購買の担当が交代するときに、仕入先ごとのメール・Teams・会議の記録から、取引条件の経緯・交渉中の事項・トラブルの履歴を引継ぎ書にまとめる

処理の起点を決める

担当替えの一覧への登録を起点にします。 上長が交代の月の前月の第1週までに登録し、前任は登録された仕入先から順に素材フォルダを作ります。交代の月に入ってから始めると、前任はもう新しい仕事に移っています。

下書きを作らせるのは前任自身です。自動で作らせて自動で後任に配る設計にはしません。 下書きは前任が直す前提の材料で、直されていないものが後任に届くと、それが引継ぎ書として扱われます。

仕入先の順番は、交渉中の事項がある仕入先から始めます。 単価の見直しの要請に回答していない、支払条件の変更を協議中、といった仕入先は、交代の月に仕入先から連絡が来る可能性が高いからです。前任は、自分が仕入先に何かを約束している仕入先を先に一覧に印を付けます。

入力データを集める

質を決めるのは、単価の改定履歴です。 メールの中には、見積の段階の金額、交渉の途中の金額、合意した金額が混ざっています。どれが実際の改定だったかは、購買システムの改定日と金額でしか確かめられません。 改定履歴があれば、Copilot はメールの中の金額を改定と結び付けて「なぜその金額になったか」を書けます。

不適合の記録を入れるのは、購買としての約束を拾うためです。 事象と是正は品質管理部の台帳にありますが、それに対して購買が仕入先と何を取り決めたかはメールにしかありません。台帳の日付を手がかりに、同じ時期のメールを読ませます。

入れないものも決めておきます。 発注ごとの注文書や納品の連絡は、件数が多いわりに経緯を含みません。素材に入れると参照先の上限に早く達し、交渉のスレッドを入れる余地がなくなります。 発注の数量や納期の実績は購買システムにあるので、必要なら後任がそちらで見ます。

データの取得方法を決める

メールを選ぶときは、Outlook の「Copilot による要約」が使えます。 スレッドの要点がスレッドの上に表示され、該当するメールへ飛べる番号付きの引用が付くことがあるとされています。長いスレッドが取引条件に関わるものかを、開いて読む前に判断できます。 ただし、要約そのものは素材に入れず、スレッドの本文をPDFにして入れます。 要約を素材にすると、出どころが要約の要約になります。

Teams のチャットの Copilot も、確かめには使えます。 チャットとチャネルの Copilot は、既定では直近30日の履歴を参照し、期間を指定することもできるとされています。ただし、画像、Loop コンポーネント、スレッドで共有されたファイルは要約できないとされています。図面や検査成績書の画像が貼られた投稿には、ファイルに起こすときに「添付あり」と印を付けます。

さかのぼる期間は3年を目安にします。 それより前の経緯は、改定履歴の最初の行の「改定前の単価」として残るだけで足ります。3年より前の取り決めが今も効いている場合は、前任が④の回答として書き足します。

AIへ渡す前に整形する

1. 素材に番号を振る … M-01、G-01、T-01、S-01 のように種類ごとに番号を付け、ファイル名の頭に入れます
2. 日付を先頭に書く … メールは送信日、議事録は会議の日、Teams は投稿日を、各素材の先頭に書きます
3. 仕入先コードで絞る … 同じフォルダに他の仕入先の素材が混ざらないようにします。複数の仕入先が出てくるメールは、該当の部分だけを残します
4. 添付の印を付ける … 見積書や図面が添付されていたメールに「添付あり」と書き、中身を推測させないようにします
5. 他の仕入先の見積を外す … 相見積のときの他社の金額が書かれたメールは、その部分を外すか、社内用の素材だけに入れて⑤の対象から外す印を付けます
6. 個人のことを外す … 担当者の人柄や評価、私的な話題のやり取りは素材に入れません

5番目は、⑤を仕入先に見せるための準備です。 他社の見積の金額が引継ぎ書に入ると、後任が読み合わせの場で口にしてしまうおそれがあります。 素材の段階で分けておきます。

AIに処理させる

させるのは、素材から取引条件の変化と、その途中の状態を読み分け、日付の順に並べ、すべての行に出どころの番号を付けることです。

⑤は M-と G-を根拠にしたものだけにします。 社内の Teams（T-）にしか無い内容は、自社の内部の検討です。仕入先が知らない内容を「前の担当とこう話していた」として読み合わせると、仕入先は困ります。

いちばん起きやすいのは最初の行です。 改定前と改定後の単価が並ぶと、「約8％の値上げ」と書き添えたくなります。品目の単位や数量の条件が変わっている改定では、その計算は誤りになります。

指示内容を固定する

あなたは購買部で、担当替えのための仕入先ごとの引継ぎ書の下書きを作る立場です。
参照先の素材ファイルに書かれていることだけを使ってください。
推測で埋めないでください。一般的な購買の慣行で補わないでください。

【仕入先】{仕入先コード}／{仕入先名}
【前任】{前任}　【後任】{後任}　【交代の月】{交代の月}

【作る欄】
① 取引条件の経緯
   日付、変わった条件、変わる前、変わった後、理由、合意した相手。
   単価の改定履歴（S-）の行ごとに、同じ時期のメール（M-）と議事録（G-）から理由を探す。
   理由が見つからない改定は、理由の欄を「素材に記載なし」とする。
② 交渉中の事項
   仕入先からの要請と、自社の回答の状況。
   要請があり、合意か断りの記録が無いもの。次回までの約束と期限があれば書く。
③ トラブルの履歴
   不適合の記録（S-）の行ごとに、事象、是正の状況、
   購買として仕入先と取り決めたこと（検査の追加、連絡の決まり、費用の負担など）。
④ 確認が要る点
   結論の無いやり取り、出どころが1つしかない約束、
   添付の中身が要るもの、毎回のものか一度きりか分からないもの。
⑤ 仕入先と読み合わせる項目
   ②と③のうち、仕入先とのメール（M-）か議事録（G-）に根拠があるものだけ。

