品質管理部が主要な仕入先との月次の品質の会議（Teams）を Copilot でまとめ、不良の対策と期限の一覧を作る

処理の起点を決める

会議の終了をきっかけに、担当者がその日のうちに始めます。 確認書は、会議の翌日までに仕入先に届けたいからです。届くのが遅れると、仕入先は自分の理解のまま対策を進め、来月の会議で食い違いが分かります。

文字起こしは、会議の冒頭で始めます。 進行役の品質管理部の担当者が「対策と期限の確認書を作るために文字起こしを使います」と告げます。公式の文字起こしのページでは、文字起こしが始まると参加者全員に通知が表示されるとされています。8社の仕入先には、最初の会議の前に目的と保存先を伝え、了承を得ておきます。

会議を、仕入先ごとの定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。月ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに会議の記録のフォルダへ保存します。

入力データを集める

質を決めるのは、段階の言葉の一覧です。 暫定対策は「選別」「全数検査」「在庫の処置」「検査の追加」、恒久対策は「金型の修正」「治具の変更」「条件の見直し」「材料の切り替え」「作業手順の改訂」、効果確認は「何ロット」「何日」「流動の確認」のような言葉です。一覧があれば、仕入先が「対策」とだけ言った発言を、段階の言葉と照らして区分できます。 照らせなければ「段階不明」です。

対策管理表には、効果確認の条件の列を足します。 何ロット、何日、どの検査で見て効果ありとするかを書く列です。この列が空の不良は、効果確認の段階に入っても完了の判断ができません。 Copilot Chat が空の列を拾う手がかりになります。

不良の呼び方の一覧は、会議ごとに更新します。 仕入先は不良を番号ではなく「先月の傷」「Bラインの件」で呼ぶので、呼び方と番号の対応が無いと、Copilot が別の不良の話と取り違えます。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで不良ごと・段階ごとの表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、対策管理表に並べさせます。 公式のページでは、会議の Copilot は文字起こしの発言に加えて、会議の前24時間までのチャットも使うとされています。画面で共有された対策書の中身を使うとは書かれていないので、要点は口頭で言ってもらいます。

公式のページでは、Copilot Chat で SharePoint のリストは一度に2万件までの項目を扱え、添付の列と参照の列は参照できないとされています。対策管理表で仕入先を「参照」の列にしていたり、対策書を添付の列に入れていたりすると、その列は Copilot から読めません。 仕入先の名前は文字の列で持たせ、対策書はフォルダに置きます。

1つの SharePoint のサイトから参照できるファイルやページは10件までとされています。仕入先8社の対策書を全部参照させようとすると上限に近づくので、会議の対象の仕入先の分だけを参照させます。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題に不良番号を入れる … 対策管理表から、その仕入先の未完了の不良を番号つきで会議のチャットに先に書きます
2. 段階の言葉の一覧を貼る … 会議の前日に会議のチャットへ
3. 不良の呼び方の一覧を更新する … 前の月の会議で出た呼び方を足します
4. 不良に移るたびに番号を言う … 進行役が「次は Q-1187、10月の筐体の傷です」と言い、チャットにも書きます
5. 段階ごとに言い直す … 不良の終わりに、進行役が「Q-1187 は、暫定対策の選別は継続、恒久対策は金型の修正で12月10日まで、効果確認は修正後の3ロット」と3つの段階を言い直します
6. 費用や返品の話は購買の議題に回す … 会議の中で費用の負担を決めず、「購買から改めて連絡します」と言います

5番目を軽く見ないでください。 段階ごとの言い直しがあるだけで、Copilot が区分の根拠にできる発言が、不良ごとに1つ生まれます。 言い直しの無い会議では、表が「段階不明」で埋まり、担当者が録画を見直すことになります。

6番目は、この構成が拾う発言を減らすための前処理です。 会議の中で決めなければ、費用や返品の発言は「購買から連絡します」だけになります。それでも出た発言は、Copilot が拾って購買部に回します。

