電子契約の締結をきっかけに、金額・期間・特約・担当などの要点をまとめ、経理とカスタマーサクセスへの引き継ぎのメモを送る

処理の起点を決める

Docusign の Envelope Completed で動かします。 封筒が完了した、つまり全員の署名が終わったときです。送信や1人目の署名では動かしません。 相手方が署名を断ったり、条件の修正で封筒を取り消したりすることがあり、途中の段階でメモを出すと、締結しなかった契約の請求の依頼が経理に届きます。

締結の通知メールを起点にしないのも、同じ理由です。 メールの文面は Docusign の設定や言語で変わり、どの封筒の完了かをメールから読み取るのは不確かです。 封筒の ID を持ったトリガーから始めれば、後ろのすべての段が同じ封筒を指します。

Docusign の連携には、Envelope Status Updated という、送信・完了・署名・取り消し・辞退のいずれでも動くトリガーもあります。 これを使うと、完了以外で動いたものを後ろで捨てる段が要ります。完了だけのトリガーを選ぶほうが、Zap の動く回数も少なくなります。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん上の行です。 金額と期間が契約書の入力項目に値として入っているから、AI に数字を読ませずに済みます。テンプレートの入力項目が足りなければ、まずテンプレートを直します。 特約の欄が自由記述で1つしかないなら、そのままで構いません。

商談のメモは、カスタマーサクセス向けのメモの材料です。 「初回の打ち合わせは情報システム部の◯◯さんも同席」「旧システムからのデータ移行の手伝いを約束」といった記述が、導入の場で食い違いを生む約束ごとです。

入れないもの： 契約書の PDF そのもの、署名者の印影や本人確認の情報。要点をまとめるのに、署名の記録は要りません。

データの取得方法を決める

商談の番号を封筒のカスタム項目に持たせるのは、会社名で商談を探さないためです。 同じ会社に新規と追加購入の商談が並んでいることがあり、会社名で引くと別の商談のメモが混ざります。 営業が Docusign で送るときに番号を入れる運用にするか、HubSpot から送る仕組みがあればそこで入るようにします。

Find Form Data for Envelope は、Docusign 側の設定が前提です。 Zapier の説明では、送信者のダウンロードの設定が要るとされています。組む前に、締結済みの封筒1件で値が返るかを試します。

AIへ渡す前に整形する

1. 二重の処理を止める … 封筒の ID で引き継ぎの台帳を探し、あれば止めます
2. テンプレートの契約かを見る … カスタム項目のテンプレートの種類が空なら、Paths のフォールバックで営業の担当へ「手で書く」依頼を送って終わります
3. 必須の値の確認 … 月額、契約開始日、期間、請求の周期のどれかが空なら、AI に回さず営業の担当へ知らせます
4. 金額の形を揃える … 入力項目の金額の文字列から「円」や桁区切りを外し、数字だけにします。値は変えません
5. 商談のメモを絞る … 商談のメモのうち、締結の直前30日分だけを渡します。古いメモには、途中で撤回した条件が残っています

3番目を AI の前に置くのは、空の値を AI に埋めさせないためです。 契約開始日が空の契約で要約させると、商談のメモに出てくる「来月から」を開始日として書きます。空のものは、空のまま人に戻します。

5番目は地味ですが効きます。 商談のメモには「3か月無償で検討」と書いたあとに「無償はなし、初期費用を半額に変更」と書かれていることがあります。古い条件が残っていると、AI は両方をメモに入れます。 契約書の特約の欄を正とし、商談のメモは約束ごとを拾う材料にとどめます。

AIに処理させる

4行目が、営業の担当の確認を速くします。 契約書は月額5万円、商談のメモは「月額4.5万円で合意」。どちらが正しいかは AI に決めさせず、違うという事実だけを営業の担当に見せます。

指示内容を固定する

あなたは営業部で、締結した契約を経理とカスタマーサクセスへ引き継ぐ係です。
渡された「契約の入力項目」と「商談の情報」だけを使ってください。

【作るもの】
1. 経理向けのメモ（billing_memo）
   請求先、プラン、月額、初期費用、契約開始日、期間、請求の周期、
   支払の期日、自動更新の有無、値引き・無償の条件
2. カスタマーサクセス向けのメモ（cs_memo）
   会社名、プラン、利用開始の希望日、先方の窓口、
   導入で約束したこと、注意すること
3. 特約の一覧（special_terms）
4. 契約の入力項目と商談の情報が食い違うところ（conflicts）

【厳守事項】
- 金額・日付・期間は、契約の入力項目の値をそのまま写してください。
  年額、日割り、税込の額、初回の請求額を計算しないでください。
  初回の請求日を割り出さないでください。
- 契約の入力項目が空の項目は「契約書に記載なし」と書いてください。
  商談の情報から補わないでください。
- 特約は、1つずつ原文のまま text に写してください。言い換え・要約をしないでください。
  そのうえで、請求に関わるなら billing、導入や運用に関わるなら cs、
  両方なら both、どちらでもなければ none を付けてください。
- 特約を解釈して「請求できる」「請求できない」と書かないでください。
- 商談の情報から拾うのは、導入で約束したこと（同席者、データ移行、
  研修、初回の打ち合わせの日程など）だけです。
  金額や期間の条件は、商談の情報から拾わないでください。
- 契約の入力項目と商談の情報で金額・日付・条件が違うときは、
  どちらが正しいかを決めず、両方の値を conflicts に書いてください。
- メモは箇条書きで、敬語の前置きを付けないでください。