【厳守事項】
- すべての行の末尾に、根拠にした素材の番号（M-／G-／T-／S-）を付けてください。
  番号を付けられない内容は書かないでください。
- 金額、条件、日付は素材に書かれたとおりに写してください。
  値上げ率、差額、合計を計算しないでください。
- 今の単価や今の条件を書かないでください。経緯だけを書いてください。
- メールの中の金額が見積の段階か、交渉の途中か、合意かを区別してください。
  改定履歴（S-）と日付が合うものだけを合意として扱ってください。
- 「検討します」「考えておきます」は約束として扱わず、④に入れてください。
- 次の交渉をどう進めるべきかは書かないでください。
- 仕入先や担当者の人柄・評価は書かないでください。
- 他の仕入先の名前や金額は書かないでください。
- 社内の Teams（T-）にしか根拠の無い内容は、⑤に入れないでください。
- 「添付あり」の印が付いた素材は中身を推測せず、④に「添付の確認が要る」と書いてください。
- 最後に、使わなかった素材の番号を一覧にしてください。

「見積の段階か、交渉の途中か、合意か」を書かないと、メールの中の最初の金額が改定として拾われます。 仕入先が最初に提示した単価と、最終的に合意した単価は違うことが多く、最初の金額で経緯が書かれると、後任は仕入先の要請をそのまま呑んだと読みます。

「一般的な購買の慣行で補わない」を冒頭に置くのは、②を守るためです。 素材に結論が無い交渉ほど、「通常は年次の価格協議で決着する」のような一般論が足されて、決着したように読めてしまいます。

最後の「使わなかった素材」の一覧は前任のためにあります。 入れたはずのメールが反映されていなければ、ここで分かります。

出力形式を固定する

Word の文書に、5つの表と1つの一覧で出させます。 Notebook の回答を Word に写し、表の体裁をそろえます。

②の1行は、たとえば次の形になります。

表にする1つ目の理由は、②の「自社の回答の状況」の列で、止まっている交渉が見えることです。 後任は交代の月にまず②を読み、期限の近いものから仕入先に連絡します。文章の中に埋もれていると、待たせている交渉が見つかりません。

2つ目は、①の理由の欄の「素材に記載なし」が目立つことです。 上長と前任は、理由の分からない改定について、前任の記憶で補うか、仕入先との過去の協議の記録を探すかを決めます。

3つ目は、⑤をそのまま読み合わせに使えることです。 公正取引委員会の指針は、価格交渉の記録を発注者・受注者の双方が確認して残すことが、双方の認識のずれを解消し、トラブルの未然防止に役立つとしています。⑤は、担当替えの時点で、その確認をやり直すための一覧です。

システムへ連携する

購買システムへは何も書き込みません。 この構成が出すのは引継ぎ書だけで、単価にも発注にも触れません。担当者の付け替えは、購買システムの側でいつもどおり行います。

確定した引継ぎ書は、仕入先ごとのフォルダに置きます。 次に担当が替わるときは、前回の引継ぎ書も素材に入れて読み直させます。引継ぎ書が担当替えのたびに積み上がるので、①の経緯は2回目からさかのぼる量が減ります。

人が確認する

下書きは4人が順に見ます。 前任、上長、後任、そして仕入先です。

1. 前任が④に答える … 約束か一度きりかを決め、①〜③へ移すか消します。出どころの無い約束は、ここで自分の言葉で書き足します
2. 前任が①の金額を改定履歴と見比べる … 見積の段階の金額が合意として書かれていないかを見ます
3. 上長が②と⑤を確かめる … 交渉中の事項の扱いを後任と決め、⑤に社内の検討や他社の情報が入っていないかを見ます
4. 後任が読み合わせで質問する … 分からない行に印を付け、前任がその場で補います
5. 仕入先と⑤を読み合わせる … 挨拶の場で、交渉中の事項と再発防止の取り決めを確かめます。仕入先の認識と違う行は、その場で記録して直します

5番目を省かないでください。 引継ぎ書の誤りは、社内では見つかりません。仕入先の側にも記録があり、前任が覚えていない約束を仕入先が覚えていることがあります。 読み合わせで出てきた行は、次の担当替えでいちばん役に立ちます。

例外に対処する

3行目で「新しい日付を優先させない」のは、新しいメールが合意とは限らないからです。 仕入先からの再提示のメールが最新になっていることがよくあります。どれが合意かを決めるのは、改定履歴と前任です。

記録を残す

• 素材フォルダの中身（番号付きの素材と、使わなかった素材の一覧）
• Copilot が作った下書きと、前任・上長が直した後の引継ぎ書の両方
• ④の回答の列（前任がどう答えたか）
• ⑤を仕入先と読み合わせた日と、仕入先の認識と違った行
• 担当替えの一覧の1行（仕入先、前任、後任、交代の月）

下書きと確定版の両方を残すのは、指示文を直すためです。 前任が毎回同じ種類の行を消しているなら、読み分けの決まりがずれています。

⑤の読み合わせの記録は、仕入先との間の記録にもなります。 担当替えの時点で、交渉中の事項についてどう認識を合わせたかが残ります。次の担当替えで仕入先から「前に確認したはず」と言われたとき、ここを見れば足ります。