広告主との月次の定例会議の Teams の記録から、決まったこと・広告主の要望・社内の宿題と期限を議事録にして、広告主への送付文の下書きを作る

処理の起点を決める

会議の終了と文字起こしの保存を起点にします。 ただし、Copilot に書き出しを頼むのはアカウント担当の操作です。決まった時刻に全社の議事録を自動で作る形にはしません。 会議の直後に担当者が頼むのが、いちばん早く確実です。

起点の手前に、会議の中での読み合わせを置きます。 会議の終わりの5分を「本日決まったことの確認」に取り、アカウント担当が「決まったことは、来月の予算の配分を検索広告に20万円寄せること、新しいバナーの案を11月14日までにお出しすること、の2点でよろしいでしょうか」と声に出します。広告主が「CPAの件は持ち帰らせてください」と言えば、その言葉も文字起こしに残ります。 決まったことと持ち帰りの境目を、後からAIに推し量らせずに、会議の中で言葉にしておきます。

文字起こしに残るのは声だけです。 画面に映した月次レポートの数字に頷いただけでは、記録に何も残りません。決めた金額や日付は、必ず口に出してもらいます。

定例は毎月の定期の会議として招待しますが、議事録はその月の会議のうちに作り終えます。 会議の Copilot の説明では、定期的な会議では、シリーズの後の会議で文字起こしをすると、前の会議の Copilot の会話の履歴が失われるとされています。翌月の定例が始まる前に、書き出しを Word で保存しておくことが、この構成の決まりです。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下のリストです。 会議では商品名が略して言われ、「新しい方のシリーズ」「春のやつ」と呼ばれます。リストに正式な商品名とキャンペーン名を並べておけば、エージェントは送付版で正式な表記にそろえられ、どれにも当たらない略称を「表記を確かめる」として残せます。 広告主にとって、自社の商品名の誤記はそれだけで印象を落とします。

書いてはいけないことの一覧も、様式のファイルに入れます。 媒体の仕入れの値段、手数料率、他の広告主の名前と数字、社内の人の評価です。送付版を作る段で、この一覧に当たる言葉を見つけたら、送付版から外して社内の欄に回させます。

データの取得方法を決める

書き出しは、会議のチャットから Copilot を開いて頼みます。 チャットから開けば、会議中に貼られた資料のリンクや書き込みも材料になります。 回答が長くなったときは、1,300字を超える回答は Word で開けるとされているので、そのまま Word で開いて案件のフォルダに保存します。

ただし、エクスポートが止められる場合があります。 会議の内容のエクスポートを禁じる秘密度ラベルが付いている会議や、「会議のチャット、ライブキャプション、文字起こしのコピーと転送をオフにする」を有効にした会議では、Word や Excel に開けないとされています。広告主との定例でこの設定を使っているなら、書き出しの保存の手順を先に決めておきます。

広告主のリストは、リストのURLを直接知識に指定します。 SharePoint のサイトを指定してもサイトの中のリストは含まれないとされています。リストの添付ファイルの列は、検索にも根拠にも使われないとされているため、表記や宛先は列に入れます。

AIへ渡す前に整形する

1. 定例の招待を広告会社から出す … 広告主が主催する会議では、会議の Copilot が動きません。招待を出し直してもらうより、最初から広告会社が出す決まりにします
2. 会議の冒頭に、広告主名と対象の月を声に出す … 文字起こしの最初に「○○株式会社様、10月の定例」と残します
3. 文字起こしを始めることを広告主に伝える … 最初の定例で、議事録のために文字起こしを使うことを伝え、了承を得ておきます
4. 月次レポートを会議のチャットに貼る … 会議で話す数字の出どころを、記録の中に残します
5. 会議の終わりに読み合わせる … 第7章「トリガー」のとおり
6. 広告主が退出したら、そのことを声に出す … 「ここから社内です」と一言残すと、書き出しで社内の部分の範囲がはっきりします
7. 翌月の定例の前に書き出しを保存する … 定期の会議の履歴が消える前に、Word で残します

6番目を軽く見ないでください。 広告主が退出した後も同じ会議で社内の打合せを続けることは多く、文字起こしの上では、広告主がいたときの発言と区別がつきません。 退出の時刻が分かれば、書き出しの段でそこから後を社内の欄に回せます。理想は、社内の打合せを別の会議に分けることです。

