特定技能の社員との定期面談で母語で書かれた回答を日本語に訳し、労働条件・職場・生活の相談に分けて面談記録の下書きにする

処理の起点を決める

フォームの送信を起点にし、1件ずつその場で訳します。 事前アンケートの回答も、面談の補足も、同じ仕組みで動きます。訳が出るまでを数分にすることで、急ぐ相談が数日埋もれることがなくなります。

インストール型のトリガーは、作った人のアカウントで動きます。 支援部の共用のアカウントで作り、担当者の異動で止まらないようにします。 フォームは言語ごとに分かれているので、フォームごとにトリガーを作ります。

もう1つは、毎朝の時間主導型トリガーです。 面談の予定日が3日後に迫っているのに事前アンケートの回答が無い本人を、担当者の一覧に出します。回答が無いまま面談に臨むのを防ぐためです。 指定の時刻のトリガーは1時間の幅の中で動くので、始業の1時間前に置きます。

入力データを集める

AIに渡すのは、回答と用語の対訳だけです。 氏名、在留カードの番号、旅券の番号、住所は渡しません。本人はIDで呼び、記録に名前を戻すのはスプレッドシートの側です。

質を決めるのは、用語の対訳の表です。

表に入れるのは、訳し違えると支援の判断が変わる語です。 給与と控除、休みと有給、残業と夜勤は、訳がぶれると相談の中身が変わります。表は分野ごとに増やし、言語の分かる担当者が確かめた訳だけを入れます。

データの取得方法を決める

フォームの送信のイベントから、回答と、回答した本人のIDが取れます。本人のIDはフォームの最初の質問で選ばせず、担当者が送るフォームのリンクにあらかじめ入れておく形にします。本人に選ばせると、別の人のIDを選ぶことがあります。

前回の面談記録は、AIには渡しません。 「前回は寮の相談があった」と知らせると、今回の回答も寮の話に寄せて分けやすくなります。前回との比べは、準備メモの上で担当者が行います。

AIへ渡す前に整形する

1. 空欄の確認 … 自由記述が空の問いは、訳さずに「回答なし」とします
2. 言語の確認 … 書かれた文の言語が、フォームの言語と違う場合（日本語で書かれた、別の言語で書かれた）は、その問いに印を付けます
3. 個人の情報の除去 … 回答の中に電話番号、在留カードの番号に見える並びがあれば、伏せてから送ります
4. 長さの確認 … 1問の回答が極端に長い場合は、段落ごとに分けて訳します

3番目は、本人が書いてしまうことがあるためです。 「在留カードの番号はこれです、更新の手続きが分かりません」と書く人がいます。相談の中身は残し、番号の部分だけを伏せます。

AIに処理させる

させるのは2つの段階です。 1つ目は翻訳、2つ目は項目分けです。1つ目の段では、要約も、言い換えも、項目分けもさせません。

1つ目の段階：翻訳

2つ目の段階：項目分け

訳した文と原文を並べて渡し、相談を次の項目に分けさせます。1つの回答が複数の項目に当たってもよいことにします。

項目ごとに、根拠の文を原文と訳の両方で写させます。 担当者と言語の分かる担当者は、根拠の文の原文を見て、訳が合っているかを確かめられます。

指示内容を固定する

1つ目の段（翻訳）の system_instruction

あなたは登録支援機関で、特定技能の社員が母語で書いた回答を日本語に訳す翻訳者です。
訳すだけを行い、要約・言い換え・意見の追加はしないでください。

【訳し方】
- 問いごとに、文の順番どおりに訳してください。
- 数字、金額、日付、時刻、回数は原文の表記のまま写し、日本語の単位を付けてください。
  計算したり、丸めたりしないでください。
- 強い言葉、怒り、恐れの表現は、そのままの強さで訳してください。弱めないでください。
- 訳に自信のない語や、方言・略語で意味が分からない語は、推測で訳さず、
  【要確認：原語のまま】と残してください。
- 原文の中に日本語で書かれた部分があれば、直さずにそのまま写し、【日本語】と印を付けてください。
- 用語の対訳の表にある語は、表の日本語で訳してください。
- 原文に無い主語や理由を補わないでください。

【用語の対訳】{glossary}

2つ目の段（項目分け）の指示

次の回答の原文と日本語訳を読み、相談の内容を項目に分けてください。

【項目】労働時間・休み／給与・控除／職場の人間関係／安全・ハラスメント／
住まい／健康／在留の手続き・書類／帰国・転職の希望／その他

【厳守事項】
- 回答に書かれていることだけを根拠にしてください。書かれていない事情を推測しないでください。
- 1つの回答が複数の項目に当たる場合は、すべて挙げてください。
- 各項目に、根拠にした文を原文と日本語訳の両方でそのまま写してください。
- 【要確認】の印がある語を根拠にした項目は、needs_clarification を true にしてください。
- 法令に反するか、会社に問題があるか、届出が要るかは書かないでください。
- 本人の気持ちや性格を評価しないでください。

