購買の担当が仕入先から届く値上げ・納期の変更・仕様の変更のメールを Outlook の Microsoft Copilot で週ごとに要約し、仕入先ごとの対応の一覧を作る

処理の起点を決める

毎週月曜の朝、担当が自分で Copilot Chat を開いて始めます。 ワークフローで自動に動かす仕組みは作りません。Outlook の Copilot Chat は担当が画面で使う機能で、担当が開いて指示文を貼るところが起点です。

その前の段階は、仕分けのルールで自動にします。 仕入先のメールが届くたびに、ルールが「仕入先の連絡」のフォルダーに移します。公式のページでは、Outlook on the web では「設定」→「メール」→「ルール」→「新しいルールを追加」で、名前・条件・処理を選んでルールを作るとされ、ルールは既定では届いたメールに当てはめられるとされています。新しい Outlook for Windows では、ルールの一覧の実行のボタンで、すでに届いているメールにも当てはめられるとされています。

担当が休みの週は、代わりの担当が見ます。 休みの間の連絡が台帳に載らない（第3章の c）のを防ぐため、休みの担当のメールを代わりの担当に転送するルールを、休みに入る前に担当自身が作るか、メールボックスの代理の権限を付けます。代理の権限で開いたメールボックスでの Copilot の扱いは、第7章の「例外処理」に書きます。

入力データを集める

質を決めるのは、仕分けのルールの送信元のドメインです。 仕入先の営業が個人のフリーメールから送ってくる、グループの別の会社のドメインから送ってくることがあり、そのメールはフォルダーに入りません。月に1回、受信トレイに残った仕入先のメールを探し、ドメインをルールに足します。

前の週の対応の一覧は、Copilot には渡しません。 台帳は SharePoint のリストで、Copilot Chat から参照させることもできますが、まずは担当が表と台帳を並べて見比べる形で始めます。参照させる形にするかは、運用が固まってから決めます。

データの取得方法を決める

スレッドの要約には、根拠のメールに飛べる番号が付きます。 公式のページでは、要約がメールの上に表示され、番号付きの引用が付き、それを選ぶとスレッドの中の該当のメールに移るとされています。表の行で気になった件は、そのスレッドを開いて要約の番号から原文に飛びます。

フォルダーを指定して尋ねる書き方が効くかは、公式のページでは確かめられませんでした。 公式の例は「先週の、ある案件・お客に関するメール」を尋ねる形です。最小構成の段階で、フォルダー名を書いた指示文と、仕入先の名前を並べた指示文の両方を試し、 抜けの少ないほうを雛形にします。抜けが残る仕入先は、/ でメールを指して足します。

Copilot Chat の表に、根拠のメールの件名と受信の日時を必ず書かせます。 表だけでは、どのメールを見て書いたかが分からず、第7章の「人間の確認」で原文を探すのに時間がかかります。

AIへ渡す前に整形する

1. 仕分けのルールを作る … 仕入先の送信元のドメインを条件に、「仕入先の連絡」のフォルダーに移すルールを作ります
2. ルールを既存のメールに当てる … 導入の初日に、ルールを受信トレイの既存のメールにも当て、直近1か月の仕入先のメールをフォルダーに集めます
3. 件名の書き方をお願いする … 主な仕入先に、変更の連絡の件名に「価格改定」「納期変更」「仕様変更」「生産終了」のどれかを入れてもらえるよう頼みます
4. 暗号化されたメールを分ける … 暗号化や権限の制限の付いたメールは、Copilot が読めないので、担当が別に読む印を付けます
5. 指示文の雛形を共有する … 購買部の共有の場所に、第7章の指示文を置き、全員が同じものを使います

2番目を導入の初日に行うのは、すでに進んでいる件を表に載せるためです。 ルールは既定では作った後に届いたメールにしか当たらないので、当てないと、導入の前から続いている値上げの交渉が表から抜けます。

3番目は、頼めなくても構いません。 件名がそろうと Copilot の分け方が安定しますが、本文から種類を見分けるのは Copilot の仕事です。頼むのは、取引の多い上位の仕入先からで十分です。

4番目の暗号化のメールは、公式のページで扱えないとされています。 Outlook の Copilot の FAQ では、S/MIME や二重キーの暗号化のメールにアクセスできず、署名・暗号化・IRM の付いたメールや一部の秘密度のラベルの付いたメールでは機能が使えないとされています。

AIに処理させる

させるのは、先週の仕入先のメールを、仕入先ごと・変更の件ごとの表にまとめることです。

同じ件のメールが何通かあれば、最新の内容を表に書き、根拠のメールは全部並べます。 途中で改定の日や率が変わっていたら、「前のメールでは○○」と一言添えさせます。 第3章の（b）の「古い内容を写したまま」を防ぐためです。

3行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「今月中に」「来週中に」のような書き方を日付に直させると、受信の日を起点にするか、本文の日付を起点にするかで日付がずれます。 本文の言い回しをそのまま写させ、日付に直すのは担当が行います。

指示内容を固定する

あなたは製造業の購買部で、仕入先からの変更の連絡を整理する担当の補助です。
「仕入先の連絡」フォルダーにある、先週の月曜から日曜までに受け取ったメールを読み、
値上げ・納期の変更・仕様の変更・生産の終了の連絡を表にまとめてください。

