製造ラインの交代のときに、前の直の設備アラーム履歴・作業日報・チャットのやり取りを要約して、次の直へ渡す引継ぎ書を作る

処理の起点を決める

交代の30分前を起点にします。 Power Automate のスケジュール済みクラウドフローは「繰り返し」トリガーで作り、頻度を「日」にすると、実行する時刻を「指定時間」と「指定分」から選べます。指定時間に5・13・21、指定分に30を入れれば、1本のフローで3直分が動きます。 タイムゾーンは日本時間を選びます。既定の協定世界時のままにすると、9時間ずれた時刻に素材が作られます。

30分前にするのは、直の最後の15分より前に素材を届けるためです。 交代の直前に作ると、確かめる時間が残りません。実行後に起きたことは、班長が第5章の6番目で書き足します。

稼働日でない日と、計画停止の直は動かしません。 フローの最初で稼働カレンダーを引きます。空の素材の通知が届くと、通知そのものが読まれなくなります。

1回の実行で3ライン分を作ります。ラインは入力の一覧で切り替え、フローは1本にします。 分けると、様式を直すたびに3本を直すことになります。

入力データを集める

質を決めるのは、下の3つです。 アラームコード表が無ければ、「E-2147」がどれほど重いのか Copilot には分かりません。前の直の引継ぎ書が無ければ、持ち越しを追えません。生産計画が無ければ、生産数が多いのか少ないのかが書けません。

チャネルの投稿者は、名前ではなく役割（保全・品証・班長・作業者）で渡します。 引継ぎ書に必要なのは、誰が言ったかではなく、どの部署が何を約束したかです。

データの取得方法を決める

返信の取り方に上限があります。 Teams コネクタの返信の一覧は、既定で最新20件、指定できるのは1から50件の間とされています。やり取りが長く続いたスレッドは、古い返信が取れません。 50件を超えるスレッドは素材に「返信が上限を超えた」と印を付け、班長がスレッドを直接開きます。

呼び出しの回数にも上限があります。 コネクタの制限として、接続ごとに60秒あたり100回のAPI呼び出しとされています。返信が0件の投稿には返信の取得をかけず、呼び出しを減らします。

アラーム履歴は、CSVの定時出力を共有フォルダで受け取ります。 設備側のネットワークに、業務のクラウドから入る経路を作らないためです。

AIへ渡す前に整形する

1. 時間帯の絞り込み … 直の開始時刻から実行時刻までに発生・投稿・記入されたものだけを残します。前の直の終わりに発生して、この直に復旧したアラームも残します
2. ばたつきのまとめ … 同じ設備・同じコードのアラームが10分以内に繰り返したものは1行にまとめ、回数と最初・最後の時刻を書きます
3. 意味と重要度の付与 … アラームコード表を引いて、意味と重要度を付けます。表に無いコードは「未登録」と書き、捨てません
4. 未復旧の印 … 復旧時刻が空のアラームに「未復旧」と印を付けます
5. 投稿者の置き換え … チャネルの投稿者を役割に置き換えます
6. 画像と添付の印 … 画像、Loop コンポーネント、ファイルが付いた投稿に「画像あり」「添付あり」と書きます。本文が空で画像だけの投稿も、1行として残します
7. 出どころの番号 … アラームは A-001、日報は D-01、チャネルは C-001、前の引継ぎ書の持ち越しは P-01 のように振ります
8. 持ち越しの取り出し … 前の直の引継ぎ書で状態が「完了」以外の項目を、番号と担当と期限ごと取り出します

2番目を省くと、下書きがアラームの一覧になります。 同じコードが40回並んでいると、Copilot はそれを40件の出来事として扱いがちです。まとめて「40回、6:12〜9:48」と書いておけば、1件の傾向として読みます。

7番目の番号は、1つの素材の中で重ならなければ足ります。 ファイル名にラインと日付と直が入っているからです。引継ぎ書の番号から、素材の該当行へ戻れることが大事です。

AIに処理させる

させるのは、素材を6つの欄に振り分けて短く書き、1行ごとに出どころの番号を付けることです。 欄は自社の引継ぎ書の様式に合わせます。

④の決まりがいちばん大事です。 前の直の持ち越しは、素材の中に「完了した」と書かれた記録が見つからない限り、「継続（この直で更新なし）」として必ず残させます。 書くことが無いから消す、という判断を Copilot にさせません。