【回答】{question_id, original, translation の並び}

「弱めないでください」を明記しないと、強い言葉が丸まります。 翻訳を頼まれると、AIは読みやすい丁寧な日本語に寄せます。「怖くて眠れない」が「不安を感じている」になると、責任者が急ぐべき相談だと気づけません。

「数字を計算しない」も同じ理由です。 「1か月の給料から3万円引かれて、残りが12万円」と書かれた回答を「控除後の手取りは12万円」とまとめると、引かれた3万円の中身を尋ねる手がかりが消えます。

出力形式を固定する

2つの段とも、JSONで受け取ります。 Gemini API の構造化出力では、response_format に mime_type: "application/json" と JSON Schema を渡し、項目を enum で限ります。公式の案内では、出力がJSONとして正しくても、値はアプリケーションの側で必ず検証するようにとされています。

{
  "worker_id": "W-0412",
  "language": "vi",
  "answers": [
    { "question_id": "Q5", "original": "", "translation": "",
      "unclear_terms": [""], "japanese_in_original": false }
  ],
  "topics": [
    { "category": "wage_deduction", "question_id": "Q5",
      "evidence_original": "", "evidence_translation": "",
      "needs_clarification": false }
  ]
}

category は working_hours ／ wage_deduction ／ relationship ／ safety_harassment ／ housing ／ health ／ residence_documents ／ return_job_change ／ other の9つです。

1つ目の理由は、急ぐ相談を規則で拾えることです。 topics の category から、スクリプトが次のように分けます。

urgent の条件は、責任者が決めて表に持たせます。 AIに「急ぐかどうか」を判断させず、どの項目を急ぐかは支援の方針として人が決めます。

2つ目は、訳と原文を最後まで並べて持てることです。 answers に原文と訳が1問ずつ並んでいるので、面談記録の下書きにも、本人の言葉の原文を残せます。 後から訳を見直す必要が出たときに、原文に戻れます。

3つ目は、検証ができることです。 answers の数がフォームの問いの数と合うか、topics の question_id が answers にあるか、evidence_original が original の中に本当に含まれるかを確かめます。根拠の文が原文に無ければ、その項目は follow_up にして人に回します。

システムへ連携する

通知のメールには、回答の中身を書きません。 本人のIDと項目の名前だけを書き、中身はスプレッドシートを開いて見る形にします。 メールが転送されても、相談の中身が広がりません。

受入れ企業へは、自動では何も送りません。 本人が職場に知られたくない相談を書いていることがあります。何をどこまで受入れ企業に伝えるかは、担当者が本人と面談で確かめてから決めます。

人が確認する

人が確かめるのは3か所です。

1. 準備メモ（面談の前） … 担当者が、訳と項目と聞き直す点を読みます。【要確認】の語は、面談で本人に聞き直します
2. 面談記録の下書き（面談の後） … 担当者が、面談のメモと照らして直します。下書きにない、面談で分かったことを書き足します
3. 言語の分かる担当者の確認 … urgent と needs_clarification の付いた回答だけ、原文と訳を見比べます

3番目を全件にしないのが、この設計の工夫です。 言語の分かる担当者は1〜2名しかいません。全件を見ると、今と同じ待ちが生まれます。 急ぐものと自信のないものだけに絞り、ほかは月に数件を抜き取って見ます。

urgent は、責任者がその日のうちに開きます。 本人に連絡するか、受入れ企業に確かめるか、面談の日を早めるかを決めます。届出や行政機関への通報の要否も、責任者が決めます。

下書きを直したら、直した箇所を残します。 訳を直した語は、言語の分かる担当者が確かめたうえで用語の対訳の表に足します。

面談記録を確定するのは担当者です。 下書きの項目分けは、面談で本人に確かめた内容に合わせて書き換えてかまいません。本人が面談で「もう解決した」と話した相談も、事前アンケートの原文と訳は消さずに残し、面談で確かめた結果を横に書き足します。 何が書かれ、面談で何が分かったかを分けて残すと、次の面談の担当者が経緯を追えます。

例外に対処する

2行目を最初から置いておくのが大事です。 第8章の試しで、訳を使えると決めた言語だけをAIに回します。決めていない言語を流し込むと、確かめようのない訳が記録に残ります。

記録を残す

• 回答の原文と、訳と、項目分けのJSONの全文
• 使った指示と、そのときの用語の対訳の表の版
• 担当者が直した訳と、直した理由
• urgent の通知を送った日時と、責任者が対応を決めた日時
• 面談記録の確定版と、確定した人
• 言語ごとの【要確認】の数と、直した訳の数の推移

原文を必ず残します。 訳はあくまで下書きで、後から訳の誤りが分かったときに戻れるのは原文だけです。 定期面談報告書の作成のもとになった記録として、原文と訳を並べて保管します。

urgent の通知と対応の日時を残すのは、届出の期限があるためです。 支援の実施が困難となる事由を知った日から14日以内という期限は、いつ知ったかの記録がなければ数えられません。

言語ごとの数の推移は、訳を使い続けてよいかの目安になります。 直した訳の数が減らない言語は、用語の対訳の表を足すか、通訳に戻すかを決めます。