うときに、どちらかを採用しないでください。
- 読み取れなかったページ {unread_pages} の内容を推測しないでください。
  そのページに関わる項目は「未読のページに記載がある可能性」と書いてください。
- 渡した資料とメモ以外の情報（他の広告主、一般的な事例）を使わないでください。

【案件の基本情報】{project_info}
【オリエン資料】{orientation_markdown}
【打合せのメモ】{memo}

「企画のアイデアを作らない」を冒頭に置いているのは、置かないと方向性の骨子がキャッチコピーの案になるからです。 骨子に求めているのは「何を狙うか」で、「どう言うか」ではありません。表現まで出てくると、担当者はそれに引っ張られ、前提の確認が後回しになります。

未読のページの扱いを明記しているのは、画像のスライドが多い資料ほど missing が増えるからです。 「書かれていない」と「読めなかった」を分けないと、資料に書いてあることを広告主に聞き返す、恥ずかしい質問が出ます。

出力形式を固定する

Azure OpenAI の構造化出力で、次の形のJSONに固定して受け取ります。 構造化出力は、推論の呼び出しで渡したJSONスキーマにモデルを従わせる機能で、JSONとして正しいことしか保証しない従来のJSONモードとは違い、スキーマへの厳密な準拠を求められるとされています。

{
  "project_id": "",
  "fields": [
    { "field": "objective | target | kpi | budget | schedule | deliverables | must | ng | competitor | issue",
      "source": "orientation | memo | hypothesis | missing",
      "value": null, "location": null, "quote": null }
  ],
  "conflicts": [
    { "field": "", "orientation_says": "", "memo_says": "" }
  ],
  "questions": [
    { "priority": "must | should", "field": "", "question": "", "why": "" }
  ],
  "directions": [
    { "title": "", "summary": "", "based_on_fields": [""], "uses_hypothesis": false }
  ]
}

スキーマには決まりがあります。 すべての項目を required に入れ、オブジェクトには additionalProperties: false を付けます。missing の項目では value や quote が空になるので、型を null との組にして表します。 スキーマ全体でオブジェクトのプロパティは100個まで、入れ子は5段までです。

1つ目の理由は、必須の項目の空きを規則で拾えることです。

2つ目の理由は、出どころで骨子の書き分けができることです。 骨子のファイルでは、orientation と memo を前提の欄に、hypothesis を「こちらの読み取り」の欄に分けて書き出します。読む人が、どれが広告主の言葉かを一目で分けられます。

3つ目は、location と quote で確認が速くなることです。 担当者は、資料の該当箇所を開かなくても、拾われた文を読めます。

システムへ連携する

広告主へのメールは、フローから送りません。 確認質問は案件フォルダのファイルとリストに書き戻すまでで、送るのは担当者です。 質問の言い回しや、どれを今聞くかは、広告主との関係で決まります。

案件リストには、未読のページ数を書き戻します。 数が多い案件は、担当者が骨子を読む前に資料のその部分を自分で見ます。

人が確認する

担当者が読むのは、骨子のファイルと質問の一覧です。資料を最初から読み直しません。

1. 未読のページを先に見る … 画像のスライドに、予算や過去の結果が書かれていないかを確かめます
2. conflicts を読む … 食い違いが本当に食い違いか、メモの書き方の問題かを見ます
3. hypothesis を確かめる … 仮説の根拠が quote で示されているか、読み取りが飛躍していないかを見ます
4. 質問を取捨する … must は原則すべて送ります。should は、キックオフの後に回してよいものを外します
5. 方向性の骨子を直す … キックオフに出す前に、担当者の見立てを足します

1番目を省かないでください。 未読のページに答えがあるのに広告主に聞き返すと、「資料を読んでいない」と受け取られます。 オリエンの直後に送る確認メールは、広告主が代理店の力を測る最初の材料です。

例外に対処する

3行目が、最初の数か月の大半を占めます。 オリエン資料の作り方は広告主ごとに決まっているので、同じ広告主では毎回同じスライドが未読になります。 広告主ごとに「このスライドは画像」という覚え書きを残すと、2回目からの確認が速くなります。

記録を残す

• 入力に使った資料のファイル名と版、メモ
• Document Intelligence が返した Markdown と、未読のページの一覧
• AIの出力のJSON（fields、conflicts、questions、directions）
• フローが規則で足した質問と、その理由
• 担当者が直した後の骨子と、実際に送った質問
• 広告主からの回答

5つ目で「実際に送った質問」を残すのは、質問の型を育てるためです。 担当者が毎回足している質問は型に加え、毎回外している質問は型から外します。ベテランの聞き方が、数か月で課の型になります。

最後の行は、提案の後で効きます。 プレゼンで「そこは前提が違う」と言われたとき、オリエンで何を聞き、何と答えられたかが残っていれば、どこで食い違ったかを追えます。