内定者との面談の Teams 会議の記録から、内定者ごとの不安・確かめたいこと・入社の意向を面談記録にまとめ、次のフォローの担当と時期の案を出す

処理の起点を決める

面談の終了と文字起こしの保存を起点にします。 書き出しを頼むのは採用担当の操作で、面談の直後、内定者の言葉の調子を覚えているうちに頼みます。 確かめる段で、引用だけでは伝わらない言葉の重さを補えるのは、話した本人だけです。

起点の手前に、面談の中での2つの決まりを置きます。 1つ目は冒頭の了承です。「面談の記録のために文字起こしを使います。よろしいですか」と聞き、内定者の返事も文字起こしに残します。断られたら、その面談はメモで記録します。

2つ目は終わりの読み合わせです。持ち帰る質問を1つずつ声に出し、いつまでに誰から答えるかの目安を伝えます。 「来週中にメールでお返事します」と言えば、その言葉が記録に残り、後で回答の期限の根拠になります。

面談は内定者ごとに別の会議にします。 同じ会議の枠で複数の内定者と続けて話すと、文字起こしの上で誰の発言か分からなくなります。会議の Copilot はその会議の文字起こしとチャットを材料にするので、会議を内定者ごとに閉じておけば、他の内定者の話が記録に混ざりません。 定期の会議のシリーズにもしません。定期的な会議では、後の会議で文字起こしをすると前の会議の Copilot の会話の履歴が失われるとされているためです。

入力データを集める

質を決めるのは、フォローの担当表です。 区分ごとに「誰に聞けば答えが出るか」を1行で持ちます。

この表は、採用グループで決めた社内の決まりです。 部署の名前と期間は例で、自社の体制に合わせて作ります。担当表が無いと、エージェントはそれらしい部署を作って依頼先にします。

記録しない事項の一覧も、同じくらい大事です。 本籍・出生地、家族の職業や収入、宗教、支持政党、思想、住宅の状況、生活環境・家庭環境など、採用に関係のない事項を並べます。厚生労働省の「公正な採用選考の基本」を元に、社内の採用の手引きと合わせて決めます。

データの取得方法を決める

書き出しは、会議のチャットから Copilot を開いて頼みます。 回答が長くなったときは、1,300字を超える回答は Word で開けるとされているので、そのまま Word で開いて内定者のフォルダに保存します。フォルダは内定者ごとに分け、閲覧できる人を受け持ちの採用担当と採用グループの責任者に限ります。

フォローの担当表は、リストのURLを直接知識に指定します。 SharePoint のサイトを指定してもサイトの中のリストは含まれないとされているためです。

AIへ渡す前に整形する

1. 面談を内定者ごとの単発の会議として招待する … 定期のシリーズにせず、会議名に内定者の管理番号を入れます
2. 会議の冒頭に、内定者の管理番号と面談の回を声に出す … 「管理番号N-0213、第3回のフォロー面談です」と残します
3. 文字起こしの了承を得る … 断られたら会議のオプションでオフにし、メモで記録します
4. 前回の面談記録を手元に開いておく … 前回の持ち帰りに答えたかを、面談の最初に確かめます
5. 面談の終わりに持ち帰りの質問を読み合わせる … 第7章「トリガー」のとおり
6. 記録しない事項に当たる話が出たら、深く聞かずに話題を戻す … 書き出しでは時刻の範囲だけを残します

6番目は、面談の進め方の決まりです。 内定者が自分から話したことを遮る必要はありませんが、採用担当の側から重ねて聞くことはしません。 厚生労働省は、適性・能力に関係のない事項は、採用基準としないつもりでも、面接時にたずねたりすれば結果として採否決定に影響を与えることとなり、就職差別につながるおそれがあるとしています。

AIに処理させる

させるのは、面談の記録から3つの欄に分けて書き出すこと（会議の Copilot）と、それを面談記録の形に整え、担当表に沿って依頼先と次のフォローの案を出すこと（内定者フォロー用のエージェント）です。