【表の列】
仕入先／種類／対象／変更の中身／適用の日／こちらの対応／期限／根拠のメール（件名と受信日時）

【まとめ方】
- 同じ仕入先の同じ件のメールが複数あれば、1行にまとめ、最新の内容を書いてください。
  前のメールと内容が変わっていれば、「前のメールでは○○」と変更の中身の列に添えてください。
- 根拠のメールの列には、その行の元にしたメールの件名と受信日時をすべて書いてください。
- 種類は「値上げ」「納期の変更」「仕様の変更」「生産の終了」「その他」から1つだけ選んでください。
- 変更の連絡でないメール（見積の送付、請求、挨拶など）は表に入れず、最後に件数だけ書いてください。

【厳守事項】
- 数字（価格・率・数量・日付）は、本文に書かれたとおりに写してください。計算しないでください。
- 期限や適用の日が書かれていなければ「記載なし」と書いてください。推測しないでください。
- 「今月中」「来週中」のような書き方は、日付に直さずそのまま写してください。
- 添付ファイルに書かれている内容は、本文に書かれていなければ「添付参照」と書いてください。
- 値上げを受け入れるべきか、仕様の変更に問題があるかといった判断は書かないでください。
- 表の最後に、期限が今週と来週にある行の仕入先と期限を、期限の近い順に並べてください。

「計算しない」「日付に直さない」を、厳守事項の上のほうに置いています。 表の列に「期限」があると、Copilot は空欄を埋めようとして、「今月中」を月末の日付に直したり、新旧の価格から率を出したりします。直した値は原文と照らすまで正しいか分からないので、最初からさせません。

「添付参照」を書かせるのは、添付を読んだかどうかを担当が見分けるためです。 添付の中身を要約に含めたかが表から分からないと、添付にだけ書かれた期限を見落としたまま台帳に移します。 「添付参照」の行は、第7章の手順で「ファイルを要約」を使って埋めます。

出力形式を固定する

Copilot Chat が返す表は、次の形です。

担当はこの表を見て、根拠のメールを開き、期限と数字を確かめてから台帳に移します。 B化成の「期限：記載なし」は、最終の注文の数量をいつまでに知らせるかを仕入先に問い合わせる件として台帳に載せます。

表の下には、期限の近い件の並びが出ます。 「C電装：今週中」「A精工：11月20日まで」のように並び、月曜のうちに手を付ける件が分かります。

台帳の列は、表の列と同じ並びにそろえます。 列がそろっていれば、担当は行ごとに確かめて写すだけで済みます。台帳には「根拠のメール」の列も持たせ、件名と日時を残します。

システムへ連携する

台帳への書き込みを自動にしないのは、期限と数字を確かめる工程を必ず通すためです。 表をそのまま台帳に流すと、誤って写された期限が、確かめられないまま台帳の正しい値として残ります。

人が確認する

1. 表の行の数を見る … フォルダーに入ったメールの数と、表の行と「変更の連絡でない件数」の合計が大きく食い違っていないかを見ます
2. 期限と数字を原文で確かめる … 根拠のメールを開き、期限・適用の日・率や額を本文で確かめます
3. 「添付参照」の行を埋める … 添付の PDF をメールの画面で要約させ、原文と照らして行を直します
4. 台帳に移し、期限の近いものに印を付ける … 期限が「今週中」のような書き方なら、日付に直して台帳に入れます

2番目を省かないでください。 公式のページでは、生成AIの応答が100％事実であることは保証されず、他の人に送る前に利用者が判断して見直すべきとされています。期限の日付が1日ずれるだけで、仕入先への回答が遅れます。

1番目の行の数の突き合わせは、表の抜けに気づく唯一の手がかりです。 Copilot は、読めなかったメールや変更の連絡と見なさなかったメールを、黙って表から外すことがあります。「変更の連絡でない件数」を書かせているのはこのためで、 合計がフォルダーのメールの数より明らかに少なければ、/ でメールを指して尋ね直します。

目標は、240件をならして1件2分です。 本文に全部書かれた短い連絡は表を見て確かめるだけで、時間を使うのは添付の PDF に条件が書かれた値上げの申入れです。

例外に対処する

4行目は、公式のページの書き方が変わってきているところです。 Outlook の Copilot の FAQ では、Copilot の機能は利用者の主たるメールボックスで使え、Copilot Chat は利用者が権限を持つアーカイブ・共有・代理のメールボックスでも使えるが、一部の機能はまだ対応していないとされ、グループのメールボックスでは使えないとされています。Context IQ のページでも、共有・代理のメールボックスのメールを参照できるとされています。代わりの担当が見る週は、表の行の数とフォルダーのメールの数を必ず突き合わせます。

記録を残す

• 毎週の Copilot の表（担当が台帳に移す前の形）を、購買部の共有の場所に週ごとに残す
• 台帳の各行の「根拠のメール」（件名と受信の日時）
• 担当が表から直した行と、直した理由（期限の取り違え、添付にだけあった条件など）
• 仕入先への回答の日時と、回答の要旨
• 月ごとの、期限を過ぎてから気づいた件の数

3つ目を残すのは、指示文を直す材料にするためです。 「今月中」を日付に直していた、添付の条件を拾っていなかった、が続くなら、指示文の厳守事項の書き方を変えます。 直した指示文は版の番号と日付を付けて共有の場所に置き、どの週の表をどの版で作ったかを表の保存の名前に入れます。誤りが減ったかを版ごとに比べられます。

Copilot とのやり取り自体も、会社の側に残ります。 公式のページでは、利用者の指示と Copilot の応答が Copilot の活動の履歴として保存され、管理者が Microsoft Purview で保持の方針を設定できるとされています。