人材紹介のキャリアアドバイザーが求職者との面談の録音から、職務経歴の要点・希望条件・転職の理由・懸念を面談記録にまとめ、求人との照合に使える形にする

処理の起点を決める

アドバイザーが録音のファイルを取り込み用のフォルダに入れたことを起点にします。 スクリプトは15分ごとにフォルダを見て、新しいファイルを処理します。面談が終わってから30分ほどで、下書きが確認用の表に出ます。

ファイル名には、求職者の番号と面談の日付と回数を付けます。 「C-20481_20261013_1.m4a」のようにします。名前で取り違えると、別の求職者の記録が作られます。 求職者の名前はファイル名に入れません。

同意の無い面談の録音は、フォルダに入れません。 録音に同意しなかった求職者の面談は、従来どおりアドバイザーが手で記録します。同意の有無は、管理システムの求職者の欄に記録しておきます。

下書きが出たら、アドバイザーにチャットで知らせます。 夕方にまとめて確認するのではなく、次の面談の前の10分で確かめる習慣にすると、面談の内容を覚えているうちに直せます。

入力データを集める

質を決めるのは、面談記録の項目の一覧です。 管理システムの「希望勤務地」が都道府県で選ぶ項目なら、AIにも都道府県で返させます。項目の値の選び方を一覧にしておかないと、下書きを管理システムに入れるときにまた手で直すことになります。

アドバイザーの声の見本は、最初に一度だけ録ります。 「本日はお時間をいただきありがとうございます。担当の○○です」のような、いつも面談の最初に言う言葉で5秒ほど録ります。面談ごとに録る必要はありません。

データの取得方法を決める

Web 会議の録音は、音声だけのファイルで取ります。 映像付きの録画は大きく、25MB に収まりません。Web 会議のツールの設定で、音声だけのファイルを別に保存できるなら、そちらを使います。

求職者の基本情報は、名前を入れずに書き出します。 面談記録の下書きを作るのに、名前は要りません。番号と面談の回数と登録時の希望だけを渡します。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … mp3、mp4、mpeg、mpga、m4a、wav、webm 以外は、m4a などに変換します
2. 大きさの確認 … 25MB を超えるものは、音声だけにして圧縮し、それでも超えるなら話の切れ目で分けます
3. 分けたときの時刻の補正 … 2つ目以降のファイルの時刻に、それまでの長さを足して、録音全体の時刻にそろえます
4. 話者の見本を添える … そのアドバイザーの声の見本を、known_speaker_references[] に渡します
5. 長さの確認 … 5分に満たない録音は、面談ではなく録音の失敗とみて、アドバイザーに知らせます
6. 雑談の区切り … 面談の最初と最後の雑談は、そのまま渡します。AIに「記録の項目に当たらない話は書かない」と指示して落とします

3番目を忘れると、根拠の時刻が使えなくなります。 分けた2つ目のファイルの「3分10秒」は、録音全体の「33分10秒」です。アドバイザーが聞き直すのは元の録音なので、全体の時刻にそろえておきます。

AIに処理させる

させるのは、話者を分けた文字の記録から、面談記録の項目ごとに要点を取り出し、根拠の発言の時刻を添えることです。

希望条件の「幅と優先の順」が、この構成でいちばん大事な項目です。 「年収は今の520万円より下げたくない。でも残業が月20時間以下になるなら500万円でも」という発言から、下限500万円、目安520万円以上、譲れる条件は残業の少なさと取り出します。照合のときに、500万円の求人を候補に入れられるかどうかがここで決まります。

求職者の発言だけを根拠にさせます。 アドバイザーが「この職種なら600万円くらいが相場です」と言ったことを、希望年収として取り出してはいけません。話者を分けたのは、このためです。

1行目には、例外の扱いがあります。 「父の介護があって、転居はできない」という発言からは、「転居を伴う勤務は不可」という条件だけを取り出し、 介護のことは記録しません。条件は照合に要りますが、理由は要りません。理由を書かずに条件を残すことを、指示で具体的に書きます。

指示内容を固定する

あなたは人材紹介会社で、キャリアアドバイザーと求職者の面談の文字の記録から、
面談記録の下書きを作る担当です。話者を分けた文字の記録だけを材料にしてください。

【話者】
- 「advisor」はキャリアアドバイザー、それ以外は求職者です。
- 希望条件・転職の理由・職務経歴は、求職者の発言だけを根拠にしてください。
  アドバイザーが言った相場や提案を、求職者の希望として書かないでください。

【作るもの】
1. career：会社ごと・期間ごとの担当業務、役割、使った道具や技術、成果
2. preferences：職種／勤務地／年収／働き方／入社可能時期のそれぞれについて、
   下限、目安、譲れる幅とその条件、優先の順位。
   話に出なかったものは status を "unconfirmed" にし、値を埋めないでください。
3. reasons：転職の理由（求職者の言葉に沿って）
4. concerns：求職者の不安、アドバイザーが確かめるべき点
5. matching：管理システムの項目の値（一覧に無い値は "needs_check"）
6. excluded：話に出たが記録に入れなかった事項の種類と時刻
すべての要点に、根拠にした発言の開始時刻（秒）を付けてください。

【記録してはならない事項】
次のことは、求職者が話していても記録に入れないでください。
- 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地
- 思想、信条、信仰、支持政党
- 労働組合への加入や活動
- 家族の事情・健康・病歴（本人・家族とも）
これらが条件の理由として話されたときは、条件だけを書き、理由は書かないでください。
例：「父の介護で転居できない」→ 勤務地の条件「転居を伴う勤務は不可」だけを書く。
例：「信仰の関係で土曜は休みたい」→ 働き方の条件「土曜の勤務は不可」だけを書く。
記録に入れなかったものは excluded に、種類（family など）と時刻だけを書き、
内容は書かないでください。

