情報システム部が月次の変更の審査の会議（Teams）を Copilot でまとめ、承認・保留の一覧と宿題を作る

処理の起点を決める

会議の終了を起点にします。 事務局は、会議が終わったその日のうちに会議の Copilot を開き、表を出して保存します。翌月を待つと、第5章で書いた定例の会議の仕様で、先月の回の表が見られなくなります。 Copilot の会話を記録の置き場として使わないでください。

会議の前日の夕方にも、手順が1つあります。 議題の一覧を会議のチャットに貼る作業です。公式のページでは、文字起こしが始まると、Copilot は会議の24時間前までのチャットも使うとされています。前日の夕方以降に貼れば、議題の一覧が Copilot の手がかりに入ります。 それより早く貼ると範囲から外れるので、招待に貼った一覧を前日の夕方にチャットへ貼り直します。

3つの会議は、日をずらして開きます。 同じ日に続けて開くと、事務局が3回分の表を1日で確かめることになり、承認の行の原文の確認が雑になります。

入力データを集める

質を決めるのは、議題の一覧の見出しと、議長が変更番号を口にすることです。 前月の実施分と今月の審査分が同じ一覧に混ざっていると、「予定どおり終わりました」という報告を、今月の変更の「承認」と取り違えることがあります。 見出しで分け、議長も「前月の実施の報告に移ります」と区切りを口にします。

変更の台帳の列の作り方にも注意します。 公式のページでは、SharePoint リストの添付ファイルの列と参照（ルックアップ）の列は、いまは参照できないとされています。製品を別のリストからの参照の列にしていると、Copilot から製品が見えません。製品は選択肢の列にし、保留を解く条件は複数行のテキストの列にします。 「保留の回数」は数値の列で持ちます。

データの取得方法を決める

取り方は、2段に分けます。 会議の Copilot で変更番号ごとの表を出させ、それを Copilot Chat に貼って台帳と突き合わせます。会議の Copilot に台帳との突き合わせまでさせると、文字起こしから取った値と台帳から取った値が混ざります。 保留の回数のように台帳にしか無い値は、Copilot Chat の段で足します。

台帳はビューで絞ります。 公式のページでは、リストは一度に2万件までの項目を参照できるとされていますが、全製品の変更を参照させると、ほかの製品の似た件名の変更と取り違えます。製品ごとに「審査中・保留・前月実施」のビューを作ります。

会議の Copilot の応答が1,300字を超えると、Word で開く選択肢が出ると公式のページにあります。20件を表にすると長くなるので、表を Word で開いてから Copilot Chat に貼ります。 表の形の応答は Excel で開けるともされていて、台帳への反映の作業表にも使えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題の一覧を3つの見出しで作る … 「前月の実施分」「保留の持ち越し分」「今月の審査分」。1行に1件で「CHG-2611｜決済の接続先の切り替え」のように書きます
2. 保留の持ち越し分には、先月の条件を1行で添える … 「CHG-2588｜検索の索引の再構築（条件：性能の試験の結果）」のように書きます
3. 前日の夕方に会議のチャットに貼る … 24時間前までのチャットが使われる範囲に入れます
4. 一覧の先頭に1行書く … 「以下は議題の一覧で、会議の結論ではありません」
5. 文字起こしを始める … 会議の Copilot を文字起こしなしの「会議中のみ」で始めると、会議のあとに使えません
6. 委託先の担当には名乗ってもらう … 同じ会議室から複数人が参加する場合、誰の発言かを区別しにくくなることがあります

2番目が、保留の持ち越しを追う仕掛けです。 先月の条件がチャットにあれば、Copilot は今月の会議でその条件について何が話されたかを拾えます。「性能の試験は終わりました。応答の時間は基準の範囲です」と話されていれば、条件が満たされたかの根拠になります。

5番目は、とくに気を付けてください。 公式のページでは、「会議中のみ」の場合、文字起こしされなかった音声のデータと Copilot とのやり取りは、会議のあとに使えなくなるとされています。

