商社の財務部が取引銀行との面談（Teams）を Copilot でまとめ、借入の条件の一覧を今の契約と並べ、双方の宿題の一覧を作る

処理の起点を決める

面談の終了をきっかけに、担当者がその日のうちに始めます。 銀行からの依頼には、「来週まで」のように期限の短いものが多いからです。面談の直後なら、どの数字が銀行の見通しで、どの数字が合意かを担当者がまだ覚えています。

文字起こしは、銀行の了承を確かめてから始めます。 公式の文字起こしのページでは、文字起こしが始まると参加者全員に通知が表示されるとされています。ただ、通知は了承の代わりになりません。財務部長が冒頭で「記録のために文字起こしを使ってよろしいですか」と尋ね、了承の発言を文字起こしの最初に残します。 了承が得られなければ、その面談は文字起こしをせず、これまでどおりメモで記録します。

面談を、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。面談は回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに面談の記録のフォルダに保存します。

入力データを集める

質を決めるのは、借入の呼び方の一覧です。 面談では「ユーザンスの枠」「設備の長期」「去年の5億」のように呼ばれます。呼び方と契約の番号の対応が無ければ、Copilot はどの借入の話かを決められず、今の契約と並べられません。 同じ銀行に長期の借入が2本あると、特に取り違えやすくなります。

出席者の一覧で、所属を必ず分けます。 文字起こしには話者の名前が付きますが、その人が銀行の側か当社の側かは書かれていません。 所属が分かれば、「銀行の提示」と「当社の希望」を話者で分けられます。

前回の面談の記録は、同じフォルダに置きます。 前回「検討します」と持ち帰った条件の答えが、今回の面談で出ることが多いからです。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで条件の表と宿題の表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、借入の条件の一覧と契約のフォルダに並べさせます。 公式のページでは、会議の Copilot はチャットに書かれたことと、文字起こしに残った発言を使うとされ、画面で共有された資料の中身を使うとは書かれていないためです。

公式のページでは、Copilot Chat の「/」で SharePoint のリストを参照でき、一度に2万件までの項目を扱えるとされています。一方で、リストの添付の列と参照の列は参照できないとされています。借入の条件の一覧で銀行を「参照」の列にしている場合は、銀行の名前を文字の列として持たせます。 契約書をリストの添付に入れている場合も、フォルダに置き直します。

面談中に銀行が画面で見せた条件の案は、チャットに要点を書いてもらうか、面談の後にファイルで送ってもらいます。 画面の共有だけでは、Copilot が数字を拾えません。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者の一覧を作る … 名前、所属（当社・銀行）、役職
2. 借入の呼び方の一覧を作る … 契約の番号と、社内・銀行での呼び方
3. 話す借入を決めておく … 更新の近い借入の番号を、招待の本文と会議のチャットに書きます
4. 借入ごとに区切りを口にする … 「次は設備の長期の件です」と言ってから話します
5. 条件の確認を口にする … 話の終わりに、財務部長が「では、金額5億円、期間3年で進める、金利は御行から改めて書面で、という理解でよいですか」と段階を付けて言い直します

5番目を軽く見ないでください。 財務部長が言い直し、銀行の担当者が「はい」と答えるだけで、Copilot が「合意」の根拠にできる双方の発言が面談の中に生まれます。 同時に、「金利は書面で」のように、合意していない条件もはっきり残ります。

AIに処理させる

させるのは、面談の発言を借入ごと・条件の項目ごとに分け、段階を付け、根拠の発言を写すこと、今の契約の値を並べること、双方の宿題を一覧にすることです。

「段階」が、この構成でいちばん大事なところです。 銀行の担当者の「検討できると思います」「おそらく」は銀行の提示、当社の「〜にしたい」「〜でお願いしたい」は当社の希望、財務部長の言い直しに銀行が「はい」と答えたものだけが双方の合意です。

1行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「TIBOR に30」「0.3で」「30ベーシス」のように、金利の数字は基準に上乗せする幅なのか、全体の利率なのかが、言い方でしか分かりません。 Copilot には、「上乗せ」「全体」の区別が発言に無ければ「区別の発言なし」と書かせ、担当者が書面で確かめます。

3行目も同じくらい大事です。 「担保はこれまでどおり」の行に今の契約の担保を写して「変わらない」とすると、第3章の（c）の見落としがそのまま残ります。発言の値の列は「これまでどおり」と写し、今の値の列とは分けます。

5行目は、公式の考え方とも重なります。 公式のプライバシーのページは、職場のやり取りから人の業績・態度・内面の状態・人柄を推し量る用途を制限しているとしています。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、当社の財務部と取引銀行の面談です。
出席者の一覧、借入の呼び方の一覧を使い、次の2つの表を作ってください。

【出席者】{attendees}   ← 名前／所属（当社・銀行）／役職
【借入の呼び方】{loan_aliases}   ← 契約番号／呼び方

【表1 条件】
契約番号／項目／段階／発言の値／上乗せか全体か／根拠の発言（話者・時刻）
【表2 宿題】依頼した側（銀行・当社）／内容／担当／期限の発言／根拠の発言（話者・時刻）

【段階の決め方】
- 銀行の提示 … 銀行の出席者が示した値・見通し（「検討できる」「おそらく」を含む）
- 当社の希望 … 当社の出席者が示した希望（「〜にしたい」「〜でお願いしたい」）
- 双方の合意 … 当社の出席者の確認の言葉に、銀行の出席者が明示に同意した場合だけ
- 話に出ただけ … 上のどれでもない
【厳守事項】
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 数字は話されたとおりに写し、計算や換算をしないでください。
- 金利の数字が上乗せの幅か全体の利率かが発言に無ければ「区別の発言なし」としてください。
- 「これまでどおり」「同じ」と言われた項目は、発言の値に「これまでどおり」と写し、値を埋めないでください。
- 迷ったときは、合意ではなく、提示または希望を選んでください。
- 借入を決められない発言は「借入不明」としてください。
- 出席者の態度や本音を推し量る文を書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/借入の条件の一覧 /前回の面談の記録 を参照してください。

