預託の医療材料の納品書と使用報告を読み取り、手術室の使用記録と照らして、請求漏れ・二重請求・記録の無い材料を拾う

処理の起点を決める

受付フォルダにファイルが入ったことを起点にします。 照合の処理（Python）が5分おきにフォルダを見て、新しいファイルがあれば1枚ずつ処理します。月末にまとめて動かす形にはしません。 補充の納品書は毎日届くので、その日のうちに照らしておけば、月末に残るのは使用報告の分だけになります。

月末の使用報告は、2回目の照合の起点にもなります。 使用報告が届いたら、その業者の1か月分の納品書の結果と並べて照らし直します。納品書には載ったが使用報告に載らなかったもの、その逆も、このときに拾います。

処理が終わったファイルは処理済みフォルダへ移します。 移すのは照合の結果を書き出せたときだけにします。受付フォルダに残っているファイルの数が、そのまま未処理の数です。

使用記録の書き出しは毎朝6時に行います。 手術部門のシステムから前日までの使用記録を表の形で書き出し、決まった場所に置きます。照合はいつも、この朝の書き出しを相手にします。 当日の手術の記録はまだ入力途中のことがあるので、照合の相手に含めません。

入力データを集める

照合の質を決めるのは、下の3つです。 使用記録に商品コードとロットが入っていなければ、伝票を何で照らすかが無くなります。手術室でバーコードを読み取らず、品名を選んで記録している材料は、照合の鍵が品名に落ちます。

台帳の「シリアル管理の有無」は、二重請求の判定に使います。 ペースメーカーのように1本ごとに番号のある材料は、同じシリアルが二度出れば必ずどちらかが誤りです。ロットしかない材料は、同じロットが複数本あっても正常です。 この列が無いと、ロットの重なりをすべて二重請求の疑いにしてしまいます。

データの取得方法を決める

読み取りは、照合の処理からレイアウトモデルを呼ぶだけです。API のバージョンは 2024-11-30（GA）を指定し、features に barcodes と keyValuePairs を並べます。 複数の追加機能は、カンマ区切りで1回の要求に入れられます。

バーコードを表の行に結び付けるのは、位置です。 バーコードの polygon と、表の各セルの位置を照らし、同じ行の高さにあるバーコードをその行のものとします。 シールを貼った使用報告では、1行に1枚のシールが並ぶので、この結び付けがそのまま効きます。

バーコードの信頼度は使いません。 公式の説明では、バーコードの confidence は 1 に固定されています。読めたかどうかを信頼度で見分けられないので、バーコードの値と、同じ行に印字されたロットの文字が合うかで確かめます。

使用記録の書き出しは、手術日・手術番号・診療科・商品コード・ロット・シリアル・数量の7列に絞ります。 患者の氏名や病名は照合に要りません。書き出す列を最初に決めておけば、照合の処理に患者の情報が流れません。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDFと画像（JPEG/JPG、PNG、BMP、TIFF、HEIF）だけを受け付けます。Excel の使用報告は OCR に通さず、表として直接読みます
2. 重複の確認 … ファイルの中身から指紋（ハッシュ）を取り、同じファイルが二度入っていれば2回目は処理しません
3. 伝票の切り分け … 1つのPDFに複数の業者の伝票がまとまっているときは、見出しの業者名でページを分けます
4. バーコードの分解 … GS1-128 などで読んだ値を、商品コード・有効期限・ロット・シリアルに分けます。分けられない値は、元の文字列のまま残します
5. 商品コードの検算 … 商品コードの末尾のチェックデジットを計算し、合わないものは読み誤りとして印を付けます
6. 照合の範囲の決定 … 伝票の手術日（なければ納品日）の前後7日の使用記録を、その業者の材料に絞って取り出します

2番目を省くと、二重請求の疑いが自分で作れてしまいます。 同じPDFをスキャンし直して入れただけで、同じロットが二度出てきます。二重の判定は、ファイルの重複を除いてから行います。

4番目で無理に分けないことも大事です。 業者が独自のバーコードを付けている伝票もあり、GS1 の形でない値を区切ると、ロットの欄に別の番号が入ります。 分けられないものは分けないまま、印字の文字との照合に回します。

AIに処理させる

させるのは、業者ごとに違う明細を共通の形にそろえることと、手書きの書き込みを拾うことだけです。

右端の列で「両方を残す」としているのが、この設計の要です。 印字のロットとバーコードのロットが違うとき、どちらが正しいかをAIに選ばせると、読み違いを正しい値に書き換えたことに気づけなくなります。 選ぶのは人です。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 品名と規格から、台帳にある商品コードを当てはめさせると、バーコードが読めなかった行がもっともらしい商品コードで埋まり、照合が「一致」に変わります。

指示内容を固定する

あなたは病院の用度課で、業者から届いた預託品の伝票を整理する立場です。
OCRの読み取り結果だけを見て、明細を決まった形にそろえてください。

【やること】
1. 表の各行を、明細1行ずつの形に写してください。
   見出しの名前が業者ごとに違っても、次の項目に寄せてください。
   品名／規格／商品コード／ロット／有効期限／シリアル／数量／単位
2. 各行に結び付けられたバーコードの値（barcode_parsed）を、
   印字の値と並べて写してください。
3. 手書きの書き込みがあれば、行ごとに原文のまま写してください。
   「破損」「不潔」「返品」「サイズ変更」「未使用」に当たるものは
   note_type に入れてください。
4. 伝票の見出しから、業者名・伝票番号・納品日・手術日・手術番号・
   診療科を写してください。

