財務担当が取引銀行の担当者と面談したときのメモとメールから、話した条件・銀行からの依頼・次回までの宿題を面談記録にまとめる

処理の起点を決める

財務担当が、面談の後に銀行ごとのフォルダの様式を開いたときが起点です。 自動で動く仕組みは作りません。面談の当日中に下書きを作ることを、財務部の決まりにします。

当日中と決めるのは、メモの略語が読めるうちに確かめるためです。 AIの下書きは、メモに書かれたものしか拾えません。メモの「先方 1.2 5y」の意味を正しく書き足せるのは、面談の当日の財務担当だけです。

オンラインの面談を自社が主催する Teams で行い、文字起こしを残した場合は、その会議も材料にできます。 Word の Copilot の / は、文書とメールに加えて会議も指定できるとされています。ただし、銀行の側が主催する会議や、文字起こしを残していない会議は材料になりません。 対面と同じく、メモを主な材料にします。

電話でのやり取りも、条件か依頼が出たものは同じ流れに乗せます。 電話の後、その場でメモ用の Word のファイルに数行を残し、同じ様式で記録にします。雑談だけの電話は記録にしません。 記録にするかどうかの基準は「条件・依頼・宿題のどれかが出たか」です。

入力データを集める

質を決めるのは、メモの数字に付いた印です。 提案書には銀行の提示しか書かれず、メールには双方の発言が混ざります。面談の中で自社が何を希望し、何に合意したかは、メモにしか残りません。

メモは、たとえば次のくらいの粗さで足ります。

10/6 A銀行 本店営業部 ○○さん・△△さん／当方 財務 2名
・設備資金 当方 3億 7y希望 → 先方 7y可、金利 1.2 先方（目安）
・保証 前回と同じ（先方）
・依頼：9月末試算表 10/20まで（先方）
・宿題：設備見積書の写し 送る（当方）期限?
・為替予約 提案あり 資料後日（先方）

数字ごとの「先方」「当方」と、依頼・宿題の書き分けがあれば、AIは段階と持ち主を推し量らずに済みます。 文章にする必要はありません。「期限?」のように分からないことを分からないと書いておけば、そのまま「確認が要る」として記録に出ます。

提案書は、メールに添付されたままにせず、銀行のフォルダに保存します。 保存しておけば、Word の Copilot から / でファイルとして指定できます。提案書の版が何度か届く場合は、ファイル名に受け取った日を付けます。 古い版の数字を新しい条件として拾わないためです。

データの取得方法を決める

渡すのは、その面談に関係するものだけです。 指定するのはメモ1つ、メールのスレッド1〜2本、提案書、前回の記録までにします。指定が多いほど、別の面談の数字が混ざる余地が増えます。

メールは「その面談の前後」に絞ります。 同じ銀行の担当者とのスレッドが何か月も続いている場合、古い提示の数字まで材料に入ります。面談の前の日程調整から、面談の後の確認のメールまでを目安にします。

メモは Word のファイルに残します。 / で指定できるのは文書・メール・会議とされているため、手帳や他のアプリに書いたメモは、面談の後に Word のファイルへ打ち直します。 ファイル名には銀行名と面談の日付を入れ、指定したものが今回の面談のメモだと一目で分かるようにしておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. メモの数字に印を付ける … 面談中に付け損ねた数字には、面談の直後に「先方」「当方」「合意」を書き足します
2. 略語を書き下す … 「5y」「据置1」「コベ」のような自分だけの略語を、指定する前に直します
3. 提案書を銀行のフォルダに保存する … 受け取った日をファイル名に付けます
4. 前回の面談記録を開いて、宿題の欄を見ておく … 何を確かめるかの見当を付けます
5. 他社の情報が混ざっていないかを見る … 同じメモに、別の銀行の話や、取引先の信用情報を書いていないかを確かめます

1番目と2番目に、合わせて数分かけてください。 この数分で、AIが「段階不明」と返す数字が減り、6番の確かめの時間が短くなります。

4番目で前回の記録を開くのは、AIに任せきりにしないためです。 前回の宿題を自分の目で一度見ておけば、下書きの「前回の宿題と依頼の状況」の欄に抜けがあったとき、すぐ気づけます。