入社の意向の区分は、次の4つだけにします。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「少し迷っています」という言葉が出ると、生成AIは「辞退のリスクあり」とまとめがちです。その一言が記録に残ると、配属先の先輩社員は引き留めの面談だと受け取って話します。 区分を4つに限り、言葉が無ければ「述べていない」にすることで、解釈が入る余地を減らします。

3行目も起きやすい失敗です。 「家族の事情で」「実家の仕事の関係で」を「家庭の事情あり」と言い換えても、記録に残る中身は同じです。中身を書かずに時刻の範囲だけを残させます。

指示内容を固定する

書き出しには、会議のチャットから開いた Copilot に次の指示を入れます。 指示文は採用グループの共有フォルダに置き、毎回コピーして使います。

この面談の文字起こしとチャットだけを使って、内定者が述べたことを
次の4つに分けて書き出してください。各行に、根拠にした発言の引用
（文字起こしの文のまま）と時刻を付けてください。
冒頭に、面談で読み上げた管理番号と面談の回を書いてください。

1. 不安や気がかり：内定者が心配・不安・気がかりとして述べたこと。
2. 確かめたいこと：内定者の質問。その場で答えたか、持ち帰りかを書く。
   終わりの読み合わせで持ち帰りとしたものは、答えの目安も書く。
3. 入社の意向に関する発言：内定者自身の言葉だけ。無ければ「述べていない」。
4. 記録しない話題の範囲：本籍・出生地、家族の職業や収入、宗教、
   支持政党、思想、住宅の状況、生活環境・家庭環境に当たる話が出た
   時刻の範囲だけを書き、中身は書かないでください。

【決まり】
- 内定者の言葉を言い換えたり、気持ちを推し量ったりしないでください。
- 「辞退しそう」「前向き」などの評価の言葉を使わないでください。
- 採用担当の説明は書かず、内定者の発言だけを書いてください。

記録と段取りへの作り分けは、内定者フォロー用のエージェントの「指示」の欄に次を入れます。

あなたは IT 企業の採用グループで、内定者とのフォロー面談の記録を整える
補助の立場です。入力は、会議の Copilot が作った書き出し1件です。
知識の担当表と、面談記録の様式・記録しない事項の一覧以外の情報を
足さないでください。

【作るもの】
A. 面談記録の下書き（様式の見出しのとおり）
   不安や気がかり／確かめたいこと（回答済み・持ち帰り）／
   入社の意向に関する発言／次回までの宿題
B. 持ち帰りの質問ごとの回答の依頼先と、依頼文の下書き
C. 次のフォローの担当と時期の案
D. 確認が要る箇所の一覧

【厳守事項】
- 不安と質問には、担当表の区分を1つだけ付けてください。
  決まらないときは「その他」とし、D に挙げてください。
- 入社の意向の区分は「入社する意向を述べた」「迷っていると述べた」
  「他社を検討中と述べた」「述べていない」の4つだけを使い、
  根拠の引用が無い区分を付けないでください。
- 辞退の見込み、人柄、熱意を書かないでください。
- 記録しない事項の一覧に当たる内容は、A・B・C のどこにも書かないで
  ください。書き出しに範囲が書かれていれば、D に「記録から外した範囲
  あり（時刻）」とだけ書いてください。
- 依頼先と次のフォローの時期は、担当表の行のとおりに書いてください。
  担当表に無い部署や時期を作らないでください。
- 手当・制度・配属についての答えを書かないでください。依頼文には、
  内定者の質問をそのまま写してください。
- 依頼文には内定者の氏名を書かず、管理番号だけを書いてください。

「依頼文に氏名を書かず管理番号だけ」を入れているのは、依頼が部署をまたぐからです。 労務の担当が手当の質問に答えるのに、内定者の名前は要りません。回答に要らない情報を、依頼の文面に載せないことで、内定者の情報が広がる範囲を絞ります。

