仕入先との契約の更新前に、過去1年の取引実績・納期と品質のトラブル・やり取りの記録から交渉の論点メモを作る

処理の起点を決める

毎月1日に、契約の台帳から翌々月に更新を迎える仕入先を拾うことを起点にします。 交渉には、メモを読んで方針を決め、仕入先と日程を合わせる時間が要ります。更新の2か月前にメモがそろっていれば、1か月目で方針を決め、2か月目で交渉できます。

記録が届いたことを起点にはしません。 メールや不適合の記録は毎日のように増えるので、そのたびにメモを作り直すと、担当者はどれが最新か分からなくなります。月に1回、決まった日に作り、版を1つにします。

更新の時期が早まった仕入先や、急に交渉が入った仕入先のために、担当者が台帳の「メモ作成」の欄に印を付けると、その場で動く経路も用意します。

入力データを集める

質を決めるのは、メールの本文から引用の返信を除く処理です。 返信のたびに前のメールが下に付くので、そのまま渡すと同じ文が何十回も入り、同じ申し入れが何回も引用されます。 どのメールが最初に言ったのかが分からなくなります。

前回の論点のメモは、前回の約束が守られたかを見るために渡します。 「次回の更新で検討する」とした論点は、今回の更新で必ず取り上げる論点です。 初回は前回のメモが無いので、メールの中から拾います。

データの取得方法を決める

数字は、帳票の値をそのまま渡します。 AIに金額の合計や遅延率を計算させると、桁や月の取り違えが起きます。基幹システムの定型の帳票には月ごとの集計がすでにあるので、その行をそのまま1ブロックにします。 メモに書く数字は、そのブロックからの引用で示します。

メールの検索は、仕入先のドメインと名前の両方で行います。 ドメインだけで探すと、仕入先の担当者が個人のアドレスから送ってきたメールや、商社を経由したやり取りが落ちます。名前だけで探すと、同じ名前を含む別の会社のメールが混ざります。 両方で拾い、差出人と宛先の組み合わせで絞ってから番号を付けます。社内の担当者どうしで仕入先について相談したメールは、交渉の材料としては有用でも、先方の発言と取り違えやすいので、別の種類の番号（I- で始まる番号など）を付けて区別します。

表計算のファイルは、そのままでは渡せません。 Claude のドキュメントでは、.xlsx や .docx は document ブロックで扱えず、テキストかPDFに変換する必要があるとされています。品質管理部の一覧は、行ごとにテキストに直してブロックにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 記録の番号付け … 記録の種類と日付で番号を振ります（例：M-2026-03-14-02 はメール、Q-0412 は不適合）。ブロックの先頭にこの番号を書きます
2. 引用の返信の除去 … メールの本文から、前のメールの引用部分と署名を除きます
3. 期間の絞り込み … 前回の更新日から今回の更新日の前日までに絞ります
4. 自動送信のメールの除外 … 発注の自動通知や、受注の確認の定型メールは除きます。件数が多いだけで、論点にはなりません
5. 並べる順 … 種類ごとに、日付の古い順に並べます
6. 量の確認 … 合計の量が大きすぎる仕入先は、メールを四半期ごとに分けて要約させ、その要約を最後にまとめます
7. PDFの確認 … 打合せの記録がPDFの場合、文字が取り出せるものかを確かめます

7番目を軽く見ないでください。 ドキュメントでは、PDFから引用できるのは文字を取り出せるものだけで、画像の引用はまだサポートされておらず、文書をスキャンしただけで取り出せる文字の無いPDFは引用できないとされています。手書きの打合せの記録をスキャンしたものは、文字に起こしてから渡すか、引用できない記録として別に扱います。

AIに処理させる

させるのは、渡した記録だけを根拠に、決まった6つの見出しで論点のメモを書き、文ごとに根拠の記録を引用することです。

④と⑤が、この構成でいちばん大事な見出しです。 ①〜③は帳票と一覧にもともとある情報で、担当者が探せば見つかります。④と⑤はメールの中にしか無く、拾い読みで落ちる情報です。記録の中に該当が無いときも、「該当する記録は見当たりません」と書かせ、見出しそのものを省かせません。

⑥は候補を並べるだけにします。 「単価の据え置きを求める」「検査の頻度の見直しを提案する」のような方針は書かせません。候補として並べるのは「何が論点になりうるか」と、その根拠までです。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 納期の遅れと不適合が並んだメモを書かせると、AIは「値下げを求める余地がある」とまとめたがります。記録から論点を拾うことと、交渉の結論を先に置くことは別の仕事です。

先方の発言と社内の相談を取り違えさせないことも、AIへの指示に含めます。 社内の担当者どうしのメールに「先方は値上げを言ってきそうだ」と書かれていても、それは先方の申し入れではありません。見出し④に入れてよいのは、仕入先から届いた記録を根拠にできるものだけです。 社内の相談の記録は、⑥の論点の候補の根拠として引用するにとどめます。番号の頭の文字で種類を分けておくと、AIにも人にも区別がつきます。

指示内容を固定する

あなたは製造業の購買部で、仕入先との契約の更新の前に、
過去1年の記録を読み、交渉で取り上げる論点のメモを作る立場です。
渡した文書の記録だけを根拠にしてください。

