監査法人から届く依頼資料の一覧（PBC）とメールのやり取りを突き合わせ、未提出の資料と答えていない質問の一覧、回答の下書きを毎週作る

処理の起点を決める

毎週月曜の朝、窓口が依頼資料の一覧の最新版を確かめた時点を起点にします。 監査法人の担当者も一覧を書き換えるので、週末に追加された依頼が反映された版で始めます。 一覧の更新日時を見て、金曜の夕方以降に変わっていればその内容を先に目で確かめます。

監査法人との週次の打合せの前日が、2回目の起点です。 月曜からの3〜4日で状況が変わるので、打合せで使う一覧は、前日の時点で作り直します。 月曜の一覧を打合せでそのまま使うと、その週に提出した資料が未提出として並びます。

期限の前日にも、その日が期限の依頼だけを対象に起点を置きます。 期限の当日に気づいても、担当者が資料を作る時間が残りません。

入力データを集める

質を決めるのは、3つ目のCCの決まりです。 担当者が監査法人と直接やり取りしたメールが窓口に届かなければ、第3章の（c）の約束した日付は、AIにも見えません。 監査法人とのメールには必ず窓口をCCに入れる、という決まりを経理部の外の担当者にも伝えます。

依頼の番号をメールの件名に入れてもらうことも効きます。 監査法人の担当者に、件名の先頭に依頼の番号を書いてもらうよう頼みます。番号の無いメールは、AIが依頼の内容から結び付けることになり、結び付けの誤りが増えます。

データの取得方法を決める

一覧もメールも、すでに Microsoft 365 の中にあります。取得の仕組みを新しく作る必要はありません。 窓口が Copilot Chat で、/ を使って一覧のファイルとメールを指定するだけです。

メールは、依頼の番号ごとにまとめて指定します。 「監査法人とのメールを全部見て」と頼むと、Copilot は関係の深いものを自分で選び、古いスレッドや別の依頼のメールが混ざります。 未提出の依頼の番号ごとに、件名で探して指定します。

監査法人から添付で届いた依頼の明細は、先に中身を確かめます。 公式のページでは、新しい Outlook と Outlook on the web では、PDF・PowerPoint・Word の添付があるメールで Summarize a file を選べるとされています。添付の依頼の明細が何を求めているかを窓口が先に把握してから、一覧に書き足します。 表計算の添付は、この方法の対象として挙げられていないので、開いて目で見ます。

指定するメールは、監査法人とのやり取りに限ります。 社内の担当者どうしのメールには、会計処理の検討の途中の考えが書かれていることがあり、回答の下書きに混ざると、確定していない考えが監査法人に届きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 一覧の最新版の確認 … 更新日時を見て、週末の変更を目で確かめます
2. 依頼の番号の振り直し … 監査法人がメールで追加した依頼が一覧に無ければ、番号を振って書き足します
3. 件名の確認 … 監査法人とのメールのうち、件名に依頼の番号が無いものに、窓口が番号をメモします（分類のフォルダに分けるなど）
4. CCの確認 … 担当者が窓口をCCに入れずに返信したメールが無いかを、週に一度担当者に聞きます
5. 回答の材料のファイル名の統一 … 「依頼番号_資料の名前_版」にそろえます
6. 提出状況の値の統一 … 一覧の提出状況を「未提出／一部提出／提出済み／差し替え依頼あり」の4つにそろえます

2番目と3番目を軽く見ないでください。 一覧に無い依頼はAIが「未提出」として拾えず、番号の無いメールは、どの依頼の話かをAIが推測します。 推測で結び付けられた行は、根拠のメールを開くまで誤りに気づけません。

6番目は、AIに提出状況を判断させないための準備です。 状況を4つの値にそろえておけば、未提出の一覧は値で選べます。値が自由に書かれていると、「ほぼ提出」のような書き込みをAIがどう読むかが分かりません。

AIに処理させる

させるのは、一覧とメールに書かれていることを依頼の番号ごとに要約し、まだ終わっていないことを並べることです。

2行目と3行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「この引当金の計上の根拠は」という質問に、AIは一般的な会計の考え方で回答の文を書けてしまいます。その文が監査法人に届くと、会社の見解として受け取られます。 材料が無ければ「回答の材料なし」とし、担当者に回します。

4行目は、Microsoft の方針にも関わります。 公式のページでは、職場のやり取りをもとに従業員の業績・態度などを推し量ったり評価したりする用途に、生成AIを使うことを制限しているとされています。未提出の一覧は依頼ごとにまとめ、担当者ごとの遅れの件数を数える使い方はしません。

指示内容を固定する

月曜の朝の指示（Copilot Chat）：

あなたは経理部で、監査法人からの依頼資料と質問の状況をまとめる窓口です。
次の資料だけを使ってください。資料に無いことを補わないでください。
/依頼資料の一覧（最新版）
/（依頼番号ごとに指定した監査法人とのメール）

【作るもの1：未提出の資料の一覧】
- 依頼資料の一覧で、提出状況が「未提出」「一部提出」「差し替え依頼あり」の依頼を対象にします。
- 各依頼について、期限、社内の担当、最後のやり取りの要約（2文以内）、
  根拠のメール（送信者・日付・件名）を書いてください。
- 関連するメールが見つからない依頼は「関連するメールなし」と書いてください。

【作るもの2：答えていない質問と、約束した日付】
- 監査法人のメールの質問のうち、その後に回答のメールが見つからないものを並べてください。
  質問の文はそのまま写してください。
- 社内の誰かがメールで提出日や回答日を約束していれば、その文をそのまま写し、
  日付と約束した人の役割（担当者／窓口）を書いてください。
- 回答したかどうか判断できないものは「要確認」としてください。