5番目は、記録の置き場所の問題です。 A銀行のフォルダの記録に、B銀行が提示した金利が書かれていると、A銀行の担当者に記録を見せる場面が来たときに困ります。 メモの段階で銀行ごとに分けます。

AIに処理させる

させるのは、材料に書かれたことを、様式の欄に分けて並べることだけです。

条件の項目は、借入の話に限りません。 預金の金利、為替予約の条件、決済の手数料、外為の取扱いの条件など、数字が出たものは同じ表に入れ、項目の名前で分けます。 財務の条件（コベナンツ）は、純資産や利益の水準を保つ約束のような借入の付帯条件で、数字と同じく「提示」か「合意」かを区別して残します。

4行目の「前回と同じ」が落とし穴です。 メモに「条件は前回と同じ」とあれば、AIは前回の記録から数字を写して埋めます。前回の条件が本当に変わっていないかは、今回の材料からは分かりません。 「前回と同じとの発言（数字は今回の材料に無い）」と書かせます。

指示内容を固定する

あなたは財務部の担当者を手伝い、取引銀行との面談記録の下書きを作る立場です。
指定したメモ、メール、提案書、前回の面談記録だけを材料にしてください。
この文書の様式の欄に沿って書いてください。

【条件の書き方】
- 金額、金利、期間、返済の方法、担保・保証、手数料、財務の条件（コベナンツ）を
  拾ってください。
- 数字ごとに、段階を次のどれかで付けてください。
  先方の提示 ／ 当方の希望 ／ 合意 ／ 段階不明
- 段階は、メモの「先方」「当方」「合意」の印か、メール・提案書の文面で
  はっきり分かるときだけ付けてください。分からないときは「段階不明」です。
  推し量らないでください。
- 数字ごとに、根拠にした材料（メモ／どのメール／提案書のファイル名）を書いてください。
- メモと提案書で数字が違うときは、両方を並べて「食い違い」と書いてください。
  どちらかに寄せないでください。

【依頼と宿題】
- 銀行からの依頼と、自社の宿題を分けてください。
- それぞれに期限と担当を書いてください。材料に無ければ「確認が要る」と書いてください。
- 前回の面談記録の宿題と依頼について、今回の材料で片付いたかを書いてください。

【書かないこと】
- 条件の良し悪しや、受けるべきかどうかの意見。
- 他の銀行の条件や、他の銀行との比較。
- 材料に無い数字。「前回と同じ」とあっても、前回の数字を写さないでください。

「どちらかに寄せない」を書かないと、食い違いが消えます。 メモに「1.2」、提案書に「1.25」とあると、モデルは提案書を正として「1.25」だけを書きます。食い違いがあったという事実が、面談で口頭の条件が変わった手がかりかもしれません。

この指示は、様式の Word の冒頭に「Copilot への指示」として置いておきます。 財務担当は、そこを写して Copilot の欄に貼り、/ で材料を指定するだけです。担当者ごとに指示が変わらないようにするためです。

出力形式を固定する

様式の Word に、次の形で入るように書かせます。

【面談の概要】
日時／銀行・支店／先方の出席者／当方の出席者／形式（対面・電話・オンライン）

【話題ごとの要点】
1. 設備資金の借入の相談 … 要点2〜3行
2. 為替予約の提案 … 要点2〜3行

【条件】
| 項目 | 数字 | 段階 | 根拠 |
| 金額 | 3億円 | 当方の希望 | メモ |
| 期間 | 7年 | 先方の提示 | 提案書（10/6受領） |
| 金利 | 1.2％／1.25％ | 食い違い | メモ／提案書（10/6受領） |
| 保証 | － | 段階不明 | メモ（「前回と同じ」との発言） |