⑥を別の欄にするのは、確かめる場所を一目で見せるためです。 日報では停止0分なのにアラーム履歴では20分止まっている、といった食い違いは、どちらが正しいか Copilot には決められないので、並べて書かせます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「型温異常」と「ヒーター交換済み（先月）」が並ぶと、結び付けて原因を書きます。原因らしい文が載ると、次の直はそれを事実として扱います。

指示内容を固定する

あなたは製造ラインの班長が、次の直の班長へ渡す引継ぎ書を作るのを手伝う立場です。
添付の素材ファイルだけを根拠にしてください。素材に無いことを書かないでください。

【素材の読み方】
- 行頭の番号が出どころです。A-はアラーム履歴、D-は作業日報、
  C-はチャネルのやり取り、P-は前の直の引継ぎ書の持ち越しです。
- 「重要度」はアラームコード表の区分です（止める／知らせる／記録だけ）。
- 「画像あり」「添付あり」の行は、本文以外に情報があります。

【引継ぎ書の欄】
① 安全・品質の要注意
② 設備の状態
③ 生産の進捗
④ 持ち越しと未完了
⑤ 次の直でやること
⑥ 確かめが要る点

【書き方】
- 1行は40字以内にし、行末に出どころの番号を［A-012］のように付けてください。
  番号の無い行を書かないでください。
- ①には、重要度「止める」のアラーム、不良の急増、品証からの指示だけを入れてください。
- ②には、「未復旧」の印がある設備と、ばたつきのある設備を必ず入れてください。
- ③の数は作業日報の値をそのまま写してください。計算、合計、計画からの補完をしないでください。
  日報に記入が無ければ「記入なし」と書いてください。
- ④には、P-で始まる持ち越しを1件も省かずに入れてください。
  素材の中に完了したと読める記録があれば「完了」とし、その番号を付けてください。
  無ければ「継続（この直で更新なし）」としてください。
- ⑤には、素材の中で依頼・約束・予定として書かれたことだけを入れてください。
  担当と期限が書かれていなければ「担当未定」「期限未定」と書いてください。
- ⑥には、「画像あり」「添付あり」の行、重要度が「未登録」のアラーム、
  素材どうしで食い違う点を入れてください。食い違いは両方の番号を並べてください。

【厳守事項】
- アラームや不良の原因を推定しないでください。「〜のため」「〜が原因」と書かないでください。
  原因が素材に書かれている場合だけ、書いた人の役割とともに写してください。
- 設備を動かしてよいか、不良品をどう扱うかの結論を書かないでください。
- 人の名前を書かないでください。役割（班長、保全、品証、作業者）で書いてください。
- 該当する内容が無い欄は「該当なし」と書き、欄そのものを消さないでください。
- 最後に、使わなかった素材の番号を一覧にしてください。

【この直】{ライン名}／{日付}／{直}（{開始時刻}〜{実行時刻}）

「番号の無い行を書かない」が、この指示の柱です。 番号を付けさせるだけだと、要約の途中で素材に無いつなぎの文を足し、そこだけ番号が付きません。番号の無い行を禁じれば、素材に無い文を書く余地が狭まります。

最後の「使わなかった番号」も効きます。 班長はその一覧を見て、落ちてはいけないものが落ちていないかを確かめられます。要約で何が捨てられたかを、要約した本人に書かせます。

この指示文は SharePoint のページに置いて共有します。Copilot の保存したプロンプトは本人だけが見られるものとされ、班長ごとに保存すると文面が分かれていくからです。

出力形式を固定する

次の形の表で受け取ります。 引継ぎ書の様式にそのまま貼れる形です。

■ 引継ぎ書　成形2ライン／2026-09-30／1直 → 2直

① 安全・品質の要注意
| 内容 | 状態 | 出どころ |
| 3号機 型温上限アラーム（止める）6回 | 暫定で設定変更して稼働中 | A-004, C-011 |

② 設備の状態
| 設備 | 状態 | 出どころ |
| 5号機 取出機 | 未復旧（13:05発生） | A-017 |

③ 生産の進捗
| 品番 | 計画 | 生産 | 不良 | 出どころ |
| 71A-220 | 1,200 | 1,104 | 18（ショート） | D-02 |