【厳守事項】
- 金額・日付・期間・人数は、発言の数字をそのまま使ってください。換算しないでください。
- 聞き取れない、または曖昧な発言は "needs_check" にしてください。
- 求職者の人柄や能力を評価する言葉を書かないでください。
- 求人を紹介すべきか、推薦すべきかを書かないでください。

【面談記録の項目の一覧】{fields}
【求職者の基本情報】{candidate_info}
【文字の記録】{diarized_transcript}

「理由は書かず条件だけを書く」を例つきで書いているのは、それが無いと理由ごと残るか、条件ごと消えるかのどちらかになるからです。 「記録してはならない」とだけ書くと、AIは介護の話に関わる部分を丸ごと落とし、「転居不可」という照合に欠かせない条件まで消えます。

excluded に内容を書かせないのも同じ理由です。 内容を書けば、外したはずの事項が別の欄に残ります。種類と時刻だけなら、アドバイザーは外してよかったかを録音で確かめられます。

出力形式を固定する

Responses API の構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。

{
  "candidate_no": "C-20481",
  "interview": 1,
  "career": [
    { "company_period": "2019-04〜現在", "duties": "法人向け会計ソフトの導入支援",
      "role": "チームリーダー（4名）", "tools": "SQL、表計算",
      "result": "", "status": "confirmed", "evidence_sec": [412, 455] }
  ],
  "preferences": [
    { "item": "salary", "floor": "500万円", "target": "520万円以上",
      "flex": "残業が月20時間以下なら下限まで可", "priority": 2,
      "status": "confirmed", "evidence_sec": [1830] },
    { "item": "location", "floor": "", "target": "東京都",
      "flex": "転居を伴う勤務は不可", "priority": 1,
      "status": "confirmed", "evidence_sec": [1975] },
    { "item": "start_date", "floor": "", "target": "", "flex": "",
      "priority": null, "status": "unconfirmed", "evidence_sec": [] }
  ],
  "reasons": [ { "text": "", "evidence_sec": [] } ],
  "concerns": [ { "text": "", "by": "candidate | advisor", "evidence_sec": [] } ],
  "matching": { "job_type": "", "prefecture": "", "salary_floor": "", "remote": "" },
  "excluded": [ { "category": "family", "evidence_sec": [1968] } ]
}

1つ目の理由は、status で確かめる所が分かることです。 unconfirmed は次の面談で聞くこと、needs_check は録音で確かめること、confirmed はそのまま使えるものです。アドバイザーは confirmed 以外から読みます。

2つ目は、evidence_sec で録音のどこを聞けばよいかが分かることです。 確認用の表では、時刻を「30分30秒」のように表示し、その時刻から録音を再生できるようにしておきます。

3つ目は、matching を管理システムの項目に合わせて持つことです。 アドバイザーは表の値をそのまま管理システムに写せます。照合の条件と面談メモが、同じ面談から同じ形で作られます。

拒否と途中で切れた応答は、解析の前に確かめます。 公式の案内では、拒否はスキーマに合わない形で返り、途中で切れたものは status が incomplete になるとされています。どちらも下書きを作らず、アドバイザーに手で記録してもらいます。

システムへ連携する

管理システムには、この構成から書き込みません。 確認していない下書きが照合に使われると、聞き違えた年収で求人が絞られます。管理システムに入るのは、アドバイザーが確かめた記録だけです。

確認用の表は、そのアドバイザーとチームの責任者だけが見られる場所に置きます。 下書きには、まだ確かめていない求職者の情報が入っています。

人が確認する

アドバイザーは、すべての下書きを読みます。 ただし、録音を全部聞き直す必要はありません。

1. needs_check を録音で確かめる … 時刻から数秒だけ聞きます
2. 数字と固有名詞を確かめる … 年収、期間、人数、会社名、製品名、技術の名前です。話者を分けるモデルには言葉の手がかりを渡せないので、聞き違いはここで直します
3. excluded の時刻を確かめる … 外したことが正しいか、外した話に照合に要る条件が含まれていないかを見ます
4. unconfirmed を次の面談で聞く項目にする … 管理システムの次回の確認事項に書きます
5. 管理システムに入れる … 直した記録を写し、入れたことを表に記録します

3番目で、条件の取りこぼしを拾います。 AIが理由ごと条件を落としていたら、アドバイザーが条件だけを書き足します。理由のほうは書き足しません。

目標は、400件をならして1件9分です。 下書きが正しく取れている面談なら5分ほど、聞き違いの多い面談や、経歴の長い求職者の面談は15分以上かかります。

例外に対処する

4行目の話者の見分けの崩れは、対面の面談で起きやすくなります。 ICレコーダーを机の端に置くと、近いほうの声だけが大きく入ります。レコーダーを2人の真ん中に置くことを、面談の手順に書いておきます。

記録を残す

• 面談記録の最終版は、求職者の管理システムに残る
• 録音と文字の記録は、管理システムに入れたことを確かめたら消す。消した日時を残す
• 確認用の表の下書きは、管理システムに入れたら消す
• アドバイザーが直した項目の記録（項目の種類と、直した理由の区分だけ。内容は残さない）
• 処理の記録（ファイル名、処理の日時、文字起こしと下書きの成否）
• 同意の記録は管理システムの求職者の欄に残す

直した項目の記録で、AIの誤りの型が分かります。 年収の取り違えが多いなら、話者の見分けか、指示の書き方を見直します。内容を残さないのは、直した記録の中に求職者の情報が残らないようにするためです。