情報システム部が保守ベンダーと毎月開く定例の Teams 会議の記録と月次報告書から、Copilot で課題管理表の更新案と次回までの宿題をまとめる

処理の起点を決める

定例の終了をきっかけに、担当者がその日のうちに始めます。 定例の直後なら、どの課題で何が決まったかを担当者がまだ覚えています。録画を見直す80分を、表を根拠の発言で確かめる時間に置き換えます。

文字起こしは、定例の冒頭で始めます。 議事の進行役が「議事録の作成のために文字起こしを使います」と告げる決まりにし、ベンダーとの間でも、文字起こしを使うことと保存の扱いを、最初の定例の前に書面で確かめておきます。 ベンダーの担当者が自社の別の顧客の名前を口にすることもあり、文字起こしに残ってよい話かどうかを、ベンダーの側も意識できるようにします。

定例を、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。ベンダーごとの定例は回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに議事録のフォルダに移します。

入力データを集める

質を決めるのは、課題管理表の件名です。 定例では課題番号を言わずに「例の夜間バッチの件」「先月の帳票の話」と話が進みます。件名に、システムの名前と現象が入っていれば、Copilot が発言を課題に結びつけられます。 「障害対応」「問い合わせ」のような件名では、どの課題の話か決められません。

出席者の一覧も、定例の前に作っておきます。 文字起こしには話者の名前が付きますが、その人が自社の人かベンダーの人かは文字起こしには書かれていません。 宿題が自社のものかベンダーのものかを、一覧で決めさせます。

月次報告書は、定例の前日までに議事録のフォルダに置いてもらいます。 ベンダーから定例の当日に画面で見せられるだけだと、Copilot から参照できるファイルが残りません。 公式のページでは、参照できるのはアップロードしたファイルかクラウドに置いたファイルで、ローカルのパスは使えないとされています。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで課題ごとの表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、月次報告書と課題管理表と並べさせます。 会議の Copilot が答えに使うのは、会議のチャットに書かれたことと文字起こしに残った発言で、共有されたファイルの中身までは使うと書かれていないためです。

公式のページでは、会議のオプションで「会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする」を有効にすると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。定例の会議では、この設定を有効にしないでおきます。

月次報告書の形式は、ベンダーごとに違ってかまいません。 公式の対応形式のページでは、Word の .docx や PDF、表計算の .xlsx や .csv などが挙げられています。ただし、図だけで数字を示す報告書は、Copilot が数字を読み取れないことがあります。 数字の表をファイルの中に入れてもらうよう、ベンダーに頼みます。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者の一覧を作る … 名前、自社かベンダーか、役割。ベンダー側の出席者が毎回変わるときは、招待の返信から足します
2. 議題に課題番号を入れる … 定例の前に、該当のベンダーの未完了の課題を課題番号と件名で議題に並べます。進行役が「次はQ-0412、夜間バッチの遅延です」と番号を読み上げる決まりにします
3. 月次報告書を置く … 定例の前日までに、ベンダーに議事録のフォルダへ置いてもらいます
4. 課題管理表の件名を直す … 件名にシステムの名前と現象が入っていない課題は、定例の前に直します
5. 前回の議事録の確定版を確かめる … ベンダーの確認を経た版があるかを見ます
6. 他社の名前の話を分ける … ベンダーが他の顧客の事例を話し始めたら、その間は文字起こしに残すかを進行役が確かめます

2番目を軽く見ないでください。 課題番号の読み上げがあるだけで、Copilot が発言を課題に結びつける精度が大きく変わります。 番号が無いと、似た件名の課題（夜間バッチの遅延と夜間バッチの異常終了）が混ざります。

AIに処理させる

させるのは、課題ごとに話の中身を並べること、範囲についての発言を写すこと、宿題を自社とベンダーに分けること、月次報告書の数字を写すことです。

最後の行は、第3章の（d）への手当てです。 月次報告書に「夜間バッチの遅延（1件）」とあり、課題管理表に半年前に完了した「夜間バッチの遅延」があれば、同じ原因の再発かもしれません。 再発かどうかは担当者がベンダーに確かめますが、並べて見せるだけで、前回の対応と恒久対策の担当を課題管理表から引けます。 課題管理表の完了済みの課題も参照させるので、指示では対象を「同じベンダーの過去1年の完了済みの課題」に絞ります。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 ベンダーが「では、こちらで対応します」と言うと、Copilot は保守の範囲で対応すると読みがちです。範囲を「保守内」にするのは、「保守の範囲で」「追加費用なしで」のような明示の言葉がある場合だけにし、それ以外は「未決」にさせます。

3行目は、公式の考え方とも重なります。 公式のプライバシーのページは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面の状態・人柄を推し量る用途を制限しているとしています。「ベンダーの担当者の対応が遅い」のような書き方をさせません。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、保守ベンダー（{vendor}）との月次の定例です。
出席者の一覧と議題（課題番号つき）を使い、課題ごとに表を作ってください。

【出席者の一覧】{attendees}  ← 名前／自社・ベンダー／役割
【議題】{agenda}

【表の列】
課題番号／話の中身／状態の変化／範囲／宿題（自社・ベンダー）／期限／根拠の発言（話者・時刻）

【範囲は次の3つだけを使ってください】
- 保守内 … 「保守の範囲で」「追加費用なしで」など明示の発言がある場合だけ
- 保守外 … 「見積を出します」「別途お見積り」など明示の発言がある場合だけ
- 未決 …… 上のどちらでもない場合

