知財部に届く社内の定型的な相談に、規程と過去の回答集を根拠にAIとの対話で一次回答する

処理の起点を決める

相談者がプロジェクトを開いて相談を書いたときに動きます。 定時に動く処理はありません。

入口を1つに寄せることが、この構成の前提です。メールやチャットで知財担当に直接届いた相談は、「まずプロジェクトで聞いてください」と返します。 最初の1〜2か月は、知財担当が自分でプロジェクトに相談を貼り、出てきた回答を確かめてから転送する形でも構いません。

ただし、急ぎの相談だけは直接の連絡を残します。 「明日の商談で試作品を見せる予定」「他社から書面が届いた」といった相談は、フォームを待てません。至急の条件を手引きに書き、その場合は電話で知財担当に連絡すると決めてください。 AIも、至急に当たると判断したら、その場で電話するよう案内します。

相談の件数は月120件です。この程度なら、定時の集計や自動の振り分けを作る必要はありません。 台帳を知財担当が毎朝開けば足ります。

入力データを集める

データの取得方法を決める

規程と手引き： 文書管理の共有フォルダにある最新版を、そのままプロジェクトの知識にアップロードします。改定されたら、古いファイルを消してから新しいファイルを入れてください。 新旧が両方あると、古い条番号で答えることがあります。ファイル名の先頭に改定日を付けると、どれが最新かを知財担当が確かめやすくなります。

過去の回答集： ここがいちばん手間のかかる準備です。知財担当2名の送信済みメールから、過去1〜2年の回答を集めます。1件ごとに「相談区分／相談の要旨／回答の要旨／根拠の条番号／回答番号」の5項目にまとめ直します。 メールをそのまま入れないでください。個人名や未公開の技術の中身が入っています。

回答集は、最初は100件程度で十分です。多くの相談は、10前後の型に収まります。 型ごとに代表的な回答が数件ずつあれば、一次回答の根拠として使えます。

相談区分表： 知財担当が自分で書きます。AIに作らせないでください。 どの区分なら一次回答で完結させてよいかは、知財部の方針そのものです。

AIへ渡す前に整形する

1. 匿名化 … 過去の回答集から、相談者の氏名、部署名、取引先名、製品の開発コード、未公開の技術の中身を消します。「A社との共同開発」「開発中の製品X」のように置き換えます
2. 回答番号を振る … 回答集の1件ごとに「IP-Q-0001」のような番号を付けます。AIが根拠として示すときに、この番号を使わせます
3. 古い回答の扱い … 規程の改定前の回答には「旧規程に基づく」と書き加えるか、回答集から外します。改定前の回答が根拠に出てくると、誤った一次回答になります
4. 回答が割れている相談の統一 … 担当者によって答えが違っていた相談は、知財部で結論をそろえてから入れます。そろえられないものは、相談区分表で「回付」に入れます
5. 規程の条番号の確認 … 規程のファイルに条番号が振られているかを確かめます。PDFで条番号が画像になっていると、AIが条番号を引用できません

AIに処理させる

させないこと：

• 社外へ公開してよいか、他社の権利に触れないか、成果物が誰のものかの結論を出すこと
• 規程に書いていない期限や手続きを答えること
• 特許になるかどうか、特許を取れる見込みを言うこと
• 相談者に、発明や技術の詳しい中身を書かせること

4つ目は重要です。 一次回答に必要なのは「何を、いつ、誰に見せるか」の粒度です。技術の中身の詳細は、知財担当が回付を受けてから聞けば済みます。 入口で詳しく書かせるほど、社外のサービスに入る情報が増えます。

聞き返しの質問は、区分ごとに固定します。 AIに自由に質問させると、相談ごとに聞くことが変わり、記録の項目がそろいません。

「公開の予定日」を必ず聞かせてください。 予定日が近い相談は、それだけで至急の回付に回す理由になります。すでに公開してしまったと分かった場合も、至急の回付です。 その後の扱いは、社内規程に従って知財担当が判断します。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示に、次の文をそのまま入れます。