【見出し（この順で、すべて書く）】
1. 取引の概況
2. 納期
3. 品質
4. 先方からの申し入れ
5. 自社の約束事（前任者を含む）
6. 論点の候補

【書き方】
- すべての文に、根拠になった記録を引用してください。
  引用できない文は書かないでください。
- 記録の中に該当するものが無い見出しは、
  「該当する記録は見当たりません」と書いてください。見出しを省かないでください。
- 金額・数量・件数は、帳票の値をそのまま引用してください。
  合計や率を自分で計算しないでください。
- 「4. 先方からの申し入れ」には、価格改定、労務費・原材料費・エネルギー費の上昇、
  支払条件・納期・検査の条件の変更の相談を、件名にかかわらずすべて拾ってください。
- 「5. 自社の約束事」には、自社の担当者が「検討します」「次回の更新で」
  「対応します」と書いたものを、すべて拾ってください。
- 前回の論点のメモで「次回の更新で検討」とされたものは、
  今回どうなったかが記録から分かるかを書いてください。
- 「6. 論点の候補」は、候補と根拠だけを書いてください。
  求める条件、値下げ幅、落としどころは書かないでください。
- 先方の申し入れが妥当か過大かを評価しないでください。
- 記録に無い市況や他社の条件は書かないでください。

【仕入先】{supplier_name}（{supplier_code}）
【現在の覚書の主な条件】{current_terms}
【対象期間】{period}

「件名にかかわらず」を明記しないと、件名で判断します。 価格の相談が「○月分の納期について」の返信の中に書かれていることは珍しくありません。本文を読む指示を、見出し④のためだけに念押しします。

「引用できない文は書かない」が、この指示の中心です。 引用の機能を有効にしても、AIが引用の無い文を書くことはあります。指示で禁じたうえで、後段のワークフローでも引用の無い文を機械的に外します。 二重にしてあるのは、交渉の材料に推測が混ざると、取り返しがつかないためです。

出力形式を固定する

返答は、見出し付きの文章と、文ごとの引用で受け取ります。 引用の機能を有効にすると、返答は文章のまとまりごとに分かれ、それぞれに引用の一覧が付きます。カスタムコンテンツの文書では、引用は次の形で返ります。

{
  "type": "text",
  "text": "3月と4月に納期の遅れが集中しています。",
  "citations": [
    { "type": "content_block_location",
      "cited_text": "2026-03 遅延件数 6件 平均遅延日数 2.5日",
      "document_index": 0, "document_title": "実績の帳票",
      "start_block_index": 2, "end_block_index": 3 }
  ]
}

ワークフローは、これを次の表に直してメモにします。

JSONの形をスキーマで縛らないぶん、ワークフローの側で確かめます。 見出しが6つそろっているか、各見出しに文があるか、needs_check の文がいくつあるかを数え、見出しが欠けていれば、メモを作り直します。

引用文をメモに一緒に載せるのは、担当者が記録を開かずに済むようにするためです。 「3月と4月に遅れが集中」の横に、帳票のその行がそのまま並びます。記録を開くのは、引用文だけでは前後が分からないときだけです。

システムへ連携する

どこにも書き込みません。 契約の台帳にも基幹システムにも、メモの内容は返しません。更新の結果を台帳に書くのは、交渉が終わった後の担当者の仕事です。

仕入先には何も送りません。 メモは社内の交渉の準備のためのもので、仕入先との連絡は担当者が行います。

人が確認する

人が読むのは、メモと、気になった文の引用だけです。 1年分の記録を読み直すことはしません。

1. ④と⑤を先に読む … 先方の申し入れと自社の約束事は、交渉の席で真っ先に問われます。引用文を読み、記録を開いて前後を確かめます
2. needs_check の文を確かめる … 引用の無い文は、記録のどこかに根拠があるかを探します。見つからなければ消します
3. ①〜③の数字を引用文と照らす … 帳票の行の値と、メモの文が言っていることが合っているかを見ます
4. ⑥の候補を足し引きする … 市況や他社の条件など、記録の外の材料は担当者が足します
5. 上長と方針を決める … メモを材料に、求める条件と譲れる範囲を決めます
6. 漏れていた記録を書き残す … メモに出なかったが重要だった記録があれば、理由と一緒に残します

1番目を省かないでください。 先方から出ていた申し入れを知らずに交渉に臨むと、協議の場で自社の側だけが条件を出す形になります。 公正取引委員会のページでは、取適法（令和8年1月1日施行）の改正のポイントとして、協議を適切に行わない一方的な代金決定の禁止が挙げられています。申し入れを拾い、協議の材料として並べることは、取引の適正さの面でも欠かせません。

目標は、1件48分です。 メモを読む時間と、気になった引用の元を開く時間、上長との確認の準備です。needs_check の文が1社あたり数件を超える月は、記録の番号付けか、引用の返信の除去がうまくいっていません。 人の確認で埋め合わせず、前処理のほうを直します。

例外に対処する

上の3行が、例外のほとんどを占めます。 どれもAIの問題ではなく、記録の残し方の問題です。 打合せの記録を文字で残す、一覧をテキストで出せるようにする、の2つで大半が消えます。

記録を残す

• 仕入先ごとのメモ（見出し・文・引用・状態）
• AIに渡した記録の写しと、記録の番号の対応表
• 人が消した文、足した論点と、その理由
• 上長と決めた交渉の方針（メモとは別の文書）
• 交渉の結果と、次回の更新に持ち越した論点
• 見出しごとの needs_check の件数の推移

記録の写しとメモは、少なくとも次の更新の交渉が終わるまで残します。翌年のメモで「前回はこう言っていた」と引用するときの元になるからです。

2つ目で記録の写しを残すのは、引用の番号を後から引き直すためです。 メールボックスや一覧は後から書き換わるので、メモを作ったときの記録が残っていないと、引用が何を指していたかを示せません。

交渉の結果と持ち越しの論点は、次回の「前回の論点のメモ」になります。 ここを残さないと、来年また拾い読みから始まります。