総務が各課から集まる月次の業務の報告を Word の Copilot で総務の月報にまとめ、未解決の事項の一覧を作る

処理の起点を決める

報告の締め切りを起点にします。 締め切りは第3営業日の正午で、担当はその日の午後に拠点の要約を作り始めます。全部の報告がそろうのを待たず、そろった拠点から要約を作ります。 催促の返事を待つ間に、ほかの拠点を進められます。

拠点の要約を作り直すのは、遅れて届いた報告があったときだけです。 その拠点の要約を作り直し、作り直したことを拠点の要約の先頭に日時とともに書きます。 月報の下書きは、5つの拠点の要約がそろってから一度に作ります。

月の途中には何もしません。 総務の月報は月に1回の文書で、途中で拠点の報告を集めることはしません。 急ぎの事故や故障は、これまでどおり拠点の係から総務課に直接連絡が来ます。

入力データを集める

質を決めるのは、未解決の事項の番号です。 先月の一覧の事項に「UR-031｜第2工場 倉庫の天井の雨漏り」のような番号を付け、拠点の係にも、報告でその事項に触れるときは番号を書いてもらいます。 第3章の（b）の書き方の違いがあっても、番号で結び付けられます。

報告の様式の見出しも、質を決めます。 「問題と対応」の見出しの下に、事項ごとに1段落で書いてもらう決まりにすると、Copilot が事項の切れ目を見出しと段落で拾えます。 自由な書き方の報告は、事項が文の途中で切り替わり、取り違えが増えます。

データの取得方法を決める

1回に参照するファイルは10個以内にします。 公式のページでは、SharePoint のサイトの中で参照できるファイルやページは10個までとされています。工場の拠点は3つの係が3つずつ、9つの報告なので、拠点の要約を作るときにちょうど収まります。 本社は3つの係で9つ、物流センターも9つです。

月報の下書きでは、5つの拠点の要約と先月の未解決の事項の一覧の6つを参照させます。 45の報告を直接参照させることはしません。10個の上限に収まらないうえ、長さの点でも中ほどの報告が薄くなるからです。

ファイル名を決めておきます。 「2026-10_第2工場_施設と安全_設備と車両の報告」のように、年月・拠点・係・報告の種類を入れます。「/」で選ぶときに取り違えないためで、Copilot の引用にもファイル名が出るので、月報の文の出どころが名前で分かります。

AIへ渡す前に整形する

1. 様式の見出しをそろえる … 3種類の報告とも「今月の実施」「問題と対応」「来月の予定」の見出しを持たせます
2. 未解決の事項に番号を付ける … 先月の一覧の事項に番号を付け、拠点の係に配ります
3. 報告で番号を書いてもらう … 「問題と対応」で先月からの事項に触れるときは、段落の先頭に番号を書きます
4. 個人の名前を書かない … 事故・ヒヤリハット・寮の入退居では、本人の名前を書かず「作業者1名」「入居者1名」と書いてもらいます
5. 写真は説明の文を添える … 故障の写真を貼る場合は、何の写真かを1行で書いてもらいます
6. 費用は税抜きの数字で書く … 費用の大きな修理の基準額と比べるため、書き方をそろえます

3番目が、未解決の事項を追う仕掛けです。 番号が段落の先頭にあれば、Copilot は先月の一覧の事項ごとに、今月の報告で何が書かれたかを拾えます。番号の無い段落は、今月新しく出た事項として扱います。

4番目は、月報が役員会に出る文書だからです。 事故の当事者や寮の入居者の名前は、月報に要りません。元の報告に書かれていなければ、Copilot の要約にも月報にも出てきません。

AIに処理させる

させるのは、2つの段で、報告を決まった見出しに写して短くすることと、未解決の事項の今月の扱いを分けることです。

1段目（拠点の要約）で拾うもの：

2段目（月報と未解決の事項の一覧）で分けるもの：

「報告なし」を「今月片付いた」と分けるのが、この表の役目です。 報告に書かれていないことから片付いたと推し量らせると、第3章の（a）がそのまま起きます。指示に「書かれていなければ報告なし」と明記します。

5行目は、Microsoft の方針とも重なります。 公式のページでは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面・人柄を推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとされています。報告の遅い係や、未解決の事項の多い拠点を月報で目立たせる使い方はしません。

指示内容を固定する

1段目：拠点の要約の文書を様式から開き、Word の Copilot に入れる指示です。

/（2026-10_第2工場_庶務_業務の報告） … /（2026-10_第2工場_寮と福利_安全と防災の報告）
の9つの報告を参照して、この文書の見出しに沿って第2工場の要約を書いてください。

【見出しごとの書き方】
- 主な出来事：定型の件数（来客、郵便など）は除き、出来事を1件1行で書く
- 費用の大きな修理：税抜き50万円以上のものを、内容と費用を報告の数字のまま書く
- 事故とヒヤリハット：区分・日付・場所・内容・対応を1件1行で書く
- 未解決の事項：段落の先頭に番号（UR-…）のあるものを、番号・事項・今月の状態の言葉で書く
- 今月の新規の事項：番号の無い「問題と対応」の段落で、来月以降に続くと書かれたもの

【厳守事項】
- 費用・件数・日付は、報告に書かれた数字をそのまま写してください。計算しないでください。
- 状態の言葉は、報告の言葉をそのまま写してください。言い換えないでください。
- 報告に書かれていない費用・区分・状態を補わないでください。
  書かれていなければ「費用の記載なし」「区分の記載なし」「状態の記載なし」と書いてください。
- 人の名前は書かないでください。
- それぞれの行に、元の報告への引用を付けてください。
- 拠点や係、担当者についての評価や印象は書かないでください。

