財務部が毎月開く資金繰りの Teams 会議の記録を Copilot で要約し、決まったこと・銀行への依頼・宿題を一覧にする

処理の起点を決める

会議の終了をきっかけに、担当者がその日のうちに始めます。 資金繰りの会議で決まった銀行への依頼は、翌日には銀行に連絡したいものが多いからです。会議の直後なら、どの話が打診でどの話が依頼かを担当者がまだ覚えています。

文字起こしは、会議の冒頭で始めます。 進行役の財務部長が「議事録の作成のために文字起こしを使います」と告げる決まりにします。会議の途中で始めると、冒頭の前月の実績の説明が文字起こしに残らず、Copilot がその部分を使えません。

資金繰りの会議を、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。会議は回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに議事録のフォルダに保存します。

会議は財務部が主催します。 公式のページでは、参加者の組織の外で主催された会議では Copilot は動かないとされています。この会議の出席者は全員社内なので、財務部が招待を出せば足ります。

入力データを集める

質を決めるのは、出席者と役割の一覧です。 資金繰りの会議では、事業部の管理の担当が「この支払いは来月に回せませんか」と提案し、財務担当の役員が「それでいこう」と決めます。文字起こしには話者の名前は付きますが、その人が決める立場かどうかは書かれていません。 一覧があれば、「決定」の根拠を、決める立場の人の発言に限れます。

資金繰り表は、会議の前日までに議事録のフォルダに置きます。 会議の当日に画面で見せるだけだと、Copilot から参照できるファイルが残りません。公式の対応形式のページでは、Excel の .xlsx や .csv などが挙げられ、ローカルのパスは使えず、アップロードしたファイルかクラウドに置いたファイルだけが使えるとされています。

銀行の名前は、正式な名前と社内の呼び方を一覧に並べておきます。 会議では「メイン」「地銀さん」「信金」のように呼ばれます。呼び方と銀行の対応が無ければ、Copilot はどの銀行への依頼かを決められません。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで決定・持ち帰り・銀行への依頼・宿題の表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、資金繰り表と銀行取引の一覧に並べさせます。 公式のページでは、会議の Copilot はチャットに書かれたことと、文字起こしに残った発言を使うとされ、共有されたファイルの中身を使うとは書かれていないためです。

公式のページでは、会議のオプションで「会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする」を有効にすると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされ、書き出しを禁じる秘密度ラベルも同じ働きをするとされています。資金繰りの会議は社外秘の扱いですが、議事録を作る財務部が回答を書き出せる設定にしておきます。 書き出しを止めたい場合は、会議の後に表を手で写す時間を見込みます。

資金繰り表は、シートを分けすぎないようにします。 公式の対応形式のページでは、長い文書や数式の多い表計算のファイルは分けることを勧めています。会議で見る3か月分の見通しを1つのシートにまとめた、会議用の版を置くと、Copilot が月と科目を取り違えにくくなります。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者と役割の一覧を作る … 名前、部署、決める立場か報告する立場か
2. 銀行の呼び方の一覧を作る … 正式な名前と、社内での呼び方
3. 資金繰り表の会議用の版を置く … 今後3か月の見通しを1つのシートにし、前日までに議事録のフォルダへ
4. 議題を決める … 「前月の実績」「見通し」「手当て（銀行への依頼）」「宿題の確認」の順に並べます
5. 進行役が区切りを口にする … 「では、手当ての話に移ります」「ここまでで決まったことを確認します」と言う決まりにします
6. 決定の確認を口にする … 議題の終わりに、進行役が「A銀行に短期2億5千万円を申し込む、で決定です」と決定の文を言い直します

6番目を軽く見ないでください。 進行役が決定の文を言い直すだけで、Copilot が「決定」の根拠にできる発言が会議の中に生まれます。 言い直しが無いと、決定は「それでいこう」のような短い言葉にしか残らず、何が決まったかを前後の話から推し量ることになります。