【契約の入力項目】{form_data}
【封筒のカスタム項目】{custom_fields}
【商談の情報】{deal}

「商談の情報から金額や期間を拾わない」を明記するのが要点です。 商談のメモには、交渉の途中の金額が何度も出てきます。何も言わなければ、AI は最後に出てきた金額を拾うことがあります。 数字の出どころを契約書の入力項目に固定します。

「特約を言い換えない」も同じ理由です。 要約が上手なほど、条件の「ただし」以降が落ちます。原文を写させ、関わり先の印だけを AI に付けさせます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目を次のように定義します。

{
  "billing_memo": "",
  "cs_memo": "",
  "special_terms": [
    { "text": "", "impact": "billing | cs | both | none" }
  ],
  "conflicts": [
    { "item": "", "contract_value": "", "deal_value": "" }
  ],
  "missing_items": []
}

1つ目の理由は、2通のメモを別々の項目で受け取れることです。 後ろの Slack の投稿で、billing_memo は経理のチャネル、cs_memo はカスタマーサクセスのチャネルへ、項目を差し込むだけで振り分けられます。

2つ目は、special_terms の impact で、メモへの差し込み先を決められることです。 billing と both の特約は経理向けのメモの末尾に、cs と both の特約はカスタマーサクセス向けのメモの末尾に、原文のまま付けます。 どちらのメモにも出ない none の特約は、営業の担当の確認の画面にだけ出します。

3つ目は、conflicts と missing_items が空かどうかで、確認の重さを変えられることです。 空なら営業の担当は読んで承認するだけ、空でなければ食い違いを解いてから承認します。 Human in the Loop の依頼の文面の先頭に、空でないときだけ「食い違いあり」と出します。

経理向けのメモは、次の形の箇条書きになります。

【請求の引き継ぎ】株式会社◯◯（商談番号 D-48213）
・プラン：スタンダード
・月額：50000
・初期費用：100000
・契約開始日：2026-11-01
・期間：12か月（自動更新あり）
・請求の周期：月次／支払の期日：翌月末
・請求先の担当：経理部 ◯◯様
・特約（原文）：初年度の月額を10％値引きする。ただし……

システムへ連携する

承認の依頼は、商談の担当の営業へ送ります。 Request Approval の通知先を Slack にし、確認する人に内容を直せる設定を有効にします。直した値は、後ろのステップで「Edited Content」の付いた項目として使えるとされています。Slack に投稿するのは、直した後の項目です。

辞退（Decline）のときは Zap を止めます。 Request Approval には、辞退されたときに続けるか止めるかの設定があります。止める設定にし、辞退したものは営業の担当が手で書きます。 返事が無いときの扱いも、待つ時間と「止める」を設定し、引き継ぎの台帳に「未承認」で残します。

Human in the Loop の確認する人は、Zapier のアカウントを持ち、Zap を共有されている必要があります。 営業15名にアカウントを用意することが前提で、Professional のプランでは自分にしか依頼を送れないため、Team 以上にします。

HubSpot の Update Deal で付けるのは、引き継ぎ済みの印だけです。 金額や期間の項目は書き換えません。商談の金額と契約の金額の食い違いは、営業の担当が直します。

人が確認する

営業の担当が、承認の依頼で次の順に見ます。

1. conflicts と missing_items … 空でなければ、契約書と商談のどちらが正しいかを決め、メモを直します
2. 経理向けのメモの数字 … 月額・初期費用・契約開始日・期間が、締結した契約書と同じかを見ます
3. 特約の関わり先 … none が付いた特約が、本当にどちらにも関わらないかを見ます
4. カスタマーサクセス向けのメモの約束ごと … 商談の中で約束したのに抜けているものを足します

2番目は、AI が写したはずの数字でも見ます。 写し間違いは起きにくい作りですが、テンプレートの入力項目そのものを営業が誤って入れていることがあります。 締結後に気づいたものは、経理へのメモで注記して伝えます。

4番目は、締結した本人にしかできない確認です。 商談のメモに書かれていない約束ごとは、AI には拾えません。口頭で約束した研修の回数などを、ここで足します。

目標は、1件5分です。 食い違いが無ければ2〜3分で承認でき、あるものは契約書を開いて10分前後かかります。

例外に対処する

7行目は、月末に起きます。 営業が承認しないまま次の商談に出ると、経理への引き継ぎが止まります。台帳の「未承認」の件数を毎朝見て、上長が声をかけます。

3行目は、商談の番号の入れ忘れで起きます。 経理向けのメモは契約書の値だけで作れるので止めず、カスタマーサクセス向けのメモに足りないことを明記して出します。

記録を残す

• 封筒の ID、締結の日時、テンプレートの種類
• AI が作ったメモの原案（billing_memo、cs_memo、special_terms、conflicts）
• 営業の担当が直した後のメモと、承認した人・日時
• 経理とカスタマーサクセスのチャネルへの投稿の日時
• 辞退・未承認・手で書く依頼に回したものと、その理由

原案と直した後のメモを両方残すのは、直しの多い項目を見つけるためです。 「導入で約束したこと」の直しが多いなら、商談のメモの書き方を営業で揃えます。特約の impact の直しが多いなら、関わり先の説明を指示に足します。