面接の日程調整メールを読み取って、面接官の空きと突き合わせた候補日と返信案を作る

処理の起点を決める

採用専用メールボックスへの新着メールを起点にします。5分おきに未読メールを確認する形で十分です。

Webhook（Graph の変更通知）を使えば即時に処理できますが、日程調整では5分の遅れは問題になりません。 通知の受信エンドポイントを用意し、購読の有効期限を管理する手間に見合いません。

採用専用のメールアドレスを用意することが前提です。 採用担当個人のメールボックスを監視する構成にすると、個人宛の他のメールも処理対象に入ります。

入力データを集める

データの取得方法を決める

メール本文： Graph の /users/{id}/messages から取得します。スレッド全体を渡してください。 「前回お伝えした日程ですが」という返信は、1通だけでは意味が取れません。

候補者の特定： 送信元のメールアドレスで採用管理システムを引きます。一致しない場合は処理を止め、人に回します。 家族のアドレスから送られてくることや、転職後にアドレスが変わることがあります。

面接官の空き： Microsoft Graph の POST /me/findMeetingTimes を使います。出席者、会議の長さ（ISO 8601 の期間表記。1時間なら PT1H）、時間帯の制約、最大候補数、最低出席可能率を指定すると、候補時間が返ります。

このAPIの返す confidence は、全出席者が出席できる見込みを示す0〜100％の値です。各出席者について、指定した時間帯の状態が「空き」なら100％、「不明」なら49％、「予定あり」なら0％として、出席者全員の平均を取ります。minimumAttendeePercentage を指定すると、その値以上の候補だけが返ります。指定しない場合の既定は50％です。

必要な権限は、委任のアクセス許可 Calendars.Read.Shared です。アプリケーションのアクセス許可では利用できません。 つまり、サービスとしてバックグラウンドで動かす場合、誰かのユーザーアカウントとして動く必要があります。 採用担当の共有アカウントを用意する設計が現実的です。この点は設計に影響するため、先に確認してください。

候補が返らなかった場合は、emptySuggestionsReason に理由が入ります。これを読んで条件を変え、再度呼びます。

時間帯の指定： timeConstraint の activityDomain に work を指定すると、利用者の予定表の設定にある勤務時間の中から候補が返ります。既定の勤務時間は月曜から金曜の8時から17時です。「平日の18時以降」という候補者の希望に応えるには unrestricted を指定する必要があります。 ここを既定のままにすると、在職中の候補者の希望に一件も応えられません。

既定の応答はUTCで返ります。 Prefer: outlook.timezone ヘッダーで日本時間を指定してください。ここを忘れると9時間ずれた候補日を候補者に送ることになります。

AIへ渡す前に整形する

1. スレッドの整形 … 引用部分（> で始まる行、「-----元のメッセージ-----」以降）を除きます。除かないと、前回送った候補日を今回の希望と読み違えます
2. 署名の除去 … 候補者の署名に含まれる電話番号や住所は、日程の抽出に不要です
3. 候補者の特定 … 送信元アドレスで採用管理システムを引きます。一致しなければ処理を止めます
4. 選考段階の確認 … 一次面接か最終面接かで、面接官も所要時間も変わります
5. すでに確定済みかの確認 … 同じ候補者について予定が確定している場合、日程調整の依頼ではなく別の連絡の可能性があります。人に回します
6. 営業日の除外 … 会社の休業日を候補から除きます

AIに処理させる

AIの出番は2か所です。間にカレンダーの照会が入ります。

1回目：メールから条件を読み取る

2回目：返信文を作る

1回目で「不明」を推測させないことが要点です。 「来週」が何月何日から何日までかは、メールの送信日から計算できます。しかし「都合のよいときに」としか書かれていない場合、AIが勝手に範囲を決めると、候補者が想定していない日程が提示されます。範囲が読み取れなければ unknown を返させ、人に回します。

指示内容を固定する

1回目（条件の抽出）

あなたは採用担当を支援する担当者です。
候補者からのメールを読み、面接の希望日時と制約を読み取ってください。

【厳守事項】
- メールに書かれていない日時を補わないでください。
  範囲が読み取れない場合は date_range を null にし、
  reason に「読み取れなかった理由」を書いてください。
- 相対的な表現（来週、再来週、月末）は、メールの送信日
  {mail_sent_date} を基準に日付へ変換してください。
  基準が曖昧な表現（そのうち、落ち着いたら）は変換しないでください。
- 「◯日以外なら」のような否定形は、excluded に入れてください。
  希望日時として解釈しないでください。
- 在職中であること、移動時間が必要なこと、オンライン希望などの
  制約は constraints にそのまま書き写してください。要約しないでください。
- メールが日程調整の返信でない場合（辞退、質問、別件）は
  message_type をそれぞれに設定し、日時の抽出を行わないでください。