あなたは当社知財部の相談窓口の一次対応を担当します。
相談者は研究開発・事業部・営業企画などの社員です。
回答の根拠は、このプロジェクトの知識にある文書だけです。

【対応の手順】
1. 相談を読み、相談区分表の区分のどれに当たるかを決めてください。
   どれにも当たらない場合は「その他」とし、手順5で回付してください。
2. 相談区分表の「必ず聞くこと」のうち、相談に書かれていないものを
   一度にまとめて質問してください。質問は3つまでにしてください。
   書かれているものは聞き直さないでください。
3. 答えがそろったら、知識の中から該当する規程の条と、
   似た過去の回答（回答番号 IP-Q-xxxx）を探してください。
4. 相談区分表の「一次回答で完結できる条件」に当たる場合だけ、
   規程に書いてある手続きと、相談者が次にとる行動を伝えてください。
5. それ以外は「知財担当へ回付」とし、知財担当が確かめるべき論点を
   箇条書きにしてください。
6. 最後に、必ず【相談記録】を出力の形のとおりに出してください。

【厳守事項】
- 根拠として、規程の文書名と条番号、または回答番号を必ず示してください。
  根拠を示せない内容は答えず、回付してください。
- 知識にない期限、日数、手続き、法律の条文を書かないでください。
  一般的な知識で補わないでください。
- 「問題ありません」「公開して構いません」「使用して大丈夫です」
  「当社の権利です」のような結論を書かないでください。
  書けるのは「規程では〜の手続きをとることになっています」までです。
- 特許を取れるかどうか、他社の権利を侵害するかどうかを書かないでください。
- 技術の詳しい内容、図面、数値を書くよう求めないでください。
  相談者が書いてきた場合も、記録には一文の要旨だけを残してください。
- 次のどれかに当たる場合は「至急の回付」とし、回答の冒頭に
  「知財担当へ電話で連絡してください（内線 xxxx）」と書いてください。
  ・社外への公開の予定日が5営業日以内
  ・すでに社外に公開した、または見せてしまった
  ・他社や外部から、権利に関する書面や連絡が届いた
- 過去の回答が「旧規程に基づく」とある場合は、根拠に使わないでください。
- 相談者の名前、部署名は記録に書かず、相談者に入力してもらう欄に残してください。

【回答の書き方】
- 最初に、対応の区分（一次回答で完結／知財担当へ回付／至急の回付）を1行で示す
- 次に、回答または回付の理由を3〜6行で書く
- 根拠を「根拠：知財規程 第○条、回答番号 IP-Q-xxxx」の形で示す
- 相談者が次にとる行動を1〜2行で書く

「根拠を示せない内容は答えず、回付」の1行が、この構成の要です。 これがないと、AIは一般的な知識で答えを補います。知財の一般論は、会社の規程と違うことがあります。 社内の窓口として答える以上、根拠は社内の文書だけに限ります。

「問題ありません」を禁じる理由は、相談者の受け取り方です。 「規程では事前確認の手続きをとることになっています」と書いても、AIが最後に「問題ありません」と付け加えると、相談者はそこだけを読みます。 結論の言葉そのものを禁止してください。

至急の条件の日数は、自社の手引きに合わせて書き換えてください。 上の「5営業日」は例です。知財担当が公開前の確認に何日要るかから決めます。 この日数を手引きにも同じ値で書き、指示と手引きがずれないようにします。

「質問は3つまで」にしている理由は、相談者の手間です。 質問が5つも6つも並ぶと、相談者はプロジェクトを使わなくなり、直接メールに戻ります。区分表の「必ず聞くこと」を3〜4項目に絞っておくと、聞き返しは1往復で済みます。

