農協の営農指導員が組合員の圃場を回った記録とメモから、Copilot で巡回の報告書と組合員ごとの次の指導事項をまとめる

処理の起点を決める

起点は3つあり、どれも指導員が自分で動かします。

①を当日のうちに済ませるのは、記憶が新しいうちに要約を確かめるためです。 メモに書き漏らしたことがあれば、その日なら足せます。翌週になると、要約がメモの範囲を超えていないかを、もう確かめられません。

③を最終営業日の前日にするのは、下書きの確認と課長のまとめに1日を残すためです。 月末の最後の巡回のページは、翌月の初日に足して作り直します。販売課への報告を翌月の第2営業日までに出すことを、課の決まりにします。

②は翌日訪ねる組合員の分だけ行います。 担当の組合員全員の一覧を毎日作る必要はありません。巡回の予定は Outlook の予定表に組合員の名前で入れているので、予定表を見ながら、その組合員のセクションを開いて指示を出します。

入力データを集める

質を決めるのは、巡回のひな形です。 見出しを決めたページに書けば、Copilot は見出しを手がかりに項目へ並べられます。見出しの無い走り書きのメモでは、どの文が観察で、どの文が伝えたことかを取り違えます。

ひな形の見出しは、次の8つにします。 「伝えたこと」と「次の確認」を分けて書くことが、②の一覧の質を決めます。「次の確認」に書いたことが、次の巡回で確かめる事項になります。

「次の確認」には、確かめることを1行に1つ書きます。 1行に2つ書くと、後のページで片方だけ「済」と書いたときに、もう片方が一覧から消えます。

写真は貼りますが、Copilot の材料にはしません。 公式のページは、OneNote の Copilot が画像や手書きを読むかどうかを書いていません。写真に写った病斑の様子は、指導員が「下葉に褐色の病斑。株の2割ほど」のように文字でも書きます。

データの取得方法を決める

材料はすべて OneNote と、ノートブックの参照の中にあります。 外のシステムからは取りません。

月ごとのノートブックには、当月のページだけを加えます。 公式のページでは、参照の根拠に使われるのは最初の300まで（Copilot Chat の利用者は50まで）とされています。指導員1名の月の巡回は75件前後なので、当月のページと様式と防除暦を加えても足ります。 ノートブックを指導員ごと・月ごとに分けるのは、この数に収めるためでもあります。

参照に加えたファイルが変わると、答えもそれに沿うとされているので、月末に下書きを作った後で巡回のページを書き直したら、下書きを作り直します。

AIへ渡す前に整形する

1. ひな形で書く … 新しいページは必ず巡回のひな形から作ります。走り書きのメモは、その日のうちに見出しの下へ移します
2. 組合員のセクションに置く … ページを書いた場所が地区のセクションのままだと、②の一覧に入りません。移し忘れは、その日の要約のときに確かめます
3. 同期を確かめる … 圃場で電波が弱いと、スマートフォンの記録が同期されていないことがあります。事務所で要約する前に、ページが届いているかを見ます
4. 写真の内容を文字でも書く … 病斑・食害・生育の様子は、写真とは別に文字で残します
5. 組合員の電話番号・口座などを書かない … 巡回のページには、指導に要らない個人の情報を書きません

2番目が、運用でいちばん崩れやすい点です。 1日に何件も回ると、ページを地区のセクションにまとめて書いてしまいます。組合員のセクションに無いページは、次の巡回の前の一覧から漏れます。

AIに処理させる

させることは3つです。1回ごとの報告の要約、組合員ごとの確認が残っている指導事項の一覧、月末の地区の報告の下書きです。

2つ目が、この構成でいちばん役に立つところです。 「次の確認」に書いた事項のうち、後の巡回のページで「確認した」「済」と書かれたものを除き、残っているものだけを日付つきで並べさせます。 指導員はこの一覧を持って翌日の圃場に行きます。

除く条件を「済と書いてあるとき」だけに絞っているのは、意図してのことです。 「触れていない」を済んだと扱うと、巡回のたびに書き忘れた事項がすべて消えます。

2行目がいちばん大事です。 防除暦を参照に入れているため、何も言わないと、メモに「病斑あり」としか書いていないページに、防除暦の薬剤の名前を書き足すことがあります。 防除暦は地区の報告で「当月の防除の時期の目安」を書くときだけに使わせ、個別の組合員の指導事項には使わせません。

指示内容を固定する

① 報告の要約（その日のページで）

このページは、営農指導員が組合員の圃場を巡回したときの記録です。
このページに書かれていることだけを使って、次の8項目の報告にまとめてください。
圃場・作物／生育／病害虫／土・水／作業の進み具合／組合員の話／伝えたこと／次の確認
- 各項目は箇条書きで、メモの言葉をなるべくそのまま使ってください。
- ページに書かれていない項目は「記載なし」としてください。推測で埋めないでください。
- 病名・農薬の名前・使用時期・使用回数は、ページに書かれているものだけを書いてください。
- 写真の内容は使わないでください。

② 確認が残っている指導事項（組合員のセクションで）

このセクションは、1人の組合員の巡回の記録です。
各ページの「次の確認」に書かれた事項を、古い順にすべて拾ってください。
そのうち、後の日付のページで「確認した」「済」「解消」と書かれた事項を除き、
残っている事項だけを、次の形で一覧にしてください。
書いた日付｜事項｜書いてあったページの日付
- 「次の確認」以外の見出しから事項を作らないでください。
- 済んだかどうかがページから読み取れない事項は、残っているものとして一覧に入れ、
  末尾に（済んだかの記載なし）と書いてください。
- 新しい指導の提案はしないでください。