AIに処理させる

させるのは、変更番号ごとに、会議で言われたことを決まった区分と項目に写すことです。

判定は、議長の言葉だけから選ばせます。 委員が「これは問題ないと思います」と言っても、議長が「では承認とします」と言わなければ承認ではありません。議論の空気から判定を読ませると、懸念が出なかった変更を全部「承認」にします。

保留の行には、条件を必ず付けさせます。 条件が言われていない保留は「条件の言及なし」と出させ、事務局が会議のその日のうちに議長に聞きます。 条件の無い保留が台帳に残ることを、この列で防ぎます。

緊急の変更の報告には、事後承認かどうかを分けさせます。 「報告を受けました」で終わったものは「報告のみ」、「事後承認とします」と言われたものは「事後承認」です。「報告のみ」が出た行は、事後の扱いが決まっていないことを事務局が議長に確かめます。

5行目は、Microsoft の方針とも重なります。 公式のページでは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面・人柄を推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとされています。切り戻しの多い担当や、差し戻しの多い申請者を記録の上で目立たせる使い方はしません。

指示内容を固定する

会議の Copilot に入れる指示です。 事務局の3名で同じ文面を使い、SharePoint のページに置いておきます。

この会議は、製品ごとの月次の変更の審査の会議です。
会議のチャットに貼った議題の一覧の変更番号ごとに、次の表を作ってください。

【列】
変更番号｜件名｜区分｜判定｜根拠の発言（話した人の名前と発言）｜
保留を解く条件｜前月の結果｜宿題（誰が・何を・いつまで）

【区分】議題の一覧の見出しに従ってください。
今月の審査／保留の持ち越し／前月の実施の報告／緊急の変更の報告

【判定の選び方】
- 承認 ......... 議長が承認すると言った
- 保留 ......... 議長が今月は決めないと言った
- 差し戻し ..... 議長が申請をやり直すよう言った
- 事後承認 ..... 緊急の変更について、議長が事後に承認すると言った
- 報告のみ ..... 報告を受けただけで、判定が言われていない
- 話されていない  会議で触れられなかった
- 判定不明 ..... 上のどれにも当てはまる言葉が無い
委員の意見だけでは判定にしないでください。迷ったら 承認 を選ばないでください。

【厳守事項】
- 根拠の発言は、文字起こしの言葉をそのまま写してください。
- 保留の行には、保留を解く条件を必ず書いてください。
  言われていなければ「条件の言及なし」と書いてください。
- 前月の実施の報告の行は、前月の結果の列に「予定どおり完了／切り戻し／延期」のどれかと、
  言われた理由を書いてください。理由が言われていなければ空にしてください。
- 期限は言われたとおりに写してください。「来月」を日付に直さないでください。
- 会議で言われていない条件・宿題・期限を補わないでください。
- 議題に無い変更が話されたら、表の最後に「議題外」として並べてください。
- 担当者や申請者についての評価や印象は書かないでください。

「委員の意見だけでは判定にしない」を明記しないと、前向きな意見を承認に寄せます。 審査の会議では、議長が結論を言う前に次の議題へ移ることもあります。その場合は「判定不明」と出て、事務局が議長に聞くのが正しい流れです。

Copilot Chat に入れる指示は、次のとおりです。

/（会議） と /（変更の台帳：製品A 審査中・保留・前月実施） を参照してください。
下に貼る表の変更番号ごとに、台帳のいまの「状態」「保留の回数」「保留を解く条件」と、
表から読み取れる更新案を並べてください。
保留の行は、台帳の保留の回数に1を足した数を「今回で何回目」として書いてください。
台帳の保留を解く条件と、今月の会議で言われた条件が違う行には「条件の変更」と付けてください。
台帳に無い変更番号と「議題外」の行は、別の表にしてください。

保留の回数の足し算だけは Copilot Chat にさせます。 台帳の数値に1を足すだけの単純な処理で、事務局が台帳と見比べればすぐ確かめられるからです。3回目以上の保留は、議長に見せる一覧の先頭に並べます。