【厳守事項】
- 書かれていない値を埋めないでください。空なら空のままにしてください。
- 品名や規格から商品コードを推し量らないでください。
  商品コードは、印字かバーコードで読めた値だけを入れてください。
- 印字のロットとバーコードのロットが違うときは、どちらかを選ばず、
  両方をそのまま入れてください。読み違いを直さないでください。
- 「0」と「O」、「1」と「I」を、それらしく直さないでください。
- 数量が手書きで直されているときは、印字の値と手書きの値を両方入れてください。
- 使用記録と合っているか、二重の請求かは書かないでください。
- 列の意味が決められない列は unknown_columns に見出しのまま入れてください。
- 預託品の伝票でない書類と判断したら、document_type に種類を書き、
  明細を作らないでください。

【読み取り結果（表・見出しの項目・行ごとのバーコード）】{ocr_result}
【この業者の列の呼び方の一覧】{vendor_columns}

「読み違いを直さない」を明記しないと、AIは親切に直します。 ロットの「O」を「0」に直すと、それが本当に「0」なら照合は一致しますが、シールの印字が本当に「O」だったときに、誤った一致を作ります。 直すのは照合の段階で、人が画像を見て行います。

「この業者の列の呼び方の一覧」は、用度課が業者ごとに作る短い表です。 「品番＝商品コード」「LOT No.＝ロット」のように10行ほどで足ります。一覧があると、新しい業者の書式でもAIが列を寄せやすくなります。

出力形式を固定する

AIからは、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "document_type": "delivery_slip | usage_report | other",
  "header": {
    "vendor": "", "slip_no": "", "delivery_date": "",
    "surgery_date": "", "surgery_no": "", "department": ""
  },
  "lines": [
    { "row": 1, "item_name": "", "spec": "",
      "product_code_printed": "", "product_code_barcode": "",
      "lot_printed": "", "lot_barcode": "",
      "expiry_printed": "", "expiry_barcode": "",
      "serial": "", "qty_printed": "", "qty_handwritten": "",
      "note_raw": "", "note_type": "none | damaged | unclean | returned | size_change | unused | other" }
  ],
  "unknown_columns": []
}

理由の1つ目は、印字とバーコードを別の欄に置けることです。 照合の処理は、両方が合っていればその値を使い、片方しか無ければその値を使い、食い違えば needs_human にします。 AIに1つの値を選ばせないので、選び間違いが起きません。

2つ目は、照合の結果を別の層に置けることです。 AIの出力には照合の結果を入れず、照合の処理が次の形で行ごとに付けます。

3つ目は、note_type で「破損」「不潔」などを分けられることです。 手術中に落として使えなくなった材料は、使用記録に無くても伝票に載ることがあります。取り決めによって扱いが違うので、照合の結果とは別の印として担当者に見せます。

システムへ連携する

手術部門のシステムには書き込みません。 no_usage_record が出ても、記録を足すかどうかは手術室の看護師が確かめて決めます。照合の処理が記録を足すと、使っていない材料の記録ができてしまう経路が生まれます。

no_usage_record で手術室が「使っていた」と答えたものは、医事課にも知らせます。 記録漏れの材料は、患者への請求からも漏れている可能性があるからです。照合結果の一覧に「医事課へ連絡済み」の列を持たせ、連絡したかどうかを残します。

人が確認する

人が開くのは、matched 以外の行だけです。 matched の伝票は、業者ごとの件数と金額の合計を流し見て、物品管理のシステムへの入力に回します。

1. needs_human を先に見る … 伝票の画像を開き、印字とバーコードのどちらが正しいかを決めます。多くはシールの汚れか読み違いです
2. duplicate は業者に確かめる … 前に買い取った伝票の番号を添えて問い合わせます。二重請求と決めつけた書き方はしません
3. no_usage_record は手術室に確かめる … 手術日と材料を伝え、使ったかを聞きます。使っていれば記録の追加を頼み、医事課に知らせます
4. no_slip は月末の使用報告まで待つ … 使用報告にも無ければ、業者に伝票を頼みます
5. 判定を覆したら記録する … どの行を、どの結果に変えたか、理由を残します

3番目は、用度課だけで閉じない確認です。 手術室の看護師に聞く時間を決めておかないと、問い合わせが手術の合間に入り、返事が来ません。週2回、手術室の材料の担当とまとめて確かめる時間を取ります。

目標は、480件をならして1件3分です。 食い違いの出る伝票が1割から2割という想定で、それより多い月は、手術室のバーコードの読み取り漏れか、業者の書式の変化を疑います。

例外に対処する

最後の行を軽く見ないでください。 書き出しが止まったまま前日の記録で照らすと、前日以降の手術の材料がすべて no_usage_record になり、手術室への問い合わせが一度に数十件出ます。

記録を残す

• 元の伝票のファイルと、受け取った日・業者
• OCR が返したJSONの全文（表、見出しの項目、バーコード）
• AIの出力（明細をそろえたJSON）と、そのとき渡した列の呼び方の一覧
• 照合の結果と、そのとき照らした使用記録の書き出しの日時
• 人が結果を覆した記録 … どの行を、どの結果に、理由
• 業者・手術室・医事課に確かめた日と、返ってきた答え
• 業者ごと・診療科ごとの食い違いの件数

4つ目で使用記録の書き出しの日時を残すのは、記録が後から足されるためです。 手術室が記録を足した後に照合し直すと結果が変わり、どの時点の記録で no_usage_record になったのかが残っていないと、確かめた経緯が追えません。

最後の行は、手術室と業者との相談の材料になります。 特定の診療科で no_usage_record が続くなら、その手術室でバーコードの読み取りが抜けやすい理由があります。