【作るもの3：一覧とメールのずれ】
- 一覧で「提出済み」なのに、その後のメールで差し替え・追加・訂正を求められている依頼を並べ、
  求められている内容の文を写してください。
- 一覧の提出状況を、あなたが書き換えないでください。

【書かないこと】
- 会計処理の考え方、監査法人の意図の推測、担当者ごとの評価や件数の比較は書かないでください。

【出力】作るものごとに、次の列の表にしてください。
依頼の番号／依頼の内容／期限／担当／状況の要約／写した文／根拠のメール／状態

「最後のやり取りの要約（2文以内）」と長さを決めているのは、週次の打合せでそのまま読むからです。 長さを決めないと、スレッドの経緯を最初から書き起こし、一覧が読めない長さになります。

「一覧の提出状況を書き換えない」を入れているのは、ずれを見つけたAIが「提出状況は差し替え依頼ありとすべき」と結論を書くからです。 結論は一覧に反映する前に窓口が確かめます。

回答の下書きを作るときの指示：

次の質問に対する回答の下書きを作ってください。
【質問】（監査法人のメールの質問の文をそのまま貼る）
【使ってよい資料】/（担当者が用意した資料）

- 回答には、使ってよい資料に書かれていることだけを使ってください。
- 数値は資料の数値をそのまま写し、どの資料のどこの数値かを括弧で書いてください。
  計算・推計をしないでください。
- 質問のうち資料で答えられない部分は、回答の文に入れず、
  「回答の材料なし：（その部分）」として最後に並べてください。
- 会計処理の考え方や判断を述べないでください。
- 文面は、窓口の決まりの「回答の文面の型」に合わせてください。

「数値の出どころを括弧で書く」のは、窓口が送る前に照らすためです。 括弧の付いていない数値が下書きにあれば、それは資料に無い数値で、AIが作ったものです。 送る前に消します。

出力形式を固定する

作るものごとに、次の列の表で受け取ります。

JSONではなく表で受け取るのは、この一覧を人が読み、そのまま週次の打合せで監査法人と共有するからです。 後段に機械で読み込む仕組みはありません。

列を固定する理由は3つあります。 1つ目は、「写した文」の列で、要約の誤りに気づけることです。要約だけでは、AIが質問の意味を取り違えても分かりません。原文の一文が並んでいれば、窓口はその場で照らせます。

2つ目は、「根拠のメール」の列で、確認がメールを1通開くだけで済むことです。 第3章の（b）でスレッドを読み直していた時間が、ここで減ります。

3つ目は、「状態」の列で、窓口が先に見る行を絞れることです。 「ずれ」と「要確認」の行を先に開き、根拠のメールで確かめてから、一覧の提出状況を窓口が書き換えます。

システムへ連携する

一覧にはAIから書き込みません。 一覧は監査法人と共有していて、書き換えた内容がそのまま監査法人の目に入ります。 窓口が根拠のメールで確かめてから書き換えます。

監査法人への回答は自動では送りません。 回答は監査の証拠として残る文書です。窓口と、内容によっては経理部の責任者が確かめてから送ります。

人が確認する

1. 「ずれ」の行を先に見る … 根拠のメールを開き、本当に差し替えや追加を求められているかを確かめます。確かめたら一覧の提出状況を書き換えます
2. 「約束あり」の行を見る … 約束した日付が過ぎていないかを見て、過ぎていれば担当者に連絡します
3. 「要確認」の行を見る … 回答したかどうかを、根拠のメールとその後のやり取りで確かめます
4. 未提出の一覧の要約を読む … 「写した文」と要約が合っているかを見ます
5. 回答の下書きを照らす … 括弧の付いていない数値と、会計処理の判断を含む文が無いかを見ます。材料なしの部分は担当者に回します

5番目を省かないでください。 監査法人への回答は、会社の説明として監査の記録に残ります。下書きの一文が、資料に無い説明を足していないかを必ず見ます。

目標は、120件をならして1件4分です。 状態の列で行を絞るので、「未提出」で要約に問題の無い行は数十秒で済み、「ずれ」と回答の下書きの行に時間を使います。 依頼が集中する週は4分を超えます。

監査法人と共有する前に、AIの列を外します。 共有するのは、依頼の番号・期限・担当・状態と、窓口が書き直した状況の一文だけです。「写した文」や「根拠のメール」の列には社内の担当者どうしの名前や途中の経緯が入るので、そのまま共有しません。

例外に対処する

上から3行目までが大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、一覧とメールの書き方の決まりの問題です。 決まりが守られるほど、AIの一覧は確かめやすくなります。

記録を残す

• 週ごとにAIが出した一覧（窓口が直す前のもの）と、窓口が確かめた後の一覧
• 窓口が直した箇所と、その理由（結び付けの誤り、要約の誤り、状態の誤り）
• 監査法人へ送った回答と、その下書き
• 一覧の提出状況を書き換えた日時と、根拠にしたメール
• 約束した日付と、実際に提出・回答した日

4つ目は、監査法人との認識のずれが起きたときの記録です。 「いつ提出済みにしたのか」「何を根拠にしたのか」が残っていれば、週次の打合せで食い違いが出ても、その場で確かめられます。

2つ目は、指示を直す材料です。 結び付けの誤りが多ければ件名の決まりが守られていないか、要約の誤りが多ければ指示の書き方に原因があります。