出力形式を固定する

会議の Copilot から受け取る表は、次の形です。

【変更の審査の会議（製品A）11月】

Copilot Chat から受け取る一覧は、台帳の値と並べた表です。 列は、変更番号、台帳の状態、更新案の状態、今回で何回目の保留か、台帳の条件、今月の条件、条件の変更の印です。

この形にする理由は3つあります。

1つ目は、保留を解く条件が行に残ることです。 翌月の議題の一覧に、この条件をそのまま添えて貼れます。申請者は、翌月の会議で条件について報告するだけで済みます。 第3章の（a）のやり直しを防ぎます。

2つ目は、「報告のみ」が見えることです。 CHG-2570 の切り戻しも、CHG-2620 の緊急の変更も、報告を受けただけで次の扱いが決まっていません。表で「報告のみ」と出れば、事務局が議長に「事後承認でよいか」「振り返りを開くか」を聞けます。 第3章の（b）と（c）を、表の1列で拾います。

3つ目は、保留の回数が並ぶことです。 3回目の保留は、条件が満たせない理由があるか、変更そのものを取り下げるべきかを議長が考える材料です。回数が見えないと、保留は誰にも気づかれずに続きます。

システムへ連携する

台帳への書き込みは、人が行います。 台帳の「承認」は本番への実施の許可で、Copilot の更新案は作業表として使います。

会議の記録の書き出しが止められていることがあります。 公式のページでは、会議の内容の書き出しを禁じる秘密度ラベルが付いていると、Copilot の応答を Word や Excel に書き出せないとされ、会議の「コピーと転送を無効にする」の設定でも同じとされています。情報セキュリティに関わる変更を扱う回で、ラベルを付けていることがあります。 その場合は、表を画面で見ながら台帳を直します。

人が確認する

1. 「承認」と「事後承認」の行は、必ず原文を見る … 議長の言葉の前後を文字起こしで読み、条件付きで承認されていないかを確かめます
2. 「報告のみ」と「判定不明」を議長に聞く … 会議のその日のうちに聞き、答えを議事録に書きます
3. 「条件の言及なし」の保留の条件を決める … 議長と申請者に聞いて決めます。決めた条件は、会議で言われた条件と区別して台帳に書きます
4. 3回目以上の保留を議長に見せる … 取り下げるか、条件を変えるかを決めてもらいます
5. 「議題外」を振り分ける … 台帳に無い変更なら、申請者に登録してもらいます

1番目を省かないでください。 「承認。ただし実施は月末の締めの後に」のように、承認に条件が付いていることがあります。 表の判定が「承認」でも、条件を落として台帳に書くと、申請者は締めの前に実施します。

目標は、60件をならして1件5分です。 確かめるのは承認・事後承認・報告のみ・判定不明・3回目以上の保留の行で、それ以外の行は表の区分を写すだけで済みます。

例外に対処する

下から2行目は、運用を始めてから必ず一度は起きます。 「先月の保留の条件を Copilot に聞こう」として、表が見つからない形で起きます。会議の当日に議事録のフォルダに保存する決まりで防ぎます。

記録を残す

• 製品ごと・月ごとの議事録（Copilot の表を確かめて直したもの）を SharePoint に保存
• 台帳の更新の記録 … どの変更番号の、どの列を、どの値からどの値に変えたか。SharePoint リストのバージョンの履歴で残す
• 人が判定を直した記録 … Copilot の判定と、直した判定と、その理由
• 「条件の言及なし」から決めた条件と、決めた日と決めた人
• 3回目以上の保留について、議長が決めたこと
• 緊急の変更の事後の扱い（事後承認・追加の対策・振り返り）

3つ目は、指示文を直すための材料です。 「承認」を「保留」に直すことが多いなら、議長の言い方に区分の言葉が足りていません。議長の口癖を区分の基準の例に足します。

最後の行は、監査の場面で効きます。 緊急の変更がどう扱われたかを、会議の日付と議長の言葉で示せるからです。