③ 地区の報告の下書き（月ごとのノートブックで）

このノートブックの参照のうち、次のものだけを使ってください。
- 当月の巡回のページ
- 地区の報告の様式（Word）
- 当月の防除暦（PDF）
様式の見出しの順に、地区の報告の下書きを作ってください。
- 生育の傾向：作物ごとに、ページに書かれた生育の具合を「早い／平年並み／遅い」の記載で数え、
  件数とページの日付・組合員を添えてください。記載の無いページは数えないでください。
- 病害虫：ページに書かれた病害虫の名前ごとに、書かれたページの件数と地区を挙げてください。
- 共通の指導事項：3件以上のページの「伝えたこと」に共通するものを挙げてください。
- 当月の防除の時期の目安：防除暦から、当月の部分だけを写してください。
- 出荷への影響：ページに指導員が書いた見込みだけを写してください。予測しないでください。
- 組合員の氏名は書かず、地区と組合員の番号で示してください。

②の「済んだかの記載なし」を残させるのは、確認の漏れを指導員に見せるためです。 何も言わないと、済んだかどうか分からない事項を黙って落とします。落ちた事項は、二度と誰も確かめません。

③で件数を数えさせていますが、これは目安です。 数えた件数には必ずページの日付を添えさせ、指導員が多すぎる・少なすぎると感じたら、ページで確かめます。 正確な件数が要るなら、ひな形の「生育」の欄を選択式にして別に数えます。

出力形式を固定する

報告と一覧は、OneNote のページの末尾にそのまま貼れる箇条書きで受け取ります。 システムに渡すものではないので、JSON にはしません。

【報告】2026-10-08　組合員 No.0412　圃場：東3（水稲・コシヒカリ）
・生育：刈取り適期。籾の黄化率は9割ほど
・病害虫：記載なし
・土・水：落水済み。田面は乾いている
・作業の進み具合：コンバインの予約は10/12
・組合員の話：乾燥機の空きが心配
・伝えたこと：刈取り後、稲わらのすき込みを早めに
・次の確認：すき込みの実施（次回巡回時）
【確認が残っている指導事項】組合員 No.0412
・2026-08-21｜西1のネギ、下葉の病斑の広がり｜08-21のページ
・2026-09-15｜堆肥の搬入の時期の相談（済んだかの記載なし）｜09-15のページ

見出しの形を固定するのは、担当替えのときに読めるようにするためです。 前任の指導員の記録でも、【報告】と【確認が残っている指導事項】の見出しで追えば、何が未解決で何が済んだかが読み取れます。 第3章の（c）は、ここで減ります。

地区の報告の下書きは、様式の Word に貼ります。 課長は8地区分を同じ見出しで受け取り、営農センターの報告書にまとめます。

システムへ連携する

組合員の台帳や出荷のシステムとはつなぎません。 報告の内容を組合員の台帳に写す必要があれば、従来どおり人が行います。この構成が出すのは、報告と一覧と下書きまでです。

人が確認する

1. 報告の要約は、メモと見比べる … 「記載なし」の項目が本当にメモに無いか、メモに無いことが書かれていないかを見ます。病名と農薬の名前は1つずつ見ます
2. 確認が残っている指導事項は、件数を見る … 「次の確認」の数と大きくずれていないかを見ます。（済んだかの記載なし）の事項は、翌日の巡回で確かめます
3. 地区の報告の下書きは、件数をページで確かめる … 多い病害虫の件数は、ページの日付で2〜3件を抜き取って確かめます
4. 課長は、8地区の「出荷への影響」を見比べる … 指導員の見込みが地区で大きく違えば、販売課に回す前に聞きます

1番目の病名と農薬の名前の確認は、省かないでください。 報告に書かれた農薬の名前は、組合員への指導の記録として残ります。メモに無い薬剤の名前が報告に入ると、指導員が指導していないことを指導したことになります。

目標は、1件5分です。 要約の確認に3分、翌日の一覧の確認と月末の下書きの確認の割り戻しで2分を見込みます。

課長は、月に1回、指導員ごとに一覧を1つ抜き取って見ます。 （済んだかの記載なし）が多い指導員は、「次の確認」を書いたあと次の巡回で結果を書いていません。記録の書き方を合わせる話は、AIの確認とは別に、課の打合せで行います。

例外に対処する

5行目が出たら、たいていはページの置き場所の問題です。 同じ日に回った隣の組合員のページが、同じセクションに入っています。Copilot の問題ではなく、前処理の2番目の問題です。

記録を残す

• 巡回のページ（メモ、写真、貼った報告）
• 確認が残っている指導事項の一覧（巡回の前日に作ったもの）
• 地区の報告の下書きと、課長がまとめた営農センターの報告書
• 要約を指導員が直した記録 … メモに無いことが書かれていた件数

巡回のページは、組合員ごとの指導の履歴として残します。 担当が替わっても、組合員のセクションを開けば経緯が読めることが、この構成の大きな狙いです。

4つ目の「直した記録」は、ページの末尾に一行で残します。 「要約修正：農薬名を削除」のように書いておけば、月末に課長がノートブックで件数を拾え、指示のどこを強めるべきかが分かります。 同じ直しが続くなら、ひな形か指示のどちらかを直します。

Copilot とのやり取りも残ります。 公式のページでは、OneNote を含むアプリでの Copilot とのやり取りは利用履歴として保存され、管理者は Microsoft Purview で保持のポリシーを設定できるとされています。ただし、ノートブックの削除は現在は元に戻せないとされているので、月ごとのノートブックは消さずに残し、報告書の正本は Word のファイルにします。