1. 表1の各行に、借入の条件の一覧から同じ契約番号・同じ項目の今の値を写してください。
   一覧に無いものは「記載なし」とし、計算しないでください。
2. 発言の値と今の値が違う行、「見直し」「変更」と言われた行に「変わる」と付けてください。
   「これまでどおり」の行には「書面で確認」と付けてください。
3. 前回の面談の記録で「持ち帰り」になっていた条件のうち、表1に出てこないものを並べてください。
4. 表2を、銀行からの依頼と当社からの依頼に分け、担当ごとに並べてください。

「迷ったときは提示か希望」を書くのは、 合意でないものを合意として社内に回す損のほうが、合意を提示として書面で確かめる手間よりずっと大きいからです。

出力形式を固定する

今の契約と並べた条件の一覧は、次の列で受け取ります。

契約番号 | 項目 | 段階 | 発言の値 | 今の値 | 印 | 根拠の時刻
L-B2-03（設備の長期） | 金額 | 双方の合意 | 5億円 | 5億円 | － | 00:21「金額5億円で進める、でよいですか」「はい」
L-B2-03（設備の長期） | 期間 | 当社の希望 | 3年 | 5年 | 変わる | 00:17「期間は3年にしたいと考えています」
L-B2-03（設備の長期） | 上乗せ幅 | 銀行の提示 | 同じスプレッド（区別の発言なし） | 0.40% | 書面で確認 | 00:15「今と同じスプレッドで検討できると思います」
L-B2-03（設備の長期） | 財務制限条項 | 話に出ただけ | 少し見直し | 純資産の維持 | 変わる | 00:24「財務制限条項は少し見直しをお願いするかも」
U-B2-01（ユーザンスの枠） | 担保 | 銀行の提示 | これまでどおり | 担保なし | 書面で確認 | 00:33「担保はこれまでどおりで」

宿題の一覧は、依頼した側ごとに受け取ります。

【銀行からの依頼】
9月の月次の試算表 | 経理部 △△ | 来週中
輸入の主な取引先の一覧 | 財務部 □□ | 期限の発言なし
【当社からの依頼】
L-B2-03 の条件の書面 | 銀行 ◇◇様 | 月末までに
【前回の持ち帰りで今回出なかった条件】
U-B2-01 の枠の金額の増額（前回 銀行が持ち帰り）

1つ目の理由は、段階を根拠の発言で確かめられることです。 上乗せ幅は「銀行の提示」で、言われたのは「同じスプレッド」だけです。社内の資金計画に使うのは書面が届いてからだと、表を見た人に分かります。 第3章の（b）を、ここで止めます。

2つ目は、今の値と並ぶことです。 期間は5年から3年への希望、財務制限条項は見直しの話が出ています。「変わる」の付いた行だけを財務部長が見れば、面談で何が動いたかが分かります。 第3章の（c）を、この印で防ぎます。

3つ目は、銀行からの依頼が担当つきで並ぶことです。 試算表は経理部、取引先の一覧は財務部です。第3章の（d）の「まだでしょうか」を、この一覧で防ぎます。

システムへ連携する

借入の条件の一覧には書き込みません。 一覧を更新するのは、銀行から正式な条件の書面が届き、財務部長が確かめてからです。面談の合意で一覧を書き換えると、書面と違う値が社内の資金計画に使われます。

銀行への返事も、Copilot の表を送ることはしません。 当社からの依頼（条件の書面など）は、担当者が自分の言葉でメールに書きます。

人が確認する

1. 「双方の合意」の行を確かめる … 根拠の発言に、当社の確認の言葉と銀行の明示の同意の両方があるかを見ます。片方しか無ければ直します
2. 金利の行を確かめる … 上乗せの幅か全体の利率かを、録画のその時刻で聞き直すか、書面で確かめます
3. 「変わる」の行を確かめる … 今の値の写し間違いが無いかを一覧で見ます
4. 借入の取り違えを確かめる … 同じ銀行に同じ種類の借入が複数ある場合は、契約番号を発言の前後で確かめます
5. 財務部長が記録と「変わる」の行を確かめる … 了承を得てから記録を保存します

1番目と2番目を省かないでください。 1番目を省くと銀行の見通しが合意として回り、2番目を省くと、上乗せ幅と全体の利率を取り違えた数字が資金計画に入ります。

目標は、1件あたり45分です。 内訳は第10章に示します。

例外に対処する

6行目は、設定の問題です。 公式のページでは、会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする設定や、書き出しを禁じる秘密度ラベルがあると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。銀行との面談は社外秘の扱いですが、記録を作る財務部が回答を書き出せる設定にしておきます。

8行目は、文字起こしに残してよい話かの判断です。 公表前の資金調達や事業の再編の話は、知る人を絞るべき情報です。財務部長が「ここからは文字起こしを止めます」と告げる決まりにします。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（面談の記録のフォルダ）
• 財務部長が確かめた面談の記録と、確かめた日時
• 銀行から届いた条件の書面と、面談の記録との違い
• 銀行からの依頼に資料を出した日時と内容
• 担当者が直した行と、直す前の段階・値

3つ目が、この構成の答え合わせになります。 面談で「合意」とした条件と書面の値が違えば、記録の段階の付け方か、財務部長の言い直しのどちらかに直すところがあります。