AIに処理させる

させるのは、会議の発言を決定・持ち帰り・銀行への依頼・宿題に分けること、根拠の発言を写すこと、資金繰り表と銀行取引の一覧の値を並べることです。

「銀行への依頼の区分」が、この構成でいちばん大事なところです。 「お願いしよう」「申し込んで」は依頼、「聞いてみて」「感触を確かめて」は相談、「様子を見てから」は未定です。区分を決め手の言葉と一緒に写させれば、担当者は根拠の発言を読んで数秒で確かめられます。

2行目は、言い直しの扱いです。 「2億、いや2億5千万で」と言われたとき、Copilot は両方を書いたり、最初の金額を書いたりします。最後の金額を写し、「言い直しあり」の印を付けさせます。 印の付いた行は、担当者が録画のその時刻を開いて確かめます。

5行目は、公式の考え方とも重なります。 公式のプライバシーのページは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面の状態・人柄を推し量る用途を制限しているとしています。事業部の管理の担当の説明の仕方を評価する文を、議事録に書かせません。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、当社の資金繰りの会議です。
出席者と役割の一覧、銀行の呼び方の一覧を使い、次の4つの表を作ってください。

【出席者と役割】{attendees}   ← 名前／部署／決める立場・報告する立場
【銀行の呼び方】{bank_aliases}

【表1 決定と持ち帰り】区分（決定・持ち帰り）／内容／決めた人／根拠の発言（話者・時刻）
【表2 銀行への依頼】銀行／区分／種類／金額の発言／期日の発言／言い直しの有無／根拠の発言（話者・時刻）
【表3 宿題】担当／内容／期限の発言／根拠の発言（話者・時刻）
【表4 前回の宿題の報告】宿題／報告の内容／完了と言えるか（言われたとおり）

【区分の決め方】
- 決定：決める立場の人が「決定」「それでいく」「お願いする」と言った場合だけ
- 銀行への依頼の区分：
  依頼する … 「お願いする」「申し込む」「実行する」と言った場合だけ
  相談する … 「聞いてみる」「感触を確かめる」「条件を確認する」
  まだ決めていない … 上のどちらでもない場合
【厳守事項】
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 金額・期日は話されたとおりに写し、計算や日付への置き換えをしないでください。
- 言い直しがあれば、最後に言われた金額を写し、言い直しの有無を「あり」にしてください。
- 迷ったときは、決定ではなく持ち帰り、依頼ではなく「まだ決めていない」を選んでください。
- 出席者の説明の仕方や態度を書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/資金繰り表（会議用） /銀行取引の一覧 /前回の議事録 を参照してください。

1. 表2の銀行への依頼を銀行ごとに並べ、各行に次を写してください。
   ・資金繰り表の、期日の発言に当たる月の「借入」と「月末残高の見込み」
   ・銀行取引の一覧の、その銀行の返済の期日、当座貸越の枠と使っている額
   表や一覧に無いものは「記載なし」とし、計算しないでください。
2. 発言の金額と資金繰り表の借入の金額が違う行に「要確認」と付けてください。
3. 前回の議事録の宿題のうち、表4で報告が無かったものを並べてください。

「迷ったときは依頼ではなく未定」を書くのは、 打診を依頼として銀行に伝える損のほうが、依頼を未定として財務部長に確かめる手間よりずっと大きいからです。

出力形式を固定する

銀行ごとの依頼の一覧は、次の列で受け取ります。

銀行 | 区分 | 種類 | 金額の発言 | 期日の発言 | 言い直し | 資金繰り表の借入 | 一覧の返済期日 | 確認 | 根拠の時刻
A銀行 | 依頼する | 短期の借入 | 2億5千万円 | 来月の20日まで | あり | 250,000千円 | 12/25 | － | 00:41「A銀行に短期で2億5千万、お願いしましょう」
B銀行 | 相談する | 借換え | 発言なし | 発言なし | なし | 記載なし | 1/31 | － | 00:47「B銀行には借換えの条件を一度聞いてみて」
C銀行 | まだ決めていない | 当座貸越の枠 | 発言なし | 発言なし | なし | 記載なし | － | － | 00:52「C銀行の枠は、来期の様子を見てから」
D銀行 | 依頼する | 振込の手配 | 8千万円 | 月末 | なし | 記載なし | － | 要確認 | 01:05「設備の支払いはD銀行から月末に」

