仕入先との価格交渉の会議から、合意事項と持ち帰りを交渉記録にまとめる

処理の起点を決める

会議が終わり、文字起こしがドライブに保存されたことを起点にします。 ヘルプには、長時間の会議の文字起こしは処理に時間がかかるとあります。会議の直後に開いてまだ無ければ、主催者に届くメールを待ってから始めます。

記録を作るのは、その日のうちにします。 確認メールは相手の記憶が新しいうちに届けるほど、返信での訂正が正確になります。翌日にまとめて作る運用にすると、第3章の（d）に戻ります。

文字起こしは、会議ごとに担当者が自分で開始します。 主催者向けの管理機能がオンのときは、開始できるのは主催者と共同主催者だけとされています。仕入先との商談の予定は、購買の担当者自身が主催者として作ることを決まりにしておきます。

最初からすべてを自動で起動する設計にはしません。 交渉記録のひな形をコピーして指示を貼る操作は人が行います。1件あたり1分程度の操作で、どの会議を交渉記録にするかを人が選べるほうが、社内の打ち合わせまで履歴に入ってしまう事故を防げます。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん上の文字起こしに何が話されているかです。 ツールの設定よりも、会議の冒頭と終わりの話し方で決まります。冒頭で「本日は△△食品の営業部の□□様と、弊社購買部の〇〇で、鶏もも肉の単価と納品日についてご相談します」と言うだけで、誰が話しているかの手がかりと、論点の一覧が文字起こしの最初に入ります。

前回の交渉記録を入れるのは、持ち帰りを閉じるためです。 前回、仕入先が「最低発注数量は社内で確認します」と持ち帰っていたなら、今回の会議でその答えが出たかを確かめます。出ていなければ、今回の表にも持ち帰りとして引き継ぎます。

仕入先コードは担当者が書きます。 AIに文字起こしから会社名を読ませると、「△△さん」「△△食品さん」「△△フーズ」と表記がぶれ、交渉履歴で同じ仕入先の行が分かれます。

データの取得方法を決める

文字起こしは、ひな形の中のサイドパネルから「@」で指定します。 ファイルを開いてコピーする必要はありません。前回の交渉記録も同じように指定できます。

自動メモは、照合にだけ使います。 メモの決定事項を交渉記録の合意欄にそのまま移すことはしません。メモも生成されたもので、ヘルプにも正確性が保証されない場合があると書かれています。文字起こしの発言という一次の材料に戻れる形を保ちます。

会議の参加者に仕入先がいるので、文字起こしとメモの共有範囲を先に確かめます。 自動メモの共有は「すべての招待済みゲスト（組織外含む）」「組織内の招待済みゲスト」「主催者と共同主催者のみ」から選べるとされています。交渉記録の材料にする以上、自社の内部で扱うものとして、組織外に共有しない設定にします。 相手と共有するのは、人が直した確認メールだけです。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議の種類の確認 … 仕入先との商談か。社内の打ち合わせなら交渉記録を作らない
2. 文字起こしの範囲の確認 … 仕入先が退出した後の社内の相談が文字起こしに続いていないか。続いていれば、その部分を指示の対象から外す
3. 出席者の確認 … 冒頭で出席者が述べられているか。述べられていなければ、担当者がひな形に出席者を書く
4. チャット・画面共有の確認 … 単価や数量をチャットに貼ったり、見積書を画面で見せたりした場合は、その内容を担当者がひな形に書き足す
5. 前回の持ち帰りの転記 … 交渉履歴から、この仕入先の未完了の持ち帰りを写す
6. 読み上げの有無の確認 … 会議の終わりに合意事項を読み上げたか。していなければ、確認メールで相手に確かめる項目が増えることを担当者が承知しておく

2番目を軽く見ないでください。 仕入先が会議から抜けた後、「さっきの480円は、まだ下がる余地がありそうだね」と自社の担当者どうしで話すことがあります。文字起こしは主催者が止めるまで続くので、この発言も入ります。 そのまま指示に渡すと、自社の本音が交渉記録に書かれ、確認メール案にまで混ざるおそれがあります。社内の相談を始める前に文字起こしを止めることを、運用の決まりにします。

4番目は、文字起こしがチャットを含まないことから来る作業です。 数字を画面や文字で見せた会議ほど、話し言葉には「この金額で」としか残りません。

AIに処理させる

させるのは、文字起こしから発言を拾い、決まった欄に振り分けることだけです。 何が得な条件か、受けるべきかは考えさせません。

合意の欄の条件が、この構成でいちばん大事な区別です。 「前向きに検討します」「その方向で」「社内で相談します」は、合意ではありません。 持ち帰りか、提示に対する反応です。合意に入れてよいのは、「では480円でお願いします」「それで結構です」のように、受け入れたことが言葉として残っているものだけにします。