【メール本文（引用部分は除去済み）】
{mail_body}

【このスレッドの過去のやり取り】
{thread_history}

2回目（返信文の作成）

候補日と面接の設定を渡します。候補者への返信文を作ってください。

【厳守事項】
- 渡された候補日時をそのまま書いてください。
  日時を言い換えたり、丸めたりしないでください。
- 選考の合否、次の段階の有無、給与や条件について
  一切書かないでください。
- 候補者の制約（在職中など）に触れて配慮を示す文を
  勝手に足さないでください。事実として書かれたことだけを扱います。
- 候補日が0件の場合は、日程が合わなかったことを伝え、
  別の日程を尋ねる文にしてください。理由の推測を書かないでください。

【候補日時】{suggestions}
【面接の設定】{interview_setting}
【候補者の氏名】{candidate_name}
【差出人】{recruiter_name}

「選考の合否について書かない」の指示が必要です。 生成AIは丁寧な文章を書こうとして、「ぜひお会いしたく」「次の段階に進んでいただくため」といった表現を入れることがあります。日程調整の連絡にこれが入ると、候補者は選考結果の示唆と受け取ります。

出力形式を固定する

1回目

{
  "message_type": "scheduling | decline | question | other",
  "date_range": { "from": "", "to": "" },
  "preferred_slots": [ { "date": "", "from": "", "to": "" } ],
  "excluded": [ { "date": "", "from": "", "to": "" } ],
  "constraints": [],
  "urgency": "high | normal",
  "reason": "",
  "confidence": "high | medium | low"
}

date_range を null にできる形にしておくのが重要です。空文字で返させると、後段がそれを「指定なし」として処理し、任意の日程を提示します。

2回目

{
  "subject": "",
  "body": "",
  "suggested_slots_used": []
}

suggested_slots_used に、本文で実際に提示した日時を構造化して返させます。本文の文章と照合し、一致しなければ送信しないチェックを入れるためです。文章の中で日時が書き換わる事故を、ここで止めます。

システムへ連携する

返信の下書き： 作成した文面を、Graph でメールの下書きとして保存します。採用担当がOutlookで開き、確認して送信します。自動送信はしません。

下書きにする理由は、確認の手間が最も小さいためです。専用の確認画面を作ると、採用担当は新しい画面を覚えることになります。Outlookの下書きなら、いつもの操作のまま確認できます。

カレンダー登録： 候補者から返信が来て日程が確定した時点で、採用担当が予定を作ります。ここは自動化しません。確定の返信は「2番目でお願いします」のような短文で、誤読の危険があります。

採用管理システム： 候補日を送った時点と、確定した時点でステータスを更新します。この更新があることで、「誰が返信待ちか」が担当者の頭の外に出ます。

人が確認する

返信は全件、採用担当が確認して送信します。

確認すべき点を、下書きの冒頭にコメントとして入れておきます（送信前に削除する前提）。

• 提示している日時が、suggested_slots_used と一致しているか
• 候補者の制約（在職中、遠方など）に反していないか
• 選考の合否を示唆する表現が入っていないか
• 候補者の氏名の表記（旧字体、外国人名のカナ）が正しいか

confidence が low の件は、下書きを作らず、条件の抽出結果だけを担当者に見せます。 「メールから日程が読み取れませんでした」と正直に返すほうが、推測で作った下書きを直させるより早く終わります。

例外に対処する

記録を残す

• 受信したメールと、引用除去後の本文
• 1回目のAI出力（抽出した条件と confidence）
• findMeetingTimes に渡した条件と、返ってきた候補・confidence・emptySuggestionsReason
• 2回目のAI出力（返信文の案）
• 採用担当が下書きを修正した箇所
• 実際に送信された文面と、確定した日程

「下書きを修正した箇所」が精度の実測値です。 日時の部分が修正されているなら抽出に問題があり、文面だけが修正されているなら定型文の設定に問題があります。分けて数えてください。

候補者とのやり取りは個人情報です。保存期間を採用管理の規程に合わせ、選考終了後の扱いを決めてください。