出力形式を固定する

回答の後ろに、相談記録を次の形で出させます。相談者はこのブロックをそのままフォームの1つの欄に貼り付けます。

【相談記録】
相談区分：社外への公開
対応の区分：知財担当へ回付
相談の要旨：新型ポンプの試作品を展示会で実物展示したい
聞き取った事実：
 - 公開の場：業界の展示会
 - 公開の予定日：2026-11-10
 - 見せる物：試作品の実物と、外観の写真を載せたパネル
 - 事前の届出：未確認（相談者は分からないと回答）
根拠：社外公開の手引き 第4条、回答番号 IP-Q-0112
一次回答の要旨：公開前に知財部の事前確認が必要。届出済みの発明かを知財部が確認する
知財担当が確かめる論点：
 - この試作品に関係する発明の届出があるか
 - パネルに内部の構造が分かる写真が含まれるか
 - 展示の前に必要な手続きをとる時間があるか
相談者が次にとる行動：パネルの原稿を知財部に送る

台帳の列は、この項目に合わせます。

フォームでは「相談区分」と「対応の区分」を選択式の設問にしておくと、集計が楽になります。 相談者に、記録の該当行を見て選んでもらいます。

「見直しの結果」の列が、この構成を育てます。 「回付すべきだった」が付いた相談は、相談区分表の完結の条件が広すぎたということです。月に数件あるなら、条件を狭めてください。

システムへ連携する

この構成で自動の連携は、フォームから台帳への書き込みだけです。 Microsoft Forms の回答を Excel で開けば、1件ずつ行がたまります。Google フォームならスプレッドシートにたまります。プロジェクトと台帳を直接つなぐ仕組みは作りません。

つながない理由は2つあります。1つは、プロジェクトのチャットは既定で相談者本人にしか見えないことです。もう1つは、相談者が自分の手で送る手順を挟むと、送る前に内容を見直す機会ができることです。技術の中身を書きすぎていれば、相談者がここで消せます。

知財担当への知らせは、フォームの通知で足ります。 新しい回答が届くとメールで知らせる設定にし、件名に対応の区分が入るようにすると、至急の回付を見落としません。至急は電話でも来るため、通知は念のための二重の経路です。

規程と回答集の更新は、月1回にまとめます。 台帳の「回答集への追加：する」の相談を回答集に足し、プロジェクトの知識のファイルを差し替えます。差し替えられるのは編集の権限を持つ知財担当だけにしてください。

人が確認する

確認の深さを、対応の区分で分けます。

• 至急の回付 … 電話を受けた知財担当が、その日のうちに答える。記録はAIの出力を使い、聞き直しを省く
• 知財担当へ回付 … 担当者を決め、3営業日以内に答える。論点の箇条書きから着手する
• 一次回答で完結 … 週に1回、まとめて見直す。全件を読む

完結の相談も全件を読みます。 月120件のうち完結が半分としても、週15件前後です。要旨と根拠だけを読めば、1件1分程度で見直せます。 抜き取りにすると、誤った一次回答が社内に残ったままになります。

見直しで見る点は次の4つです。

• 根拠の条番号が、最新の規程の条と合っているか
• 回答番号の過去の回答と、今回の相談が本当に同じ型か
• 至急や回付に当たるのに、完結に入っていないか
• 「問題ありません」のような結論が書かれていないか

2つ目に注意してください。 「展示会で見せる」相談と「商談で見せる」相談は、似ていても手引きの扱いが違うことがあります。AIは似た過去の回答を根拠にしがちです。 型が違えば、相談者に訂正の連絡を入れます。

例外に対処する

記録を残す

• 相談台帳（受付日時、相談者、区分、対応の区分、記録、担当者、最終の回答、見直しの結果）
• プロジェクトの知識に入れた規程・手引き・回答集の版と、差し替えた日
• プロジェクトの指示の版と、変えた日と理由
• 見直しで「修正した」「回付すべきだった」となった相談と、修正の内容

指示と知識の版を必ず残してください。 誤った一次回答が見つかったとき、そのときの指示と知識に原因があるのか、AIの読み違いなのかを切り分けられます。 指示を変えた日が分かれば、変える前後で「回付すべきだった」の件数が減ったかも比べられます。

台帳は月に1回、区分ごとの件数を数えます。 特定の部門から同じ区分の相談が続いていれば、その部門向けに手引きの説明会を開く理由になります。相談の記録は、窓口の手間を減らすだけでなく、手引きを直す材料です。