迷ったときは、合意ではなく提示か持ち帰りに置かせます。 合意でないものを合意と書くほうが、逆の失敗より重くなります。確認メールに「合意しました」と書いて送れば、相手が訂正しない限り、それが事実として扱われていくからです。

2行目が起きやすい失敗です。 「1ケース10キロで4,800円」と話されていると、表に「1キロあたり480円」と書き足します。計算は合っていても、相手と話したのはケースの値段で、キロの値段ではありません。 確認メールには話された単位のまま載せます。

指示内容を固定する

交渉記録のひな形の最後に、次の指示を貼っておきます。サイドパネルの履歴はドキュメントを開き直すと消えるとヘルプにあるため、指示はひな形の中に置き、毎回コピーして使います。

あなたは購買部門で、仕入先との商談の記録を作る立場です。
@（今回の文字起こし）と @（前回の交渉記録）だけを材料にしてください。
自動メモがある場合は @（自動メモ）を照合にだけ使い、そこから合意を拾わないでください。

【今回の会議の情報】
仕入先コード：{supplier_code}　仕入先名：{supplier_name}
日付：{date}　自社の出席者：{our_members}　対象品目：{items}

【作るもの】
1. 交渉記録の表（次の列、この順）
   区分｜論点｜内容｜提示した側｜期限｜根拠の発言
   区分は 提示／合意／持ち帰り（自社）／持ち帰り（仕入先）／持ち越し／聞き取り不明 のどれか
   論点は 価格／納期／数量／支払条件／品質・規格／その他 のどれか
   提示した側は 自社／仕入先／発言者不明 のどれか
2. 仕入先への確認メールの下書き（合意と持ち帰りだけを書く）

【区分の選び方】
- 合意：双方が受け入れたことを示す発言が文字起こしにある場合だけ。
  「前向きに検討」「その方向で」「相談します」は合意にしないでください。
- 迷ったら合意にせず、提示か持ち帰りにしてください。
- 会議の終わりに読み上げた内容がある場合は、それを合意の根拠として優先してください。
  読み上げと会議中の発言が食い違う場合は、両方を書き、区分を 聞き取り不明 にしてください。
- 前回の持ち帰りで、今回答えが出なかったものは 持ち越し にしてください。

【厳守事項】
- 金額・数量・日付は、話された数字と単位のまま書いてください。
  計算・換算・丸めをしないでください。1キロあたりの値を書き足さないでください。
- 数字が不自然なとき（桁が合わない、前後で違う）は、直さずに 聞き取り不明 に入れてください。
- 根拠の発言には、文字起こしの該当する文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 誰の発言か文字起こしから分からないときは、提示した側を 発言者不明 にしてください。
  話し方や内容から推測しないでください。
- 仕入先が退出した後の自社の相談、自社の希望価格や上限の話は、表にもメールにも書かないでください。
- 条件を受け入れるべきか、得か損かは書かないでください。
- 確認メールには「聞き取り不明」の行を入れず、担当者への注意として表の下に列挙してください。
- 確認メールは「本日の打ち合わせで確認した内容は次のとおりと理解しております。
  認識に相違がございましたらご指摘ください」の趣旨で締めてください。

「前向きに検討は合意にしない」を名指しで書かないと、合意に入ります。 日本語の商談は、はっきり受け入れる言葉を避けて進むことが多く、何も言わなければ前後の流れから「合意した」と読みます。合意と判断する言葉の例ではなく、合意でない言葉の例を挙げるほうが効きます。

「自社の希望価格や上限の話を書かない」は、前処理で外し損ねたときの二重の守りです。 文字起こしの切り方を間違えても、確認メールに自社の本音が載ることは避けます。

確認メールの締めの一文を指定しているのは、この文面が相手に訂正を求めるものだからです。 「合意しました」と言い切る文より、「相違があればご指摘ください」と返事の余地を残す文のほうが、相手からの訂正が返ってきやすくなります。 返信が来て初めて、記録は双方の確認を経たものになります。

出力形式を固定する

サイドパネルに出させるのは、決まった列の表です。 Apps Script がその表を読んで交渉履歴に転記するので、列の並びと区分の語を固定します。

交渉履歴に転記するときは、Apps Script が1行を次の形にそろえます。

{
  "record_id": "",
  "supplier_code": "",
  "meeting_date": "YYYY-MM-DD",
  "our_owner": "",
  "category": "提示 | 合意 | 持ち帰り（自社） | 持ち帰り（仕入先） | 持ち越し | 聞き取り不明",
  "topic": "価格 | 納期 | 数量 | 支払条件 | 品質・規格 | その他",
  "content": "",
  "proposed_by": "自社 | 仕入先 | 発言者不明",
  "due": "",
  "evidence": "",
  "checked_by_owner": true,
  "mail_sent_at": "",
  "supplier_confirmed_at": "",
  "transcript_link": ""
}

