海外拠点との定例会議の議事録を、日英そろえて当日中に配る

処理の起点を決める

文字起こしファイルが保存されたことを起点にします。会議の終了後、数分で保存されます。

文字起こしを開始し忘れないための設計が必要です。 Teams の会議ポリシーで Copilot の値を選べます。管理センターの「On with saved transcript required」（PowerShell では EnabledWithTranscript）を設定すると、主催者が作る会議の Copilot の既定値が「During and after the meeting」になり、主催者はこれを変更できません。

つまり、定例会議のテンプレートにこのポリシーを当てておけば、開始し忘れが起きません。 この構成でいちばん多い失敗は「文字起こしを取り忘れた」なので、ここを仕組みで塞ぎます。

逆に、主催者が会議の Copilot をオフにすると、録画と文字起こしもオフになります。 この挙動を関係者に周知してください。

入力データを集める

用語集がこの構成の質を決めます。 ないまま始めると、訳語のゆれという元の問題が残ります。

用語集は大きくなくてかまいません。 100語もあれば足ります。製品名、工程名、部署名、よく使う言い回し（「水平展開する」「横串を通す」のような社内語）を並べ、英語での言い方を1つに決めます。

データの取得方法を決める

文字起こし： SharePoint / OneDrive に保存されたファイルを取得します。話者名とタイムスタンプが含まれます。

Copilot の要点： 会議中に Copilot が示した論点や宿題の候補を、担当者が会議後にコピーして議事録の作成に渡します。これは自動化しなくてかまいません。 会議直後の1分の作業です。

前回の議事録： SharePointの決まったフォルダから、同じ会議シリーズの直近のものを取ります。ファイル名に「会議名_YYYYMMDD」の形式を使えば、機械的に引けます。

AIへ渡す前に整形する

1. 話者の整理 … 文字起こしの話者名を、出席者の一覧と突き合わせ、所属拠点を補います。「誰が」が拠点なのか本社なのかで、宿題の担当が決まります
2. 日本語と英語の混在の扱い … 日本側の参加者どうしの日本語のやり取りが挟まります。除かずにそのまま渡します。 決定の背景がそこにあることがあります
3. 雑談と議題の切り分け … 会議の冒頭と末尾の挨拶を除きます。アジェンダの項目名で本題の範囲を特定します
4. 前回の宿題の突き合わせ … 前回の宿題の一覧を渡し、今回の会議でそれに触れられたかを対応づけられるようにします
5. 文字起こしの誤りの扱い … 固有名詞が誤って起こされていることがあります。用語集にある語で置き換えます（「ライン3」が「来ん3」になっているような誤りが拾えます）

AIに処理させる

Copilot と後段の処理で役割を分けます。

Copilot にさせること： 会議中の論点の把握と、宿題の候補出し。これは会議に出ている人が、その場で確認できるという利点があります。

後段の生成AIにさせること：

3つ目の「確度の区別」が、この構成でもっとも重要な処理です。 日本語の会議では「じゃあ、そういう方向で」で終わることがあります。これが決定なのか方向性なのかは、書き分けないと後で揉めます。

指示内容を固定する

あなたは海外拠点との定例会議の議事録を作る担当者を支援する立場です。
文字起こしから、決定事項・宿題・保留事項を切り分け、
日本語版と英語版の議事録を同じ項目立てで作ってください。

【厳守事項】
- 発言されていないことを書かないでください。
  「おそらくこういう意図だろう」という補いをしないでください。
- 確度を区別してください。次の3つに分けます。
  decided（決定した）／ to_consider（検討する・持ち帰る）／ pending（保留）
  発言が曖昧で区別できない場合は unclear にし、
  該当する発言をそのまま quote に入れてください。
- 英語版で "will implement" "will do" のような確定の表現を使ってよいのは
  decided の項目だけです。to_consider には "will consider" "will review" を使ってください。
- 担当者と期限は、発言から読み取れる場合のみ書いてください。
  読み取れない場合は null にし、needs_confirmation に入れてください。
- 期限は日付に直してください。"end of month" のような表現は
  そのまま残したうえで、解釈した日付を併記してください。
- 用語集にある語は、必ず用語集の訳語を使ってください。
  用語集にない語を勝手に統一しないでください。
- 日本語版と英語版は、同じ項目番号で対応させてください。
  片方にしかない項目を作らないでください。
- 参加者の評価、能力、態度に関する記述を含めないでください。

【文字起こし（話者名つき）】
{transcript}

【Copilot がまとめた要点】
{copilot_summary}

【社内用語集】
{glossary}

【前回の宿題】
{previous_action_items}

「will implement を使ってよいのは decided だけ」という指示は、実務上の要です。 日本語の「検討します」が英語で "we will implement this" になると、拠点側は作業を始めます。このずれは、あとで大きな手戻りになります。

「参加者の評価を含めない」も必要です。 文字起こしには、会議中の雑談や個人への言及が残ります。議事録は配布されるものなので、そこに含めない指示を入れます。

出力形式を固定する

{
  "meeting": {
    "title": "",
    "date": "",
    "attendees": [{ "name": "", "site": "" }]
  },
  "items": [
    {
      "no": 1,
      "status": "decided | to_consider | pending | unclear",
      "ja": { "text": "", "owner": null, "due": null },
      "en": { "text": "", "owner": null, "due": null },
      "quote": "",
      "needs_confirmation": []
    }
  ],
  "previous_items_closed": [{ "no": 0, "closed": true, "evidence": "" }],
  "next_agenda": []
}

ja と en を同じ項目の中に持たせることが設計の中心です。 日本語版と英語版を別々に作ると、項目がずれます。同じオブジェクトの中に並べれば、対応関係が構造で保証されます。

quote に元の発言を入れさせます。「この決定事項の根拠はどの発言か」を、確認のときに1秒で見られます。

システムへ連携する

配布は人が送ります。 自動送信にしません。議事録は会社としての記録であり、送信をもって内容を認めたことになります。

前回の宿題の引き継ぎは、次回の会議招待の本文に自動で入れると効果的です。 会議の前に全員が前回の宿題を見る状態になり、会議の冒頭の確認が短くなります。

人が確認する

全件、人が確認します。とくに status が decided の項目は必ず読みます。

理由は、決定事項の表現が拠点側の行動を決めるためです。誤った確度で伝わると、やるべきでない作業が始まるか、やるべき作業が始まりません。

確認を速くするための設計が重要です。

• 日本語と英語を左右に並べて表示する（同じ項目番号が同じ高さに来る）
• status を項目ごとに色分けする
• unclear と needs_confirmation のある項目を上に出す
• quote を項目の下に展開しておく（文字起こしを開かせない）
• 用語集に置き換えた語に印を付ける（置き換えが適切だったかを見る）

確認にかかる時間の目標は、1件15分です。 それ以上かかるなら、項目の切り分けが粗いか、用語集が足りていません。

例外に対処する

記録を残す

• 文字起こしの原本（会議の記録とともに SharePoint / OneDrive に保存される）
• AIが作った議事録の案（日英）と quote
• 人が直した箇所と、直した内容
• 配布した議事録の版と、送信日時・宛先
• 前回の宿題の消し込みの記録

3つ目を残すと、この構成の弱点が見えます。「検討する」が毎回「決定」と書かれて直されているなら、プロンプトを直す必要があります。 直した箇所の傾向が、そのまま改善点になります。

文字起こしの保持期間には注意が要ります。 Teams の記録には自動的に期限切れにする設定があります。議事録の元データとして何年残す必要があるかを決め、設定を合わせてください。