「担当表に無い部署や時期を作らない」も同じ考えです。 担当表に無い質問が来たときに、それらしい部署名を作られると、依頼が誰にも届かずに止まります。 空欄で D に出させれば、採用担当が気づけます。

出力形式を固定する

エージェントには、次の形で返させます。 A は管理表のメモ欄にそのまま貼れる形、B は社内のチャットに貼れる形にします。

【A 面談記録 管理番号N-0213 第3回（2026年10月8日）】
■ 不安や気がかり
・[仕事内容・配属] 「どのチームに入るか分からないのが少し不安です」(00:07)
■ 確かめたいこと
・[働き方] 入社直後からリモートワークはできるか（持ち帰り／来週中にメール）(00:12)
・[研修] 入社前の課題はあるか（回答済み）(00:15)
■ 入社の意向に関する発言
・迷っていると述べた「正直、まだ少し迷っているところもあります」(00:21)
■ 次回までの宿題
・当社：リモートワークの回答（来週中）

【B 回答の依頼】
| 依頼先 | 依頼文 |
| 人事部 労務グループ | 内定者（N-0213）から「入社直後からリモートワークはできますか」との質問がありました。来週中に回答の予定です。 |

【C 次のフォローの案】
・配属予定の部署の受け入れ担当：先輩社員との面談を2週間以内に（区分：仕事内容・配属）

【D 確認が要る箇所】
・記録から外した範囲あり（00:17〜00:19）

1つ目の理由は、A の各行に区分と引用と時刻が並ぶことです。 次に読む人が、採用担当の印象ではなく内定者の言葉を読めます。 第3章の（a）の書き方のばらつきは、これでそろいます。

2つ目は、B を区分ごとの依頼の形で返させることです。 依頼先を考える時間がなくなり、依頼文をそのまま貼って送れます。

3つ目は、D に「外した範囲」の時刻だけが残ることです。 何かを外したことは分かり、何を外したかは記録に残りません。

システムへ連携する

どこにも自動で書き込みません。 エージェントは担当表を読むだけで、管理表への記入、社内への依頼、内定者への回答は採用担当が行います。

人が確認する

採用担当が確かめるのは、A の入社の意向の行と、記録しない事項が入っていないか、B の依頼先です。

1. 入社の意向の区分を引用で確かめる … 引用と区分が合っているか、言葉の調子が引用だけで伝わるかを見ます。補いたいときは、印象ではなく面談の流れを事実として一文足します
2. 記録しない事項を見る … A・B・C に、家族や出身地の話が入っていないかを読みます
3. 依頼先を確かめる … 担当表の区分が質問に合っているか、空欄の依頼先をどうするかを決めます
4. 次のフォローを決める … 案の時期を、内定者の予定（卒業研究、現職の退職の時期）と照らして決めます
5. 管理表に書き、依頼を送る

1番目と2番目は、全件で見てください。 意向の区分の誤りは内定者への接し方を変え、記録しない事項の混入は採用の判断への疑いを生みます。 どちらも、記録が複数の人に読まれることで重くなります。

目標は、1件あたり15分です。 記録の確認に8分、依頼先と次のフォローの決定に4分、管理表への記入と依頼の送信に3分という配分を想定します。

例外に対処する

4行目を流れに乗せないでください。 辞退の申し出は、記録と段取りの話ではなくなります。会議の Copilot の書き出しを頼む前に、採用担当が責任者に知らせます。

記録を残す

• 面談ごとの書き出し（Word）と、使った指示文の版
• エージェントの出力（A〜D）と、採用担当が直した後の記録
• 文字起こしの了承の有無（了承を得た面談と、オフにした面談）
• 回答の依頼の日時、依頼先、回答が戻った日時、内定者へ答えた日時
• 入社の意向の区分を採用担当が直した記録（どの区分から、どの区分へ）

最後の行が、この構成の物差しです。 区分の直しが多いなら、指示の言葉の例か、面談での聞き方を見直します。