1つ目の理由は、交渉を「論点」で追えることです。 同じ仕入先の価格の行だけを並べれば、半年分の提示と合意の流れが1枚で読めます。後任が最初に見るのは、この並びです。

2つ目は、mail_sent_at と supplier_confirmed_at を別の列にしていることです。 確認メールを送っただけの合意と、相手が返信で確かめた合意は、後で食い違いが出たときの重みが違います。 履歴の上で区別しておけば、相手確認の済んでいない合意を週に1回洗い出せます。

3つ目は、transcript_link で元の会議に戻れることです。 履歴の1行から、文字起こしのファイルを開いて根拠の発言を確かめられます。

聞き取り不明 の行も履歴に残します。 確認メールには載せませんが、担当者がどう直したかを後から追えるようにするためです。担当者が直した行は category を直した後の区分にし、元の区分は保存・ログ側に残します。

システムへ連携する

Apps Script は、ひな形のドキュメントの中の表を読み、スプレッドシートに行を足すだけです。 ドキュメントの表は行数を数え、行とセルを取り出して文字列として読めます。スプレッドシートの appendRow は、シートの現在のデータ範囲の末尾に1行を追加します。必要なのはこの2つだけで、外部のサービスは呼びません。

転記は、担当者が表を直した後に、メニューから手で動かします。 表ができた瞬間に自動で転記すると、確かめる前の数字が履歴に入ります。人が数字を見たという印（checked_by_owner）が付いた行だけを転記する条件をスクリプトに入れます。

受発注システムへは書き込みません。 合意した単価を発注に反映するのは、既存の手順どおり人が行います。記録の誤りが、そのまま発注の金額になる経路を作らないためです。

人が確認する

人が確かめるのは、表の中の数字・単位・日付と、区分が合意になっている行です。 文章全体を読み直す必要はありません。

1. 合意の行を先に見る … 根拠の発言を読み、本当に双方が受け入れた言葉かを確かめます
2. 数字と単位を見比べる … 内容の列の金額・数量・日付を、文字起こしの該当箇所と比べます。話し言葉の数字は聞き違いが多いので、ここは必ず見ます
3. 聞き取り不明の行を片付ける … 自分の記憶と見積書で直すか、確認メールで相手に尋ねる項目に回します
4. 確認メール案を直す … 合意と持ち帰りが表と一致しているかを見て、宛名と文面を整えます。送信は人が行います
5. 判定を直したら記録する … どの行を、どの区分からどの区分に変えたかを残します

1番目を省かないでください。 合意の欄に入った1行は、確認メールを通じて相手への約束になります。「前向きに検討します」が合意として送られると、訂正のやり取りが1往復増えるだけでなく、相手の信用を損ねます。

目標は、1件8分です。 表の数字の確認に4〜5分、確認メールの手直しに2分、転記の操作に1分。それ以上かかる会議は、冒頭の出席者紹介か終わりの読み上げが抜けていることが多いので、話し方の側を直します。

例外に対処する

上から3行目は、例外というより日常です。 仕入先との交渉のすべてがオンライン会議になるわけではありません。入力が口述メモに変わっても、表の形と確認メールの流れは同じにしておくと、交渉履歴に穴が開きません。

最後の2行が、この構成で「言った・言わない」を防ぐ部分です。 相手の返信が無いまま残った合意は、まだ自社だけの理解です。 履歴の上で未確認と分かるようにしておくことが、後の食い違いへの備えになります。

記録を残す

• 文字起こしと自動メモのファイル（ドライブの「Google Meet」フォルダのまま。移動しない）
• Gemini が出した交渉記録の表の元の版と、担当者が直した後の版
• 担当者が区分や数字を直した記録 … どの行を、どちらに変えたか
• 送った確認メールと、仕入先からの返信
• 交渉履歴の各行と、元の文字起こしへのリンク
• 仕入先ごとの「聞き取り不明」の件数

2つ目で元の版を残すのは、指示を直すときの材料にするためです。 担当者の手直しが多い型（たとえば「検討します」が合意に入る）が見えれば、指示に名指しで足すべき言葉が分かります。

最後の行は、会議の進め方を見直す材料になります。 特定の仕入先との会議だけ聞き取り不明が多いなら、回線の状態か、数字を画面で見せる習慣に理由があります。読み上げの徹底を頼むほうが、指示を直すより効きます。