AIに処理させる

させるのは、会議の記録から4つの欄に分けて書き出すこと（会議の Copilot）と、それを送付版と社内の依頼に作り分けること（定例用のエージェント）です。

「決まったこと」の書き出しは、合意の言葉があったものだけにします。 読み合わせで「それでお願いします」「承知しました」と返った項目が決まったことで、一方が言っただけのものは要望か持ち帰りです。 第3章の（b）は、この線を引かずに書いていたことで起きていました。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「来週中にバナーの案を」と言われると、カレンダーから金曜日の日付を補って書きます。補った日付が送付版に載ると、広告主の側ではその日が約束の日になります。 社内の依頼に載れば、制作チームはその日を締切として動きます。

指示内容を固定する

書き出しには、会議のチャットから開いた Copilot に次の指示を入れます。 指示文は案件のフォルダに置き、毎回コピーして使います。

この会議の文字起こしとチャットだけを使って、次の5つに分けて書き出してください。
各行に、根拠にした発言の引用（文字起こしの文のまま）と時刻を付けてください。

1. 決まったこと：双方が合意したもの。「お願いします」「承知しました」など
   合意の言葉があったものだけ。
2. 広告主の要望：広告主が「〜したい」「〜してほしい」と言ったもの。
3. 持ち帰りの検討事項：「検討します」「確認して連絡します」で終わったもの。
   どちらが持ち帰ったかを書く。
4. 宿題：誰が・何を・いつまでに。広告主側と当社側を分ける。
5. 社内だけで話した部分：広告主が退出した時刻と、その後の発言の範囲。

【決まり】
- 要望を、決まったことに入れないでください。
- 「来週中」「月末まで」は日付に直さず、言われたとおり書いてください。
- 「1割増し」のような言い方は金額に直さず、言われたとおり書いてください。
- 担当と期限は、会議で言われたものだけを書き、無ければ空欄にしてください。
- 決まったか分からないものは、持ち帰りの検討事項に入れてください。

送付版と社内の依頼への作り分けは、定例用のエージェントの「指示」の欄に次を入れます。

あなたは広告会社のアカウント担当の補助として、広告主との定例会議の
書き出しから、広告主へ送る議事録・送付文の下書き・社内の依頼の一覧を
作る立場です。入力は、会議の Copilot が作った書き出し1件です。
知識の様式のファイルと広告主のリスト以外の情報を足さないでください。

【作るもの】
A. 広告主へ送る議事録（様式の見出しのとおり）
   決まったこと／ご要望として承ったこと／持ち帰りの事項／
   双方の宿題（担当・期限）／次回の定例の日時
B. 送付文の下書き（宛名、挨拶、議事録の要点3行まで、結び）
C. 社内の依頼の一覧（運用チーム・制作チームごとに、依頼／期限／元の発言）
D. 確認が要る箇所の一覧

【厳守事項】
- 書き出しの「社内だけで話した部分」は、A と B に一切入れないでください。
  C か D にだけ使ってください。
- 様式のファイルの「書いてはいけないこと」に当たる言葉（媒体の仕入れの
  値段、手数料率、他社の名前と数字、社内の人の評価）が A か B に入りそうな
  ときは、入れずに D に「送付版から外した」と書いてください。
- 広告主の要望は「ご要望として承ったこと」に書き、「目標」「お約束」
  「合意」という言葉を使わないでください。
- 日付・金額・期限は、書き出しに書かれたとおりに写してください。
  日付に直す、計算する、補うことをしないでください。
- 社名・ブランド名・商品名は、広告主のリストの正式な表記にそろえてください。
  リストに当たらない呼び方は書き出しのまま残し、D に挙げてください。
- 担当や期限が空欄の宿題は、空欄のまま残し、D に挙げてください。
- 配信の結果を「好調」「改善が必要」などと評価しないでください。

「社内だけで話した部分を A と B に入れない」を明記しないと、情報として役に立つものから順に使います。 退出の後の「来月は予算が増えそうだ」という社内の見立ては、議事録の中で収まりのよい1行になりやすいのが厄介です。入れてよい場所を C と D に限ることで、送付版に出る道を塞ぎます。

「目標」「お約束」「合意」の言葉を禁じるのも、同じ考えです。 要望を要望の欄に入れても、文の中で「目標とすることで合意」と書けば元に戻ります。欄の名前だけでなく、言葉で線を引きます。