【厳守事項】
- 「対応します」「やってみます」「検討します」は、範囲を決める言葉として扱わないでください。
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 自社かベンダーかは、出席者の一覧で決めてください。
- 期限が言われていない宿題は、期限を「期限の発言なし」としてください。
- 議題に無い依頼は、課題番号を「新規」としてください。
- 担当者の態度・対応の良し悪しを書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/{vendor}の月次報告書（今月） /{vendor}の月次報告書（前月）
/課題管理表 を参照してください。

1. 課題管理表のうち、ベンダーが{vendor}で状態が完了でない課題だけを対象に、
   課題番号ごとの更新案を作ってください。列は
   課題番号／いまの状態／更新案の状態／いまの範囲／更新案の範囲／期限／根拠の時刻。
   表に無い課題は「今回の言及なし」としてください。状態を完了にしないでください。
2. 月次報告書の障害の件数、問い合わせの件数、対応の時間、稼働率を、
   今月と前月で並べてください。報告書に書かれた数字だけを写し、計算しないでください。
3. 宿題を自社とベンダーに分けて一覧にしてください。
4. 今月の月次報告書の障害と、課題管理表のうち{vendor}の過去1年の完了済みの課題で、
   件名が似ているものを並べてください。再発かどうかは判断しないでください。

「状態を完了にしないでください」を書くのは、 ベンダーが「対応は完了しました」と言うと、Copilot が更新案の状態を完了にするからです。ベンダーの作業が終わったことと、利用部門で問題が解消したことは別です。 完了は、担当者が利用部門に確かめてから付けます。

出力形式を固定する

課題管理表の更新案は、次の列で受け取ります。

課題番号 | いまの状態 | 更新案の状態 | いまの範囲 | 更新案の範囲 | 期限 | 根拠の時刻
Q-0412 | 対応中 | 原因調査済み | 未決 | 保守内 | 11/20 | 00:14「この修正は保守の範囲で対応します」
Q-0418 | 未着手 | 見積待ち | 未決 | 保守外 | 11/10 | 00:31「帳票の項目追加は別途お見積りになります」
Q-0420 | 対応中 | 対応中 | 未決 | 未決 | 期限の発言なし | 00:38「こちらで対応します」
Q-0399 | 対応中 | 今回の言及なし | － | － | － | －

宿題の一覧は、自社とベンダーに分けて受け取ります。

【自社の宿題】
Q-0412 | 夜間バッチの停止時間を利用部門に確認する | 情報システム部 □□ | 11/7
新規 | 工場の端末の入れ替えの日程案を送る | 情報システム部 △△ | 期限の発言なし
【ベンダーの宿題】
Q-0418 | 帳票の項目追加の見積を出す | ベンダー ◇◇ | 11/10

1つ目の理由は、範囲の区別を根拠の発言で確かめられることです。 3行目の Q-0420 のように「対応します」だけの行は「未決」のまま残り、次の定例の議題の先頭に「範囲の確認」として置かれます。 第3章の（b）が、ここで止まります。

2つ目は、「今回の言及なし」で放置された課題が見えることです。 4行目の Q-0399 のような行が2回続いたら、課題そのものが止まっていないかを担当者がベンダーに確かめます。

3つ目は、自社の宿題が埋もれないことです。 自社の宿題は、担当者の Outlook の予定か To Do に移します。第3章の（c）の「先月お願いした件は」を、この一覧で防ぎます。

システムへ連携する

課題管理表を書き換えるのは担当者です。 Copilot の更新案を見ながら、リストの行を1件ずつ直します。更新案をそのまま一括で書き込む仕組みは、この段階では作りません（第9章）。

議事録のフォルダの権限は、情報システム部に絞ります。 公式のプライバシーのページでは、Copilot は利用者が少なくとも閲覧の権限を持つ組織のデータだけを示すとされています。月次報告書には障害の内容やサーバの構成が書かれているので、権限が広いと、他の部署の人の Copilot がそれを材料に使いえます。

人が確認する

1. 範囲の行を根拠の発言で確かめる … 「保守内」「保守外」の行は、根拠の発言に明示の言葉があるかを見ます。無ければ「未決」に直します
2. 課題の結びつけを見る … 似た件名の課題が取り違えられていないかを、根拠の時刻の発言で確かめます
3. 月次報告書の数字を確かめる … 写された数字が報告書と合っているかを、報告書を開いて見ます
4. 宿題の期限と担当を見る … 自社の宿題の担当が合っているかを見ます
5. 完了を付ける … ベンダーが完了と言った課題は、利用部門に確かめてから課題管理表で完了にします

1番目を省かないでください。 範囲の列は、そのまま来年度の予算と保守契約の見直しの材料になります。「保守内」で記録した対応に後から見積が届くと、 担当者はベンダーと過去の発言をめぐってやり取りすることになります。

目標は、1件あたり75分です。 表を根拠で確かめる時間が30分ほど、課題管理表を直す時間が25分ほど、議事録をベンダーに送る時間が20分ほどという見立てです。

例外に対処する

上の2行は、運用の決まりで防げます。 文字起こしの開始と会議の主催を、定例の招待のテンプレートに書いておくと、ほとんど起きなくなります。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の更新案（議事録のフォルダ）
• ベンダーに送った議事録と宿題の一覧
• ベンダーからの直しの依頼と、直した箇所
• 課題管理表の変更の履歴（SharePoint リストの版の履歴）
• 範囲が「未決」の課題の数の、月ごとの推移

最後の行は、保守契約の見直しの材料になります。 「未決」が多いベンダーは、契約の中で保守の範囲の書き方があいまいだということです。契約の更新の前に、未決になった依頼の型を並べて、範囲の書き方をベンダーと話し合います。