「状態の言葉を言い換えない」を明記しないと、「見積を依頼中」が「対応中」に、「様子を見る」が「対応済み」に寄ります。 2段目で区分を選ぶ材料が、1段目で変わってしまいます。

2段目：月報の様式を開き、Word の Copilot に入れる指示です。

/（2026-10_本社_要約） /（2026-10_第1工場_要約） /（2026-10_第2工場_要約）
/（2026-10_第3工場_要約） /（2026-10_物流センター_要約） /（2026-09_未解決の事項の一覧）
を参照して、この文書の見出しに沿って総務の月報の下書きを書いてください。

【未解決の事項の一覧の作り方】
先月の一覧の番号ごとに、今月の要約での扱いを次の区分で書いてください。
- 続く ........ 今月の要約に番号があり、対応中・見積中などと書かれている
- 今月片付いた  今月の要約に番号があり、完了・修理済みなどと書かれている
- 報告なし .... 今月のどの要約にも番号が出てこない
今月の新規の事項は、表の最後に「今月の新規」として並べてください。
番号が出てこない事項を、今月片付いたとしないでください。

【厳守事項】
- 費用・件数は、要約の数字をそのまま写してください。合計しないでください。
- 拠点ごとの出来事は2〜3行にまとめ、要約に無い出来事を足さないでください。
- 先月の一覧の「最初に出た月」は、そのまま写してください。
- それぞれの行に、元の要約への引用を付けてください。

「番号が出てこない事項を今月片付いたとしない」を最後にもう一度書きます。 区分の定義だけでは、Copilot は「書かれていない＝もう問題ではない」と読みがちです。禁じる文を別に置きます。

出力形式を固定する

2段目で受け取る未解決の事項の一覧は、次の形です。

【未解決の事項の一覧 2026年10月】

月報の下書きは、様式の見出しに沿った文書です。 拠点ごとの出来事は2〜3行、費用の大きな修理と事故・ヒヤリハットは表、末尾に上の一覧が入ります。

この形にする理由は3つあります。

1つ目は、「報告なし」が1行で見えることです。 UR-040 の寮の給湯器は、先月「対応中」で、今月はどの報告にも出てきていません。担当は第1工場の寮と福利の係にだけ聞けば済みます。 第3章の（a）の「完了とみなして外す」を防ぎます。

2つ目は、「最初に出た月」が残ることです。 UR-031 の雨漏りは7月から続いています。役員が月報を読んだとき、何か月続いている事項かが分かります。 長く続く事項は、予算の判断が要る事項であることが多いからです。

3つ目は、引用で出どころをたどれることです。 月報の文から拠点の要約へ、拠点の要約から元の報告へと、2段の引用で元の段落まで戻れます。 公式のページでは、長い文書の後ろの内容には引用が付かないことがあるとされているので、引用の無い行は担当が元の報告で確かめます。

システムへ連携する

ほかのシステムには何も書き込みません。 修理の発注や費用の支払は、これまでどおり別の手続きで行います。月報は役員会に報告する文書で、何かを決める文書ではありません。

月報の文書は、秘密度ラベルを付けたまま扱えます。 公式のページでは、Word の Copilot は秘密度ラベルを尊重し、適切に付けて文書を守るとされています。事故の内容が入る月報に、社内限りのラベルを付けておきます。

人が確認する

1. 拠点の要約の数字を見比べる … 費用・件数・事故の日付を元の報告と見比べます。文の言い回しはここでは見ません
2. 引用の無い行を確かめる … 元の報告で該当の段落を探します
3. 「報告なし」を拠点の係に聞く … 片付いたと答えがあれば「今月片付いた」に、答えが無ければ「報告なし」のまま次の月に送ります
4. 「今月の新規」に番号を付ける … 来月の一覧のために番号を振り、拠点の係に知らせます
5. 課長が月報を読む … 拠点ごとの出来事の文が、元の報告の意味から外れていないかを見ます

1番目と3番目を省かないでください。 月報の数字は役員会の資料になり、「報告なし」の扱いは、半年後に同じ問題が出るかどうかを決めます。 どちらも、Copilot の下書きをそのまま使ってはいけない部分です。

目標は、45の報告をならして1件8分です。 拠点の要約の数字の見比べが大半で、「報告なし」が無い月は、それより短く終わります。

拠点の係の側の確認も1回入れます。 拠点の要約ができたら、その拠点の係に要約を送り、自分たちの報告の意味から外れた行があれば翌営業日までに返信してもらいます。 返信が無ければその内容で確定とし、要約の先頭にその日付を書きます。月報に載る文を、書いた本人が先に一度見ておくための手順で、「そんな書き方はしていない」という後からの食い違いを、役員会の前に止めます。

例外に対処する

上から4行目は、運用を始めて最初の数か月によく出ます。 番号を書く習慣が付くまでの話で、同じ事項が「今月の新規」と「報告なし」の両方に出るので、かえって見つけやすい形です。

記録を残す

• 月ごとの45の報告（拠点ごとのサブフォルダ）
• 拠点の要約（作り直した場合は、作り直した日時と理由を先頭に書いたもの）
• 月報の下書きと、課長が確かめた後の版
• 未解決の事項の一覧 … 番号ごとの月ごとの区分と状態の言葉。来月の入力になる
• 「報告なし」を拠点に聞いた記録 … 誰に、いつ聞き、何と答えがあったか
• 人が直した記録 … 拠点の要約や月報の、どの行を何から何に直したか

4つ目の一覧は、翌月の2段目の入力になります。 課長が確かめた後の版を、「2026-10_未解決の事項の一覧」として月のフォルダに保存します。 確かめる前の版を残すと、翌月の照らし合わせが誤った区分から始まります。

最後の記録は、指示文を直すための材料です。 状態の言葉の言い換えを直すことが多いなら、指示文の厳守事項が効いていません。