出力形式を固定する

エージェントには、次の形で返させます。 A と B はそのまま Outlook に貼れる形、C はタスク管理表の列の並びにします。

【A 議事録（送付版）○○株式会社様 10月定例（2026年10月8日）】

■ 決まったこと
・11月の予算のうち20万円を検索広告へ配分する（00:48「では20万円、検索に寄せましょう」「お願いします」）
■ ご要望として承ったこと
・11月はCPAを3,000円以下に近づけたい（00:31）
■ 持ち帰りの事項
・春の新商品の発売日（○○株式会社様にてご確認）
■ 双方の宿題
| 担当 | 内容 | 期限 |
| 当社 | 新しいバナーの案の提出 | 来週中（日付は未確定） |
| ○○株式会社様 | 新商品の素材のご提供 | （未定） |

【B 送付文の下書き】（宛名・挨拶・要点・結び）

【C 社内の依頼】
| チーム | 依頼 | 期限 | 元の発言（時刻） |
| 制作 | バナーの案3点 | 来週中（日付は担当者が決める） | 00:52 |

【D 確認が要る箇所】
・「春のやつ」がリストのどの商品か不明
・送付版から外した：手数料の見直しの話（00:58 以降、社内のみ）

1つ目の理由は、A と C を別の塊で返させることです。 送付版と社内の依頼が1つの文書に混ざっていると、コピーの範囲を誤ったときに社内の依頼がそのまま広告主へ届きます。塊を分けておけば、担当者はAとBだけを選んで貼れます。

2つ目は、D に「外したもの」を書かせることです。 送付版から何かを外したことは、出力の中に記録しておかないと見えません。外したものが一覧で見えれば、外しすぎたときにも気づけます。

3つ目は、引用と時刻で根拠を確かめられることです。 広告主から「そこまで決めていない」と言われたときに、どの発言からその行を書いたかを示せます。

システムへ連携する

どこにも自動で書き込みません。 広告主のリストはエージェントが読むだけで、タスク管理表への登録と Outlook からの送付は担当者が行います。この構成が出すのは文案までで、何を送るか、何を依頼するかは担当者の判断に残します。

書き出しと送付した議事録は、同じ案件のフォルダに並べて保存します。 翌月の定例の準備で、前月の宿題が片付いたかを見るときに、送付版だけでなく、持ち帰りの事項と社内の依頼まで1か所で見られます。

人が確認する

担当者が確かめるのは、A の決まったことと宿題の全行、D の全項目です。 B の挨拶文と C の言い回しは流し読みにします。

1. D を先に片付ける … 外したものが本当に社内向けか、略称がどの商品か、空欄の担当と期限をどうするかを決めます
2. 決まったことの引用を見る … 引用と時刻で文字起こしを開き、合意の言葉があったかを確かめます
3. 要望が決まったことに入っていないかを見る … 逆に、決まったことが要望に落ちていないかも見ます
4. 期限を日付にする … 「来週中」を何日とするかを担当者が決め、送付版と社内の依頼の両方を同じ日付にします
5. 社内の依頼を登録する … タスク管理表に登録し、運用・制作チームに伝えます
6. 送付する … 上長の確認が要る広告主は、確認を経て送ります

2番目と3番目は、決まったことの行だけは全行を見てください。 決まったことの1行の誤りは、広告主にとって広告会社の約束になります。 要旨の言い回しの誤りとは重さが違います。

目標は、1件あたり20分です。 決まったことと宿題の確認に10分、Dの片付けと期限の決定に6分、社内の依頼の登録と送付に4分という配分を想定します。D の項目が毎回10を超えるなら、会議の中の読み合わせか、広告主のリストの表記が足りていません。

例外に対処する

上の3行は、会議の前に防げます。 定例の招待を広告会社から出し、会議のテンプレートで Copilot の設定を「会議中と会議後」にしておけば、毎回の設定忘れはなくなります。

記録を残す

• 会議ごとの書き出し（Word）と、使った指示文の版
• エージェントの出力（A〜D）と、担当者が直した後の送付版
• 送付版から外したものの一覧と、外した理由
• 送付した日時、宛先、CC
• 社内の依頼と、タスク管理表に登録した日、期限、完了した日
• 広告主から届いた訂正と、どの行をどう直したか

最後の行が、この構成の物差しです。 訂正が「要望を決まったことにしていた」型なのか「表記の誤り」型なのかを数えると、直すべきが指示文なのか、会議の読み合わせなのか、広告主のリストなのかが分かれて見えます。