【銀行からの依頼】
| 内容 | 期限 | 依頼した人 |
| 9月末の試算表 | 10/20 | 先方の担当 |

【当方の宿題】
| 内容 | 期限 | 担当 |
| 設備の見積書の写しを送る | 確認が要る | 財務担当 |

【前回の宿題と依頼の状況】
| 前回の項目 | 状況 | 根拠 |
| 資金繰り表の提出 | 片付いた | 10/2 のメール |

1つ目の理由は、条件の表で段階と根拠が横に並ぶことです。 財務部長は「段階」の列だけを縦に読めば、どこまでが合意で、どこからが打診かが分かります。

2つ目は、依頼と宿題が表になることです。 この2つの表は、そのまま財務部で共有する依頼の一覧に写せます。 自分の予定表にしか無かった期限が、部で見える場所に移ります。

3つ目は、前回からの持ち越しが見えることです。 片付いていない宿題が次の記録にも残るので、銀行の担当者に言われる前に気づけます。

システムへ連携する

この構成には、自動で書き込む連携がありません。 下書きを作るのも、一覧に写すのも、財務担当が行います。銀行との記録は、誤って書き込まれたときの影響が大きく、自動にする利点が小さいためです。

財務部長への報告は、話題の要点と条件の表だけにします。 依頼と宿題の表は依頼の一覧で見られるので、報告に重ねて書きません。報告が短いほど、部長が段階の列を読み飛ばさなくなります。

依頼の一覧には、銀行・依頼の内容・期限・担当・状況の列を持たせます。 財務部の3名と財務部長が見る1つのリストで、誰が休んでも期限が見えることが目的です。

人が確認する

1. 条件の表の数字を、1つずつメモと提案書で確かめる … 数字は全件です
2. 「段階不明」と「食い違い」を解消する … 自分の記憶とメモで書き足します。解消できなければ、銀行の担当者にメールで確かめます
3. 依頼と宿題の期限を確かめる … 「確認が要る」のものは、その日のうちに相手に確かめます
4. 他の銀行の話が混ざっていないかを見る … 混ざっていれば消します
5. 財務部長に送る前に、条件の表の段階の列だけを読み直す … 合意と書いたものが本当に合意かを最後にもう一度見ます

確かめる順番は、条件の表、依頼、宿題、要点の順です。 要点の文章の言い回しは最後に軽く直す程度で構いません。時間が足りない日に削ってよいのは要点の手直しだけと決めておきます。

1番目の「数字は全件」は省かないでください。 要約の文章は多少粗くても困りませんが、数字の誤りは交渉の記録として残ります。 生成AIの応答は100％事実とは限らないとされており、数字は人の目で原典と照らすのが前提です。

「段階不明」を銀行に確かめるときの書き方も決めておきます。 「先日のお話の金利1.2％は、ご提示の目安という理解でよろしいでしょうか」のように、こちらの理解を書いて確かめるメールにします。 そのメールが次の面談記録の材料になり、段階が記録の上で確定します。

目標は、1件あたり確認と写しを合わせて20分です。 条件の数字が多い借入の相談の面談は延び、電話の記録は短く済みます。

例外に対処する

2行目の「食い違い」は、記録の価値がいちばん出る場面です。 提案書が届いた後の面談で金利が動いた場合、メモと提案書の数字が違うことが、その変化の記録になります。 食い違いを消さずに残し、どちらが最新かを財務担当が書き添えます。

記録を残す

• 確定した面談記録（銀行ごとのフォルダ、ファイル名に面談の日付）
• 材料にしたメモと提案書（同じフォルダ）
• 依頼の一覧の行と、状況の更新の履歴
• 財務担当が直した数字と、直した理由 … 記録の末尾に「確認メモ」として残す

4つ目は、AIの下書きを信じすぎていないかを確かめる材料です。 直した数字が毎回ゼロなら、確かめを省いている可能性があります。月に一度、財務部長が数件を抜き出して、記録とメモと提案書を照らしてください。

記録のファイル名は「銀行名_面談の日付_話題」にそろえます。 次の面談で前回の記録を / から指定するとき、名前で迷わず選べることが、前回の宿題の持ち越しを確実にします。似た名前のファイルが並ぶと、別の日の記録を指定する誤りが起きます。

面談記録は、担当替えのときの引継ぎの資料になります。 銀行ごとのフォルダに日付順に並んでいれば、後任者は条件の表の段階の列を追うだけで、どの条件がどこまで進んでいるかを読めます。