宿題の一覧は、担当ごとに受け取ります。

【財務部】
A銀行への短期の借入の申込の書類をそろえる | 財務部 □□ | 期限の発言なし
【第2事業部】
得意先Xの入金予定を営業に確かめて財務部に知らせる | 管理 △△ | 来週の水曜まで
【前回の宿題で報告が無かったもの】
設備の支払いの時期を購買と詰める（前回 購買部 ◇◇）

1つ目の理由は、依頼の区分を根拠の発言で確かめられることです。 B銀行の行は「相談する」なので、担当者は銀行に「条件を伺いたい」と連絡します。第3章の（b）の「聞くだけのつもりだった」が、ここで止まります。

2つ目は、発言の金額と資金繰り表の金額が並ぶことです。 D銀行の行のように資金繰り表に記載が無い支払いは「要確認」が付き、資金繰り表の更新漏れか、会議で新しく出た支払いかを、担当者が経理部に確かめます。

3つ目は、前回の宿題の報告の有無が見えることです。 報告が無かった宿題は次の会議の議題の先頭に置きます。第3章の（d）の「先月の件は」を、この一覧で防ぎます。

システムへ連携する

銀行への連絡は、担当者が行います。 Copilot の一覧を銀行に送ることはしません。財務部長が区分と金額を確かめた行だけを、担当者が自分の言葉で銀行に伝えます。

議事録のフォルダと銀行取引の一覧の権限は、財務部と出席者に絞ります。 公式のプライバシーのページでは、Copilot は利用者が少なくとも閲覧の権限を持つ組織のデータだけを示すとされています。資金繰り表には借入の計画と月末の残高の見込みが載っているので、権限が広いと、他の部署の人の Copilot がそれを材料に使いえます。

人が確認する

1. 銀行への依頼の区分を確かめる … 「依頼する」の行は、根拠の発言に明示の言葉があるかを見ます。無ければ「まだ決めていない」に直します
2. 言い直しのある行を確かめる … 録画のその時刻を開き、最後に言われた金額を聞きます
3. 「要確認」の行を経理部に確かめる … 資金繰り表の更新漏れか、新しく出た支払いかを確かめます
4. 期日を日付にする … 「月末」「来週の水曜」を、銀行の営業日に合わせて日付にします。ここは担当者が決めます
5. 財務部長が依頼の一覧を確かめる … 区分と金額と期日を確かめた一覧を見せ、了承を得てから銀行に連絡します

1番目と5番目を省かないでください。 銀行への依頼は、銀行の側の審査や事務の手続きにつながります。依頼の取り下げは、次の依頼のときの銀行の受け止め方にも響きます。

目標は、1件あたり90分です。 区分と金額を根拠で確かめる時間が40分ほど、銀行ごとの一覧を整え財務部長に確かめる時間が30分ほど、議事録を送り宿題を予定表に入れる時間が20分ほどという見立てです。

例外に対処する

6行目は、運用の決まりで防ぎます。 資金繰りの会議に銀行の担当者を呼ぶことは少ないですが、呼ぶ場合は会議を分けるか、銀行の担当者が加わる前後で議題を区切ります。社内の資金の手当ての話と、銀行からの説明が同じ表に混ざらないようにします。

7行目は、文字起こしに残してよい話かどうかの判断です。 公表の前の資金調達や事業の再編の話は、知る人を絞るべき情報です。財務部長が議題の前に「ここからは文字起こしを止めます」と告げる決まりにします。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（議事録のフォルダ）
• 出席者に送った議事録と宿題の一覧
• 財務部長が確かめた銀行ごとの依頼の一覧と、確かめた日時
• 銀行に連絡した日時、相手、伝えた内容
• 担当者が直した行と、直す前の区分・金額

3つ目と4つ目が、銀行とのやり取りの記録になります。 後から「いつ、何をお願いしたか」を銀行と確かめるとき、財務部長が確かめた一覧と連絡の記録が残っていれば、会議の発言まで遡れます。

5つ目は、指示を直す材料です。 担当者が「依頼する」を「相談する」に直した回数が多いなら、指示の区分の言葉を足すか、進行役の決定の言い直しを徹底します。