④ 持ち越しと未完了
| 番号 | 内容 | 担当 | 期限 | 状態 | 出どころ |
| P-01 | 3号機の金型点検 | 保全 | 10/1 | 継続（この直で更新なし） | P-01 |

⑤ 次の直でやること
| 内容 | 担当 | 期限 | 出どころ |

⑥ 確かめが要る点
| 内容 | 出どころ |
| 傷の写真の投稿（本文なし） | C-019（画像あり） |
| 日報の停止0分とアラームの停止20分が食い違う | D-03, A-021 |

使わなかった素材：A-001〜A-003, A-008, C-002 …

1つ目の理由は、欄を固定できることです。 欄の並びと名前が毎回同じなら、次の班長はどの班長から受け取っても、同じ場所を見れば同じ種類の情報があります。第3章の（b）の、班長ごとの差を消すのはこの固定です。

2つ目は、出どころの列で確かめが速くなることです。 班長は、出どころの番号を素材のファイルで探し、元の行と見比べます。番号の付いた表なら、1行ずつの突き合わせが機械的にできます。

3つ目は、④の番号が直をまたいで続くことです。 P-01 は完了するまで同じ番号で渡り、消えたかどうかは番号が続いているかで分かります。

JSONにしないのは、出力を人が様式に貼るからです。 後段のシステムへ流す段階に進むなら、同じ欄を JSON のキーにします。

システムへ連携する

Teams への投稿には大きさの上限があります。 コネクタの制限として、投稿するメッセージは約28KBまででとされています。素材そのものではなく、ファイルへのリンクだけを投稿します。

次の班長の確認は、アダプティブカードで受けます。 Teams コネクタの「アダプティブ カードを投稿して応答を待機する」は、カードを投稿し、誰かが応答するまでフローを止めます。ボタンを押した時刻と人が、そのまま記録になります。 Teams 管理センターで Workflows アプリの許可が要るとされています。

稼働監視システムには書き込みません。 アラームの確認や解除は、これまでどおり設備の画面で行います。

人が確認する

確かめるのは、交代する班長と、受け取る班長の2人です。

1. 交代する班長：①と②を出どころで確かめる … 番号の行を素材で開き、書かれた内容が元の記録と合っているかを見ます。特に、暫定処置で動かしている設備は、状態の書き方が正しいかを確かめます
2. 交代する班長：④の持ち越しを1件ずつ見る … 「継続」とされたもののうち、口頭で完了を聞いているものは「完了（口頭で確認）」に直します
3. 交代する班長：⑥を片付ける … 写真を開いて内容を書き、食い違いはどちらが正しいかを確かめて直します
4. 交代する班長：素材の後に起きたことを書き足す … 実行時刻から交代までの30分に起きたことです
5. 受け取る班長：①と④を対面で読み合わせる … 声に出して読み、分からない点をその場で聞いてから確認のボタンを押します

1番目を省かないでください。 「暫定で設定変更して稼働中」が実は「停止中」だった1行は、次の直に誤った前提で設備を動かさせます。

目標は、1件10分です。 下書きの確かめに5分、書き足しと様式への貼り付けに2分、読み合わせに3分という想定です。10分を超える直が続くなら、アラームコード表の重要度か、ばたつきのまとめ方が合っていません。

例外に対処する

8行目のために、素材は人が読める形で作っておきます。 Microsoft 365 Copilot（Basic）の標準アクセスはサービスの容量の影響を受け、1日を通して異なる場合があるとされています。交代の時刻は動かせないので、Copilot が使えない直でも、番号付きの素材があれば引継ぎはできます。

1行目と3行目は、黙って進めないことが大事です。 記録が無い状態は「何も起きなかった」と区別がつかないので、素材の冒頭に「無い」ことを書きます。

記録を残す

• 素材のファイル（ライン_日付_直.txt）。番号と元の記録の対応が残る形のまま
• Copilot が出した下書きの全文
• 確定した引継ぎ書と、下書きから直した箇所
• 受け取る班長の確認の時刻と人
• 持ち越しの項目ごとの、出た直・完了した直・かかった直の数
• ⑥に出た項目の件数と、その内訳（画像あり・未登録コード・食い違い）

3つ目の「下書きから直した箇所」は、指示文の改善の材料になります。 同じ種類の直しが続くなら、指示文かアラームコード表を直します。

5つ目は、保全や品証との打合せの材料になります。 5直以上続く持ち越しは、依頼先の手が回っていないということです。