AIに処理させる

させるのは、発言を不良ごとに分けること、対策を3つの段階に分けること、担当と期限の発言を写すこと、対策管理表の段階と並べること、費用や返品に触れた発言を写すことです。

「暫定対策」と「恒久対策」を分けることが、この構成でいちばん大事なところです。 区分の決め手は、段階の言葉の一覧にある言葉が発言にあるかどうかです。「選別を続けます」は暫定対策、「金型を直します」は恒久対策で、「対策します」だけなら段階不明です。 区分を決め手の言葉と一緒に写させれば、担当者は根拠の発言を読んで数秒で確かめられます。

5行目が、いちばん慎重に扱うところです。 公正取引委員会のページでは、取適法の禁止行為として、受領拒否、返品、不当な経済上の利益の提供要請、不当な給付内容の変更及び不当なやり直しなどが挙げられています。返品は、受領した物に不備があるなど明らかに受託側に責任がある場合に、受領後速やかに行うのは問題ないとされ、それ以外の返品は違反になるとされています。同じ「ロットごと返します」でも、許されるかどうかは事実関係で変わります。 Copilot に判断させず、発言を写して購買部に回します。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、当社の品質管理部と仕入先の品質の会議です。
会議のチャットにある段階の言葉の一覧を使い、次の3つの表を作ってください。

【表1 不良ごと・段階ごと】
不良番号／段階（暫定対策・恒久対策・効果確認・段階不明）／対策の内容／
担当（当社・仕入先）／期限の発言／決め手の言葉／根拠の発言（話者・時刻）
【表2 費用や返品に触れた発言】
不良番号／発言の内容／話者／時刻
【表3 どの不良の話か決められなかった発言】
時刻／理由

【厳守事項】
- 不良番号は、会議のチャットの番号と進行役の発言で決めてください。
- 段階は、段階の言葉の一覧にある言葉が発言にある場合だけ付けてください。
  「対策します」「直します」だけで一覧の言葉が無い発言は「段階不明」としてください。
- 1つの不良に3つの段階の行を必ず作り、発言の無い段階は「発言なし」としてください。
- 期限は話されたとおりに写してください。日付を計算しないでください。
- 不良の原因を推し量らないでください。仕入先が話した原因だけを対策の内容に書いてください。
- 費用の負担、選別の費用、返品、やり直し、作り直しに触れた発言は、表2に写してください。
  良し悪しや、許されるかどうかを書かないでください。
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 出席者の説明の仕方や態度を書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/対策管理表 /不良の呼び方の一覧 を参照してください。

1. 表1の各不良に、対策管理表の今の段階と段階ごとの期限を並べ、
   今月の発言で「進んだ」「同じ」「戻った」を付けてください。
2. 次の不良を一覧にしてください。
   ・恒久対策が「発言なし」か「段階不明」の不良
   ・対策管理表で暫定対策中のまま、最初の登録から3か月以上たっている不良
   ・効果確認の段階なのに、対策管理表の効果確認の条件の列が空の不良
3. 恒久対策の内容が、工程・設備・材料・作業の方法を変える話になっている行に、
   「変更の申請を確かめる」と印を付けてください。申請が要るかは判断しないでください。
4. 表2の発言を、購買部への共有の下書きにまとめてください。
5. 仕入先への確認書の下書きを、不良番号・段階・対策の内容・担当・期限の発言の列で作ってください。
   「段階不明」の行は、確認書に「次回までに段階をお知らせください」と書いてください。

1つの不良に3つの段階の行を必ず作らせるのは、 抜けている段階を見えるようにするためです。何も言わなければ、Copilot は話された段階の行だけを作り、恒久対策の話が無かったことが表から消えます。 「発言なし」の行が、来月の議題になります。

3番で申請の要否を判断させないのも同じ理由です。 どの変更に申請が要るかは、仕入先との品質の取り決めで決まっています。印を付けるところまでにして、取り決めに照らすのは担当者です。

出力形式を固定する

対策管理表と並べた一覧は、次の列で受け取ります。

不良番号 | 段階 | 対策の内容 | 担当 | 期限の発言 | 管理表との並べ | 根拠の時刻
Q-1187 | 暫定対策 | 出荷前の全数の外観の選別 | 仕入先 | 恒久対策が入るまで | 同じ | 00:09「選別は続けます」
Q-1187 | 恒久対策 | 金型の修正 | 仕入先 | 12月10日 | 進んだ（変更の申請を確かめる） | 00:12「金型を直します、12月10日に」
Q-1187 | 効果確認 | 修正後の3ロット | 当社 | 条件の発言なし（期間） | － | 00:14「修正後の3ロットを見てください」
Q-1203 | 恒久対策 | 段階不明 | 仕入先 | 来月 | 同じ | 00:31「対策は来月までに入れます」

進んでいない不良と費用の発言は、別の表で受け取ります。

【恒久対策が決まっていない不良】
Q-1203 | 段階不明 | 00:31「対策は来月までに入れます」
Q-1150 | 暫定対策中のまま登録から4か月 | 今月は言及なし
【購買部への共有】
Q-1187 | 00:20「選別の人件費はどちらで持ちますか」（仕入先）

1つ目の理由は、段階の抜けが行として残ることです。 Q-1203 の「対策は来月までに」は段階不明のまま確認書に載り、仕入先に段階を知らせてもらう依頼になります。 第3章の（b）の「選別を続けていることを対策済みと言う」食い違いが、ここで止まります。

2つ目は、進んでいない不良が会議の当日に見えることです。 Q-1150 は今月の会議で話題にも上っていませんが、暫定対策のまま4か月たっています。 監査の前の棚卸しを待たずに、次の会議の議題に入れます。

システムへ連携する

対策管理表への書き込みは、担当者が行います。 Copilot の一覧を見ながら、区分を確かめた行だけを書き写します。 「完了」への書き換えは、効果確認の条件に照らして担当者が決めます。

確認書には、購買部と確かめていない費用や返品の話を書きません。 品質の確認書に取引の条件が混ざると、仕入先はそれを当社の決定として受け取ります。

人が確認する

1. 「恒久対策」の行を確かめる … 根拠の発言が、工程・設備・材料・作業の方法を変える話かを見ます。選別や検査の話なら「暫定対策」に直します
2. 「段階不明」の行を確かめる … 録画のその時刻を開き、段階が分かれば直し、分からなければ確認書で仕入先に聞きます
3. 「変更の申請を確かめる」の行を見る … 仕入先との品質の取り決めに照らし、申請を求めるかを決めます
4. 購買部への共有を送る … 費用や返品の扱いは購買部が決め、その結果を確認書に反映します
5. 対策管理表を更新し、確認書を送る

1番目と4番目を省かないでください。 1番目を省くと、暫定対策が恒久対策として記録され、発生の原因が残ったまま完了に近づきます。 4番目を省くと、品質の会議が取引の条件を決める場になります。

目標は、1件あたり45分です。 内訳は第10章に示します。

例外に対処する

4行目は、品質の会議で特に起きやすい行です。 仕入先は対策書や写真を画面で見せながら説明します。口で「この写真のとおり」とだけ言われると、文字起こしには中身が残りません。 進行役が「何をどう変えるかを口で言ってください」と頼みます。

7行目は、設定の問題です。 公式のページでは、会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする設定や、書き出しを禁じる秘密度ラベルがあると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（会議の記録のフォルダ）
• 仕入先に送った確認書と、送った日時
• 対策管理表の段階を書き換えた日時と、書き換える前の段階
• 購買部に共有した発言と、購買部が決めた扱い
• 担当者が直した区分と、直す前の区分

3つ目が、不良ごとの対策の経緯の記録になります。 後から「この不良はいつ恒久対策に移ったか」を確かめるとき、段階を書き換えた日時と前の段階が残っていれば、どの月の会議で動いたかまでさかのぼれます。 監査で対策の経緯を聞かれたときの材料にもなります。

4つ目は、仕入先との取引の記録として購買部が持ちます。 費用の負担や返品の扱いを、誰がいつ決めたかを残します。